王存昭

我們正步入信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，使我國(guó)高校會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)也出現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，目前，我國(guó)高校已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化，有些院校甚至實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理。信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化的過(guò)程給高校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作帶來(lái)高效率的同時(shí)也帶來(lái)了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制新的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。由于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的環(huán)境和內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，原來(lái)舊的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度大部分已不適應(yīng)電算化環(huán)境要求，為了實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性與可靠性，防止違法舞弊行為的發(fā)生，保護(hù)高校資產(chǎn)的安全完整，有必要加強(qiáng)和完善電算化下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)的建設(shè)。

一、高校電算化條件下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的現(xiàn)代電子信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作的具體應(yīng)用，是電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬、查賬以及代替人工完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指單位為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。它要求運(yùn)用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的有效實(shí)施。電算化條件下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制與手工會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制相對(duì)比，基本要求和目標(biāo)相同，會(huì)計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理和方法相同，但電算化條件下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化，從而使內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)和變化。

（一）電算化條件下，對(duì)會(huì)計(jì)人員提出更高的技術(shù)要求，內(nèi)部控制實(shí)施主體發(fā)生了變化。利用電算化系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)進(jìn)行控制和管理，是一種高水平的智力勞動(dòng)，其所需要的知識(shí)涉及會(huì)計(jì)學(xué)、計(jì)算機(jī)應(yīng)用科學(xué)和管理學(xué)等多門學(xué)科。手工會(huì)計(jì)核算的內(nèi)部控制實(shí)施主體是對(duì)人的控制，而電算化下的內(nèi)部控制實(shí)施主體是對(duì)人和計(jì)算機(jī)軟硬件的控制。電算化軟件導(dǎo)致的系統(tǒng)問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)將成為會(huì)計(jì)系統(tǒng)中內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的主要風(fēng)險(xiǎn)。

（二）電算化條件下，數(shù)據(jù)的處理高度集中，內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的范圍擴(kuò)大。其范圍主要是擴(kuò)大了對(duì)計(jì)算機(jī)軟硬件及其運(yùn)行環(huán)境的控制，如網(wǎng)絡(luò)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)安全的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制、數(shù)據(jù)輸入輸出的控制以及會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)的控制等，電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的突出特點(diǎn)是越來(lái)越多地采用程序化控制，程序化控制反映出控制技術(shù)的高技能性。

（三）電算化條件下，在會(huì)計(jì)信息高度集中存儲(chǔ)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫(kù)中，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)所導(dǎo)致的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)資料高度共享的條件下，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和完整性很有可能增加內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息處理數(shù)據(jù)也面臨被不留痕跡非法瀏覽、修改、拷貝乃至毀損的巨大系統(tǒng)問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)。并且原來(lái)手工條件下的紙介質(zhì)將由磁性存儲(chǔ)介質(zhì)所代替，磁性存儲(chǔ)介質(zhì)的主要特點(diǎn)是閱讀分析直觀性差、數(shù)據(jù)涂改不留痕跡、忌受潮、忌磁化、忌受熱等，這些特點(diǎn)使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的資料保存也面臨新的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。隨著會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)經(jīng)開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)傳輸，也會(huì)使會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)面臨非法程序和各種病毒感染的風(fēng)險(xiǎn)。

二、高校電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)了解掌握不多。高校從事財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的人員其計(jì)算機(jī)知識(shí)參差不齊，有的經(jīng)過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力比較強(qiáng)，但還有相當(dāng)一部份會(huì)計(jì)人員特別是年紀(jì)偏大的人員，缺少應(yīng)用計(jì)算機(jī)的知識(shí)，從而影響到應(yīng)用電算化系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和管理工作，也給內(nèi)部會(huì)計(jì)控制帶來(lái)一定的隱患。

（二）會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的運(yùn)行存在安全隱患，風(fēng)險(xiǎn)增大。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)，一旦計(jì)算機(jī)軟、硬件出現(xiàn)故障或病毒侵襲造成系統(tǒng)癱瘓，將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，嚴(yán)重影響到高校會(huì)計(jì)核算及財(cái)務(wù)管理工作。高校多校區(qū)異地辦學(xué)，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)也通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行，因而會(huì)計(jì)信息的安全性風(fēng)險(xiǎn)增大。

（三）電算化系統(tǒng)管理不到位，監(jiān)督力度差。有些高校特別是規(guī)模相對(duì)比較小的院校，財(cái)務(wù)部門雖按不相容職責(zé)進(jìn)行分工，可財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員比較少，常出現(xiàn)一個(gè)操作員身兼數(shù)職，可以用不同的身份進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行不同的操作，這樣不相容職責(zé)分工控制已名存實(shí)亡。

三、加強(qiáng)高校電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制建設(shè)的主要措施

針對(duì)高校會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的特點(diǎn)及內(nèi)部控制存在的一些問(wèn)題，筆者對(duì)加強(qiáng)和完善高校電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)的建設(shè)提出以下建議：

