杜棟，郭冬梅

0 引言

ERP最初由美國(guó)Cartner Group公司在20世紀(jì)90年代初提出的，它既是一種先進(jìn)的管理思想和模式，同時(shí)又是一套適應(yīng)于多種企業(yè)的管理信息系統(tǒng)。當(dāng)今的ERP系統(tǒng)反映現(xiàn)代企業(yè)合理調(diào)配資源，最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求，成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。對(duì)于相當(dāng)一部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，各種ERP軟件已經(jīng)在普遍的使用。但是，部門之間各自為政，企業(yè)提高效率并沒(méi)有如人們所預(yù)期那樣得到提高。其中一個(gè)重要的原因就是信息沒(méi)有共享，信息流通不暢。這樣就使企業(yè)的信息化出現(xiàn)了很多新的問(wèn)題，例如信息膨脹、信息孤島等。企業(yè)迫切希望能夠?qū)⑦@些分散的信息在同一個(gè)平臺(tái)上處理，在部門間共享。

協(xié)同軟件正好可以解決以上的這些問(wèn)題。協(xié)同軟件是指那些以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的溝通協(xié)作軟件。網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也賦予了新的含義。可以這樣認(rèn)為:協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應(yīng)用，以及工作流管理、項(xiàng)目管理、知識(shí)管理、信息門戶等協(xié)同平臺(tái)，電子郵件、即時(shí)通訊、遠(yuǎn)程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現(xiàn)在意義上的協(xié)同軟件[1]。協(xié)同軟件以人力資源管理模塊為中心、通過(guò)工作流程來(lái)貫通整個(gè)系統(tǒng)、其它模塊相互協(xié)作為整體服務(wù)。并且，通過(guò)門戶的技術(shù)，集成信息到個(gè)人頁(yè)面，使得不同角色獲得個(gè)性化的應(yīng)用。協(xié)同應(yīng)用提供了一種“整體應(yīng)用”的方案，它關(guān)注的是全面的調(diào)控，更有利于對(duì)企業(yè)的各種資源進(jìn)行充分整合，讓這些被分隔開(kāi)來(lái)的資源重新處于統(tǒng)一管理和調(diào)配下，使企業(yè)從獲得“局部?jī)?yōu)化”到獲得“整體優(yōu)化”[2]。

目前，實(shí)現(xiàn)多種產(chǎn)品的整合或集成、賦予產(chǎn)品更強(qiáng)的功能是ERP技術(shù)發(fā)展的一個(gè)重要方向。在歐美，ERP的管理范圍有繼續(xù)擴(kuò)大的趨勢(shì)，兼容并蓄企業(yè)本身的所有經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、企業(yè)的辦公業(yè)務(wù)、企業(yè)之間的協(xié)同商務(wù)業(yè)務(wù)等。這樣，協(xié)同也被融入ERP系統(tǒng)中，將企業(yè)管理人員在辦公室中完成的全部業(yè)務(wù)都納入到其管理范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)的大部分工作及相關(guān)內(nèi)外部環(huán)境的全面管理。據(jù)悉，這種“ERP+協(xié)同”的整合方式引起了包括微軟、IBM、SAP等許多國(guó)際軟件巨頭CIO的關(guān)注，并積極推進(jìn)。而且，ERP與協(xié)同的集成，將帶來(lái)1+1>2的理想效果，推動(dòng)企業(yè)信息化，提高企業(yè)效率、管理水平和競(jìng)爭(zhēng)力，最大化地提高企業(yè)對(duì)市場(chǎng)的快速響應(yīng)能力，最終以實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈管理為目標(biāo)，使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。所以，ERP與協(xié)同的關(guān)系與集成問(wèn)題是一個(gè)值得我們?nèi)パ芯亢吞剿鞯恼n題。

1 協(xié)同軟件與ERP的關(guān)系

1.1 協(xié)同軟件與ERP的區(qū)別

1.1.1 管理的理念和目標(biāo)不同

眾所周知，ERP的側(cè)重點(diǎn)是計(jì)劃，對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)、分析，而協(xié)同軟件所強(qiáng)調(diào)的是“輔助多人多組織共同完成一件事務(wù)”。因此，從管理理念上來(lái)說(shuō)，ERP是提高企業(yè)內(nèi)部資源的計(jì)劃和控制能力，協(xié)同軟件最終給用戶帶來(lái)的是協(xié)同管理工作模式和工作方法。更具體地講，ERP著眼于企業(yè)的銷售、采購(gòu)、生產(chǎn)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等過(guò)程及資源控制與計(jì)劃，協(xié)同軟件則著眼于協(xié)同工作、公文處理、知識(shí)管理、行政辦公等。

