□楊 珺 鄒秋香

檔案是企業(yè)的戰(zhàn)略性資源，及時準確高效的檔案信息利用是企業(yè)參與市場競爭的致勝法寶。由于信息化和網(wǎng)絡化的迅速發(fā)展，企業(yè)檔案資源呈現(xiàn)出動態(tài)化、開放性和個性化的新特征，并從根本上影響了企業(yè)資源配置的運作方式和效能。隨著企業(yè)辦公自動化各類系統(tǒng)的廣泛運用，信息量急劇增大，利用網(wǎng)絡快捷方便地進行瀏覽與搜索日益成為必要。企業(yè)檔案這個戰(zhàn)略性資源也迅速進入了“數(shù)字化”時代，并在一次次個性化利用中產(chǎn)生可量化或不可量化的經(jīng)濟效益和社會效益，對提升企業(yè)競爭力正在發(fā)揮著越來越重要的作用。

一、充分認識檔案數(shù)字化在企業(yè)市場競爭中的戰(zhàn)略地位

隨著信息技術的飛速發(fā)展和廣泛應用，以計算機、網(wǎng)絡和存儲技術為核心的現(xiàn)代信息技術發(fā)展已經(jīng)極大地影響到經(jīng)濟發(fā)展、人民生活、國家安全和社會發(fā)展進程。目前，在“堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化”的方針指導下，企業(yè)信息化建設對促進企業(yè)發(fā)展、創(chuàng)新的作用越來越明顯，信息化已經(jīng)成為企業(yè)現(xiàn)代化的重要標志和企業(yè)生存、發(fā)展的重要保障。近年來，中國電信信息化應用正從基礎系統(tǒng)應用向綜合系統(tǒng)應用過渡，從信息孤島向系統(tǒng)集成轉變。企業(yè)管理流程的再造使企業(yè)管理中形成的文件基本電子化，管理和利用逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡化。信息化同樣也給傳統(tǒng)的檔案工作理論、技術、方法帶來新的挑戰(zhàn)。辦公過程中公文的處理由于電子計算機、網(wǎng)絡技術的大量運用，使得在辦公系統(tǒng)中形成了更多數(shù)據(jù)化的文件材料，并且這些文件材料的含義都有了質的飛躍。同時在辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子檔案在傳輸方面又具有紙質檔案不可比擬的優(yōu)點，將不受地理和人力的限制，傳輸速度也是以往紙質檔案不可想象的。企業(yè)檔案管理如何適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢，也成為企業(yè)檔案工作能否適應信息技術應用和市場經(jīng)濟發(fā)展的關鍵。這既是檔案工作面向信息化的全新課題，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面和標志。

企業(yè)戰(zhàn)略首先要回答的是企業(yè)能否長期存活和發(fā)展的問題。而企業(yè)戰(zhàn)略性資源的根本就是為了全局利益最大化，并將企業(yè)內(nèi)部原本離散多元的信息組織成一個整體，使它能夠更加直觀有序和方便利用。網(wǎng)絡時代提供的信息傳遞交流設施使得企業(yè)內(nèi)部每個人都可能接受到海量的信息，處理這些信息以從中篩選出自己需要的信息、去除那些對自己無用的數(shù)據(jù)，將是一個浩繁的工作。檔案數(shù)字化兼顧了網(wǎng)絡與海量信息并存的優(yōu)勢，在所有戰(zhàn)略性的資源中，企業(yè)若干數(shù)字化的系統(tǒng)數(shù)據(jù)最終將在檔案信息化系統(tǒng)中得到分類、歸納和總結，在這個系統(tǒng)中無論是企業(yè)正在決策的、還是已執(zhí)行結束的，都將有具體的體現(xiàn)。

檔案數(shù)字化系統(tǒng)是一個能為企業(yè)決策、經(jīng)營發(fā)展、提高工作效率提供有序服務的信息中心。檔案數(shù)字化作為企業(yè)的一項基礎工作及重要的信息資源，必然要求與目前企業(yè)現(xiàn)代化的管理相匹配，最大限度地為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展提供保障性服務，而且在經(jīng)營生產(chǎn)活動中產(chǎn)生相應的經(jīng)濟效益。檔案數(shù)字化建設的最終目的就是要滿足企業(yè)各方面日益增長的利用各類檔案信息的需要，切實加強數(shù)字檔案信息資源的合理配置和科學管理，使檔案信息資源實現(xiàn)系統(tǒng)化、網(wǎng)絡化，為企業(yè)實現(xiàn)精細化經(jīng)營、精確化管理服務，這也是檔案數(shù)字化的基本工作目標。

