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        赴澳大利亞新西蘭考察檔案工作

        2010-08-07 07:08:38江蘇省檔案代表團(tuán)
        檔案與建設(shè) 2010年3期
        關(guān)鍵詞:新南威爾士州國家檔案館新西蘭

        □江蘇省檔案代表團(tuán)

        2009年11月28日至12月5日,應(yīng)澳大利亞新南威爾士州政府及新西蘭政府的邀請(qǐng),江蘇省檔案代表團(tuán)一行5人訪問了新南威爾士州立檔案館和新西蘭國家檔案館。通過座談、參觀等形式,代表團(tuán)較全面地了解了兩國檔案工作情況、經(jīng)驗(yàn)和做法。新南威爾士州檔案館的阿曼達(dá)女士、拜比恩先生,新西蘭國家檔案館的唐納·瑞索先生給予代表團(tuán)熱情友好的接待。雙方就共同關(guān)心的問題交換了意見,對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行了廣泛交流與探討,學(xué)習(xí)考察達(dá)到預(yù)期效果。澳大利亞和新西蘭兩國在檔案館建筑、檔案工作體制和檔案管理各方面富有特色,為國內(nèi)檔案工作創(chuàng)新思路,加強(qiáng)檔案工作信息化建設(shè)提供了啟迪和幫助。

        一、檔案管理體制

        澳大利亞政府分三級(jí)管理,聯(lián)邦政府、州立政府和當(dāng)?shù)卣?,相?yīng)也設(shè)立了三級(jí)檔案館。澳大利亞國家檔案館成立于1961年,主要收集和保存聯(lián)邦政府各部、皇家委員會(huì),司法、軍事、安全、情報(bào)、外交等部門檔案,負(fù)責(zé)保管并提供利用聯(lián)邦政府在全國所設(shè)各機(jī)構(gòu)的檔案,并負(fù)責(zé)文件管理標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)檔案工作政策的制定。各州政府設(shè)立州檔案館,保管本州政府具有長久保存價(jià)值的檔案。國家檔案館與各個(gè)州檔案館之間不相隸屬,只有合作關(guān)系。各州有自己的檔案法,不受聯(lián)邦檔案法管轄。從檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置看,澳大利亞尚未建立全國統(tǒng)一的、縱向的、具有指導(dǎo)協(xié)調(diào)關(guān)系的檔案行政機(jī)構(gòu),而是以檔案館為主體。檔案的實(shí)體管理高度集中,聯(lián)邦及各州政府保管檔案的機(jī)構(gòu)只有檔案館,不設(shè)各部門的專業(yè)專門檔案館。代表團(tuán)首站訪問的新南威爾士檔案館是州立檔案館,也是新南威爾士州檔案界的權(quán)威,共有檔案工作人員130人。新南威爾士檔案館遵循州檔案法規(guī)系統(tǒng),并依法管理整個(gè)州的檔案工作,履行檔案管理、保存、利用職能。館內(nèi)所保存的早期檔案是1788年的罪犯檔案,已被聯(lián)合國列為世界文化遺產(chǎn)受到保護(hù)。檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)一方面來于政府撥款,另一方面來于商業(yè)化運(yùn)作的部分收入,即為政府機(jī)構(gòu)提前將文件交檔案館保管支付的保管和利用費(fèi)用。

        第二站訪問新西蘭國家檔案館,據(jù)新西蘭國家檔案館的接待人員介紹,1952年的大火燒毀了許多資料,新西蘭政府于是開始創(chuàng)立國家檔案館,作為專職保管檔案的館庫。這次參觀的是總局,館內(nèi)工作人員有60多人,保存的是國家和惠靈頓市的檔案。另有分局設(shè)有檔案儲(chǔ)存庫,保存當(dāng)?shù)氐臋n案資料。

        二、檔案館建設(shè)