更主要的是，它們的目標(biāo)也不同?？梢哉f(shuō)，ERP系統(tǒng)更著重于企業(yè)的具體業(yè)務(wù)過(guò)程運(yùn)作，而協(xié)同軟件更著重于企業(yè)的管理過(guò)程。前者是通過(guò)優(yōu)化業(yè)務(wù)過(guò)程的效率來(lái)提高生產(chǎn)效率、提高資金使用效率、加強(qiáng)對(duì)人、財(cái)、物的管理，后者則是通過(guò)優(yōu)化管理過(guò)程來(lái)提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應(yīng)速度、決策能力、加強(qiáng)管理過(guò)程的規(guī)范性。

1.1.2 管理的模式和方法不同

ERP的工作流是固定的、隱性的，協(xié)同軟件的工作流是柔性的、顯性的。ERP是比較強(qiáng)調(diào)流程化，在整個(gè)ERP運(yùn)行過(guò)程中人要服從于流程，不管是總經(jīng)理、CEO還是什么人都要根據(jù)ERP的規(guī)定流程來(lái)走，所以它從管理的角度體現(xiàn)的是一種剛性管理模式；而協(xié)同軟件是從人出發(fā)，所以更加強(qiáng)調(diào)柔性管理，強(qiáng)調(diào)全員工作效率如何發(fā)揮，人與人之間如何完成協(xié)作，如何加強(qiáng)協(xié)同管理的柔性。所以，從這個(gè)意義來(lái)說(shuō)，一個(gè)剛性管理和一個(gè)柔性管理，這也是ERP和協(xié)同軟件最明顯的區(qū)別。

協(xié)同軟件其中一個(gè)重要的特點(diǎn)之一就是強(qiáng)大的工作流定制功能，并且能提供一個(gè)較靈活的圖形化定制工具。相比之下，ERP系統(tǒng)的工作流更多實(shí)現(xiàn)的是業(yè)務(wù)上的邏輯數(shù)據(jù)流，它并不著重于行政結(jié)構(gòu)上的審批。

1.1.3 管理的對(duì)象和內(nèi)容不同

一個(gè)企業(yè)里面主要管理3個(gè)要素:人、財(cái)、物。ERP是從財(cái)務(wù)軟件和物流管理MRP（物料需求計(jì)劃）發(fā)展過(guò)來(lái)的，ERP管理的核心是所謂的資金流和物流，比如人、財(cái)、物里面，財(cái)、物是ERP管理的核心，在ERP管理的人是被物化的人，每個(gè)人有成本，如何派工，人力資源夠不夠，每個(gè)核算成本應(yīng)該如何，所以還是在物和財(cái)這個(gè)角度來(lái)看。協(xié)同軟件更多的是注重人的管理，它首先關(guān)注人，強(qiáng)調(diào)以人為中心的管理，通過(guò)不同個(gè)體“人”即時(shí)溝通,實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部及組織之間的協(xié)同?？梢?jiàn)，ERP側(cè)重財(cái)、物，協(xié)同軟件更加側(cè)重的是人。從這個(gè)角度來(lái)看可發(fā)現(xiàn)ERP和協(xié)同軟件有很大的區(qū)別。

而且，與企業(yè)級(jí)的內(nèi)部資源計(jì)劃ERP相比，協(xié)同軟件更多的是關(guān)注事務(wù)/業(yè)務(wù)處理，提煉出有用的管理“信息——知識(shí)”。也就是說(shuō)，如果ERP是企業(yè)級(jí)的全面管理應(yīng)用，協(xié)同軟件就是ERP的最前端，它的作用延伸到了ERP以前力所不能及的范圍。除此之外，ERP管理的基礎(chǔ)，往往是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)等，而協(xié)同軟件除了可以管理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還能對(duì)文本、網(wǎng)頁(yè)、影音、圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)做到有效管理。

1.1.4 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念和實(shí)現(xiàn)價(jià)值不同

大部分協(xié)同軟件業(yè)務(wù)流程相對(duì)比較靈活，流程化，而ERP主要業(yè)務(wù)流程則相對(duì)固定、自動(dòng)化。ERP系統(tǒng)是一個(gè)“事務(wù)處理”系統(tǒng)，強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確記錄企業(yè)中人、財(cái)、物各項(xiàng)資源的軌跡，無(wú)縫集成企業(yè)生產(chǎn)、庫(kù)存、財(cái)務(wù)等管理模塊，提高企業(yè)的“自動(dòng)化”能力，從而極大地降低人力需求及差錯(cuò)，提高效率。而協(xié)同軟件實(shí)現(xiàn)辦公流程的自動(dòng)化，這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

