倪琪

（南京曉莊學(xué)院圖書館，江蘇 南京 211100）

期刊回溯建庫(kù)是相對(duì)新刊即到即編建庫(kù)而言，它是利用圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)把圖書館以前積累的期刊數(shù)字化，使其成為計(jì)算機(jī)可讀的、有組織的相關(guān)文獻(xiàn)信息的集合（即館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)），以供讀者用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索。我校是由三個(gè)院校合并而成的，主圖書館在方山校區(qū)。為實(shí)現(xiàn)期刊文獻(xiàn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和信息檢索查詢的高效快捷，2007年上半年起，我館利用匯文Libsys3.0操作系統(tǒng)，對(duì)原各校區(qū)歷年館藏期刊進(jìn)行了回溯建庫(kù)。

1 回溯建庫(kù)前的準(zhǔn)備工作

1.1 管理軟件系統(tǒng)的選擇

圖書館管理軟件系統(tǒng)功能如何，對(duì)回溯期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量及建成后數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檢索利用和日常維護(hù)都會(huì)產(chǎn)生很大影響。我館在2003年以前使用的是博菲特管理軟件系統(tǒng)，2003年開始使用江蘇匯文文獻(xiàn)信息服務(wù)系統(tǒng)Libsys3.0操作系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)逐步升級(jí)，2009年11月，系統(tǒng)升級(jí)至Libsys4.0操作系統(tǒng)。

1.2 數(shù)據(jù)源的選擇

由于必須保證期刊編目的完整性和準(zhǔn)確性，我館選擇了以數(shù)據(jù)套錄為主和自建編目為輔的方法進(jìn)行編目。套錄數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源質(zhì)量直接關(guān)系到數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索效果，因此要選擇優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)源套錄。經(jīng)多方考察，我館主要套錄南大、南師大等省內(nèi)外高校的期刊MARC數(shù)據(jù)。

1.3 回溯建庫(kù)方案的確定

回溯建庫(kù)一般有三種方案：一是根據(jù)目錄卡片來(lái)建庫(kù)。方便、快捷但著錄信息不完整。二是核對(duì)刊卡建庫(kù)。能避免刊卡不符的現(xiàn)象，但核庫(kù)工作量大，著錄欠準(zhǔn)確。三是根據(jù)文獻(xiàn)實(shí)體來(lái)建庫(kù)。著錄的結(jié)果準(zhǔn)確，但工作量非常大。我館采用根據(jù)文獻(xiàn)實(shí)體建庫(kù)的方案，雖然任務(wù)艱巨，但著錄全面，質(zhì)量有保證，并能給每本刊貼上條形碼，利用匯文系統(tǒng)的功能添加館藏信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)期刊流通、閱覽的管理。

2 回溯建庫(kù)流程

回溯建庫(kù)工作的程序先是查重，如果已有編目數(shù)據(jù)，則添加館藏信息；如沒(méi)有編目數(shù)據(jù)，則先套錄數(shù)據(jù)或新建數(shù)據(jù)后再添加館藏信息。將套中的數(shù)據(jù)下載后，結(jié)合本館館藏進(jìn)行必要的修改補(bǔ)充，如題名、ISSN號(hào)等有變化的進(jìn)行必要的附注，并給出索刊號(hào)和館藏年限，就成了本館的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)；對(duì)未套中的期刊按照著錄規(guī)則、主題標(biāo)引規(guī)則、CNMARC格式標(biāo)準(zhǔn)自建。在添加館藏信息時(shí)，財(cái)產(chǎn)號(hào)中填我們賦予書的條碼號(hào)，其余如典藏地點(diǎn)、幣種和價(jià)格等按要求進(jìn)行填寫和選擇，這時(shí)該刊回溯才算完畢。

