王志順，孔 凱，徐丹婷

（1.南水北調東線穿黃工程北區(qū)建管局，山東聊城 252000；2.海河水利委員會漳河上游管理局，河北邯鄲 056006；3.水利部海河水利委員會，天津 300170）

1 前言

工程檔案管理是穿黃北區(qū)工程建設工作的重要組成部分。自開工之日起，南水北調東線第一期工程穿黃工程北區(qū)建設管理局 （以下簡稱穿黃北區(qū)建管局）檔案管理部門組織指導施工、監(jiān)理等參建單位檔案管理人員認真登記、收集、整理和歸檔工程建設中形成的各種文檔材料。在整理好實物檔案的同時，建立健全電子檔案；經常性地組織人員對監(jiān)理、施工單位的檔案工作情況進行檢查并及時進行反饋。為加強領導、明確工作職責，穿黃北區(qū)建管局組織各參建單位成立了南水北調東線第一期工程穿黃工程北區(qū)工程檔案工作領導小組，并印發(fā)了《南水北調東線第一期工程穿黃北區(qū)建管局崗位職責》、《南水北調東線第一期工程穿黃河工程北區(qū)工程檔案管理規(guī)定》，以規(guī)范工程檔案管理工作，使得檔案管理工作能夠充分滿足工程建設需要。為提高整個工程檔案管理水平，多次組織各參建單位檔案管理人員學習檔案日常管理和檔案驗收的相關制度。隨著工程質量管理的不斷規(guī)范，檔案管理工作的質量也有了較大提高，但是仍存在著整理速度慢、內容不全、不規(guī)范、質量不高等問題。筆者就工程檔案管理工作的重要性、存在的問題以及應該采取的對策，談一下自己的認識。

2 穿黃北區(qū)工程檔案管理工作的重要性

工程檔案是進行工程質量評定、竣工驗收的重要依據。穿黃北區(qū)工程絕大多數為隱蔽工程，工程檔案對工程質量起著監(jiān)督和檢驗作用，其重要性就更加明顯。尤其工程竣工驗收階段，不可能對隱蔽工程全部進行現場勘驗，只能充分依靠工程檔案進行驗收。同時，工程檔案對穿黃北區(qū)工程建成后的運行、維護、管理也有重要的參考價值，工程檔案質量的高低對工程的質量和運行使用有著直接和深遠的影響。因此，應努力解決檔案管理中存在的問題，開拓思路，創(chuàng)新選擇行之有效的措施，管理好、利用好穿黃北區(qū)工程檔案，以更好地為穿黃北區(qū)工程建設以及其他水利事業(yè)的發(fā)展服務。

3 穿黃北區(qū)工程檔案管理中存在的問題

3.1 檔案管理工作相對滯后，檔案資料不夠齊全

目前工程建設中，檔案管理工作普遍存在滯后性。具體而言，就是工程前期對檔案管理工作重視不夠、投入精力不足，所以往往到了工程建設中后期才開始收集整理各種資料，有的甚至臨近工程結束時才突擊準備各種驗收資料，從而造成檔案資料缺失嚴重、復印件較多或者整理不夠規(guī)范等現象，進而可能會影響整個工程的竣工驗收。穿黃北區(qū)工程檔案由于工程建設采用的是委托建設管理模式等因素影響，很多前期資料在上一級單位保管，因此得不到原件，只能收集、整理復印件。同時，由于建設初期對檔案管理工作投入的人力、精力不足以及檔案管理人員對穿黃北區(qū)工程檔案需要一個認知、熟悉的過程，也造成了前期和建設中資料收集不夠完整、不夠規(guī)范等現象。

3.2 檔案管理體制和制度不健全

穿黃北區(qū)工程雖然成立了專門檔案工作領導小組，制定了檔案管理制度，明確了檔案工作分管領導和檔案員的崗位職責。但是，在整個工程檔案管理工作體制上還不夠順暢、制度還不夠健全，主要體現在參建單位對制定的檔案管理相關制度的學習、貫徹不夠。雖然穿黃北區(qū)建管局經常性地組織人員對施工、監(jiān)理的檔案工作進行檢查，但是對發(fā)現的問題只能進行簡單的反饋，并沒有健全相應的整改和獎懲等保障制度。另外，對電子檔案的收集整理尚沒有統一的規(guī)范。

3.3 具有綜合素質的檔案管理人才缺乏

穿黃北區(qū)工程各參建單位尤其是施工單位沒有專業(yè)的工程檔案管理人員，大多是剛畢業(yè)的學生或臨時抽調的人員，工程檔案管理水平和經驗相對不足，沒有經過專業(yè)培訓或身兼數職精力有限。在工程建設中，這些人員或者缺乏檔案專業(yè)知識，或者缺乏水利工程相關知識，對水利工程檔案比較陌生，對檔案管理相關法律法規(guī)和制度也不熟悉，造成歸檔不齊全、案卷質量差、不規(guī)范等很多問題，影響著歸檔質量。

