陶小紅 胡 曉（湖南科技學院 辦公室，湖南 永州 425100）

QQ群在高校辦公活動中的應用
——以湖南科技學院為例

陶小紅 胡 曉
（湖南科技學院 辦公室，湖南 永州 425100）

QQ群由于具有即時性、共享性、多媒體性，易使用、好管理，終端設備多樣化等特點，目前已成了高校辦公活動的主要得力助手。文章在簡要介紹QQ群的基礎上，對比分析了行政辦公系統(tǒng)和QQ群在高校辦公活動中的應用，探討了QQ群在高校辦公活動中的作用，總結了湖南科技學院在借助QQ群進行辦公活動的做法，指出了在辦公活動中使用QQ群的幾點注意事項。

QQ群；高校；辦公活動；應用研究

現(xiàn)代社會是信息社會，互聯(lián)網(wǎng)已成為大眾化的信息傳播媒介，高校辦公活動與互聯(lián)網(wǎng)相結合，是辦公自動化的基本特征。CNNIC發(fā)布的第24次中國互聯(lián)網(wǎng)絡發(fā)展狀況統(tǒng)計報告顯示，截至2009年6月底，中國網(wǎng)民規(guī)模達到3.38億，而接觸或使用過“QQ”的網(wǎng)民則高達 88.2%。QQ群由于具有即時性、共享性、多媒體性，易使用、好管理，終端設備多樣化等特點，目前已成了高校辦公活動的主要得力助手，據(jù)不完全統(tǒng)計，將QQ群作為輔助辦公手段的高校已達到99%。在簡要介紹QQ群的基礎上，對比分析了行政辦公系統(tǒng)和QQ群在高校辦公活動中的應用，探討了QQ群在高校辦公活動中的作用，總結了湖南科技學院在借助QQ群進行辦公活動的做法，指出了在辦公室活動中使用QQ群的幾點注意事項。

一 QQ群簡要介紹

QQ群是深圳騰訊公司開發(fā)的網(wǎng)絡即時通訊軟件 QQ的一個內部功能項，它依附于 QQ而存在。一個擁有騰訊公司提供的QQ帳號使用權的QQ用戶，當他的級別達到16級后，就有建立QQ群的權利，每個有QQ帳號的用戶都能加入QQ群。QQ群分普通群、高級群和超級群，普通群的人員上限為100，免費享用16M容量的群共享 和16M容量的群相冊，群主可設立3名管理員協(xié)助群主進行管理；高級群的人員上限是200，免費享用256M容量的群共享和100M容量的群相冊，QQ會員均擁有資格建立高級群，不同級別的會員享受建立不同數(shù)量高級群的資格；超級群人數(shù)上限是500，免費享用1024M容量的群共享和100M容量的群相冊，會員資格達到6級可以額外建立一個超級群。

QQ群由高級管理員、普通管理員及若干成員組成一個虛擬的網(wǎng)上社會群體。群內成員可共享文件、圖片等信息。群內成員可以上傳共享文件和圖片等，在辦公活動中，辦公室工作人員可以將需要傳達的文件上傳至共享文件夾，并通過群系統(tǒng)發(fā)送QQ信息至各部門，使得消息得以迅速、準確的傳達。

QQ群集即時聊天、上傳圖片、動畫及網(wǎng)絡相冊、共享文件的多種功能于一身，其中聊天記錄至少可以保存7天，群相冊、共享、BBS等功能的記錄則可以永久保存，具有重復瀏覽和復制等特性。

二 行政辦公系統(tǒng)與QQ群在辦公活動應用中的對比分析

（一）行政辦公系統(tǒng)在辦公活動中的應用

湖南科技學院教育行政辦公系統(tǒng)是北京網(wǎng)盟信息技術發(fā)展有限公司研制的Edoas4.00，這是一個C/S模式的管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的主要功能有：今日工作、發(fā)文管理、收文管理、簽報管理、會議管理、檔案查詢、網(wǎng)絡公告和信息發(fā)布等。各項功能都設置了管理員權限，普通辦公人員只能在今日工作和網(wǎng)絡公告上閱讀和下載相關文檔。