3 建庫(kù)過(guò)程中遇到的問(wèn)題

在OPAC查詢中，讀者最關(guān)心的不是刊的書目信息，而是本館是否收藏了他所需要的某種刊的某一期，即館藏信息。所以我們回溯的目的是既回溯書目，又要有館藏信息。由于期刊具有連續(xù)性、繼承性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，它在連續(xù)出版過(guò)程中，常常出現(xiàn)刊名、出版周期等變化，在運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理集成系統(tǒng)來(lái)開展期刊回溯工作時(shí)就有其復(fù)雜性和特殊性，部分?jǐn)?shù)據(jù)中存在著著錄項(xiàng)目不全、分類錯(cuò)誤等問(wèn)題。以下是回溯期刊館藏信息過(guò)程中遇到的問(wèn)題：

3.1 記到用的Marc記錄和自編的Marc記錄不完整

在連續(xù)出版物模塊進(jìn)行期刊訂購(gòu)的時(shí)候，需要填寫訂購(gòu)期刊對(duì)應(yīng)的MARC數(shù)據(jù)，作為記到的依據(jù)。由于訂購(gòu)工作是以征訂單上的信息為準(zhǔn)的，而征訂單上一般只包括刊名、出版頻率、國(guó)內(nèi)統(tǒng)一刊號(hào)等信息，這樣的Marc記錄數(shù)據(jù)是不完整的。另外，自編Marc時(shí)，往往偏向于中文圖書的標(biāo)準(zhǔn)，有些字段被遺漏，有的字段著錄不太確切，形成不完整的Marc。

如《中州學(xué)刊》分別用索刊號(hào)C/339和題名檢索時(shí)，均檢索出不完整的Marc數(shù)據(jù)，屬自編Marc數(shù)據(jù)和記到Marc數(shù)據(jù)并存：自編Marc字段包含索刊號(hào)信息，用索刊號(hào)C/339檢索出不完整Marc；記到Marc字段包含題名信息，用題名也檢索出不完整的Marc。

3.2 著錄缺乏必要的規(guī)范

在著錄多個(gè)檢索點(diǎn)入口 （如200字段@a子字段）時(shí)缺乏必要的規(guī)范，檢索結(jié)果則不一致。如《國(guó)土資源的遙感》：用索刊號(hào)S/52檢索時(shí)，無(wú)Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索時(shí)，有完整的Marc數(shù)據(jù)，905 字段中的索刊號(hào)也是S/52。如果檢索點(diǎn)著錄規(guī)范，用S/52和題名檢索時(shí)，可以檢索出同一Marc數(shù)據(jù)。

3.3 分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

因?yàn)榉诸惙ǖ姆俏ㄒ恍?，所以各分館有可能采用相同的分類法，也可能不同，但即使選擇相同的分類法，版本也可能不一樣，且各分館的著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引深度也可能不一致，而種次號(hào)更是各分館根據(jù)自己的館藏進(jìn)行分配的，所以“同刊異號(hào)、異刊同號(hào)”的現(xiàn)象普遍存在。

例《星星詩(shī)刊》：用合刊索刊號(hào)I2/178檢索，無(wú)完整Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索，有完整Marc數(shù)據(jù)，但索刊號(hào)是I22/7，屬于同刊異號(hào)。

3.4 存在部分重復(fù)數(shù)據(jù)

合并前各分館采用不同的索刊號(hào)和排架方法，沒(méi)有及時(shí)修改、刪除一些重復(fù)或錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)；另外，在套錄、自建數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)沒(méi)從多個(gè)檢索點(diǎn)入口查重，存在著重復(fù)數(shù)據(jù)的問(wèn)題。

如《銀行家》：用索刊號(hào)F/187檢索，有完整的Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索，檢索出不同的Marc數(shù)據(jù)：606字段中顯示的是“英語(yǔ)”；905字段中的索刊號(hào)是H319/992，此數(shù)據(jù)是分類錯(cuò)誤的重復(fù)數(shù)據(jù)，未及時(shí)刪除。

3.5館藏與Marc對(duì)應(yīng)出錯(cuò)