1.2 協(xié)同軟件與ERP的聯(lián)系

1.2.1 功能上的交叉

協(xié)同軟件和ERP是企業(yè)信息化里面、是按兩個(gè)不同的思路形成的系統(tǒng)。表1對(duì)兩者的功能做了簡(jiǎn)單比較。

表1 ERP與協(xié)同軟件功能比較

從上表可以發(fā)現(xiàn)協(xié)同軟件中大部分功能類似于ERP系統(tǒng)，實(shí)際上，協(xié)同軟件的功能全部在ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來(lái)。這兩者實(shí)際使用中，往往會(huì)稍有交叉。例如，ERP軟件中的財(cái)務(wù)管理，主要實(shí)現(xiàn)的功能是以記賬憑證的方式對(duì)利潤(rùn)、資產(chǎn)負(fù)債等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行預(yù)算、記錄與統(tǒng)計(jì)分析，而協(xié)同軟件中財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)的功能是財(cái)務(wù)費(fèi)用的申請(qǐng)、審批、報(bào)銷等流程，它們?cè)谧畛跛枷?、?yīng)用功能方面有很大的差異，ERP和協(xié)同軟件可以同時(shí)應(yīng)用，在同一企業(yè)內(nèi)可以各司其職，但它們有趨于融合的趨勢(shì)[3]。

1.2.2 信息方面的交融

完全實(shí)施一個(gè)協(xié)同軟件，就是實(shí)施ERP系統(tǒng)的功能加上協(xié)同軟件中的知識(shí)管理、流程引擎、項(xiàng)目管理等功能，然后通過(guò)信息門戶，將內(nèi)部和外部相對(duì)分散的資源組成一個(gè)統(tǒng)一的整體，使得用戶能通過(guò)統(tǒng)一的渠道和個(gè)性化的設(shè)置來(lái)訪問(wèn)所需的信息及進(jìn)行協(xié)同工作[4]。我們從信息元素在應(yīng)用系統(tǒng)的分布角度來(lái)分析兩者的信息交融，如表2所示:

表2 信息元素在應(yīng)用系統(tǒng)中的分布

1.2.3 在組織管理中的融合

在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)里面，不管是人的管理還是財(cái)、物的管理，柔性管理還是剛性管理，這兩個(gè)看似矛盾的管理模式和管理方法，其實(shí)在一個(gè)具體的組織里面是并存的?？赡軙?huì)有不同的行業(yè)、不同的部門甚至不同的領(lǐng)導(dǎo)力風(fēng)格，不同企業(yè)的規(guī)?？赡軆蛇叺谋戎夭灰粯拥模热缬幸恍┐笮推髽I(yè)或者生產(chǎn)制造型的企業(yè)，可能剛性管理會(huì)更加重一些，甚至80%部分都是剛性管理，但是總有20%是屬于柔性管理。同樣，反過(guò)來(lái)在一些中小企業(yè)里面或者IT企業(yè)里，更多的是知識(shí)工人，在這種情況很可能柔性管理占主體，很多中小企業(yè)80%屬于柔性管理，屬于人的管理，只有20%左右，比如財(cái)務(wù)或其他個(gè)別地方是屬于剛性的。所以，從目前信息化的程度來(lái)看過(guò)去強(qiáng)調(diào)很多的ERP思想，現(xiàn)在開(kāi)始重視協(xié)同，其實(shí)是對(duì)ERP很好的補(bǔ)充，并不是要顛覆或者取締ERP，而是能夠讓企業(yè)的管理變得更加全面。

2 協(xié)同軟件與ERP的集成

2.1 協(xié)同軟件與ERP集成的必要性和意義

ERP和協(xié)同軟件都是管理思想與信息技術(shù)的結(jié)合，是借助先進(jìn)的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)某種特定的管理理念。但它們的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)和實(shí)施卻是分散的，各自采用不同的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，這嚴(yán)重阻礙了企業(yè)信息流暢通。另外，協(xié)同軟件與ERP雖然有著明顯的區(qū)別，但是對(duì)于企業(yè)運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)，要獲得效益和效率最大化，這兩套系統(tǒng)缺一不可。如果能將這兩種系統(tǒng)融合在一起，那么無(wú)論是在應(yīng)用還是節(jié)省資源方面，都能起到重要的作用。因此，協(xié)同軟件與ERP的集成是企業(yè)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。

