□陳 瑛

我國在進入高等教育大眾化階段以后，各高校普遍重視學校建設工作。就學校建設的層面而言，物質層面和制度層面的建設已有一定成果，高校文化層面的建設卻相對滯后。而高校文化層面的建設關系到大學精神、辦學理念、辦學特色、發(fā)展戰(zhàn)略等大學核心競爭力要素。高校檔案工作就是文化建設的重要內容之一。長期以來，我們通常把高校檔案工作孤立化，沒有提升到文化建設的層面。其實，把高校檔案工作提升到文化建設的層面，對高校檔案工作開發(fā)信息資源提出更高要求的同時，其高校檔案信息的文化價值也得以通過高校文化建設來實現(xiàn)，進而擴大高校檔案工作的影響。所以，針對高校文化建設背景下檔案信息資源開發(fā)的問題，就顯得尤為突出。

一、高校檔案工作要強化為高校文化建設服務的開發(fā)觀念

對高校檔案信息資源開發(fā)而言，目前制約為高校文化建設服務的核心是開發(fā)觀念。這一因素需要從高校領導者、廣大利用者和檔案工作者三個方面不斷強化。

1、領導者的觀念轉變：資源寶貴，必須開發(fā)

高校領導者的觀念對檔案信息資源開發(fā)的外部環(huán)境和內部要素至關重要。從某種程度上說，高校的領導者特別是檔案工作分管領導的檔案信息資源開發(fā)觀念，直接影響到學校對檔案工作，特別是對檔案信息資源開發(fā)工作的要求，最終將決定檔案信息資源開發(fā)為高校文化建設服務的決策。并且，他們可以從外部營造有利于開發(fā)檔案信息資源，服務高校文化建設的良好氛圍，主導制定檔案信息開發(fā)服務政策，提供檔案信息資源開發(fā)的必備條件。一般地說，高校除了檔案工作分管領導外，對檔案和檔案工作的了解不多，認識和敏感程度不高。他們很少能夠認識到檔案是高校寶貴的信息資源，對高校檔案人員的期望值也不高，只要能應付日常的保管和利用就行。調查表明，高校經常出現(xiàn)這樣的怪現(xiàn)象：一方面，校領導為文化建設需要投入大量的人力物力財力，但效果不佳而犯愁；另一方面，卻對高校檔案館（室）所藏的只需少許投入便可以開發(fā)見效的檔案信息資源視而不見。從教育管理學的角度講，對高校文化建設作用獨特的檔案信息資源視而不見，實質上是一種資源的閑置或者變相浪費。所以，高校領導者尤其是檔案工作分管領導的觀念，需要轉變?yōu)椤百Y源寶貴，必須開發(fā)”。必須認識到高校檔案是高校文化建設不可多得的、非常寶貴、作用獨特的信息資源，必須通過各種途徑保證檔案信息資源的有序開發(fā)，在高校文化建設中向高校檔案管理要效益。

2、利用主體的觀念轉變：解決問題，需要開發(fā)

長期以來，高校檔案館（室）的工作不被廣大師生員工所理解，存在檔案信息資源開發(fā)觀念的認識誤區(qū)，而他們正是高校文化建設利用者的主體。第一種認識誤區(qū)是歷史原因導致的，片面強調檔案的機要性、保密性，認為高校檔案館（室）里的檔案不能隨便加以開發(fā)利用。第二種認識誤區(qū)是缺少溝通交流導致的，認為高校檔案僅是塵封的歷史，檔案工作就是收集歸攏、抄寫裝訂，沒有什么技術含量和學問，更不要說是開發(fā)和提供各種層次的信息產品了。所以，看不到高校檔案對于高校文化建設的信息開發(fā)作用，提不出有利于檔案信息開發(fā)的建議。可見，廣大的高校文化建設利用者需要轉變觀念，正視高校檔案館（室）的使命和職能，從解決高校文化建設實際問題的角度，大膽地提出檔案信息資源開發(fā)的合理建議和利用檔案信息開發(fā)產品的正當需求。

3、檔案工作者的觀念轉變：大有可為，積極開發(fā)