Edoas從本質上看主要是一個文件收發(fā)系統(tǒng)，學校下發(fā)的文件各接受終端無權修改。該系統(tǒng)最主要的不足是沒有雙向交流平臺，既沒有一對一的交流，又沒有一對多的交流，更沒有多對多的交流，普通辦公人員只能被動接收文件；另外，該系統(tǒng)也缺少即時性，在音頻、視頻文件的傳輸和管理方面表現(xiàn)不足。

（二）QQ群在辦公活動中的應用

QQ群雖然沒有辦公系統(tǒng)那么正統(tǒng)，在文件的安全性管理方面也存在不足，但QQ群有傳遞文件、即時交流、發(fā)布通知、及時快捷等很多強大的功能，這連BBS論壇和很多其他即時通訊網(wǎng)站都望塵莫及。

在應用方面，QQ群好建好管，應用廣泛，除了能處理傳遞文件，發(fā)布通知等與辦公活動密切相關的工作外，還能夠交流思想、討論問題、共享資源和征求意見等，教務處和學生處常通過QQ群召開相關例會，學生黨支部也通過QQ群召開民主生活會，效果比傳統(tǒng)會議還要好。

總之，辦公系統(tǒng)更多關注安全性和權威性，而 QQ群則更多關注靈活性和即時性。

三 湖南科技學院在辦公活動中推行QQ群的主要做法

湖南科技學院在辦公活動中廣泛推行QQ群，各機關處室、各教學系部都有自己的辦公QQ群，且各個不同的崗位人群也有自己的QQ群，如秘書QQ群、輔導員QQ群等。幾年來，我校充分利用 QQ群的信息共享平臺和多媒體即時交流平臺，在進行辦公活動和人員培訓等方面做了有益的推廣，也取得了令人滿意的效果。

（一）通過QQ群信息共享平臺進行辦公活動

教務處常安排負責同志做客 QQ群，向各班教學信息員征求學校在課堂教學、教學改革、教學計劃、辦學模式等方面的意見，將意見整理后再通過QQ群反饋給相關教學系部，既實現(xiàn)了教學的雙向互動，又實現(xiàn)了管理的多渠道和多層次。計算機與通信工程系學生黨支部通過QQ群與外出進行專業(yè)實習的學生黨員交流思想、匯報情況、布置工作，個別學生黨員通過手機上QQ向所在支部匯報工作，從而讓外出實習的學生黨員離校不離黨組織。

對于一些重要的需要傳達的文件，辦公室工作人員可以將其上傳到共享文件夾中，供各部門使用，確保了信息傳達的及時性和準確性，避免了辦公室工作人員在部門之間奔走通知，同時也節(jié)約了成本。

計算機與通信工程系黨總支，在深入學習實踐科學發(fā)展觀的集中階段，經(jīng)常把布置的工作、學習資料、他山之石的成功經(jīng)驗和學校指示精神放在 QQ群共享里，供基層黨支部和黨員下載學習，做到學習貫徹落實迅速、簡便。

（二）利用QQ群的即時交流平臺對工作人員進行培訓

近幾年來，湖南科技學院教學秘書崗位招聘了一批新的工作人員，絕大多數(shù)新聘人員不會使用教務網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，不會利用系統(tǒng)進行電子排課和成績管理。針對這一情況，教務處邀請了幾位經(jīng)驗豐富的資深秘書利用QQ群對新進秘書進行業(yè)務培訓，充分利用QQ群的即時交流平臺，再輔以語音和圖片，既進行一對多的指導，又進行一對一的答疑，使新進人員在不耽誤工作的同時，很快熟練掌握了教務網(wǎng)絡管理系統(tǒng)的使用，順利進入了秘書角色。

2009年，學校引進了幾十名新教師，他們都是非師范類專業(yè)畢業(yè)的研究生，具有比較突出的專業(yè)知識和技能，但都不太懂教學教法，為了幫助他們盡快走上講臺，站穩(wěn)講臺，教務處和人事處邀請具有豐富教學經(jīng)驗的教學督導做客QQ群，從如何備課，如何上課，如何指導學習等方面開展專題講座和討論，與新教師一起在QQ群上通過語音交流教學心得，新進教師的教學基本能力在很短的時間里得到了很大的提高，為提高課堂教學質量打下了較好的基礎。

