董沛文

中共山西省委黨校圖書館

〔山西省太原市 030006〕

自從美國科學家在20世紀90年代初提出了數(shù)字圖書館這一概念,隨著計算機及其相關(guān)技術(shù)的發(fā)展,傳統(tǒng)圖書館的數(shù)字化越來越普遍,目前國內(nèi)許多高校都建立了數(shù)字圖書館。由于數(shù)字圖書館工程建設實際上屬于一個復雜的系統(tǒng)建設,為了提高數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程項目實施的成功率,確保信息化建設實效性和高投資回報率,在數(shù)字圖書館信息系統(tǒng)工程的建設中引入信息工程監(jiān)理機制將成為保證工程質(zhì)量的一種有效手段,也是信息化管理研究的一個新的領(lǐng)域。

一、信息工程監(jiān)理的背景

(一)數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程面臨的問題

當前,數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程建設面臨的問題主要集中在技術(shù)和圖書館工作人員兩個層面上。技術(shù)層面上,如分布異構(gòu)海量信息環(huán)境下,向數(shù)字圖書館系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)的互操作;各種載體數(shù)字化獲取和表現(xiàn)技術(shù)(包括中文文字資料的智能標引);各種數(shù)字化資源元數(shù)據(jù)的標準和規(guī)范化技術(shù);提供給用戶多語種的多模式友好和智能的人機交互界面;全球化的圖書期刊信息資源有效收集、組織、集成和共享。還有與之相關(guān)的版權(quán)保護、信息安全和技術(shù)管理等問題。在圖書館工作人員層面上,要求圖書館工作人員不僅能夠比較熟練地使用計算機、多媒體和其他軟件在網(wǎng)絡上幫助讀者查找到所需信息,而且還要求圖書館工作人員掌握計算機基本操作技能、了解網(wǎng)絡功能、熟悉各種網(wǎng)絡檢索工具。因此,數(shù)字圖書館的日常業(yè)務與傳統(tǒng)圖書館的業(yè)務相比,已經(jīng)發(fā)生了巨大地變化,日常業(yè)務的變化要求圖書館工作人員的知識結(jié)構(gòu)及素質(zhì)作出相應調(diào)整和提高。

(二)信息工程監(jiān)理在數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程中應用的必要性和可行性

根據(jù)《信息系統(tǒng)工程監(jiān)理暫行規(guī)定》第四條規(guī)定,信息系統(tǒng)工程監(jiān)理是指依法設立且具備相應資質(zhì)的信息系統(tǒng)工程監(jiān)理單位(以下簡稱“監(jiān)理單位”),受業(yè)主單位委托,依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標準和信息系統(tǒng)工程監(jiān)理合同,對信息系統(tǒng)工程項目實施的監(jiān)督管理。信息系統(tǒng)工程建設是一項投資大、周期長、知識密集、高風險的系統(tǒng)工程,一旦出現(xiàn)問題就會造成大量投資的浪費。究其原因,信息系統(tǒng)的相關(guān)技術(shù)發(fā)展非?？?除了技術(shù)、人才的因素外,更為重要的是在數(shù)字圖書館工程建設中缺少一套合理的工程管理運行機制。所以,第三方監(jiān)理的參與非常重要。數(shù)字圖書館建設是個相當艱巨、相當復雜的系統(tǒng)工程,這就需要一種評價監(jiān)督的機制,引入第三方的監(jiān)理制度來組織協(xié)調(diào)、明確職責,業(yè)主單位和承建單位雙方都迫切希望由專業(yè)的第三方監(jiān)理單位對數(shù)字圖書館這種信息系統(tǒng)工程建設進行公正科學的監(jiān)理。

二、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的特點

數(shù)字圖書館具有有別于其他信息系統(tǒng)的特點,而正是數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程的特點決定了數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的特點。