不少高校檔案工作者的觀念陳舊，導致高校檔案館（室）在高校文化建設時常缺位。普遍存在著檔案工作者守著豐富的檔案信息資源難以為高校的文化建設有所作為。這種缺位使得：一是高校文化建設中許多問題因為檔案信息的提供不到位、不及時而難以解決，或者是造成了高校文化建設的重復和浪費現(xiàn)象嚴重；二是使高校檔案館（室）失去了通過提供信息開發(fā)產品為高校文化建設服務的機會，也失去了自身發(fā)展、贏得有為才有位的機會。

高校文化建設是一個涉及到學生成人成才、高校事業(yè)發(fā)展的大事，檔案信息資源開發(fā)又對高校文化建設有著獨特作用。高校檔案工作者必須樹立這樣的觀念：在高校文化建設背景下，開發(fā)檔案信息資源大有可為，明確“積極開發(fā)檔案信息資源，主動服務高校文化建設”的思路。通過激活檔案信息，主動提供服務，利用高校文化建設平臺帶給高校檔案工作發(fā)展機遇，提升高校檔案工作水平。

二、高校檔案工作要建立為高校文化建設服務的開發(fā)機制

目前有很多高校檔案館（室）為高校文化建設做了不少資源開發(fā)工作，但基本上是自發(fā)的，而不是出于工作機制本身的要求。要使高校檔案信息資源開發(fā)更好地、自覺地、有針對性地服務高校文化建設工作，必須建立為高校文化建設服務的開發(fā)機制。具體思路可以表述為“兩個納入、一個加強、一個落實”。

1、將檔案信息資源開發(fā)工作納入到高校文化建設范疇

高校檔案工作本身就是文化建設工作的組成部分，是高校文化積淀的保存、整理、選擇和排序，實際上是依據已有文化信息資源整合出新的文化內容和形式。檔案工作具有的存儲和傳遞文化的功能，是高校文化尤其是制度文化、行為文化、精神文化形成的重要渠道。因此將高校檔案信息資源開發(fā)工作納入高校文化建設范疇，是高校文化建設的重要保障。

教育行政管理部門在制定高校文化建設考核評估辦法的時候，應將開發(fā)高校檔案信息資源作為重要的考核內容。高校在制定、落實高校文化建設的規(guī)劃、計劃時，應納入開發(fā)和利用高校檔案信息資源的內容，引導各有關單位、部門在文化建設中以各種方式開發(fā)檔案信息資源。

2、將服務高校文化建設的要求納入到檔案信息資源開發(fā)工作范疇

要充分發(fā)揮高校檔案信息資源開發(fā)在高校文化建設中的作用，把服務高校文化建設作為高校檔案工作的重要使命。關鍵在于圍繞高校各項工作及時提供信息服務，開發(fā)各種檔案信息產品。高校檔案工作服務高校文化建設的最好途徑就是根據高校文化建設的需要，開發(fā)各種檔案信息產品。高校檔案信息資源開發(fā)工作，如果不納入為文化建設服務的規(guī)范性要求，仍然處于自發(fā)狀態(tài)，就等于沒有抓住高校檔案工作發(fā)展的契機，同時，高校文化建設也不可避免地喪失重要的文化資源。在檔案信息資源開發(fā)工作中落實服務高校文化建設的要求，一要根據高校文化建設的實際需要開發(fā)檔案信息產品。高校檔案館（室）要與外界保持聯(lián)系，以獲取高校文化建設的動向，判斷其檔案信息產品需求的內容和層次。二要及時了解高校文化建設中檔案信息產品的使用反饋信息，評估檔案信息產品在高校文化建設的效果，為下一輪高校檔案信息資源開發(fā)做準備，盡量避免因為檔案信息資源開發(fā)成果的滯后而影響實際使用效果。三是繼續(xù)推行檔案工作等級評定活動，制定出符合高校實際的具體實施辦法，將服務高校文化建設作為檔案信息資源開發(fā)的重要內容，納入到高校檔案工作等級評定評估指標體系之中。

3、加強檔案信息資源的時效、質量和數(shù)量建設

檔案信息資源開發(fā)之所以會出現(xiàn)服務時效滯后、層次低下和資源不足等問題，原因是多方面的：主要是目前高校檔案的收集和歸檔整理時間相對滯后，檔案館（室）獲得檔案信息資源的時間滯后。歸檔文件收集、整理中存在檔案信息資源的數(shù)量和質量得不到保證。具體的解決辦法：

