那偉

（江南大學外國語學院，江蘇 無錫 214000）

1 前言

信息技術對圖書館產(chǎn)生了極大的影響：從圖書加工、手工借閱、手工統(tǒng)計到業(yè)務的全面自動化；從單一的提供信息到建立用戶供應商信息交流系統(tǒng)的集成圖書館門戶；從純粹的數(shù)字圖書館管理系統(tǒng)到復合圖書館管理系統(tǒng)的開發(fā)等等。這一切預示著信息技術與圖書館的密切關系和對圖書館的重要作用，仿佛預示著信息技術無所不能，無堅不摧，能徹底改變傳統(tǒng)圖書館的缺點，能從圖書館業(yè)務流程重組、圖書館機構改革，圖書館內(nèi)外關系而革命性的建設全新的圖書館。但事實證明并非如此，或并非如此簡單。筆者在圖書館進行的技術或技術與圖書館管理結合的理論與實際工作的結合情況進行了分析，得出一些教訓和經(jīng)驗。

2 技術在圖書館的應用及其問題

2.1 外來理論的消化和吸收的不充分

圖書館管理系統(tǒng)從DOS時代的單機FoxBASE小型數(shù)據(jù)庫，到NovellNetware的局域網(wǎng)數(shù)據(jù)庫時代，到基于WWW的大型關系型數(shù)據(jù)庫的圖書館自動化管理系統(tǒng)應用。信息技術對圖書館的影響之大，不可謂不深。在提高工作人員效率，降低工作勞動力度上效果明顯。但對于圖書館服務質(zhì)量方面，如圖書利用率、用戶滿意度以及信息透明化和信息定制性獲得方面還有所欠缺。隨著企業(yè)信息化的深入，如企業(yè)資源計劃、供應鏈管理、客戶關系管理在企業(yè)界的實施，有的獲得了初步成效。但外來理論的產(chǎn)生背景與圖書館現(xiàn)狀的不同，即使引進，也要有針對性地消化、吸收過程。企業(yè)管理思想和實踐模式如果適當?shù)剡\用在圖書館中，肯定會取長補短。

2.2 系統(tǒng)的實施改變了館員的工作方式

RTE的概念是由世界知名的IT咨詢顧問公司Gartner Group提出的。Gartner Group將其定義為：能夠通過使用最新信息，在關鍵商務流程中消除管理和實施中的延遲，從而提高競爭力的企業(yè)。圖書館使用及時通訊，減少了紙張浪費，也提高了效率，更新了信息交流的觀念。但技術人員推崇的系統(tǒng)想要在圖書館實施卻有難度：構建系統(tǒng)需要硬件建設和維護，增加了系統(tǒng)管理員的工作量（此系統(tǒng)有系統(tǒng)管理員提出，卻由于系統(tǒng)管理員的多慮被否定，可見系統(tǒng)的實施的困難）；即使構建即時通訊系統(tǒng)后，還要和圖書館領導匯報，經(jīng)過批準后，要通知和培訓圖書館全體員工，要錄入數(shù)據(jù)。而圖書館員會嫌麻煩：本來已經(jīng)有QQ號，還需有一個所謂的工作帳號——太麻煩了。即使騰訊通可以整合原來的QQ號，可我個人的隱私需要向圖書館領導匯報嗎？與這么多麻煩比起來，即時通訊在圖書館的使用價值還有多大？現(xiàn)在看來，工作方式有其深厚的文化背景。工作方式的變化，不是技術在一朝一夕就能改變和實現(xiàn)的。

2.3 系統(tǒng)的實施增加了館員的工作內(nèi)容和流程

圖書采訪是圖書館業(yè)務的重要內(nèi)容，因為圖書質(zhì)量好壞決定著圖書館工作水平。而圖書質(zhì)量的決定權并非僅僅在出版社的工作人員手中，因為圖書館不可能購買所有的圖書；也不僅僅在圖書館及其相關部門工作人員手中，因為使用圖書的主體不是他們，雖然業(yè)務主要在他們手中；實際上，圖書館圖書質(zhì)量的評價權主要在圖書館的用戶——讀者手中：圖書館要提供給讀者需要的圖書。讀者是評價圖書館館藏質(zhì)量的主要力量，這點圖書館均無可置疑。因此，圖書館采取很多措施：比如將《新書目報》發(fā)給各系，讓各系師生選書然后交到圖書館；或?qū)ⅰ缎聲繄蟆钒l(fā)給各流通部門，讓借書、還書的讀者自己選書并匯總交到采編部；還有的圖書館將多位專家組合成一個采購咨詢團，以決定圖書館購買何書。但這些還不夠，因此在各種圖書館管理系統(tǒng)中，均有“購書推薦”或類似模塊，想以此加大讀者在圖書館圖書采購的決定權比例和分量，來推動圖書館圖書的采購質(zhì)量。

