□馬秀蘭

南京市江寧區(qū)交通局綜合檔案室現(xiàn)存各類檔案資料12698卷（件、盒），內(nèi)容涉及文書(shū)、干部人事、會(huì)計(jì)、工程、基建、聲像、照片、實(shí)物等各個(gè)方面。這些檔案不僅真實(shí)記錄了江寧交通事業(yè)發(fā)展的歷史，而且在江寧交通事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮了資政、參考和憑證的作用。近年來(lái)，我們以爭(zhēng)創(chuàng)省三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)為抓手，努力建設(shè)“學(xué)習(xí)型、實(shí)效型、創(chuàng)新型”且具有現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化特點(diǎn)的綜合檔案室。

一、領(lǐng)導(dǎo)高度重視，組織機(jī)構(gòu)健全。隨著交通事業(yè)快速發(fā)展和全社會(huì)檔案法制意識(shí)的提高，江寧區(qū)交通局檔案管理工作步入一個(gè)新的發(fā)展階段。1998年正式成立綜合檔案室，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專、兼職檔案員，硬件上加大投入，綜合檔案室超過(guò)200平方米，購(gòu)置檔案密集架、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、滅火器、吸塵器、溫濕度記錄儀等設(shè)備，查檔、辦公、庫(kù)房三分開(kāi)。2008年為切實(shí)開(kāi)展檔案工作創(chuàng)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，我局成立了由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為具體責(zé)任人的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)檔案鑒定、銷毀工作小組，建立了以分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室和專兼職檔案員為成員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。分工明確，職責(zé)清晰，責(zé)任落實(shí)，并積極做好協(xié)調(diào)工作，爭(zhēng)取上級(jí)各部門和區(qū)檔案局在業(yè)務(wù)上的支持和指導(dǎo)，定期會(huì)同區(qū)檔案局開(kāi)展檔案管理工作專項(xiàng)檢查。我們還把檔案工作納入到分管領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到辦公室年度工作計(jì)劃中，納入到專兼職檔案員的崗位職責(zé)中去。要求局綜合檔案室專職檔案員要參加本局各項(xiàng)重大活動(dòng)；參加交通工程建設(shè)項(xiàng)目和各類創(chuàng)建活動(dòng)的驗(yàn)收，及時(shí)掌握信息，確保檔案完整。此外，我們還在局下屬單位抽調(diào)了三名工作人員，與全體專兼職檔案員一道直接參與檔案室創(chuàng)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的具體工作。

二、加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。自確立檔案工作創(chuàng)建三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以來(lái)，我局多次積極組織中層干部和專兼職檔案員，以及全體干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》和《江寧區(qū)交通檔案管理辦法》等法律法規(guī)和制度規(guī)定，進(jìn)一步提高檔案法制意識(shí)和開(kāi)展檔案創(chuàng)建工作的緊迫性，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議、培訓(xùn)等形式進(jìn)行廣泛宣傳學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高全局干部職工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。為確保檔案工作的質(zhì)量，一方面堅(jiān)持認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，另一方面組織檔案人員學(xué)習(xí)先進(jìn)地區(qū)和先進(jìn)單位的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，先后組織檔案人員赴市交通局和區(qū)財(cái)政局、規(guī)劃局、地稅局、檢察院等單位參觀學(xué)習(xí)。同時(shí),舉辦檔案人員培訓(xùn)班，請(qǐng)市區(qū)檔案局業(yè)務(wù)骨干授課，對(duì)全系統(tǒng)專兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，組織他們學(xué)習(xí)檔案理論知識(shí)，督促并指導(dǎo)他們做好檔案工作。全局上下統(tǒng)一了思想，檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，形成了人人重視檔案，人人關(guān)心檔案，人人參與檔案的局面，從而為檔案工作創(chuàng)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)提供有力的保障。

三、精心部署安排，狠抓措施落實(shí)。根據(jù)交通檔案門類多、工作量大的特點(diǎn)，我們?cè)谟?jì)劃安排上做到：在內(nèi)容目標(biāo)上緊緊圍繞三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，逐條逐項(xiàng)對(duì)照，制定檔案創(chuàng)建實(shí)施計(jì)劃；在時(shí)間安排上，根據(jù)工作的規(guī)律性，先抓基礎(chǔ)工作，后抓編研工作，分階段操作；在責(zé)任落實(shí)上，采取定人員、定任務(wù)、定時(shí)間、定質(zhì)量的方法，將檔案工作創(chuàng)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)具體落實(shí)到各科室及專兼職檔案員，分別負(fù)責(zé)實(shí)施。同時(shí)，加強(qiáng)工作督辦，加大考核力度。根據(jù)計(jì)劃安排的步驟，檢查完成的時(shí)間、質(zhì)量。由于計(jì)劃周密，強(qiáng)抓落實(shí)，有力地調(diào)動(dòng)了參與此項(xiàng)工作人員的積極性，有效地推動(dòng)了檔案工作創(chuàng)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)程。

四、運(yùn)用信息技術(shù)，提高管理效率。加快檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。為了提高檔案的管理、使用效率，我們把檔案信息化建設(shè)與本局的電子政務(wù)建設(shè)一并考慮，進(jìn)一步拓寬信息技術(shù)在檔案利用服務(wù)方面的深度和廣度。目前我局實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)已通過(guò)軟件掃描錄入了全部庫(kù)藏文書(shū)檔案，形成了文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)3萬(wàn)多條；建立了工程檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像（照片）檔案、實(shí)物檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了檔案提供利用的快速高效服務(wù)。

