郭運焯
隨著國家開發(fā)的迅速增強,建筑企業(yè)每年承攬任務(wù)、完成產(chǎn)值額急速增高,但與之相對應(yīng)的卻是企業(yè)盈利水平的持續(xù)走低。究其原因,內(nèi)部會計控制不力是重要原因,許多企業(yè)內(nèi)部會計控制中不但存在私設(shè)小金庫、挪用公款、會計造假、違法采購等一般企業(yè)存在的問題。還存在工程預(yù)算不準確、結(jié)算不及時、工程款超付、招投標不透明、非法分包等問題,因而建立健全內(nèi)部會計控制體系尤為重要。
本文為此結(jié)合建筑公司的實際情況,對其內(nèi)部會計控制體系進行改進,從而規(guī)范內(nèi)部會計控制管理,提高效率、降低成本、堵塞漏洞,使其適應(yīng)時代的發(fā)展。文中提出的分析思路和措施對于其他企業(yè)完善內(nèi)部會計控制也有一定的參考價值。本文以某某公司的內(nèi)部控制建設(shè)情況做為案例主體進行分析,提出了某某公司內(nèi)部會計控制中存在的問題,從健全內(nèi)部會計控制體系和再造內(nèi)部會計控制流程兩方面提出改進建議。
某某建筑公司建立于一九七一年五月,系二級資質(zhì)建安施工企業(yè)?,F(xiàn)有員工1800余名,各類專業(yè)技術(shù)人員208名,其中高、中級職稱26名。公司下設(shè)兩個分公司、三個附屬廠和旅館、飯店等經(jīng)營單位。年建安產(chǎn)值超億元,年工業(yè)產(chǎn)值400余萬元。近年企業(yè)積極推廣應(yīng)用新工藝、新技術(shù)、新材料,建立健全了三級質(zhì)量管理保證體系,強化了內(nèi)部章程化管理制度,先后承建了一大批工民建工程。工程質(zhì)量合格率100%,優(yōu)良品率達60%以上。2001年12月通過了中建協(xié)ISO9002質(zhì)量體系認證。在企業(yè)走向市場經(jīng)濟的進程中,以“創(chuàng)優(yōu)質(zhì)、保工期、增效益、守信譽”為宗旨,遵循“科學管理、技術(shù)進步、優(yōu)質(zhì)工程、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的質(zhì)量方針,以“團結(jié)拼搏,負重奮”的企業(yè)精神,取得了兩個文明建設(shè)的好成績。近年企業(yè)征地130余畝,搞了第二生活基地建設(shè)、賓館、預(yù)制廠建設(shè),產(chǎn)值、利稅年年增加,是本地區(qū)利稅大戶。
1.貨幣資金的籌集使用效益不高
貨幣資金是變現(xiàn)能力最強的資產(chǎn),可以用來滿足生產(chǎn)經(jīng)營開支的各種需要,也是還本付息和履行納稅義務(wù)的保障。因此,對某某公司來說籌集和擁有足夠的貨幣資金對于降低風險,增強資產(chǎn)的流動性和債務(wù)的可清償性有著重要的意義。但是,某某公司一方面需要向銀行貸款才能實現(xiàn)資金正常周轉(zhuǎn),致使貨幣資金籌集的資金成本過高,另一方面公司在各地的項目上又沉淀了大量資金無法得到有效利用,使得貨幣資金的效益性欠佳。
2.貨幣資金管理方面存在制度不嚴的問題
由于某某公司的貨幣資金強調(diào)分權(quán)管理,項目會計人員在管理體制上受制于項目經(jīng)理,項目會計人員收入高低取決于項目經(jīng)營的好壞,而與其管理質(zhì)量高低無關(guān),與會計管理目標不一致。加上項目會計人員的利益也在項目部,其大多會以項目利益為出發(fā)點參與管理,甚至會人為地協(xié)助項目掩蓋問題,這更加劇了項目會計信息的不透明性。公司項目會計按照項目經(jīng)理的指示,將用于支付中介費和業(yè)主分攤費的現(xiàn)金,沒有按規(guī)定入賬,私自變?yōu)轫椖拷?jīng)理小金庫,主要用于項目經(jīng)理個人開支和無法提供依據(jù)的非正常開支。并將項目經(jīng)理的個人開支和非正常開支以業(yè)主分攤費的名義合理化。