但對于圖書館員來說，由于信息量大，增加了工作內(nèi)容和難度，比如要對新書目錄進行采集、上傳、刪除等管理工作。對讀者來說，面對經(jīng)常更新的新書目錄（多則1萬多記錄），瀏覽麻煩，因為沒有搜索功能；推薦麻煩，因為要注冊。而最重要的是，作為讀者，我的推薦有多大意義？即使圖書館購買了我推薦的圖書，什么時候到館，什么時候加工好，我什么時候能借，圖書館能通知我嗎？這些都是圖書館管理系統(tǒng)所需改進的。方法有兩點：第一，對使用的圖書館管理系統(tǒng)的“購書推薦”模塊進行改造。好處在于：減少系統(tǒng)的冗余，利用系統(tǒng)原有的圖書和讀者的數(shù)據(jù)。問題在于：原管理系統(tǒng)的開放性不夠，而供應商在利益的權衡下，無法針對單獨用戶系統(tǒng)模塊改進。第二，重新設計一個“購書推薦”模塊，重新設計流程：用戶經(jīng)過檢索得知圖書館無該書，則提出推薦，經(jīng)一定時間后，圖書館給出可以采購的意見后，或由用戶購買到圖書館報銷，或由圖書館購買后通知讀者。在購書推薦期間，所有信息都須透明和具有針對性。問題在于，重新設計的系統(tǒng)在使用之前就遇到困難：需要修訂圖書館文獻采購辦法，需要與其他部門，如財務、紀檢部門聯(lián)系；需要改變流程——為讀者購薦的圖書進行小批量、經(jīng)常性的圖書加工，需要確定何人、何時、何部門來做；這些都改變了工作流程，并增加了工作內(nèi)容和難度。

2.4 技術超前及其較大的學習和使用難度

Web2.0時代，新的技術和理念快速更新：RIA、RSS/ATOM、AJAX、CMI、WINDOWS LIVE！等紛紛出現(xiàn)。像博客、社區(qū)照片共享服務(以Flickr為代表)、集體編輯服務 (Wikipedia)和社會性書簽服務(Delicious)等以用戶為中心的Web現(xiàn)象，正在顛覆軟件如何開發(fā)、信息如何在互聯(lián)網(wǎng)上生成、共享和分發(fā)的傳統(tǒng)概念。及時了解、使用各種信息技術的背景、核心內(nèi)容和發(fā)展趨勢以及它們對圖書館機構和網(wǎng)站的影響，提高圖書館網(wǎng)站和組織機構服務的質(zhì)量，是圖書館員需關注的，更是圖書館信息技術人員的職責。筆者認為的所謂“圖書館2.0”，就是：（1）用戶自定義圖書館網(wǎng)站內(nèi)容、版面（包括將圖書館網(wǎng)站作為一個門戶——用戶使用網(wǎng)站的入口和主要信息接收器）。（2）用戶對圖書館的內(nèi)容進行評論（如，館藏目錄或圖書評論）。（3）用戶很方便的與圖書館（部門、工作人員）、他所感興趣的用戶（用戶群）進行對圖書館及相關內(nèi)容的探討，比如，讀者留言、相當于聊天室或BBS、用戶圖書采購推薦服務。但要注意信息交流的監(jiān)督、反饋機制在系統(tǒng)中的應用。然而由于信息技術及其理念的先進性，憑借少數(shù)人的力量還暫時無法實現(xiàn)。

3 正確看待技術在圖書館的地位和應用過程

3.1 技術的“能”與“不能”

技術在組織中的作用越來越重要，但是技術不是萬能的，不應認為通過應用先進技術而不做其它工作就可以為圖書館帶來巨大的效益。比如，以下作用技術就不能達到：

3.1.1 技術不能代替文獻信息、圖書借閱等基本要素。圖書館不會因為建立先進管理系統(tǒng)就坐等質(zhì)量優(yōu)秀的文獻資源自動入館；讀者不會因為圖書館使用了先進的管理系統(tǒng)而“爭先恐后”地使用圖書館的館藏。

3.1.2 技術本身不能改善圖書館管理狀況。不僅如此，技術很大程度上依賴管理狀況。如果沒有適當?shù)墓芾砣ジ倪M過程，技術就無法成功實施或?qū)嵤┖筮_不到應有的效果。