        澳大利亞新南威爾士州立檔案館于1960年成立,分為兩個(gè)部分。主館坐落在距悉尼100多公里的藍(lán)山地區(qū),規(guī)模不斷擴(kuò)大,至今已占地六個(gè)足球場大。聯(lián)為一體的六幢檔案館建筑,保管著新南威爾士州政府一百多年來的各類檔案,檔案排架長度達(dá)60公里。為方便公眾利用,新南威爾士州政府在市中心設(shè)立了檔案查閱利用服務(wù)中心,并負(fù)責(zé)新南州檔案法規(guī)和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的起草修訂工作。查閱中心蘊(yùn)含著濃郁的歷史文化氛圍。閱覽大廳陳列著歷史老照片,玻璃門印制著歷史地圖,展覽室的歷史資料排放有序,檔案展版生動(dòng)展現(xiàn)著不同的歷史專題。查閱大廳明亮溫馨,淺咖啡的地毯、鵝黃色的桌面、橘黃色的椅子和同樣是橘黃色的墻面上隨意地點(diǎn)綴著乳白色的圓型圖案,營造出了歷史文化與現(xiàn)代文明氣息交融的優(yōu)美閱讀環(huán)境。

        新西蘭國家檔案館于1952年創(chuàng)立,檔案館建筑是舊大樓,作為檔案館后進(jìn)行了防震加固改造,集中保管新西蘭政府的各種檔案資料,檔案排架長度達(dá)82公里之多。檔案館設(shè)有嚴(yán)密的安保系統(tǒng),若非跟隨陪同人員進(jìn)入庫區(qū),則無法單獨(dú)出入庫區(qū)。館內(nèi)設(shè)有溫濕度控制系統(tǒng),整個(gè)檔案庫的最低層在海平面以下三層,進(jìn)入庫區(qū)后感覺溫濕度宜人,沒有霉味和潮濕。高大優(yōu)質(zhì)的手動(dòng)密集架交由知名機(jī)械公司制造,載重可達(dá)4噸/架,已使用10年以上,仍手搖輕盈。陪同的瑞索先生介紹自己曾在某部門工作,該部門使用電動(dòng)密集架進(jìn)行檔案存放,常出故障,而館內(nèi)現(xiàn)用的手動(dòng)密集架承重量大且靈活耐用,他幽默地調(diào)侃說可以永遠(yuǎn)使用下去。唯有美中不足的是建筑本身不是專門為檔案館設(shè)計(jì)建造的,還存在一些安全隱患。如原有的消防水管系統(tǒng)若出現(xiàn)問題,對(duì)紙質(zhì)檔案會(huì)造成損害。新西蘭國家檔案館也是集人文、歷史、休閑為一體,檔案館入口處的咖啡吧為查閱檔案活動(dòng)增添了幾分輕松悠閑的色彩。目前,檔案館公眾利用大廳正在擴(kuò)建裝修,將為公眾提供更加寬敞、舒適、便捷的服務(wù)。

        三、檔案業(yè)務(wù)工作

        1、館藏檔案。根據(jù)澳大利亞新南威爾士州檔案法規(guī)定,檔案館負(fù)責(zé)管理歷史檔案和政府部門現(xiàn)行文件。新南威爾士州館館藏檔案來自政府文件中心,凡涉及重要政策、決議、人權(quán)、出生證等方面的材料移交檔案館永久保管。有別于澳大利亞國家檔案館館藏多關(guān)于國家安全、防御、軍事、戰(zhàn)爭、外交等敏感內(nèi)容,新南威爾士州檔案館館藏主要包括交通、警察、環(huán)境、公共設(shè)施及公民身份狀況等檔案。

        新西蘭國家檔案館管理的是古老的歷史資料和現(xiàn)行的政府資料,主要是紙質(zhì)的,另有圖冊(cè)、照片、音像資料。在新西蘭國家檔案館的珍貴館藏中,既有十九世紀(jì)的地籍資料,也有第一次世界大戰(zhàn)參戰(zhàn)士兵的家族檔案、反映戰(zhàn)爭場景的書畫檔案等。一幅古老火車站的原始設(shè)計(jì)圖紙檔案,呈現(xiàn)出160年前南島淘金時(shí)代的繁華。由于開發(fā)金礦積累了巨額的財(cái)富,人們?cè)诋?dāng)?shù)亟ㄔ炝水?dāng)時(shí)堪稱世界一流的豪華火車站,至今仍躋身世界百座名建筑行列。時(shí)過境遷,金礦淘空,因氣候寒冷,人們大多北遷了,火車站仍矗立其中。它的設(shè)計(jì)圖紙仍在檔案館中見證著昔日的輝煌歷史。一張1864年的老地圖見證了當(dāng)時(shí)政府與毛利人交戰(zhàn)后奪取的400萬公頃肥沃土地的版圖。多年來經(jīng)過毛利人的不懈抗?fàn)?,新西蘭政府與毛利人簽訂了協(xié)議,償付給毛利人土地補(bǔ)償金,這就是著名的《懷他明協(xié)定》。協(xié)定的原件也保存在新西蘭國家檔案館。瑞索先生介紹在新西蘭國家檔案館網(wǎng)站上刊載了數(shù)字化的《懷他明協(xié)定》。