（一）切實(shí)提高會(huì)計(jì)人員信息技術(shù)水平，完善會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制。會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)水平的高低是衡量控制電算化風(fēng)險(xiǎn)能力和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制能力的重要方面，人是各項(xiàng)活動(dòng)的中心，沒(méi)有人的參與控制，設(shè)計(jì)再好的制度都毫無(wú)用處，提高會(huì)計(jì)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平是提高電算化應(yīng)用水平和內(nèi)部會(huì)計(jì)控制水平的基本保證。高校財(cái)務(wù)部門要根據(jù)崗位特點(diǎn)和崗位分工，對(duì)會(huì)計(jì)人員進(jìn)行電算化培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平并強(qiáng)化其崗位工作責(zé)任心。

（二）加強(qiáng)電算化犯罪防范建設(shè)，增強(qiáng)其安全性控制程度。會(huì)計(jì)電算化給高校財(cái)務(wù)管理帶來(lái)極大的便利，使管理效率大大提高，但也可能導(dǎo)致新技術(shù)條件下的高科技犯罪。目前，國(guó)家制定和實(shí)施的有關(guān)防止電算化犯罪的法律法規(guī)比較少，因此，要防范此類犯罪，制定專門的法規(guī)加以有效的控制變得十分必要和緊迫。同時(shí)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全性控制。它是指采用各種方法和措施保證會(huì)計(jì)信息和系統(tǒng)程序的安全，以達(dá)到防止會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)泄密或被更改、破壞。網(wǎng)絡(luò)安全的控制應(yīng)采取用戶權(quán)限設(shè)置、密碼設(shè)置和防火墻技術(shù)設(shè)置等。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的組織控制和檔案管理工作。組織控制就是將系統(tǒng)中不相容的職責(zé)進(jìn)行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進(jìn)行分工?？刂浦攸c(diǎn)應(yīng)放在不相容職務(wù)的分離上，將不相容的系統(tǒng)檔案管理等職務(wù)分離，制定相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套，適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的要求。會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行、系統(tǒng)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，高校會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的有關(guān)資料應(yīng)及時(shí)存儲(chǔ)和保管，應(yīng)制定嚴(yán)格且操作性強(qiáng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)做到防磁、防火、防潮、防塵，對(duì)重要的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)采取異地備份以保證會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。有效加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，必須配備合格的檔案管理人員、必須有完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引辦法、安全可靠的檔案保管設(shè)備等措施。

（四）強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)手段。要通過(guò)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)來(lái)落實(shí)和監(jiān)督各項(xiàng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是否有效。內(nèi)部審計(jì)是高校內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。內(nèi)部審計(jì)要根據(jù)高校電算化的運(yùn)行環(huán)境及其特點(diǎn)，對(duì)關(guān)鍵的控制點(diǎn)進(jìn)行審計(jì)，如高校內(nèi)部控制制度是否健全、電算化軟件系統(tǒng)操作權(quán)限是如何分配和設(shè)置的、電算化的不相容職責(zé)是否分離、計(jì)算機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與書(shū)面會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是否一致等。

（五）加強(qiáng)電算化環(huán)境下預(yù)算管理控制和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、輸出的控制。預(yù)算管理控制是一種有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制手段，預(yù)算以數(shù)量化的方式來(lái)表明管理工作標(biāo)準(zhǔn)，控制是以確定的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)行動(dòng)的度量和糾正偏差。所以預(yù)算管理是過(guò)程中的控制，即事前控制、事中控制、事后控制。高校的事前控制指對(duì)教學(xué)項(xiàng)目支出進(jìn)行預(yù)算編制，詳細(xì)的描述為實(shí)現(xiàn)計(jì)劃目標(biāo)而要進(jìn)行的工作標(biāo)準(zhǔn)。事中控制是一種協(xié)調(diào)、限制差異的行動(dòng)，保證預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。事后控制是鑒別偏差，糾正不利的影響。在電算化、網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下，高校預(yù)算管理控制消除了時(shí)間、空間的限制，為會(huì)計(jì)信息暢通、信息反饋迅速及時(shí)提供了保證。高校在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)設(shè)立有關(guān)經(jīng)費(fèi)控制項(xiàng)目，通過(guò)預(yù)算指標(biāo)的下達(dá)，就可對(duì)相關(guān)預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控，達(dá)到加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的作用。同時(shí)為達(dá)到財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)和要求，必須加強(qiáng)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)輸入和輸出的控制。

總之加強(qiáng)和完善電算化系統(tǒng)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制建設(shè)，是高校財(cái)務(wù)管理工作必須認(rèn)真對(duì)待的問(wèn)題，只有加強(qiáng)電算化內(nèi)部會(huì)計(jì)控制建設(shè)，才能不斷提高高校會(huì)計(jì)工作水平，保證會(huì)計(jì)信息的可靠、真實(shí)，才能保障高校資產(chǎn)的安全，更好地促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。