特別是，通過(guò)ERP和協(xié)同軟件的集成，利用協(xié)同軟件的強(qiáng)大的工作流定制功能，可以很好地解決ERP系統(tǒng)存在的問(wèn)題。ERP系統(tǒng)是面向功能的事務(wù)處理系統(tǒng)，具體解決某個(gè)或某些領(lǐng)域的問(wèn)題，提高事務(wù)處理的效率和水平。協(xié)同軟件的著眼點(diǎn)是在企業(yè)的整個(gè)業(yè)務(wù)層，提高企業(yè)的業(yè)務(wù)處理水平。在工作流管理的支撐下，通過(guò)集成ERP，可以良好地完成對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程運(yùn)行的支持，在更廣的范圍內(nèi)，不同的時(shí)間跨度上做好企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理，提高企業(yè)的整體水平和競(jìng)爭(zhēng)力。

二者集成的意義主要體現(xiàn)在3個(gè)方面:

（1）數(shù)據(jù)同步與共享。在協(xié)同軟件與ERP兩種應(yīng)用中，有些數(shù)據(jù)的描述對(duì)象是一樣的，例如客戶、訂單和產(chǎn)品等。由于兩個(gè)系統(tǒng)都有這些數(shù)據(jù)，同步或者整合這些數(shù)據(jù)，便于實(shí)現(xiàn)信息的共享。

（2）利用工作流特點(diǎn)，可以彌補(bǔ)ERP系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流方面的缺陷。ERP產(chǎn)品在工作流方面實(shí)現(xiàn)的是一種“業(yè)務(wù)邏輯流”，而非企業(yè)行政上的審批工作流。而ERP產(chǎn)品得以在企業(yè)中合理運(yùn)用，也始終擺脫不了企業(yè)在這種層級(jí)審批結(jié)構(gòu)上的要求和束縛，在這種客觀條件下，協(xié)同軟件正好是彌補(bǔ)ERP系統(tǒng)在這方面上的缺陷。

（3）協(xié)同軟件可使內(nèi)部控制制度固化、職責(zé)化，使得企業(yè)管理清晰透明。企業(yè)在內(nèi)控制度中明確規(guī)定了各個(gè)部門的職責(zé)、工作流程、內(nèi)部制約控制等內(nèi)容，但是ERP往往只有制度要求，缺少必要的監(jiān)控手段，而應(yīng)用協(xié)同軟件可以將這些管理制度固化下來(lái)，從而使管理制度通過(guò)監(jiān)控實(shí)現(xiàn)職責(zé)化。

2.2 協(xié)同軟件與ERP集成的基礎(chǔ)和內(nèi)容、方法

雖然協(xié)同軟件與ERP的功能和目的有很大的不同，但是有些功能兩者都有，如訂單輸入、員工管理和庫(kù)存管理等，它們?cè)谛畔⒐蚕砗蛷?fù)制上有很大部分重合，如圖（1）所示。

具體地說(shuō)，協(xié)同軟件和ERP集成的內(nèi)容主要包括6個(gè)方面:

（1）產(chǎn)品管理:協(xié)同軟件與ERP中都要用到產(chǎn)品的基本信息，產(chǎn)品的BOM表、產(chǎn)品的客戶化配置和報(bào)價(jià)等。

（2）財(cái)務(wù)管理:協(xié)同軟件與ERP這個(gè)功能很類似。

（3）工作流管理:協(xié)同軟件與ERP中都有工作流管理，協(xié)同軟件的工作流更為靈活，它能自定義工作流程以支持企業(yè)業(yè)務(wù)調(diào)整。

（4）員工管理:協(xié)同軟件與ERP都要涉及到企業(yè)員工的基本情況和工作安排情況，但協(xié)同軟件中對(duì)人力資源有一個(gè)全面的管理。