        2、檔案數(shù)字化。對(duì)于檔案的保護(hù)和復(fù)制,澳大利亞新南威爾士州館采用了兩種方式。一是縮微。經(jīng)過多年不懈的努力,至1990年,轉(zhuǎn)為縮微膠片的檔案長度達(dá)7公里之多。查閱利用頻繁的放在市中心的檔案查閱利用服務(wù)中心,供社會(huì)大眾使用。二是數(shù)字化。將利用率高的檔案以掃描方式轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案。澳大利亞和新西蘭的檔案數(shù)字化工作均以公眾需求為原則,向公眾開放、需求量大的檔案類型,數(shù)字化程度比例較高。因耗資量比較大,澳大利亞新南威爾士州檔案館已數(shù)字化的檔案比例在10%左右。新西蘭國家檔案館的數(shù)字化程度不高,目前是致力于把已數(shù)字化的檔案上載到網(wǎng)上,讓社會(huì)公眾更為便捷地獲取檔案信息。

        3、檔案利用。澳大利亞新南威爾士州檔案館、新西蘭國家檔案館建立了電子查檔系統(tǒng),提取檔案的信息要素存入系統(tǒng),不僅為檔案館工作人員所檢索,公眾也可在網(wǎng)上從該系統(tǒng)中檢索開放檔案信息,乃至數(shù)字化的全文檔案,不需要付費(fèi)。如果網(wǎng)上查不到,利用者可到檔案館查閱中心現(xiàn)場查閱開放檔案,還可到位于藍(lán)山的主館去查檔。除了需要收取復(fù)印成本費(fèi)外,其他服務(wù)全部免費(fèi)。新南威爾士州檔案館建立了嚴(yán)格而易行的查檔制度。公眾來館查閱檔案,須提供兩種身份證明,即護(hù)照和銀行帳號(hào),或社會(huì)保險(xiǎn)號(hào)。同時(shí)簽署一個(gè)讀者聲明文件,保證查檔用途是個(gè)人事務(wù),不可使用檔案進(jìn)行人身攻擊。檔案利用人群有兩種:一種是普通大眾。在澳大利亞和新西蘭,社會(huì)大眾尋根問祖較為普遍,很多對(duì)家族歷史有興趣的公民來館查找與公民個(gè)人有關(guān)的檔案,年輕人特別是學(xué)生對(duì)老影片很感興趣,前往觀看者眾多。另一種是學(xué)者或歷史學(xué)家進(jìn)行專題研究而利用檔案。新南威爾士州立檔案館每年接到2萬多人的查檔申請(qǐng),網(wǎng)站點(diǎn)擊率更高達(dá)150萬人次/年。新西蘭國家檔案館每年接到來自海內(nèi)外的查檔申請(qǐng)達(dá)4萬多人次。

        在澳新檔案工作考察訪問中,國際檔案界同行們給代表團(tuán)提供了有創(chuàng)意的、建設(shè)性的、可操作的經(jīng)驗(yàn)做法,我們深感此次檔案工作考察開闊了眼界、拓寬了思路、受到了啟迪。我們看到了兩國國家及地方政府對(duì)檔案工作的重視務(wù)實(shí)的態(tài)度,國際檔案界同行們的敬業(yè)服務(wù)精神,澳大利亞和新西蘭民眾的較強(qiáng)的檔案參與意識(shí),以及開放檔案受到全社會(huì)關(guān)注的廣泛性。具有特色的中國檔案事業(yè)已取得了很大成就,形成了自身的體系和優(yōu)勢,我們同時(shí)要學(xué)習(xí)借鑒國際檔案界同行的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和好的做法,取長補(bǔ)短,不斷完善,使江蘇省檔案事業(yè)又好又快地發(fā)展。

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