二、積極發(fā)揮檔案數(shù)字化在企業(yè)改革和發(fā)展中的重要作用

揚州電信推進檔案數(shù)字化是在中國電信江蘇公司的統(tǒng)一部署和具體指導下開展進行的。數(shù)字檔案信息系統(tǒng)作為一個共享、溝通的平臺，已經(jīng)成為企業(yè)戰(zhàn)略性資源中的一個不可或缺的環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中設置了與OA辦公自動化系統(tǒng)、計劃建設系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)等企業(yè)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)的接口與環(huán)路，通過檔案數(shù)字化的運用解決各分類數(shù)據(jù)的交換問題。這樣就更加能夠強化企業(yè)戰(zhàn)略性資源中的數(shù)據(jù)集成狀態(tài)，并能及時、有效地傳遞和利用各個性化系統(tǒng)中已存在的數(shù)字信息，通過檔案特有的分類與歸檔，集成為數(shù)字檔案信息化數(shù)據(jù)，從而充分發(fā)揮數(shù)字檔案的優(yōu)勢，提高企業(yè)發(fā)展、管理決策等基礎性工作的時效。

檔案數(shù)字化為國有資產(chǎn)保值增值服務。國有企業(yè)改革是整個經(jīng)濟體制改革的中心環(huán)節(jié)，深化企業(yè)改革是一個復雜而又艱難的任務。近年來國家推進通信行業(yè)重組和國有企業(yè)改制，直接引起企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權的變化。中國電信揚州分公司按照省公司要求，高度重視與資產(chǎn)管理密切相關的檔案集中收集和整理歸檔工作，對承接的聯(lián)通CDMA基站和公司所有房屋資產(chǎn)，全面建立健全了數(shù)字化檔案，在此基礎上強化管理，有效防范了國有資產(chǎn)的流失，同時利用數(shù)字檔案高效有序地與聯(lián)通、移動等通信運營商開展互聯(lián)互通工作，保障了國有資產(chǎn)保值增值，在這一過程中完整真實的數(shù)字檔案發(fā)揮了重要作用。

檔案數(shù)字化為市場運營發(fā)展服務。企業(yè)作為經(jīng)濟建設的主戰(zhàn)場，實施檔案數(shù)字化管理既是企業(yè)信息化的必然要求，也是市場競爭的必然要求。中國電信揚州分公司把做好企業(yè)檔案數(shù)字化建設提高到為企業(yè)發(fā)展這個中心有效服務的高度，切實予以重視和推進。信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和企業(yè)財富，與網(wǎng)絡、資金、資源同等重要，推進企業(yè)信息化，發(fā)展數(shù)字檔案，逐步建立并完善各類信息系統(tǒng)，在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等環(huán)節(jié)深度開發(fā)并充分利用信息資源，提高競爭能力和經(jīng)濟效益。檔案數(shù)字化是企業(yè)信息化的基礎工程，是企業(yè)戰(zhàn)略性資源的一個基本部分，它使得在網(wǎng)絡環(huán)境下產(chǎn)生的檔案信息資源處于一種流程整合和閉環(huán)管理的狀況之中，充分體現(xiàn)了檔案數(shù)字化作為資源的價值與意義。中國電信揚州分公司開發(fā)利用網(wǎng)上合同管理系統(tǒng)，同時對全區(qū)在用的各類協(xié)議進行了清理，重新規(guī)范了38種業(yè)務格式協(xié)議，并修訂合同管理流程，并將14項大類共52處風險點的預防和處理措施分解落實到相關部門各個環(huán)節(jié)。2009年共審查合同（協(xié)議）3756份，總價款3.87億元，全年未發(fā)生重大合同糾紛，圓滿實現(xiàn)了“以事前防范和事中控制為主，以事后補救為輔”的合同法律風險防范管理組織體系和建設目標，保障和促進了企業(yè)健康運營發(fā)展。

檔案數(shù)字化為企業(yè)科技創(chuàng)新服務?？萍紕?chuàng)新的特點在于繼承基礎上的突破，這種突破性的創(chuàng)新成果，是經(jīng)過不斷積累的一系列過程而實現(xiàn)的。數(shù)字檔案是連接這個過程的載體，自主創(chuàng)新離不開借鑒檔案所提供的歷史資料。檔案信息是科技創(chuàng)新的誘因，豐富的科技信息有助于科研人員開闊眼界，激活思路，實現(xiàn)創(chuàng)新。揚州電信豐富的數(shù)字化檔案信息，為觸發(fā)科技人員創(chuàng)新靈感提供了非常有效的服務。僅僅2009年，揚州電信申報各類創(chuàng)新成果22項，獲國家專利3項，創(chuàng)新工作加分評定名列全省第一名。

