陳希琳

(安徽廣播影視職業(yè)技術(shù)學(xué)院,安徽合肥 230022)

高校檔案信息化建設(shè)的思考

陳希琳

(安徽廣播影視職業(yè)技術(shù)學(xué)院,安徽合肥 230022)

高校檔案信息化建設(shè),要以檔案資源數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ),完善檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系,加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)。要培養(yǎng)檔案管理人才,創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,提高全體教職員工的檔案管理意識(shí)。

高校;檔案管理;信息化

隨著電子信息為核心的高科技的迅猛發(fā)展,我們進(jìn)入一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代。作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分,高校檔案信息化建設(shè)已是勢(shì)在必行。

一、從數(shù)量要求轉(zhuǎn)向質(zhì)量要求

(一)加強(qiáng)檔案資源數(shù)字化建設(shè)

數(shù)字化的檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)字化建設(shè),一是完成館(室)藏檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入,由案卷級(jí)向文件級(jí)過(guò)渡,建立和完善計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)館(室)藏檔案全部機(jī)檢。二是有計(jì)劃分步驟地對(duì)館(室)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理,逐步推進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢。具體來(lái)說(shuō),一般紙質(zhì)檔案可以直接輸入電腦轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案;照片、底片、圖紙檔案可通過(guò)掃描形成圖像文件后再刻錄成光盤(pán)保存;錄音錄像檔案也可以通過(guò)相應(yīng)的應(yīng)用軟件進(jìn)行保存。三是規(guī)范電子文件的歸檔工作,加強(qiáng)對(duì)電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo),確保有價(jià)值的電子文件及時(shí)、完整地歸檔。四是要注重檔案管理工作與辦公自動(dòng)化的同步發(fā)展,實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文檔一體化管理,進(jìn)一步擴(kuò)大網(wǎng)上歸檔功能,提高歸檔工作效率。五是積極創(chuàng)造條件,建立校園內(nèi)的現(xiàn)行文件目錄中心。

(二)完善檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系

高校檔案信息化建設(shè)中的重要工作之一,就是制定檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。應(yīng)遵循有關(guān)規(guī)定精神和檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施,包括:高校電子文件信息采集、管理、儲(chǔ)存格式標(biāo)準(zhǔn)及執(zhí)行細(xì)則等;電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式和工作規(guī)范;電子文件保管、儲(chǔ)存及安全利用制度等。利用相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和辦法來(lái)指導(dǎo)、規(guī)范學(xué)校檔案信息化建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)工作,使學(xué)校的檔案信息化建設(shè)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的方向發(fā)展。

(三)加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

保證檔案信息的安全性、真實(shí)性、完整性、可靠性和實(shí)用性是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用,互聯(lián)網(wǎng)上的一些安全隱患也可能使檔案信息化成為最不安全的檔案保管方式,所以必須要加強(qiáng)高校檔案信息的安全保障。第一,要保護(hù)上網(wǎng)的信息的安全,從進(jìn)口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保密措施,防止失密、泄密事件的發(fā)生。第二,綜合運(yùn)用已有的防護(hù)措施,如防火墻技術(shù)、殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)、電子身份認(rèn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等。第三,不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù),確保檔案信息資源的安全、有效和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。[1]

二、管理模式由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正在越來(lái)越多的工作領(lǐng)域被應(yīng)用,計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)就越來(lái)越多的被呈現(xiàn),如何利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為高校檔案信息化建設(shè)服務(wù)就成了當(dāng)前高校檔案管理人員不得不思考的問(wèn)題,相應(yīng)的,完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)勢(shì)在必行。

(一)充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì),實(shí)現(xiàn)管理模式現(xiàn)代化

計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)的普及,為檔案管理模式的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。磁帶、磁盤(pán)、激光視盤(pán)、電子文件以及數(shù)碼圖像數(shù)據(jù)庫(kù)的出現(xiàn)和應(yīng)用,使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介,過(guò)去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)所替代。[2]要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣的強(qiáng)大功能,使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。

高校的優(yōu)勢(shì)在于具有完善的校園網(wǎng),校園網(wǎng)使檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比,電子時(shí)代的高校檔案工作者不再始終面對(duì)檔案本身實(shí)施一系列管理活動(dòng),而是直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸,真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館(室)藏超時(shí)空化、服務(wù)有線化”,利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文,既方便又快捷,極大地提高了檔案信息管理和利用的效率,實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。[3]

檔案工作人員要善于借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),對(duì)文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ),實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式利用,把更加豐富多彩的編碼形式呈現(xiàn)給讀者,從而改變傳統(tǒng)的檔案信息只能著眼于紙張文字材料的單一利用方式。同時(shí),加強(qiáng)檔案館(室)信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),在校園網(wǎng)上建立檔案信息主頁(yè),搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù),讓“死檔案”變成“活資源”,為利用者提供豐富鮮活的檔案信息;按照信息化標(biāo)準(zhǔn)建成的檔案館(室),能夠大量存儲(chǔ)各種形式的信息,用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地獲得這些信息,并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問(wèn)不受地域限制。這種檔案館(室)信息網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理和查詢集成在一起,使這些信息得到最大限度的利用,從而改變過(guò)去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放的不利狀況,提高了服務(wù)效率和質(zhì)量,滿足了用戶對(duì)檔案的不同需求。

