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        試論工程設(shè)計檔案的全面質(zhì)量管理

        2010-04-08 17:58:42嚴(yán)
        河南建材 2010年3期
        關(guān)鍵詞:檔案管理質(zhì)量管理

        嚴(yán) 林

        機(jī)械工業(yè)第六設(shè)計研究院(450007)

        檔案是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),工程設(shè)計檔案是確保工程設(shè)計質(zhì)量的一個重要環(huán)節(jié)。設(shè)計院推行全面質(zhì)量管理,當(dāng)然也包括檔案管理部分,但檔案管理作為工程設(shè)計子系統(tǒng)形成自身的獨(dú)立體系。而每個行業(yè)檔案工作都是為該行業(yè)主要業(yè)務(wù)服務(wù),檔案質(zhì)量是檔案的生命線,檔案質(zhì)量的好壞直接影響其效用。我們每個從事檔案工作的人員必須樹立檔案全面質(zhì)量管理的思想,使檔案質(zhì)量不斷提高。

        1 工程設(shè)計檔案全面質(zhì)量管理的含義和特點(diǎn)

        所謂工程設(shè)計檔案全面質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作全體人員參加的,以科學(xué)方法為手段,充分發(fā)揮科學(xué)管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系,從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強(qiáng)調(diào)提高檔案工作水平,以保證檔案的高質(zhì)量,最終確保工程設(shè)計質(zhì)量。它具有以下幾個特點(diǎn):

        1)全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)計人員、檔案人員等密切配合,嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成設(shè)計文件流程的歸檔及檔案管理工作。檔案人員要能準(zhǔn)確收集、整理、分類、裝訂交工資料,做到檔案分類清楚,排列有序、存放位置明確,查找方便快捷,并建立對零散檔案及時登記歸檔制度,有效地防止了檔案的遺失。要樹立“檔案質(zhì)量,人人有責(zé)”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。

        2)全過程控制。按照檔案全面質(zhì)量認(rèn)證體系,從設(shè)計、審校、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理,不斷提高檔案管理水平。

        3)科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、計算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理科學(xué)來解決檔案的質(zhì)量問題,不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平,并進(jìn)一步利用計算機(jī)系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化,利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實現(xiàn)方便快捷的資源共享。

        2 解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量問題的步驟

        有的設(shè)計院檔案現(xiàn)狀不容樂觀。有的單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不夠重視,覺得檔案工作不能給單位帶來效益,只是花錢不掙錢;檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)知識的培訓(xùn);檔案管理的必備硬件如檔案室、檔案柜、微機(jī)、檔案管理軟件等都配備不齊全;室藏檔案數(shù)量不完整,平時不注意文件、資料的收集、整理,檔案制度不完善等等。解決這些問題的方法有以下幾種:

        1)分析現(xiàn)狀,找出檔案存在的質(zhì)量問題。首先要從設(shè)計前期工作開始,各部門、各設(shè)計人員必須經(jīng)常地、自覺地樹立檔案質(zhì)量意識,查找問題。

        2)分析產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的主要原因,找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。

        3)找出影響檔案質(zhì)量的各種因素。針對影響檔案質(zhì)量的主要因素,提出改進(jìn)計劃,并制定解決問題的落實措施和組織實施解決和改進(jìn)檔案質(zhì)量的措施或計劃。

        4)同計劃和目標(biāo)對照,檢查采取措施后收到的效果。

        5)總結(jié)經(jīng)驗、鞏固成績,把成功的經(jīng)驗和失敗的教訓(xùn)都吸收到相應(yīng)的制度、規(guī)定中去,防止再次發(fā)生類似的問題。

        6)對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題,不管是遺留下來的還是新出現(xiàn)的,再從第一步開始,進(jìn)行新一輪的改進(jìn),繼續(xù)加以解決。

        3 工程設(shè)計檔案質(zhì)量管理的要求

        1)必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。檔案質(zhì)量的提高,與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中,領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵,領(lǐng)導(dǎo)必須提高認(rèn)識,轉(zhuǎn)變觀念,認(rèn)清檔案管理的重要性,認(rèn)清檔案數(shù)字化是大勢所趨,要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè),因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級領(lǐng)導(dǎo),要牢固樹立檔案質(zhì)量意識,用較高的工作質(zhì)量來促進(jìn)檔案質(zhì)量。

        2)要不斷提高檔案人員素質(zhì),加強(qiáng)管理,完善規(guī)章制度,建立內(nèi)部人員的制約機(jī)制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說,就是要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感,要有良好的服務(wù)意識,要有默默無聞、無私奉獻(xiàn)的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強(qiáng)的工作,檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。領(lǐng)導(dǎo)要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會,使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

        3)要把全面實現(xiàn)檔案的價值作為檢驗檔案工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)。每個從事檔案工作的人員,要通過加強(qiáng)檔案的質(zhì)量管理,更好地為設(shè)計科研服務(wù),促進(jìn)各項工作的質(zhì)量和效率的提高,從而實現(xiàn)檔案的真正價值。

        4)要牢固樹立“下道工序是用戶”的思想。檔案是由多部門、多人共同完成的,不同部門、不同工作人員之間能否密切配合,上道“工序”能否給下道“工序”提供高質(zhì)量的“半成品”,是提高檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。如果每個上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用戶”,為下道“工序”提供質(zhì)量保證,那么,檔案的質(zhì)量就有了可靠的保證。

        5)要以預(yù)防為主,防檢結(jié)合,重在提高。優(yōu)良的檔案質(zhì)量是“生產(chǎn)”出來的。根據(jù)這一基本道理,檔案全面質(zhì)量管理要求把檔案管理的重點(diǎn),從“事后把關(guān)”轉(zhuǎn)移到“事先預(yù)防”上來。從管結(jié)果轉(zhuǎn)變?yōu)楣芤蛩?,做到防患于未然?/p>

        6)推行計算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用,抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

        計算機(jī)對檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進(jìn)入到原文圖形信息管理,成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前,數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展,更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫,不但方便檔案信息的檢索和查詢,同時也是保護(hù)檔案信息的重要手段。今后一段時期,檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理,建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。

        [1]鄭時彪我國信息化與自動化技術(shù)發(fā)展戰(zhàn)略[M].科技管理研究,1998,3

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