（1）推行歸檔文件整理改革，提高檔案信息資源的質量，縮短檔案館（室）獲得檔案信息資源的時間。各高校需要深入推行歸檔文件整理改革，制定切實可行的《歸檔文件整理規(guī)則》實施細則。制定過程中，需要考慮便于兼職檔案員學習、領會和操作。歸檔文件收集、整理改革不能僅僅限于整理方法的改革，還應該有歸檔時間的改革，對不同類型檔案的歸檔時間進行合理調整，錯開檔期。

（2）整合校內外檔案信息資源，提升可供開發(fā)的檔案信息資源的規(guī)模。一是建立學校、二級院（系）二級檔案管理體制，使學校檔案館（室）能夠真正指導、監(jiān)督、檢查二級學院（系）自存檔案的歸檔收集、整理。通過人工網絡和計算機網絡的建設，實現(xiàn)學校、二級院（系）兩級檔案信息資源的開發(fā)和共享。二是根據上級有關規(guī)定，分別對學校、二級院（系）兩級管理檔案的歸檔文件的收集范圍進行科學調整，保證重要檔案不遺漏、納入歸檔收集范圍的檔案按規(guī)定歸檔。三是改革人事檔案管理模式，在保密的前提下，將由組織部、人事處、學生處等部門的專門檔案室納入到綜合檔案館（室）管理范圍，使檔案信息資源更加集中，有利于檔案信息資源的共享和開發(fā)。四是加大向社會征集檔案力度，提高檔案信息資源的數(shù)量和質量。向社會開展檔案征集活動，接受社會捐贈，是提高高校檔案館（室）檔案信息資源的數(shù)量和質量的重要途徑，可以使高校檔案館（室）獲得許多珍貴檔案、社會散存檔案，可以彌補正常歸檔文件收集、整理的不足。

4、落實檔案信息資源開發(fā)責任

檔案信息資源開發(fā)之所以會出現(xiàn)服務時效滯后的問題，一個重要原因是檔案館（室）內部機構設置和人員安排上缺少對檔案信息資源開發(fā)功能的通盤考慮。這當然會使高校檔案館（室）對文化建設的需求響應不夠，容易出現(xiàn)方向判斷失準、專業(yè)化程度低、缺少專業(yè)人員、開發(fā)周期長、開發(fā)效果差等不良狀況。

高校根據自身具體情況，或者調整高校檔案館（室）的內部機構設置，或者安排專人負責，或者將之明確為檔案人員的崗位職責。一是對設置檔案館、辦學規(guī)模較大的綜合性大學，可以在檔案館內部設置檔案信息資源開發(fā)科（部）、檔案編研科、檔案展覽科等機構，專門負責檔案信息資源開發(fā)事宜。二是對設置綜合檔案室、中等辦學規(guī)模的普通本科院校，需要全面推行歸檔文件部門整理制度，在難以設置檔案信息資源開發(fā)機構的情況下，可以在綜合檔案室內部安排專人負責檔案信息資源開發(fā)工作。三是對設置檔案室、辦學規(guī)模較小的高職學校，需要擴大收集范圍，建設成綜合檔案室。建立歸檔文件部門整理制度，并將檔案信息資源開發(fā)工作明確為檔案人員的重要職責。

三、高校檔案工作要培育為高校文化建設服務的開發(fā)能力

信息社會中的高校檔案管理工作應該是一個開放的系統(tǒng)，需要和外界不斷地交換信息、能量，才能更好地發(fā)展。在高校文化建設背景下檔案信息資源開發(fā)服務能力的培育，不能忽視外界力量的支持，通過內外結合，培育為高校文化建設服務的開發(fā)能力。

1、做好公共關系，切實擴大開發(fā)主體和把握利用需求

長期以來，大部分高校檔案館（室）不注重公共關系，守著檔案等別人來利用，與外界的聯(lián)系不多，對高校文化建設的檔案信息利用需求規(guī)律把握不準，對檔案信息資源的開發(fā)，沒有聯(lián)合開發(fā)、委托開發(fā)的思路，服務能力單薄。因此要改變高校檔案館（室）的公眾形象，積極尋求擴大高校檔案信息資源開發(fā)主體的途徑。讓高校檔案館（室）走向大眾、走向師生員工，讓師生員工了解高校檔案館（室）的職責，使得師生員工了解高校檔案館（室）有高校文化建設所需要的豐富的信息資源。同時，通過公關活動，及時把握高校文化建設對高校檔案信息產品的需求，及時根據檔案館（室）藏和人員、資金情況，確定檔案信息產品開發(fā)計劃。