公司物資管理方面多頭分散自由采購、物資管理部失職、材料超用、物資管理監(jiān)督約束機制缺乏等問題。
1.采購部門存在謀取私利的問題
某某公司一些負責采購人員以謀取私利為目的,對采購項目沒有訂購手續(xù)就直接購買,并且負責選擇供貨單位和確定購買價格等,也均無相關(guān)部門或人員的參與或進行合理的、實質(zhì)性比質(zhì)比價的監(jiān)督程序。并且在物資管理部給出市場參考價格后,又以甲方指定為由,不執(zhí)行公司規(guī)定。
2.物資管理中存在材料超用的問題
一些項目的超用數(shù)額不是簡單的管理浪費所能形成的,不少項目出現(xiàn)材料虧損,除了施工工藝問題的多耗外,材料管理中存在著很大的漏洞,使用過程中量的控制效果不理想,可能存在有人營私舞弊、開空票。
3.缺乏強有力的監(jiān)督約束機制
采購監(jiān)督者與采購者責任模糊,不能各司其職,各負其責。采購管理的內(nèi)部審計監(jiān)督機制沒有形成,沒有制定采購管理內(nèi)部審計監(jiān)督規(guī)程,物資部門沒有同勞務(wù)分包隊伍簽訂嚴控材料超用、料具丟失的責任狀。在采購過程中,對供應(yīng)商的監(jiān)督僅限于合同的簽訂,而具體執(zhí)行過程,全憑供應(yīng)商自覺。在采購過程中不能執(zhí)行嚴格的檢查,對違反合同的行為也不能實施有效的處理處罰措施。
1.預(yù)結(jié)算管理不完善
預(yù)結(jié)算人員的工作模式基本是點對點,平時工作地點不定,工作效率難以考核,小項目清閑,大項目一個人無法及時完成,人員之間相互攀比,工作滿意度差,整體工作效率不高,使得預(yù)結(jié)算工作相對滯后,公司未完結(jié)算太多,因沒有與責任人簽訂責任狀,因而找不到責任人。另外,公司沒有實行目標獎罰管理,施工過程中糊里糊涂的算,干完后集中算,同業(yè)主結(jié)算完成后再同分包算,最后導致各方面結(jié)算工作都嚴重滯后。由于會計和預(yù)算部門溝通不利,會計直接支付項目部工程款,導致工程款超付的現(xiàn)象時有發(fā)生。
2.缺乏風險意識
某某公司在項目上存在很多風險,如項目的進度風險、質(zhì)量風險、分包風險、技術(shù)風險,這些風險的出現(xiàn)對工程部預(yù)防風險提出了嚴峻考驗,然而,公司高管層在對待經(jīng)營風險的態(tài)度和控制經(jīng)營風險的方式上,風險控制意識薄弱,風險控制技術(shù)和手段相對滯后,缺乏有效的風險防范措施。不能對風險進行及時研究,又沒有充分學習值得借鑒的經(jīng)驗,很難應(yīng)對危機事件。
我們依據(jù)財務(wù)報告內(nèi)部會計控制理論,結(jié)合公司治理、風險管理理論,主要從控制環(huán)境、控制制度、風險評估、監(jiān)控及外部監(jiān)督五個方面,建立健全內(nèi)部會計控制體系。
首先是提高人員素質(zhì)。人員素質(zhì)要從兩方面提高,一方面應(yīng)加強對公司領(lǐng)導及管理人員的法紀政紀、反腐倡廉等方面的教育,增強其自我約束能力,自覺執(zhí)行各項法律法規(guī),遵守財經(jīng)紀律,做到奉公守法,廉潔自律,主動維護企業(yè)內(nèi)部會計控制制度,規(guī)范行為,防范舞弊,及時糾正不法行為。另一方面鼓勵公司領(lǐng)導及管理人員要不斷地更新知識、提高實際工作操作能力,注重學習能力的培養(yǎng),形成終身學習的理念。其次是建立獨立的內(nèi)審部門。在公司設(shè)置一個不依附于任何職能部門的、相對獨立的內(nèi)部審計機構(gòu),獨立地行使審計監(jiān)督權(quán)。通過經(jīng)常和定期的審查活動,監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)是否符合內(nèi)部會計控制框架的要求,評價內(nèi)部會計控制的有效性,提供完善內(nèi)部會計控制建議。達到查錯防弊,改進管理,提高效益的目的。