(一)從技術(shù)層面上分析數(shù)字圖書館監(jiān)理的特點

數(shù)字圖書館是一個海量的數(shù)字信息資源庫,圍繞這一特點產(chǎn)生了在數(shù)字資源建設、信息存儲、分類、檢索、表現(xiàn)和安全等方面的特點。海量數(shù)字資源建設問題是數(shù)字圖書館建設的核心問題。作為數(shù)字圖書館的數(shù)字資源庫,應該包括各種數(shù)字化的資料,如歷史資料、網(wǎng)上資料、媒體資料、聲像、錄像等,但這些資源由誰來建設,是當前面臨的問題,需考慮館藏特色、社會要求和市場需求,協(xié)調(diào)不好,會出現(xiàn)重復館藏建設和漏建的現(xiàn)象,造成人力、物力、財力的極大浪費。

數(shù)字圖書館對信息的需求是巨大和多樣的,所涉及的數(shù)據(jù)類型有文本、聲音、圖像、動畫、圖形等,并且信息的生產(chǎn)和存儲量在飛速增長,所面臨的是大量信息需要大規(guī)模數(shù)據(jù)庫存儲和處理這些數(shù)據(jù)。這種超大容量的數(shù)據(jù),應該用何種存儲介質(zhì)來存儲、在日常應用過程中怎樣來管理,以及怎樣長期保存這些數(shù)據(jù)?因此,保存和管理海量數(shù)據(jù)是系統(tǒng)設計的核心任務之一。

分類與索引是檢索的基礎(chǔ)。如果沒有一個統(tǒng)一的分類標準和索引方法,將來開發(fā)計算機的搜索工具就會非常困難,勢必出現(xiàn)針對不同的分類方法制作不同的搜索工具的混亂局面。另外,數(shù)據(jù)類型也不同,如文本信息、圖像信息及視頻、音頻、音樂等信息,對不同的內(nèi)容,需要不同的分類體系和索引機制。因此,必須制定一個比較好的分類方法、建立一個比較好的索引機制,做一個比較規(guī)范的檢索工具,使得信息能快速、高效、準確地提供給用戶。

信息的輸出和表現(xiàn)是數(shù)字圖書館的重要環(huán)節(jié),更重要的是,通過對數(shù)字圖書館的研究,使得人類對信息的發(fā)現(xiàn)、信息的利用更上一個檔次,將現(xiàn)有的多媒體圖形的展現(xiàn)能夠進一步細化,使不同的展現(xiàn)之間可以相互轉(zhuǎn)化,再利用信息可視化技術(shù)將其表現(xiàn)出來。根據(jù)用戶的需要,利用圖像、圖形、語音等對檢索結(jié)果進行多種語言、多種形式的顯示、表達、演示,使其更加直覺化。

從以上的分析可以看出:在整個數(shù)字圖書館資源的建設、存儲、分類、檢索和表現(xiàn)等問題上,都需要信息工程監(jiān)理發(fā)揮作用。首先做到統(tǒng)一,即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一技術(shù)標準、統(tǒng)一運行規(guī)則,需要在一套較為完整的數(shù)字圖書館規(guī)劃方案指導下,依照規(guī)范標準進行數(shù)字化,這是信息資源共建共享的基礎(chǔ)。其次要聯(lián)合,聯(lián)合是共享的基礎(chǔ),把所有擁有文化信息資源的單位都視為數(shù)字圖書館的一個有機組成部分,在突出各資源庫建設的特色基礎(chǔ)上,統(tǒng)一規(guī)劃、分散建設,防止重復建設造成的巨大浪費,達到共享、共建與共利。