由于本地書目數(shù)據(jù)庫(kù)、套錄庫(kù)、外部Marc等之間的關(guān)系較為復(fù)雜，在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)發(fā)生將館藏記錄添加到別的Marc條目下的錯(cuò)誤。如《清明》：用合刊索刊號(hào)I2/156檢索時(shí)，無(wú)Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索，則檢索出《清明》的圖書書目數(shù)據(jù)。又如《江蘇通訊》：用合刊索刊號(hào)D/1(1)和題名檢索，均檢索出《研究生入學(xué)考試政治理論課》Marc數(shù)據(jù)。

3.6 題名相同而版本不同的少套錄

題名相同而版本不同的情況很多，套錄和自建數(shù)據(jù)時(shí)，往往容易少套錄或少建數(shù)據(jù)。如《天津大學(xué)學(xué)報(bào)》（社科版）：用合刊索刊號(hào)C/314檢索，無(wú)Marc數(shù)據(jù)；用題名檢索，檢索出《天津大學(xué)學(xué)報(bào)》（自科版）Marc數(shù)據(jù)，少了一條《天津大學(xué)學(xué)報(bào)》（社科版）Marc數(shù)據(jù)。

3.7 題名更改且版本不同的誤套錄

一些大學(xué)學(xué)報(bào)有多種版本，如哲社版、自然科學(xué)版等，師范專科院校合并或升格后的學(xué)報(bào)變動(dòng)較多，有師大學(xué)報(bào)和師專學(xué)報(bào)、簡(jiǎn)稱題名和全稱題名的學(xué)報(bào)等，這些學(xué)報(bào)中有的有源目錄可套，有的無(wú)源目錄可套，易張冠李戴。如館藏的《陜西師大學(xué)報(bào)》：（1)用《陜西師大學(xué)報(bào)》索刊號(hào)C/44檢索，檢索出《陜西師范大學(xué)學(xué)報(bào)》（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）；（2）用《陜西師大學(xué)報(bào)》題名檢索時(shí)，無(wú)Marc數(shù)據(jù)；（3）用《陜西師范大學(xué)學(xué)報(bào)》題名檢索，檢索出《陜西師范大學(xué)學(xué)報(bào)》（自然科學(xué)版）。

4 解決問(wèn)題的對(duì)策

4.1 對(duì)館藏不完整Marc的處理

記到用的不完整的Marc雖然不對(duì)應(yīng)館藏，也不能將其刪除，因?yàn)檫@條記錄是在Libsys3.0（或升級(jí)后的Libsys4.0）連續(xù)出版物模塊的訂購(gòu)中添加使用的，系統(tǒng)不允許刪除。因此，我們采取用新的Marc記錄覆蓋粘貼在記到用的Marc或不完整的自編Marc上面的方法，原來(lái)的數(shù)據(jù)得到了更新，且不影響原有記錄對(duì)應(yīng)的館藏。新的Marc記錄可以通過(guò)套錄和規(guī)范著錄兩種方式獲得。

4.2 規(guī)范著錄，提高錄入的準(zhǔn)確率

規(guī)范著錄標(biāo)準(zhǔn)，要把錄入的準(zhǔn)確性放在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的首位。編目人員要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化輸入，特別是作為檢索點(diǎn)入口點(diǎn)的字段，如200字段@a子字段，不允許出現(xiàn)錯(cuò)字(使用拼音輸人法容易誤輸入同音且形似的字)，注意不能有多余的空格和符號(hào)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)和字母的大小寫輸入都要規(guī)范。

4.3 制定分類細(xì)則，統(tǒng)一索刊號(hào)

科學(xué)地分類是對(duì)期刊質(zhì)量進(jìn)行控制的關(guān)鍵，分類表的選取、類目分級(jí)的設(shè)立都直接影響期刊的管理和服務(wù)。期刊分類必須遵循的基本原則是：a分類級(jí)別宜寬不宜細(xì)；b難以入類的期刊歸入上位類；c盡量避免使用總論復(fù)分表和組配方式等。根據(jù)目前我館期刊問(wèn)題較多的情況，統(tǒng)一分類標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)引深度，按規(guī)則將庫(kù)里原來(lái)幾個(gè)館的期刊數(shù)據(jù)進(jìn)行合并、核實(shí)和修改，用分類號(hào)和期刊的種次號(hào)作為期刊的索刊號(hào)。

