□ 湯宇輝

檔案管理數(shù)字化，是以檔案資料為主要對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為二次文獻信息供人們利用的過程。

一、檔案管理數(shù)字化是社會進步、科技發(fā)展的必然趨勢

辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等程序在計算機中進行，這樣檔案的前身必須以機讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機讀形式，要系統(tǒng)地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有效性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理數(shù)字化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

檔案管理數(shù)字化可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機的潛能，提高利用率。單純利用計算機輔助檔案著錄、存儲的時代是機讀時代不是數(shù)字化時代；檔案管理數(shù)字化可縮短二次文獻信息的加工時間，提高檔案信息的時效性。利用者可直接利用機讀形式的檔案，通過電腦完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文獻；檔案管理數(shù)字化可使信息成果實現(xiàn)多份拷貝，同時送達領(lǐng)導(dǎo)及各個部門，拓寬了服務(wù)范圍，提升了檔案作用；檔案管理數(shù)字化可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案部門要注意這方面發(fā)展動向，超前拿出對策，以便使檔案管理工作適應(yīng)這一客觀形勢的變化和要求；檔案管理數(shù)字化可一次投入，多次產(chǎn)出，改變信息加工受經(jīng)費、人力限制的狀況。

二、目前檔案管理數(shù)字化需要完善之處

檔案軟件缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，使用的計算機軟件類別多且不能互用，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，在規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性和共享性方面不盡人意，難以滿足檔案資源共享之要求。

標準化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理數(shù)字化的前提是檔案基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化。但由于歷史原因，館室檔案整理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標準。這些也制約了檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)。

現(xiàn)有檔案管理模式的轉(zhuǎn)型問題。目前檔案的技術(shù)標準、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，越來越多的檔案保存介質(zhì)是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

電子檔案在其形成、存貯和共享利用等各個環(huán)節(jié)中的安全問題。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過程中存在的安全隱患問題表現(xiàn)在數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用、基礎(chǔ)環(huán)境的技術(shù)方案、應(yīng)用系統(tǒng)和設(shè)備故障四方面。無論哪一方面存在問題，都會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或者系統(tǒng)無法保持原有的有序的存貯狀態(tài)，這樣所造成的危害和損失是比較大的。

檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，決定因素是人，管理人員要有勝任崗位要求的知識層次和技術(shù)水平，不能僅僅停留于日常的計算機一般性操作。從目前看，許多檔案機構(gòu)缺乏現(xiàn)代技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案管理的數(shù)字化了。

三、推行檔案管理數(shù)字化應(yīng)采取的對策

建立檔案數(shù)字化管理制度。建議由上至下建立起統(tǒng)一的檔案數(shù)字化管理制度，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的制作、收集和歸檔的方法、程序、時效等內(nèi)容，定期整理、分類歸檔、專人負責(zé)、妥善保管。避免因機構(gòu)改革、個人工作崗位調(diào)整、所用計算機更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保歷史檔案材料的齊全完整。

完善系統(tǒng)建設(shè)。從高標準嚴要求出發(fā)，系統(tǒng)在設(shè)計之初應(yīng)充分考慮到系統(tǒng)的安全應(yīng)急措施、數(shù)據(jù)的異地備份等硬件備份管理策略。同時要在網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)建設(shè)、系統(tǒng)升級、人文策略、系統(tǒng)權(quán)限等方面加強安全管理，保證檔案電子數(shù)據(jù)的真實性、穩(wěn)定性。

建立電子檔案應(yīng)用共享平臺。

在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開辟專區(qū)，以科室為單位分業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時間存放相關(guān)電子檔案資料。共享平臺按級次設(shè)置查訪權(quán)限，以供機關(guān)各科室自行查詢所需資料，避免各崗位人員的相互打擾，消除影響資源共享的其他因素，促進整體工作效率的全面提高。

積極培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人員。檔案信息數(shù)字系統(tǒng)的骨干力量是計算機技術(shù)隊伍，其素質(zhì)水平直接影響信息化水平的提高。檔案人員要做好電子文件的管理，既要懂得計算機技術(shù)，又要懂得進一步深化發(fā)展了的檔案學(xué)理論、原則和經(jīng)過改革的檔案管理方法與技術(shù)，才能為加快實現(xiàn)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)提供充足的技術(shù)支持。

加強對軟硬件設(shè)備的更新維護，解決好電子檔案文件的保存問題。隨著計算機不斷地升級更新?lián)Q代，對所有的電子檔案來講，它形成時所依賴的技術(shù)，往往是已經(jīng)過時的技術(shù)，這是科技進步所帶來的必然結(jié)果。因此，電子檔案也要不斷地“遷移”、“復(fù)制”，以適應(yīng)新的“生存環(huán)境”而不被“淘汰”。對于長久保存的電子檔案，需要定期進行復(fù)制，以防止信息丟失。同時，還應(yīng)該對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，防止新技術(shù)不能處理舊問題情況的發(fā)生。

做好電子檔案文件的技術(shù)處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。

新型文件材料的歸檔勢在必行，檔案管理者必須對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導(dǎo)，注重保護電子文件的原始信息，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改性文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。

盡管檔案管理數(shù)字化的建設(shè)存在著許多難題，但是檔案管理的數(shù)字化還是未來檔案管理的發(fā)展方向，因為這是數(shù)字時代的大勢所趨，我們不可能獨立其外。不過我們應(yīng)當清醒地認識到檔案管理數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展是分階段的，其過程也是漫長的。因此，檔案管理數(shù)字化的建設(shè)應(yīng)根據(jù)需要和可能的原則，區(qū)別輕重，分清步驟，依據(jù)條件，量力而行。