（5）客戶管理:協(xié)同軟件與ERP中都要用到客戶的一些基本信息。比較而言，協(xié)同軟件中更全面一些。

（6）信息交流:協(xié)同軟件與ERP系統(tǒng)的很多使用者都需要查詢對(duì)方系統(tǒng)中的一般信息。

圖1 協(xié)同軟件與ERP共享信息

對(duì)兩者之間的共享部分的信息，必須采用一定的方法使其同步，保持兩系統(tǒng)對(duì)同一業(yè)務(wù)對(duì)象記錄的一致。其中有些信息是一方生產(chǎn)，另一方享用。例如，項(xiàng)目的有關(guān)信息，當(dāng)其被錄入到協(xié)同軟件項(xiàng)目管理模塊中時(shí)，其中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可被剝離出來(lái)進(jìn)入ERP的財(cái)務(wù)管理模塊，供財(cái)務(wù)人員應(yīng)用，同時(shí)，項(xiàng)目成員的信息可在人力資源管理模塊中得以體現(xiàn)，作為員工考核和升遷的依據(jù)。當(dāng)然，在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展過(guò)程中留存下來(lái)的大量的知識(shí)，會(huì)在知識(shí)管理模塊中被管理及保存，供下一次項(xiàng)目進(jìn)展參考。

信息系統(tǒng)的集成分為業(yè)務(wù)集成、信息集成和應(yīng)用集成3個(gè)層面。關(guān)于信息系統(tǒng)集成的方法有很多種[5]，結(jié)合協(xié)同軟件和ERP的特點(diǎn)，這里主要推薦其中的兩種:

（1）中間件。中間件是一種獨(dú)立的系統(tǒng)軟件或服務(wù)程序，位于操作系統(tǒng)之上，管理計(jì)算資源和網(wǎng)絡(luò)通訊。它不僅僅實(shí)現(xiàn)互連，還實(shí)現(xiàn)應(yīng)用之間的互操作，因此，分布式應(yīng)用軟件常借助這種軟件在不同的技術(shù)之間共享資源。協(xié)同軟件與ERP的集成實(shí)質(zhì)是需要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互訪，實(shí)現(xiàn)信息共享，因而，中間件可以實(shí)現(xiàn)兩者的有效集成。而且，中間件能使企業(yè)在選擇系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)集成時(shí)擁有更大的選擇權(quán)，一方面中間件能保證在不影響其他應(yīng)用的同時(shí)增加或者替代應(yīng)用，另一方面中間件集成解決方案支持多應(yīng)用的集成。

（2）信息資源規(guī)劃。信息資源規(guī)劃是指對(duì)企事業(yè)單位或政府部門管理所需要的信息，從采集、處理、傳輸?shù)嚼玫娜嬉?guī)劃。通過(guò)需求分析(功能需求分析和數(shù)據(jù)需求分析)和系統(tǒng)建模(功能建模、數(shù)據(jù)建模和系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)建模)，幫助企業(yè)建立信息資源管理的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)。將協(xié)同軟件與ERP所需要的數(shù)據(jù)都集中存儲(chǔ)在共享的主題數(shù)據(jù)庫(kù)，它們要訪問(wèn)的信息都可以直接地從共享主題數(shù)據(jù)庫(kù)中獲得，不用借助任何軟硬件，從根本上解決了信息共享。與中間件相比較，信息資源規(guī)劃可更加徹底地實(shí)現(xiàn)協(xié)同軟件與ERP的集成，因?yàn)橹虚g件是通過(guò)存儲(chǔ)不同系統(tǒng)中不同數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)列表而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的，而隨著應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)的增加，企業(yè)就不得不新建更多的中間件。

3 結(jié)束語(yǔ)

協(xié)同軟件和ERP盡管兩者的側(cè)重點(diǎn)不同，但是在企業(yè)的實(shí)際應(yīng)用中，兩者可以相互補(bǔ)充、相互融合。如果能夠集成應(yīng)用，相信會(huì)給企業(yè)帶來(lái)根本性的改變。從發(fā)展方面看，整合協(xié)同、ERP共同運(yùn)作的集成軟件漸成大勢(shì)，未來(lái)企業(yè)管理系統(tǒng)將向綜合協(xié)同管理平臺(tái)方向前進(jìn)。

[1]杜棟.協(xié)同管理系統(tǒng)[M].北京:清華大學(xué)出版社,2008.

[2]杜棟.協(xié)同、協(xié)同管理與協(xié)同管理系統(tǒng)[J].現(xiàn)代管理科學(xué),2008(2):92-94.

[3]姚薇,張子銀.淺談協(xié)同管理與ERP系統(tǒng)的對(duì)稱性實(shí)施[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2007(24):77-78.

[4]洪亮,劉毅.協(xié)同軟件與ERP綜述[J].電腦知識(shí)與技術(shù),2007(6):1193-1194.

[5](美)William A.Ruh，F(xiàn)rancis X.Maginnis，William J.Brown著.張博,楊麗君等譯.企業(yè)應(yīng)用集成[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社,2003.