一個企業(yè)內(nèi)部會計控制的健全與有效程度,事關(guān)企業(yè)的經(jīng)營成敗。任何一個企業(yè)要想健康成長、實現(xiàn)企業(yè)的目標,就必須建立一套完善的內(nèi)部會計控制制度。首先,企業(yè)作為內(nèi)控制度的制定者、執(zhí)行者和受益者,應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一的內(nèi)控指導原則和指引規(guī)范,結(jié)合自身內(nèi)部會計控制的目標、戰(zhàn)略發(fā)展和管理需要,制定出適合自己管理情況的內(nèi)部會計控制制度,以提高其實用性和有效性。其次,企業(yè)應(yīng)當根據(jù)《內(nèi)部會計控制會計規(guī)范》,結(jié)合本企業(yè)自身的情況,不斷改進企業(yè)內(nèi)部會計控制制度體系,注重會計內(nèi)控制度的可操作性,使會計控制成為既相對穩(wěn)定又能隨業(yè)務(wù)發(fā)展需要,不斷自我完善的有機體。再次,企業(yè)應(yīng)強化對內(nèi)部會計控制制度實施情況的檢查與考核,并建立有效的激勵機制。
構(gòu)筑靈敏的信息系統(tǒng)與監(jiān)控系統(tǒng),對不利事件及主要風險因素進行辨認、分類、評估和控制,全員參與建立關(guān)鍵活動。包括財務(wù)與經(jīng)營活動的各層次目標,經(jīng)常評估目標及評價目標完成情況的標準,在原有目標及評價標準不適宜時及時調(diào)整;對財務(wù)及經(jīng)營計劃和預(yù)算要充分重視,并與各項經(jīng)濟活動相適應(yīng)。樹立員工風險識別意識,注意信息的及時溝通,存在識別內(nèi)外部風險的預(yù)警系統(tǒng),當內(nèi)部因素及外部因素變化時,能及時調(diào)整應(yīng)變。
制定科學的考核制度,對內(nèi)部會計控制制度的執(zhí)行情況進行檢查和考核,由內(nèi)審部門結(jié)合財務(wù)部門、企業(yè)管理部門等職能部門來具體執(zhí)行內(nèi)部檢查工作,檢查內(nèi)部會計控制制度是否得到有效遵循,出現(xiàn)了哪些問題,某項內(nèi)部會計控制制度不能執(zhí)行或不能完全執(zhí)行的原因。對于違規(guī)違章的,堅決給予行政處分和經(jīng)濟處罰。同時,建立企業(yè)執(zhí)行文化,再好的制度如果無法執(zhí)行,則形同虛設(shè)。
首先,依賴政府的權(quán)威性,按照法律法規(guī)來規(guī)范企業(yè)建立健全內(nèi)部會計控制制度并使之有效實施,確保企業(yè)各項經(jīng)濟活動的有效進行和資產(chǎn)的完整;其次,通過政府督促企業(yè)嚴格執(zhí)行企業(yè)內(nèi)部會計控制制度,財政、稅務(wù)等外部機構(gòu)應(yīng)定期、不定期的對企業(yè)財務(wù)狀況進行嚴格審查,對企業(yè)內(nèi)部會計控制實施有效監(jiān)督,防止欺詐和舞弊行為,對不能加強企業(yè)自身內(nèi)部會計控制,違反法律法規(guī)的應(yīng)追究管理者的責任。審計監(jiān)察部門要盡快針對公司目前存在的問題開展工作,同時要引進外審,對于重點項目、突出問題,要聘請外部審計機構(gòu),強化審計監(jiān)督職能。
總之,建立和完善公司內(nèi)部會計控制體系不是一朝一夕就能完成的,而是一個艱巨而漫長的過程,是一個不斷發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題的過程,這就需要公司各方面的支持和配合。