3.1.3 技術必須服務于某項業(yè)務才能實現(xiàn)技術的價值，但是技術的投資可能要高于某項業(yè)務的基礎投資。

技術要通過所服務的圖書館這一組織來實現(xiàn)其自身的價值，技術與圖書館的核心業(yè)務有效地配合，可以極大地提高圖書館的工作效率，增強讀者的滿意程度，改善圖書館員工的工作環(huán)境。（1）技術是改善圖書館管理的基礎。通過對圖書館業(yè)務運行中的數(shù)據(jù)和信息的分析，可以發(fā)現(xiàn)管理的缺陷，制定改善管理的目標。（2）技術可以幫助圖書館有效地利用資源。比如館內(nèi)外信息資源共享，圖書館員工信息分享等。

3.2 以技術為主的系統(tǒng)發(fā)展的一般過程

在組織（包括圖書館）信息化的過程中，由于管理與文化的問題，會遇到各種各樣的阻力，這決定了圖書館信息技術的應用，或信息系統(tǒng)的發(fā)展是漸進的。組織的信息化建設一般要經(jīng)歷從低端應用到高端應用，再到一體化系統(tǒng)的過程。

圖書館技術的應用，首先以提高操作層效率為目標的計算機應用，提高了工作效率，減少了統(tǒng)計工作的勞動強度。這部分技術的應用與實施一般不會有觀念上阻力，最大的障礙是操作人員對計算機系統(tǒng)不熟悉，通過培訓可以解決的。第二步，是輔助決策系統(tǒng)，它主要是為圖書館的管理者服務的，圖書館管理者都希望了解組織的整體運行情況和發(fā)展趨勢，但這依賴于圖書館各部門提供的數(shù)據(jù)。障礙就在于此，數(shù)據(jù)來源于圖書館各業(yè)務部門。首先，人們會從現(xiàn)在使用的管理系統(tǒng)中或取各部門的數(shù)據(jù)，但往往難于是有效的數(shù)據(jù)。其次，圖書館管理者寄希望于開發(fā)新的管理系統(tǒng)來幫助有效利用圖書館各業(yè)務部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)。難度不僅在于此，圖書館管理者發(fā)現(xiàn)各部門產(chǎn)生問題后，需要圖書館各部門執(zhí)行，但此時需要新的業(yè)務流程，更需要新的管理系統(tǒng)來實施。

4 與技術相關的圖書館制度和文化的變化

技術的應用導致的圖書館信息系統(tǒng)會隨著圖書館業(yè)務的變化而變化。在某些情況下，圖書館的業(yè)務過程的變化促使技術在圖書館的應用，導致圖書館信息系統(tǒng)的變化；有些情況下，技術的進步為圖書館更合理有效的業(yè)務過程創(chuàng)造了條件。但不管如何，業(yè)務過程的改變必須以制度的形式在圖書館中貫徹。

4.1 圖書館制度的變化

技術的應用在組織中沒有展開或?qū)嵤┏晒Φ闹饕蚴桥c技術相適應的制度改變沒有到位。大多數(shù)圖書館購買了先進的圖書館管理軟件，雖然也進行了實施，但沒有意識到其中包含的管理原則需要通過業(yè)務過程的改進來實現(xiàn)，而不是在舊的制度下使用這些軟件所實現(xiàn)的功能。因此技術就不能發(fā)揮應有的作用。

4.2 圖書館文化的變化

技術的應用不僅僅需要制度的保障，還伴隨著圖書館文化的變化?？朔D書館工作人員（包括圖書館管理者）對變化的抵觸可能是技術應用和實施過程中最為艱難的一部分。系統(tǒng)因為管理者和館員對變化沒有做好準備，導致很多潛在的提高和改善都體現(xiàn)不出來。有時候，員工也會因為不愿意學習信息系統(tǒng)所要求的技術、規(guī)程和命令而對新的系統(tǒng)產(chǎn)生抱怨情緒，消極應付甚至故意破壞。這些情況的發(fā)生主要是因為員工們沒有參與實施變化的決策制定，也沒有人告訴他們變化的原因以及變化后能給組織帶來的效益。

在技術的應用過程中，這種文化的變化過程需要一定的引導，通過文化的變化來確信息系統(tǒng)運行的文化環(huán)境，這種變化可以用變化模型來描述。變化模型包括三個階段：融化階段、轉(zhuǎn)化階段和再凍結階段。也就是要經(jīng)歷一個無察覺、震驚、否認、接受、搜尋、行動階段。技術應用在圖書館中的應用和實施，規(guī)律大概也莫過于此。

5 結語

技術提高了圖書館員工的工作效率，幫助圖書館有效的利用資源。但對于技術在圖書館的應用要有著理性的思考。只有當技術深深扎根于圖書館制度、文化中時，只有當技術改善了圖書館員工、圖書館、用戶的環(huán)境和三者之間的關系時，技術才能發(fā)揮其實際價值。

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