(二)從數(shù)字圖書館的工作人員層次上分析數(shù)字圖書館監(jiān)理的特點

著名科學家錢學森指出:“現(xiàn)在的圖書館、檔案館、情報系統(tǒng)人員,應該是信息專家或信息工程師,是信息系統(tǒng)的建設者,也是使用的向?qū)Ш皖檰枴！庇械膱D書情報專家指出,圖書館工作人員可以重新定義為網(wǎng)絡專家、信息中間人和系統(tǒng)設計員。這就是說,未來的數(shù)字圖書館工作人員,不僅應該像“中介人”那樣幫助用戶與信息資源建立起聯(lián)系、指導用戶查詢和篩選信息,而且更應該像導航員一樣引導用戶在網(wǎng)上航行,協(xié)助用戶在盡量短的時間里獲取盡量多的信息。

數(shù)字圖書館要求圖書館工作人員有廣博的學科背景知識,較強的分析、判斷和批判能力,以及較強的文字寫作能力;借助計算機進行電子信息資源的采集、存儲、組織、控制和提供利用的技能,具有對各種形式和各類型的數(shù)字信息資源進行技術(shù)適應性評價和價值判斷的能力;跟上現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,掌握多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等。這是信息時代對圖書館工作人員素質(zhì)提出的嚴峻挑戰(zhàn),這就需要對圖書館工作人員進行培訓和教育,同樣需要信息工程監(jiān)理發(fā)揮作用。

三、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的內(nèi)容

信息工程建設監(jiān)理是一種特殊的咨詢服務,即受業(yè)主單位委托,依法對信息工程項目的全過程進行監(jiān)督管理,并站在第三方的立場上,公正地對待承建單位,協(xié)調(diào)業(yè)主單位和建設單位的關(guān)系,按質(zhì)量、按進度完成信息工程的建設。信息系統(tǒng)工程建設監(jiān)理內(nèi)容可以概括為三監(jiān)理(事前監(jiān)理、事中監(jiān)理、事后監(jiān)理)、三控制(質(zhì)量控制、進度控制、投資控制)、二管理(合同管理和信息管理)和一協(xié)調(diào)(全面組織協(xié)調(diào))。

(一)三控制

信息工程監(jiān)理的控制職能主要是通過計劃、實施、檢查、評審、反饋和調(diào)整來實現(xiàn)對質(zhì)量、進度、費用三大目標進行控制。

1.質(zhì)量控制。信息系統(tǒng)工程質(zhì)量控制是極其重要的,它關(guān)系著整個系統(tǒng)工程的成敗。監(jiān)理方一般根據(jù)系統(tǒng)應用、業(yè)主整體投資概況等編制監(jiān)理大綱或監(jiān)理計劃,檢查采購的應用服務器、設備及數(shù)量等,同時采用功能測試、性能測試和系統(tǒng)驗收等方法控制信息系統(tǒng)的質(zhì)量。

2.進度控制。進度控制是保證完成工程建設的重要手段,必須按合同規(guī)定的時間完成。監(jiān)理人員將幫助業(yè)主掌握工程進度,按期分階段地對工程進行驗收,從而保證工程按期、高質(zhì)量地完成。

3.投資控制。投資控制也稱費用控制,它貫串于整個工程建設的每一個環(huán)節(jié),是工程建設監(jiān)理的重要組成部分,首先根據(jù)監(jiān)理大綱或監(jiān)理計劃編制費用控制監(jiān)理細則,確定費用控制要點,努力實現(xiàn)最大的費用控制效果。

(二)二管理

1.合同管理。合同是委托和被委托方共同利益的體現(xiàn),對雙方都具有法律約束力,也是監(jiān)理工作中最重要的依據(jù)之一,依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)、技術(shù)標準對合同雙方當事人從合同訂立到履行的全過程進行組織、指導、協(xié)調(diào)、督促,處理好合同糾紛,保護當事人合法權(quán)利,保障合同順利實施。

2.信息管理。計算機信息系統(tǒng)工程監(jiān)理的基礎(chǔ)和依據(jù)是信息,可靠、及時和廣泛的信息,又是監(jiān)理決策的依據(jù)和協(xié)調(diào)合同各方關(guān)系的重要媒介,同時也是搞好監(jiān)理工作的有力保證,而信息管理正是這個有力保證的前提。