企業(yè)是國家經(jīng)濟運行的主體，國有企業(yè)是國民經(jīng)濟的重要支柱，是國家加快經(jīng)濟發(fā)展、推動科技創(chuàng)新的基本力量。為國有企業(yè)改革與發(fā)展服務，是檔案數(shù)字化工作服務于黨和國家工作大局的具體體現(xiàn)。中國電信揚州分公司在實踐中圍繞企業(yè)改革和發(fā)展這個重點，開展各種服務，全面推進檔案數(shù)字化工作，有效提升企業(yè)價值和核心競爭力。

三、重視解決檔案數(shù)字化帶來的新挑戰(zhàn)新問題

從檔案管理的角度看，檔案數(shù)字化信息平臺的著眼點是數(shù)據(jù)信息的交換與共享。資源的共享、快捷化的利用是檔案數(shù)字化的最終追求。在檔案數(shù)字化管理模式下，企業(yè)各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用、編研、安全如何得到有效的保證，更好地為企業(yè)市場運營提供精細化和精確化服務，是檔案數(shù)字化建設需重點研究解決的問題。當務之急是要妥善解決好以下三個問題：

一要注重檔案數(shù)字化工作的標準化和規(guī)范化建設。在信息化條件下，由于計算機、網(wǎng)絡技術的普及應用和工作交往范圍更加廣泛，計算機管理軟件層出不窮，致使電子文件格式多種多樣。因此，要確保檔案數(shù)字化建設進程中電子文件、電子檔案的長久、真實保存和有效利用，必須注重加強對相關標準、規(guī)范的研究。這項工作需要廣泛的實踐和對方法、經(jīng)驗的總結，企業(yè)檔案部門和信息化主管部門作為檔案數(shù)字化建設主力軍，肩負重任。

二要加強對數(shù)字檔案和紙質檔案管理方法的研究。電子文件和數(shù)字檔案管理相對于紙質文件管理來說是全新的模式，檔案行政管理部門和企業(yè)檔案部門應加強將對電子文件、電子檔案管理的政策、技術、方法、標準以及系統(tǒng)開發(fā)等方面的研究，以適應企業(yè)信息化的需求。同時不能忽視對原有紙質檔案的安全保管，要建立數(shù)字檔案與紙質檔案一致性保障措施，確保檔案的長期真實有效性，使企業(yè)檔案數(shù)字化建設健康發(fā)展。

三要高度重視信息化條件下數(shù)字檔案的安全。信息技術使得信息的利用更加方便的同時，也帶來信息的安全、保密、知識產(chǎn)權保護以及電子文件的永久真實保存等問題。檔案管理是企業(yè)信息化的重要組成部分，它關系到信息化后企業(yè)各種文件、數(shù)據(jù)、信息的最終歸宿和長期有效利用。信息化對檔案管理來說，既是促進，也是壓力。信息化推動檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立，將其整合在單位信息管理系統(tǒng)之中。但是，能夠符合、融入單位信息管理系統(tǒng)，又具有自身長久、安全保存歷史面貌的電子檔案管理，也是檔案信息系統(tǒng)建立和維護的難點。在企業(yè)信息化建設中要重視并加強對檔案信息的數(shù)據(jù)安全和管理,處理好檔案信息資源開發(fā)與創(chuàng)新管理中對電子文件數(shù)字檔案的安全和保護的關系。隨著電子文檔的逐步積累，要對安全保護與長久保存加以研究，包括數(shù)字檔案載體的異地安全保管體制、網(wǎng)絡傳遞與介質傳遞的電子文件歸檔系統(tǒng)等。

總之，數(shù)字化檔案作為企業(yè)重要的戰(zhàn)略性資源，應在信息化建設管理創(chuàng)新的同時充分利用信息技術的優(yōu)勢，同步加大對數(shù)字檔案信息資源的開發(fā)和利用力度，以滿足企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各方面的需要。加快檔案數(shù)字化建設的步伐，既是企業(yè)信息化建設的重要方面和完善企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的必要保障，也是提升企業(yè)價值和市場競爭力的必由之路。