□孔凡麗

近年來，全省國土系統(tǒng)將信息化建設(shè)作為提升國土資源管理水平的突破口，大力實(shí)施“數(shù)字國土”工程，各種信息技術(shù)在國土資源管理中得到廣泛應(yīng)用，發(fā)揮了重要作用，推動(dòng)了國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)快速發(fā)展，形成了檔案工作發(fā)展的新契機(jī)。

一、國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

1.檔案數(shù)字化，是“數(shù)字國土”工作的必然要求。首先，國土管理工作既形成各類土地檔案文件材料，又依賴于這些土地檔案文件材料開展日常工作，要建設(shè)“數(shù)字國土”，必須要建設(shè)數(shù)字檔案室；其次，電子文件的歸檔工作已成為檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容；第三，國土管理工作的辦公自動(dòng)化及土地申報(bào)、審批等工作的網(wǎng)上辦公，必然要求檔案工作緊隨其后，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。

2.檔案數(shù)字化，可以極大地提高檔案管理工作的效率。原始的、手工的檔案保管、檢索、利用，已難以適應(yīng)國土管理工作發(fā)展的需要，也難以適應(yīng)檔案數(shù)量越來越多、信息貯量越來越大的需要，迫切需要借助于各種信息技術(shù)，開展電子文件的采集、歸檔工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)工作質(zhì)的飛躍。更為重要的是檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)配置、合理組合，以適應(yīng)檔案信息資源開發(fā)開放，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.檔案數(shù)字化，適應(yīng)了社會(huì)發(fā)展對檔案工作要求。社會(huì)的發(fā)展對檔案的利用需求，已從過去的點(diǎn)信息、片信息的需求，逐步向全面信息的需求轉(zhuǎn)變，對信息的需求量不斷增大。所有重大的城市規(guī)劃、建設(shè)，都將以土地資源來支撐，以全面的土地信息來判斷、決策。只有數(shù)字化的檔案工作才能滿足這種社會(huì)需要。

二、國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

1.國土管理檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。各級國土部門對土地管理檔案的數(shù)字化建設(shè)目前還處于試驗(yàn)和探索階段，采用的方式方法也不盡相同。因此在國土管理檔案的數(shù)字化建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)體系的確立就顯得尤其重要，它是建設(shè)高質(zhì)量國土管理檔案數(shù)字化工程的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在實(shí)行統(tǒng)一的國土管理檔案數(shù)字化的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)體系方面應(yīng)遵循：標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)為主，制度管理為輔；標(biāo)準(zhǔn)體系既要科學(xué)，又要貼切實(shí)際；建設(shè)基于internet網(wǎng)絡(luò)的信息管理平臺(tái)等原則。

2.國土管理檔案數(shù)字化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)是信息傳輸、交換和共享的基礎(chǔ)。國土管理檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)大體可分為四個(gè)發(fā)展階段。

第一是推廣普及“國土管理檔案工程”的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)階段。目前，國土管理系統(tǒng)已建立了土地利用現(xiàn)狀數(shù)、土地利用規(guī)劃、土地利用遙感動(dòng)態(tài)監(jiān)測、建設(shè)用地與補(bǔ)充耕地、地籍?dāng)?shù)據(jù)庫等土地管理信息系統(tǒng)，開發(fā)了綜合統(tǒng)計(jì)、大調(diào)查項(xiàng)目管理等綜合管理軟件。各級國土管理部門要廣泛推廣應(yīng)用，并注意探索總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷豐富和完善系統(tǒng)功能，規(guī)范操作程序，統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)。

第二是國土管理部門的內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)階段。即在現(xiàn)行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，利用微機(jī)與局域網(wǎng)模式，實(shí)現(xiàn)國土管理部門內(nèi)部的信息處理與信息共享。

第三是國土管理檔案的數(shù)字化階段。即運(yùn)用多媒體技術(shù)、光處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和數(shù)字化信息傳播技術(shù)，使館藏檔案數(shù)字化、傳遞信息化和網(wǎng)絡(luò)化，存貯信息和服務(wù)利用快捷化、信息資源共享化。這階段的關(guān)鍵是館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

此外，國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)要把保密、安全工作擺到重要位置充分考慮，要廣泛應(yīng)用可靠、先進(jìn)的信息安全技術(shù)，確保整個(gè)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行和所藏資料的安全。

3.國土管理檔案數(shù)字化的人才隊(duì)伍建設(shè)。國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)過程中必須考慮培養(yǎng)的人才有以下幾類：國土管理專業(yè)、系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)字化加工與管理、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)庫運(yùn)行管理等方面的人才。

三、國土管理檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入案卷級和文件級目錄。凡涉及國土管理的各類檔案資料，應(yīng)將案卷級目錄、文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，重點(diǎn)保證檔案數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，實(shí)現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。

2.建立國土管理檔案網(wǎng)站。建立國土管理檔案網(wǎng)站，并與地方政府政務(wù)網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實(shí)施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會(huì)提供檔案信息查閱、政策法規(guī)查詢，舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地經(jīng)濟(jì)建設(shè)和依法管理、合理開發(fā)利用土地的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開，營造有利于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展的良好環(huán)境。

3.加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來室藏?cái)?shù)字檔案最主要的來源。以前，各部門只移交紙質(zhì)檔案和紙質(zhì)文件目錄，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化就要求各部門實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，如將電子文件拷貝兩套，異地保存等。

4.加大檔案管理軟件的研發(fā)及推廣力度。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國土檔案數(shù)字化的核心和基礎(chǔ)，建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)過程。數(shù)據(jù)庫建立中要注重面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，從而使檔案數(shù)字化系統(tǒng)的使用效率大大提高。