□嵇 燕 張 琪

昆山市供電公司負責昆山市行政區(qū)域內電網建設發(fā)展和配合地方政府對電力市場運營監(jiān)管。公司營業(yè)區(qū)轄1個國家級開發(fā)區(qū)、3個省級開發(fā)區(qū)和10個鎮(zhèn)，擁有營業(yè)用戶57.89萬戶，容量合計1044.59萬千伏安。公司先后獲得國家能源部頒發(fā)的“電力‘三為’服務達標單位”，國家電力工業(yè)部頒發(fā)的“農村電氣化縣”，國家檔案局頒發(fā)的“企業(yè)檔案工作目標管理國家二級”，國家電網公司頒發(fā)的“雙文明單位”、“新農村電氣化建設先進單位”，中華全國總工會、國家安全生產監(jiān)督管理總局頒發(fā)的“全國‘安康杯’競賽優(yōu)勝企業(yè)”等榮譽稱號。

昆山市供電公司檔案室成立于1989年4月，收藏檔案16669卷、7618件，涵蓋文書檔案、科技檔案、會計檔案、照片檔案、聲像檔案、實物檔案六大類，內容包括黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、財務審計、人事勞資、工程建設等。公司檔案工作在總經理陸興泉的直接領導下，狠抓業(yè)務規(guī)范管理、信息網絡建設，為公司的各項工作提供大量有價值的檔案信息，充分體現“對歷史負責，為現實服務，替未來著想”的現代企業(yè)檔案管理理念。

一、領導重視是關鍵，進一步加強組織建設。

第一，昆山市供電公司領導歷來重視檔案管理工作，按照“統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標準”的原則，對檔案管理工作實行“三納入”，即納入公司發(fā)展規(guī)劃，納入公司規(guī)章制度和工作流程，納入有關部門和人員的職責范圍。第二，在檔案室的規(guī)劃建設上，公司領導從新大樓設計之初就按照檔案庫房標準進行嚴格要求和施工。在辦公用房緊張的情況下，特意調配一個樓層供綜合檔案室專用，企業(yè)另外投入近20萬資金建立榮譽陳列室，集中展示企業(yè)發(fā)展歷程、工程建設、企業(yè)文化、所獲榮譽等，成為宣傳企業(yè)形象的窗口。第三，在檔案管理網絡建設上，公司根據機構設置情況，規(guī)定每個部門確定一名兼職檔案員，配合專職檔案員做好公司檔案的收集、整理、歸檔和利用等工作，形成上下聯動、左右貫通、縱橫結合的現代企業(yè)檔案管理三級網絡體系。

二、統(tǒng)一標準是抓手，進一步建立健全檔案規(guī)章制度。

經濟的發(fā)展和電力工業(yè)的日新月異，對現代企業(yè)檔案管理制度提出了新要求和新標準。昆山市供電公司按照國家和江蘇省有關標準，結合公司實際，修訂和完善了文書檔案、科技檔案、會計檔案、電子檔案、“三納入”、“四參加”等管理制度。并專門制定《昆山市供電公司工程檔案管理辦法（試行）》和《工程建設項目檔案歸檔范圍和綜合期限表》，對工程文件材料的收集、分類、整理、交接驗收等制定統(tǒng)一規(guī)范，使得各施工單位在整理項目材料時能做到有章可循、有制可依、職責分明，從而有效提高歸檔案卷的質量和數量。另外，公司檔案室將公司檔案管理制度、科技檔案管理制度、設備開箱制度、電子文件歸檔管理實施細則（試行）、檔案管理考核細則等整合匯編成《昆山市供電公司檔案工作管理制度匯編》，有利于對公司各類檔案管理流程和制度進行進一步梳理和細化。

三、業(yè)務規(guī)范是保障，進一步抓好檔案工作各環(huán)節(jié)。

檔案室在人手少、任務重的情況下，積極努力展開各項工作，為檔案五星級創(chuàng)建做好準備。首先，按照國家能源部印發(fā)的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》的要求，嚴格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》、《國家檔案局第8號令》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《會計檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》等有關標準，編制了《昆山市供電公司檔案分類方案》和《昆山市供電公司文件材料歸檔范圍和保管期限表》等，以確保檔案的完整與準確。其次，昆山市供電公司在新形勢和新機遇的挑戰(zhàn)下，積極轉變觀念，與時俱進，經常送公司相關檔案人員出去培訓，讓他們既學習檔案業(yè)務知識，也學習相關計算機以及企業(yè)管理知識，切實提高檔案工作者自身業(yè)務素質和綜合能力，使其成為能適應現代化電力企業(yè)檔案管理的復合型人才。