通過(guò)爭(zhēng)創(chuàng)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，我局檔案管理工作水平有了明顯的提高。在管理環(huán)境上實(shí)現(xiàn)了從封閉型向開(kāi)放型轉(zhuǎn)變；在管理方式上實(shí)現(xiàn)了從手工操作型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變；在管理方法上實(shí)現(xiàn)了從主要依靠行政手段管理向依法按章管理轉(zhuǎn)變。在爭(zhēng)創(chuàng)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，我們深深體會(huì)到：

全心投入，完整收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)。我局現(xiàn)存大量檔案的收集、整理絕非一日之功，其中艱辛非親身經(jīng)歷者不能體會(huì)。檔案工作者只有具備細(xì)心、耐心和恒心，才能實(shí)現(xiàn)引源入流，匯流入庫(kù)。比如說(shuō)細(xì)心，一方面要細(xì)致登記各類收發(fā)文件，另一方面要根據(jù)會(huì)議通知、工作安排等“線索”，及時(shí)收集文件材料，防止丟失、遺漏。比如說(shuō)耐心，上級(jí)機(jī)關(guān)在會(huì)議上發(fā)放由參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)或其他同志帶回的文件，有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)忘了及時(shí)交辦公室收文，有時(shí)是留下要用，很容易造成文件的漏收和丟失。這就要求檔案工作人員耐心向參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)詢問(wèn)有沒(méi)有發(fā)文，如有即收回登記再進(jìn)入文件運(yùn)行程序。如果領(lǐng)導(dǎo)留下文件要用，要么等領(lǐng)導(dǎo)用完之后索回，要么為領(lǐng)導(dǎo)另復(fù)一份文件而將原件取回，還可以找到原發(fā)文機(jī)關(guān)，請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)一份文件存檔。再比如說(shuō)恒心，有些工作時(shí)間跨度長(zhǎng)，涉及內(nèi)容多，這就要求相關(guān)檔案工作人員長(zhǎng)期跟蹤、收集。如從2003年開(kāi)始的危橋改造工作，“危橋辦”就按要求不僅保留了每年的計(jì)劃、專項(xiàng)批文、改造方案、資金預(yù)算和決算，而且要有每一座橋改造前和改造后的照片、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等形成的一套完整的資料。道路工程也是一樣，由于近些年工程項(xiàng)目多，投資大，每年都要形成很多紙質(zhì)資料和電子資料，本人要求工程科的內(nèi)勤人員，對(duì)每一項(xiàng)道路工程，從工程立項(xiàng)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、征地拆遷開(kāi)始，到招投標(biāo)、工程監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收和資金預(yù)決算，形成一套完整的資料。另外，還要把工程施工過(guò)程中一些重要活動(dòng)的照片、攝像資料等作為附件一并上交綜合檔案室。

科學(xué)分類，合理歸檔是做好檔案工作的關(guān)鍵。要提高檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，必須注重日常工作的科學(xué)分類和合理歸檔。通過(guò)多年的實(shí)踐，我局形成了規(guī)范、嚴(yán)格的檔案移交制度：各科室在日常工作中形成的文件、重要資料于年底交給辦公室文書(shū)人員，文書(shū)人員將整理好的各類文件資料于次年3月底移交綜合檔案室；工程檔案和基建檔案在工程項(xiàng)目結(jié)束后，整理成冊(cè)移交綜合檔案室。

國(guó)家檔案局8號(hào)令發(fā)布后，結(jié)合交通行業(yè)自身的特點(diǎn)，經(jīng)過(guò)認(rèn)真研究，我們科學(xué)制定了各種門類、載體檔案的統(tǒng)一分類方案、編號(hào)規(guī)則、歸檔范圍及保管期限表?，F(xiàn)在，所有入庫(kù)的各類檔案資料按照分類方案和《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的要求，規(guī)范編目編號(hào)。不同的檔案案卷按不同門類、載體和不同保管期限分別上架，排列存放，沒(méi)有積存的零散文件。我們還建立了檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)登記檔案收進(jìn)和移交情況，做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，帳物相符，統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送及時(shí)、準(zhǔn)確，并有綜合分析材料，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，做到了標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。

注重利用，創(chuàng)新服務(wù)是做好檔案工作的根本。檔案工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的價(jià)值作用。積極開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制和方式，積極主動(dòng)為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，是新時(shí)期檔案工作人員的重要使命。為了更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，我們編制了庫(kù)藏檔案《案卷目錄》10卷、《全引目錄》13冊(cè)、《歸檔文件目錄》6冊(cè)，這些檢索工具的建立健全，大大加快了查檔速度，提高了工作效率。此外我們還結(jié)合工作實(shí)際，編寫(xiě)了《全宗指南》、《大事記》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《干部任免》、《表彰先進(jìn)》、《年終工作總結(jié)》、《會(huì)議簡(jiǎn)介》、《道路橋梁工程簡(jiǎn)介》等編研資料，進(jìn)一步提升了檔案利用的效能。在2008年我局綜合檔案室創(chuàng)三星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收過(guò)程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家對(duì)我們的檔案資料管理的科學(xué)化、規(guī)范化給予了充分的肯定。