所以,合同管理、信息管理工作的優(yōu)劣將直接影響信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作的成敗。

(三)一協(xié)調(diào)

監(jiān)理受業(yè)主方委托,站在第三方的立場上對工程的不同階段進行監(jiān)督和管理。在監(jiān)督和管理的過程中按照法律、科學、標準、經(jīng)驗以及技術(shù)來辦事,實施業(yè)主、承建方和監(jiān)理三方的協(xié)調(diào)制度,公正地對待承建方,協(xié)調(diào)業(yè)主方和承建方的關(guān)系,以圓滿地完成信息系統(tǒng)工程項目。

四、數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程監(jiān)理的實施步驟

(一)事前監(jiān)理

●協(xié)助業(yè)主開展需求分析。參與項目的可行性研究,深入了解業(yè)主的各方面需求,與業(yè)主的各級人員共同探討,進行投資、進度、質(zhì)量和技術(shù)的綜合分析,幫助業(yè)主提出可行的系統(tǒng)需求,做好需求分析。

●協(xié)助業(yè)主完成招投標工作,確定承建商。協(xié)助業(yè)主方組織有關(guān)領(lǐng)域的專家評審投標單位的資格、企業(yè)資質(zhì)和設計方案,挑選優(yōu)秀的承包單位。審查內(nèi)容包括企業(yè)注冊資金、技術(shù)人員實力、各種資質(zhì)證書的屬實情況等。

●制定和熟悉項目監(jiān)理大綱。監(jiān)理工程師接受業(yè)主委托,雙方簽訂監(jiān)理委托合同后,仔細審閱客戶提交的文檔,根據(jù)系統(tǒng)實施方案,擬定系統(tǒng)監(jiān)理大綱。

(二)事中監(jiān)理

●檢查施工準備情況。確認承包單位選擇的分包單位,審查承包單位的質(zhì)量控制體系和措施。

●對工程實施過程進行監(jiān)督。制定監(jiān)理實施細則,確定監(jiān)理工作的內(nèi)容和責任;審查批準承包單位提出的施工進度計劃。

●協(xié)助業(yè)主方對項目質(zhì)量、進度進行控制。監(jiān)督承包單位按相關(guān)的標準或規(guī)范實施,督促承包單位采取措施實現(xiàn)合同目標要求;核實質(zhì)量文件,對項目質(zhì)量進行監(jiān)督、評價,必要時通知承包單位返工或停工。

●主持協(xié)商信息系統(tǒng)工程設計變更,調(diào)解合同雙方爭議,必要時處理索賠事項。

(三)事后控制

●協(xié)助業(yè)主組織工程竣工驗收。審核與信息系統(tǒng)工程的技術(shù)文檔是否齊全并滿足相關(guān)標準及規(guī)范的要求;驗證系統(tǒng)功能性能與合同的符合性,出具竣工驗收報告。

●幫助業(yè)主制定系統(tǒng)運行管理規(guī)章制度。

●系統(tǒng)維護階段。定期走訪用戶,檢查系統(tǒng)運行狀況;對出現(xiàn)的質(zhì)量問題,確定責任方,敦促解決完成。

數(shù)字圖書館工程第三方服務的模型如“圖1”所示。

圖1 數(shù)字圖書館中第三方服務簡要參考模型

五、結(jié)束語

實行信息工程建設監(jiān)理制度是我國信息工程建設領(lǐng)域管理體制的重大變革,它能為信息工程建設保駕護航。實踐證明,在構(gòu)建數(shù)字圖書館系統(tǒng)工程中通過第三方信息工程監(jiān)理的專業(yè)服務,對業(yè)主方和承建方都作出約束,并有效地幫助業(yè)主方對項目進行控制,為數(shù)字圖書館工程建設的順利實施提供了保證。

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