□ 張蓓莉

加強保密工作，很重要的一個方面就是要加強檔案工作的保密。從本質上來講，保密就是檔案保密。道理很簡單，任何一項科研成果，或技術創(chuàng)新，任何一項專利，或知識產權，任何一項重大工程，或基礎設施等，所有這些核心的技術，它們最終存在的形式都是檔案，都是以檔案的形態(tài)加以保管，加以保密和提供查詢利用。

任何一個國家的綜合國力，國防工業(yè)，軍事工程，航空航天工程等，它們最大的保密，就是對這些項目的檔案保密。無須再論證，結論應該是：檔案工作和保密工作是屬于同一類型工作的兩個方面。離開檔案，也就無所謂有什么保密?，F(xiàn)在有些單位，只講保密工作，不講檔案工作。任何忽視檔案工作的行為，都是不可取的。

如何在做好檔案工作的同時，又加強保密工作呢？

一、做好檔案保密期限的劃分工作

保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規(guī)的保護，產生法律效力的時限?！秶颐孛鼙Ｃ芷谙薜囊?guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年；保密期限在一年及一年以上的以年計，在一年以內的以月計。這里所說的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規(guī)定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規(guī)定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。這項工作，既是一項檔案工作，又是一項保密工作。

二、適時做好檔案密級的調整工作

做好檔案密級的調整工作要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神，重點解決好兩個問題：一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規(guī)范標準，做到有法必依，依法必嚴，違法必糾；二要主動接受保密部門對調密工作的監(jiān)督指導，齊心協(xié)力搞好檔案涉密文件的清查鑒定。嚴格劃清密與非密的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內利用，哪些還不能提供利用，為今后進一步搞好規(guī)范化、標準化的涉密檔案建設奠定基礎。同時為了適應涉密檔案調密工作制度化、正規(guī)化的需要，應建立以下三個制度：1、建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密；2、建立調密通知單制度，對保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級文件，要下發(fā)通知單告知檔案室，以便銜接工作，及時掌握，適時變動；3、建立涉密檔案接收標準制度，加強涉密檔案的規(guī)范化建設。

三、做好檔案保管過程中的保密工作

從總體上講，檔案庫房的設立應遵循國家有關規(guī)定，并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的最底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。庫房應與辦公室、閱覽室分開，并指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內。

加強檔案管理人員的保密意識。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，因此必須有較強的責任心、事業(yè)心和高度的保密意識。檔案管理人員的特殊地位和身份，使其具備了知密早、知密多、知密深的特點，他們對檔案信息的保護負有比一般工作人員更為重大的責任。因而檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員要有嚴謹的工作作風，特別是在檔案利用過程中，不僅要做到手續(xù)清楚，而且要防止“無形”儲存在頭腦中的秘密的泄露。在檔案工作中，要對檔案保密工作給予充分重視。就此問題，《檔案法》己做出了相應規(guī)定，如《檔案法》第14條、17條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。”“禁止出賣屬于國家所有的檔案?！边@些規(guī)定一方面體現(xiàn)出檔案保密工作的重要性，另一方面明確了檔案管理人員要有很強的檔案保密意識，在工作中嚴格執(zhí)行國家保密法律規(guī)定。增強保密意識，檔案人員除了要熟悉檔案法律法規(guī)，還應參照保守國家秘密法的各項規(guī)定，應用于檔案工作實際。對相關法律法規(guī)深入學習，不僅有利于實現(xiàn)檔案保密工作的法制化建設，也有助于完善和促進整個檔案法規(guī)體系的建設。

四、做好檔案利用過程中的保密工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下兩個方面實施：

1、制度建設。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員制定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。

2、監(jiān)督措施。在利用中，要根據不同的利用對象的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護。有條件的檔案館室還可以安裝攝像監(jiān)視器。對某些為獲取憑證而來檔案館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養(yǎng)成看書劃線或翻書沾口水之類習慣的利用者，要及時提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。要在利用者離去之前，仔細檢查翻閱被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明。對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應及時報告有關方面，以便及時查處，挽回損失。