2、提高檔案人員整體素質，確保檔案信息資源的開發(fā)質量

高校檔案人員整體素質影響到檔案信息資源開發(fā)的質量。高校檔案人員編制的檢索工具質量以及檔案檢索過程中的檢全率和檢準率等因素，都對各種檔案信息產品質量至關重要，直接影響到高校檔案在高校文化建設中作用的發(fā)揮程度。提高檔案工作人員整體素質，一是引進善于開發(fā)檔案信息資源或有檔案信息資源開發(fā)潛力的人才。根據現(xiàn)有人員的專業(yè)結構狀況，加大引進計算機專業(yè)、檔案專業(yè)、歷史專業(yè)等方面人才，激勵引進人才在檔案信息資源開發(fā)中發(fā)揮作用。二是通過繼續(xù)教育等形式提高現(xiàn)有人員的業(yè)務素質，特別是檔案信息開發(fā)素質。根據高校文化建設的需要，定期安排一些檔案人員參加檔案行政主管部門主辦的檔案信息資源開發(fā)業(yè)務培訓；在決定開發(fā)某一方面的檔案信息產品時，不定期但有針對性地安排有關人員外出學習、調研。

3、運用現(xiàn)代信息技術，提升檔案信息產品的服務能力

以計算機為主的現(xiàn)代信息技術和辦公設備的使用，是高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢，也是高校檔案信息資源開發(fā)的內在要求。通過運用現(xiàn)代信息技術和辦公設備，可以縮短高校檔案信息產品的開發(fā)周期，并能夠最大限度地提升檔案信息產品在高校文化建設中的影響力。

（1）建立檔案目錄和全文數(shù)據庫等，縮短高校檔案信息資源開發(fā)的周期。檔案信息化建設是高校檔案信息資源開發(fā)的重要基礎，它不僅能夠實現(xiàn)檔案編目等檢索工具的自動生成和檢索自動化，還對保護檔案原件和便于檔案開放起重大作用。通過添置高性能的計算機和檔案管理軟件，以自主承擔或者外包等形式對高校檔案館（室）所藏檔案及時進行目錄和全文數(shù)據庫建設，是高校檔案信息化建設的重要內容。檔案數(shù)據庫的優(yōu)勢在于它的檢索速度快、檢準率和檢全率高，大大縮短了檔案信息開發(fā)中檔案查詢的時間，縮短高校檔案信息資源開發(fā)的周期。

檔案數(shù)據庫建設中的外包形式，是解決檔案信息建設步伐較慢的有效途徑。有學者提出，“各級檔案管理部門在檔案信息化建設中，利用外部技術力量將成為一個帶有普遍性的做法。從表面上看，這是一個技術問題，但實質上它是一個管理策略問題”。在資金、場所等相關條件允許的前提下，這無疑是一條高校檔案信息化建設的捷徑。

（2）借助于校園網，及時發(fā)布檔案信息資源開發(fā)成果。在計算機網絡沒有普及之前，發(fā)布信息主要依賴對印刷品，檔案信息資源開發(fā)成果的發(fā)布成本巨大，制約因素多。隨著互聯(lián)網特別是高校校園網的普及，高校檔案館（室）應該建立自己的網頁或網站，依靠校園網這一形式來發(fā)布檔案信息資源開發(fā)成果，提高檔案信息資源開發(fā)成果的服務能力和影響力，對高校文化建設來說，無疑意義深遠。

參考資料：

① [英]邁克爾·庫克：《檔案職業(yè)走向和角色定位》，中國首屆檔案學博士論壇論論文集編委會編《21世紀的社會記憶——中國首屆檔案學博士論壇論文集》，中國人民大學出版社2001年11月第1版第275頁。

②丁國慶：《領導重視是高校檔案工作發(fā)展的關鍵》，《浙江檔案》1999年第7期第25頁。

③趙群：《強化高校檔案意識芻議》，《右江民族醫(yī)學院學報》1999年第5期第865頁。

④周毅：《檔案信息化中的信息技術外包策略》，《中國檔案》2003年第11期第50頁。