3.4 委托建設管理模式下檔案管理工作經驗不足，驗收、移交等流程缺少統一的規(guī)范

穿黃北區(qū)工程采用的是委托建設管理模式，穿黃北區(qū)建管局作為這種模式下特殊的建設管理單位在工程的檔案驗收和移交中將起到怎樣具體的作用以及穿黃北區(qū)工程與穿黃南區(qū)工程的檔案應該進行怎樣的合并、整理和歸類等問題，都需要進一步探索或者由主管部門制定明確的規(guī)范加以統一。

4 委托管理模式下做好穿黃北區(qū)工程檔案管理的措施

4.1 領導重視是管理好、利用好檔案的關鍵

穿黃北區(qū)工程檔案管理是工程建設的重要組成部分，是一項非常重要的工作，關系到工程的順利建設、質量評定、竣工驗收以及工程的運行、維護等各方面。因此，應該進一步加強領導的重視和關注，細化分管檔案工作領導和檔案員的具體工作職責，加大對檔案管理工作的資金投入和人員配備，使檔案管理工作在制度上、設備上、人員配備上都能得到有力的支持和保證。

4.2 轉變觀念，實現檔案的同步管理

目前工程檔案管理普遍存在資料收集滯后等現象，這對完善、規(guī)范工程檔案極為不利，極易造成工程檔案的缺失。因此，必須實施工程檔案的同步管理，即在工程建設的每一個階段都去認真、完整地收集該階段應該收集的所有資料，并及時地進行分類、整理。

穿黃北區(qū)工程作為國家重點工程，建設程序比較復雜，從項目申報到工程竣工驗收將經歷較多階段。所以，工程形成的文件材料涉及立項、審批、財政、建管、設計、施工和監(jiān)理等較多單位，經歷時間也較長，稍有疏忽錯過了收集資料的最好時期就可能遺漏。為了保證工程檔案收集齊全，穿黃北區(qū)建管局要求各部門、各參建單位檔案管理人員改變過去等人將檔案送上門的做法，變?yōu)樵诹私馑こ探ㄔO程序和階段的基礎上及時掌握工程進展情況，熟悉每一階段中需要收集的檔案種類和數量，主動去相應的部門和單位去收集，使得檔案的收集整理與工程建設的各個階段保持同步。對因特殊情況不能及時收集的資料，應該不斷催收，盡力避免檔案原始材料的散失，保證工程檔案的原始性、連續(xù)性、完整性、規(guī)范性。

以穿黃北區(qū)建管局為例，檔案管理員定期去各部門、各參建單位收集該階段所需要的工程檔案資料，并及時整理、歸類；穿黃北區(qū)建管局辦公室在每次會議、活動結束時，認真收集形成的報告、總結、紀要、圖片、音像等材料，并及時送交檔案管理員歸檔；施工質量部門在每個單元工程評定期間都認真做好工程質量評定資料的收集、整理工作，不積壓，不拖拉，及時上交；計劃合同部門在制定每一項施工計劃或者合同等文件時，第一時間將一定份數的計劃、合同送交檔案管理部門存檔，避免檔案資料的丟失、缺損。

4.3 建立健全檔案管理制度，理順檔案管理體制

檔案制度是工程檔案管理工作的保障，應進一步建立健全檔案管理的相關制度。

目前，穿黃北區(qū)建管局定期組織各參建單位檔案工作分管領導和檔案員對穿黃北區(qū)工程的檔案工作情況進行檢查，制訂了詳細的檢查細則，并對檢查中發(fā)現的問題進行了反饋，但是由于缺乏相應的整改制度和獎懲制度，使得整改不得力或者不及時，因此需進一步完善檔案管理問題整改制度和檔案工作獎懲制度。為提高檔案管理人員的業(yè)務水平，應制定檔案員學習、培訓制度，要求檔案管理員必須持證上崗。針對電子檔案管理尚不規(guī)范的現狀，應制定穿黃北區(qū)工程電子檔案管理和驗收規(guī)范。為方便工程檔案的借閱、利用，應制定檔案借閱和保密制度。在完善制度的同時，規(guī)范檔案的流轉，理順檔案管理體制也尤為重要。

4.4 提高檔案管理人員的綜合素質和業(yè)務能力

從事水利工程檔案管理工作的人員，其綜合素質和業(yè)務技能往往要比其他單位的檔案人員更全面。他們不僅要懂一般文書知識，還要懂水利工程知識，更要懂檔案管理有關知識。

為提高穿黃北區(qū)工程檔案整理規(guī)范化的程度，應對各參建單位檔案管理人員進行大量培訓，學習水利工程建設和檔案管理知識；指明工程建設各階段會形成哪些文件材料，哪些材料具有保存價值；講解規(guī)范整理收集來的紙質資料和電子資料；明確檔案的歸檔范圍和保管期限。同時，對文件的書寫要求、收發(fā)文的處理和檔案借閱、使用、保密等知識作出詳細的說明。

各參建單位檔案員要主動創(chuàng)新觀念，加強學習，充分利用工作機會和業(yè)余時間拓寬知識面。不但要學習檔案理論，更要精通檔案業(yè)務，爭取使自己成長為懂水利工程、懂文書、懂檔案的綜合人才，不斷提高自身的綜合素質，切實擔負起穿黃北區(qū)工程檔案管理工作的重要職責。