4.4 必須重視查重工作

查重質(zhì)量的高低直接影響到期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。若忽視重復(fù)記錄，新建或重新下載一條完整的Marc記錄，那么有的刊就有了2條Marc記錄，這將造成數(shù)據(jù)的分散，須及時(shí)核實(shí)和處理重復(fù)記錄。查重時(shí)必須通過(guò)多種途徑(如題名、索刊號(hào)等)，利用所掌握的最新期刊信息進(jìn)行查找，并注意Marc格式中4xx等字段的鏈接和3xx字段中的附注說(shuō)明，避免一刊多條記錄或空記錄的發(fā)生。

4.5 減少館藏與Marc對(duì)應(yīng)出錯(cuò)

加強(qiáng)回溯建庫(kù)人員的責(zé)任心，對(duì)其嚴(yán)格培訓(xùn)，使之掌握匯文系統(tǒng)編目模塊與回溯相關(guān)的功能及使用方法，掌握機(jī)編規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)、格式和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等技術(shù)，對(duì)套錄不到的數(shù)據(jù)要能夠進(jìn)行簡(jiǎn)單編目，并明確各數(shù)據(jù)庫(kù)之間的關(guān)系，以及Marc記錄與新增館藏之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

4.6 認(rèn)真核對(duì)題名相同版本不同的期刊

同一刊物由于存在各種版本，購(gòu)買的數(shù)據(jù)往往同時(shí)幾條，在套錄Marc數(shù)據(jù)時(shí)，選那一條，要仔細(xì)查看以下字段：091字段、092字段及3xx等字段，注意200字段和905字段。如《內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)》（自科版）：

200 1 @a內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(bào)ANEI MENG GU SHIDA XUE BAO@i自然科學(xué)版

905 @aNJNCLdN/215(中刊)

4.7 按標(biāo)準(zhǔn)Marc分別著錄版本不同的改名刊

對(duì)于題名更改且版本不同的刊，必須按標(biāo)準(zhǔn)Marc分別予以著錄，并在4xx字段中說(shuō)明該刊的變化情況，不僅要著錄刊名變化前的期刊，還要對(duì)刊名變化后的期刊進(jìn)行著錄。例如：

改刊前期刊的著錄：

200 1 @a武漢師范學(xué)院學(xué)報(bào)@AWu Han Shi Fan Xue Yuan Xue Bao@i哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版@f武漢師范學(xué)院學(xué)報(bào)編輯部

440 1@12001@a湖北大學(xué)學(xué)報(bào)@i哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版改刊后期刊的著錄：

200 1 @a湖北大學(xué)學(xué)報(bào)@AHu BeiDa Xue Xue Bao@d= JournalofHubeiUniversity@i哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版@f湖北大學(xué)

430 1@12001@a武漢師范學(xué)院學(xué)報(bào)@i哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版

對(duì)于改名期刊，還有一個(gè)索刊號(hào)如何編制的問(wèn)題。筆者認(rèn)為應(yīng)在保留原有索刊號(hào)的情況下，在刊次號(hào)上加以區(qū)分即可。

5 做好數(shù)據(jù)庫(kù)的維護(hù)工作

期刊數(shù)據(jù)庫(kù)與圖書書目數(shù)據(jù)庫(kù)主要的區(qū)別就是它具有動(dòng)態(tài)性、連續(xù)性。期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)經(jīng)常發(fā)生變化，如新刊的征訂、出版周期的變動(dòng)、刊名的更改等，要保證期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，須對(duì)期刊數(shù)據(jù)庫(kù)及時(shí)進(jìn)行維護(hù)，做好更新、替換、刪除、修改、追加和整理等工作。

綜上所述，圖書館在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理、回溯建立期刊書目數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，選擇優(yōu)質(zhì)的管理軟件和數(shù)據(jù)源是關(guān)鍵；日常的期刊管理工作是基礎(chǔ)；回溯過(guò)程中的質(zhì)量監(jiān)控和期刊數(shù)據(jù)庫(kù)的及時(shí)維護(hù)是保證。

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