(二)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),培養(yǎng)檔案管理人才

高校檔案工作的政治性、服務(wù)性決定了從事檔案工作的人員必須要有較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和愛(ài)崗敬業(yè)精神。人才是檔案信息化的關(guān)鍵,提高檔案工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。高校檔案信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急是要培養(yǎng)一支高水平的檔案管理隊(duì)伍。要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作者計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn),注重電子檔案的接收、保管等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí),提高檔案工作者的專業(yè)水平,使其真正成為檔案信息網(wǎng)絡(luò)的導(dǎo)航員、協(xié)調(diào)員、管理員,從而為學(xué)校工作提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。[4]

要重視提高檔案管理人員的學(xué)歷層次,優(yōu)化人員結(jié)構(gòu),逐步優(yōu)化高校檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷結(jié)構(gòu);要保持較適宜的平均年齡,不斷補(bǔ)充青年檔案管理人員,從而優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu),繼而造就一支與時(shí)俱進(jìn)的高校檔案管理隊(duì)伍。

三、由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)

服務(wù)是高校檔案工作的核心,高校檔案信息化建設(shè)的最終目的就是為高校教育教學(xué)提供更為直接、快捷、高效的檔案服務(wù),更好地為學(xué)校的發(fā)展提供智力支持和決策依據(jù)。高校檔案服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變便是重中之重。

(一)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持

要利用一切可能的機(jī)會(huì)和場(chǎng)合,讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)高校檔案管理信息化的重要性。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,是推進(jìn)高校檔案建設(shè)信息化進(jìn)程的不可或缺的要素。信息化工程是“一把手工程”,這已成為共識(shí)。要改變某些高校領(lǐng)導(dǎo)將檔案部門(mén)作為安置、分流人員場(chǎng)所的陳舊觀念,應(yīng)高標(biāo)準(zhǔn)的配備檔案管理人員,把對(duì)檔案人員的培訓(xùn)納入專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)的整體規(guī)劃中,提高檔案部門(mén)工作人員的水平。要爭(zhēng)取讓領(lǐng)導(dǎo)把高校檔案信息化建設(shè)與學(xué)校的改革和發(fā)展同等對(duì)待,把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校的總體規(guī)劃。

(二)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制,提高全體教職員工的檔案管理意識(shí)

要提高全體人員的檔案管理意識(shí),使每位教職員工能夠積極地配合檔案管理人員的工作。在高校,檔案管理工作不僅僅是檔案管理人員的事情,它同每位教職員工都有著密切的關(guān)系。只有大家都提高檔案利用的意識(shí),才能有力的推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展?？梢耘e行業(yè)務(wù)評(píng)比活動(dòng)并輔以相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)制度,以激發(fā)檔案工作者的工作熱情。也可定期進(jìn)行檔案管理的有關(guān)知識(shí)的宣傳,提高教職員工的檔案管理意識(shí)。

(三)改革檔案管理體制

新時(shí)期高校檔案部門(mén)應(yīng)立足館(室)藏、面向未來(lái),大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式,在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開(kāi)放性上下大力氣,建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制,改變“重保管、輕利用”的做法,將重點(diǎn)放在檔案資源的開(kāi)發(fā)利用上,努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的社會(huì)化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強(qiáng)化參與意識(shí),變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”。要在校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下,緊緊圍繞學(xué)校的中心工作,積極參與學(xué)校的重大活動(dòng),及時(shí)了解、掌握學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài);要經(jīng)常深入教學(xué)、科研第一線,熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容,了解和掌握教職工對(duì)檔案信息的利用和需求,有針對(duì)性地開(kāi)展信息服務(wù)工作。同時(shí),在檔案主管部門(mén)的協(xié)調(diào)下,加強(qiáng)高校檔案館(室)和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作,廣泛開(kāi)展聯(lián)機(jī)檢索等服務(wù),互通信息,促進(jìn)交流,改變各自為政的局面,優(yōu)化檔案信息資源配置,聯(lián)合搞好信息資源開(kāi)發(fā),實(shí)現(xiàn)資源共享。

[1] 王紀(jì)坤.《高等學(xué)校檔案管理辦法》的亮點(diǎn)解讀[J].蘭臺(tái)世界,2009,(1).

[2] 譚偉貞.高校檔案信息化建設(shè)滯后的原因與對(duì)策分析[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào),2008,(4).

[3] 張瑋瓊.高校檔案信息化建設(shè)淺議[J].大慶社會(huì)科學(xué),2008,(4).

[4] 任贊峰.試論高校檔案信息化建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2008,(3).

Some Reflections on Construction of Archival Information in Collegesand Universities

CHEN Xi-lin(A nhui B roadcasting M ovie and Television College,Hefei 230022,China)

Construction of archival info rmation in colleges and universities should rely on the construction of digital archival resources,perfect the standardization of archival information,and build up the security system of archival information.Furthermore,great efforts should be made to train management personnel,innovate the new service mechanism and raise all faculty and staff’s awareness of archivalmanagement.

college and university;archivalmanagement;information

G271

A

1674-2273(2010)05-0131-02

2010-08-16

陳希琳(1966-),女,安徽壽縣人,安徽廣播影視職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室主任,館員。

(責(zé)任編輯 何旺生)