四 辦公活動中使用QQ群的幾點注意事項

QQ群是以聊天為主要功能的開放型信息交流平臺，QQ群作為辦公活動的網(wǎng)絡信息化手段，在充分發(fā)揮 QQ群的優(yōu)點有同時，也要揚長避短，盡量避免和克服QQ群的某些不足。

（一）進行身份確認，盡量避免出現(xiàn)安全性問題

一般來說，辦公用 QQ群的人員加入要采用實名制，這樣既有利于管理，又有利于有針對性的交流信息，更重要的是可以確保群內敏感信息的不外泄。對于某些特殊作用的 QQ群，最好有組織地分發(fā)QQ號，一般的QQ號禁止加入。例如，心理咨詢服務專業(yè)人員QQ群，專業(yè)人員的QQ號有組織地分發(fā)，這樣可以確保私密性很強的心理咨詢信息不外泄。

通常，我們讓各部門工作人建立自己的群名片，各部門工作人員加入某群進入群界面后，在“設置”中的“修改自己的群名片”后填寫真實姓名（可填所在部門）等信息，以方便信息的傳達。部門與部門之間的定向傳達亦可在群界面中實現(xiàn)。鼠標移至需要對話的部門，右擊選擇發(fā)起回話，就可以做到信息的定向傳達，從而避免了一些敏感、保密信息的公開化。

（二）加強QQ群內人員的自我約束，避免將辦公用QQ群變成聊天QQ群

辦公用 QQ群，其主要作用是辦公，是傳遞公文、發(fā)布通知、組織學習、交流信息、收集意見建議的主要便捷窗口，通過充分利用 QQ群的即時交流平臺和共享平臺提高辦公效率。QQ群是一個平等、親和的人際交流空間，領導與領導的交流、領導與教師的交流、教師間的相互交流以及對干部教師的表揚、批評、警示，對師生工作生活上的答疑釋惑、正面引導，師生向領導提出工作建議等，都可在鍵與鍵的接觸中實現(xiàn)平等交流，在談笑間實現(xiàn)零距離溝通，這在一定程度上克服了傳統(tǒng)辦公管理方式過于正式、封閉、死板的缺陷，讓大家在開放、公平、透明的環(huán)境中工作得更輕松、更出色、更有效率。

但是，如果群內人員不自學遵守工作紀律，不正確使用QQ工具就會影響正常辦公秩序，就會將辦公用QQ群變成聊天QQ群，出現(xiàn)所謂負效應。聊一些與工作無關的話題，還可能影響團結，如果傳遞一些不良信息，既影響網(wǎng)絡安全，又影響社會安寧。

（三）加強信息交流綜合能力的培養(yǎng)，努力提高辦公效率

辦公室工作人員要以平等、客觀的態(tài)度,從多渠道獲取信息,然后對信息進行科學加工和處理,提高信息的真實性和權威性。發(fā)送信息時,要以正確、清晰、適量為原則,選擇恰當?shù)膫鬟f方式,使信息接收者能正確接收信息。為學校的發(fā)展和建設服務。

要消除和克服信息失真現(xiàn)象。辦公室實際管理工作中,上傳下達或下傳上達,都可能出現(xiàn)信息內容的添加、省略和改變的失真現(xiàn)象。所以,在信息傳輸過程中要研究失真的原因,預防和及時排除引起信息失真的現(xiàn)象，保持辦公室工作的謹慎、認真的工作態(tài)度。

另外，辦公人員在文字錄入、語言表達等方面也要有較高的水平，這樣可以充分發(fā)揮QQ群的即時交流功能，提高辦公效率。

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1673-2219（2010）05-0127-02

2009－11－05

陶小紅（1968－），女，湖南永州人，湖南科技學院辦公室檔案室副主任，助理研究員;胡曉（1984－），女，湖南長沙人，湖南科技學院辦公室文秘。

（責任編校：王晚霞）