四、有效利用是目的，進一步推進檔案信息化開發(fā)。

昆山市供電公司樹立服務意識，強化服務職能，充分發(fā)揮電力檔案的利用價值，為公司各項工作提供優(yōu)質服務。公司安裝了江蘇省電力公司數字檔案館系統(tǒng)軟件，將2008年前的會計檔案和工程科技檔案目錄輸入數字檔案館，并對2008年前的文書檔案、工程科技檔案、工程圖紙、照片檔案等進行了全數字化掃描，共計掃描13萬張。該數據庫還與江蘇省電力公司的數據資源庫相銜接，具備權限即可互相登錄查閱所需信息。數字檔案室的建立，全面實現了公司檔案的科學化、精細化、規(guī)范化管理，大大提高了檔案的查詢和統(tǒng)計效率，為企業(yè)各項工作提供優(yōu)質、高效、便捷的服務。

例1：利用科技檔案，節(jié)約工程設計費用。1994年，生技科利用35千伏城北變電站圖紙，為設計35千伏石牌變電站提供工程套用模式，節(jié)省了設計工作中的人力、物力，為工程施工爭取了寶貴時間。該工程設計費為17.8萬元，檔案利用實際效益節(jié)約15.82萬元。

例2：查閱檔案，減少經濟損失。1994年5月18日，檔案人員在現場工作時，對該變主變基礎的承載力有疑問，當即查閱了主變開箱資料、地質資料和基礎設計圖，經仔細核對、計算，證實該基礎設計有誤，及時提交了一件報告，引起了設計、施工單位的高度重視，經設計院修改，采取了加固措施，消除了一個重大事故隱患。若不及時糾正，主變基礎將發(fā)生下沉或傾斜，。經各專業(yè)人員預測：若運行后再加固，需停電32天，直接經濟損失209.896萬元。經利用科技檔案減少了經濟損失，檔案利用實際效益41.98萬元。

例3：利用檔案，作歷史憑證。1995年10月16日，在土地清查評估工作中，起先發(fā)現我局局本部土地所屬權憑據不足，經過檔案室多方反復查找，雖然局本部幾經變化，但檔案以清楚的文字、圖形、章檢證明，在民國35年就擁有4866.67平方米土地，1958年12月當時縣長又親自批復12283.33平方米土地，使土地局不得不認可我局本部的土地所屬權。若沒有檔案提供的憑證，按國家現行的征地規(guī)定，我局需補辦支付土地補征費13.2萬元。利用檔案作歷史憑證，檔案利用創(chuàng)造實際效益10.55萬元。

例4：利用科技檔案，為變電站設計改造創(chuàng)造效益。2002年2月28日，根據變電站安全技術措施要求，110千伏玉山變需加裝消防報警裝置，利用檔案室的保存的平面建筑圖，節(jié)約工時1個月，節(jié)省資金9萬元。

例5：為昆山市年鑒和統(tǒng)計年鑒提供檔案。自2007年10月至2009年10月，累計為昆山市年鑒編委會提供圖片10張以上，公司信息文字近2000字，為年鑒提前出版作了鋪墊。

例6：利用科技檔案，為國網公司集約化發(fā)展作貢獻。2009年11月，根據省供電公司集中檢修要求，為蘇州供電公司變電檢修中心提供昆山地區(qū)8個220千伏變電站、12條220千伏線路的施工圖和各種試驗報告等。公司檔案室花費了大量的人力投入配合生技部門查找資料，共投入兩個月的工時，并為圖紙及資料的印刷投入了大量的財力，有近20萬元的投入，為公司今后的發(fā)展提供了不可估量的價值。

企業(yè)檔案記錄了一個企業(yè)歷史發(fā)展歷程，是企業(yè)的寶貴財富，是一種無形資產。隨著市場經濟的飛速發(fā)展，我們需不斷改進和完善電力企業(yè)檔案管理工作，努力使檔案工作在實踐中與企業(yè)的發(fā)展保持同步，保持生機和活力。