林慕嬋

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué) 廣州 510642）

一、引言

數(shù)碼照片能快速、真實(shí)地記錄事項(xiàng)的場(chǎng)景，傳遞的信息量大、直觀(guān)、生動(dòng)，隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，已成為一種很普遍的記錄形式，但數(shù)碼照片的整理及管理一直是困撓檔案人員的一個(gè)問(wèn)題。一個(gè)單位有很多部門(mén)，每個(gè)部門(mén)每年都有很多大大小小的值得記錄的事，幾年積累下來(lái)，需要整理的數(shù)碼照片量很大。雖然有關(guān)照片處理或管理的軟件眾多，但不管是經(jīng)典的照片處理或管理軟件如photoshop、ACDsee、Picasa3，還是其他各種用途各有側(cè)重的小軟件，其功能大多是偏重于照片的缺陷修飾、美化處理及壓縮、發(fā)布共享等方面，在照片著錄和打印方面或者功能相對(duì)較弱，或者使用繁瑣不方便。經(jīng)典照片軟件并不符合照片檔案管理的要求，目前還沒(méi)有一款好用的適合檔案管理的通用型照片管理軟件，以至有些單位需要花費(fèi)巨資找專(zhuān)業(yè)軟件公司開(kāi)發(fā)專(zhuān)用照片檔案管理軟件。

筆者在長(zhǎng)期的檔案管理實(shí)踐中，摸索出一種word和Excel結(jié)合實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片批量整理的方法。該方法成本低廉，方便實(shí)用，它擺脫了數(shù)碼照片管理需要花費(fèi)巨資由專(zhuān)業(yè)人員開(kāi)發(fā)專(zhuān)用軟件的歷史，同時(shí)彌補(bǔ)了PhotoShop、ACDsee和picasa等數(shù)碼照片通用管理軟件的操作繁瑣和打印方面功能的不足，不但能實(shí)現(xiàn)照片檔案的快速檢索查找，還能圖文在一個(gè)界面上進(jìn)行六要素著錄、打印圖文一體的照片檔案圖冊(cè)作為實(shí)體材料保存。普通辦公室人員一學(xué)就會(huì)，能有效提高數(shù)碼照片管理效率，使數(shù)碼照片的管理變得生動(dòng)實(shí)用。

二、基本思路和實(shí)現(xiàn)步驟

假設(shè)電腦中有一分區(qū)F專(zhuān)門(mén)用于數(shù)碼照片管理，首先在F：中建文件夾，夾名可結(jié)合時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事項(xiàng)確定，假設(shè)本次整理的照片時(shí)間為2009年6月1日，地點(diǎn)為本校溜冰場(chǎng)，人物為小學(xué)生，事項(xiàng)為學(xué)生六一節(jié)溜冰比賽，為方便記憶，文件夾可命名為20090601本校溜冰場(chǎng)附屬小學(xué)學(xué)生六一節(jié)溜冰比賽（為方便本方法表述，本次文件夾名使用F:20090601），將相機(jī)中本次活動(dòng)拍攝的照片拷貝進(jìn)夾，刪去其中主題不夠鮮明、影像不夠清晰、畫(huà)面不夠完整的部分圖像后備用。

1、在Dos條件下按夾內(nèi)照片名字自動(dòng)生成目錄表

基本思路：dir是DOS操作系統(tǒng)中用來(lái)查看磁盤(pán)中文件的命令，語(yǔ)句格式：DIR[盤(pán)符][路徑][/P][/W]，此處用于將照片目錄夾中的數(shù)碼照片文件生成Excel格式目錄文件。

實(shí)現(xiàn)步驟：在window狀態(tài)下點(diǎn)開(kāi)始→程序→附件→命令提示符進(jìn)入Dos狀態(tài)。在提示符下輸入：dir[盤(pán)符][路徑]/b〉[盤(pán)符][路徑]zpml.xls，[盤(pán)符][路徑]為要整理的數(shù)碼照片所在的文件夾的路徑，也是即將生成的照片目錄文件的存放路徑，zpml.xls為將形成的照片目錄文件名。為減少出錯(cuò)，[盤(pán)符][路徑]采用打開(kāi)本次要整理的數(shù)碼照片夾并從其地址欄中用鼠標(biāo)右健復(fù)制再在Dos中右健粘貼的方法。上述語(yǔ)句回車(chē)后在擬整理的數(shù)碼照片所在的文件夾中生成名為zpml.xls的目錄文件，其A列中每一條記錄對(duì)應(yīng)一張照片的名字。

2、Excel條件下實(shí)現(xiàn)圖文一體的照片著錄

基本思路：〈img src=〉是網(wǎng)頁(yè)制作html語(yǔ)言中動(dòng)態(tài)插入圖片的語(yǔ)句，src就是source（來(lái)源），“src=”后接圖片地址。本方法在Excel中借鑒網(wǎng)頁(yè)語(yǔ)句格式，實(shí)現(xiàn)B列單元格中的圖片與A列單元格中的照片名一一對(duì)應(yīng)顯示。

實(shí)現(xiàn)步驟：

（1）打開(kāi)照片夾，點(diǎn)擊zpml.xls，整理完善Excel目錄表。先在表中第一行插入一行，輸入照片檔案的各著錄項(xiàng)名，這時(shí)表格照片名欄即A2欄中已有各數(shù)碼照片文件名，其余欄內(nèi)容為空，表頭欄目格式見(jiàn)表1。其中時(shí)間地點(diǎn)人物事項(xiàng)等一組圖片一樣，而場(chǎng)景每張不同，照片的文字說(shuō)明可結(jié)合時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事項(xiàng)和場(chǎng)景綜合而成。

表1 數(shù)碼照片檔案著錄表頭格式

（2）調(diào)整行高使B單元格適合插入圖片。選定表格，點(diǎn)格式→行→行高，在行高中輸入120，將照片欄即B欄拉成長(zhǎng)方形。

當(dāng)?shù)谝涣械恼掌麅?nèi)容中不含.jpg時(shí)，在照片欄第二列B2單 元 格 的 輸 入 欄 中 輸 入 ：="〈table〉〈img src="" F:20090601"&A2&".jpg"""

當(dāng)?shù)谝涣械恼掌麅?nèi)容中含.jpg時(shí)，在照片欄第二列B2單 元 格 的 輸 入 欄 中 輸 入 ：="〈table〉〈img src="" F:20090601"&A2&""""

用鼠標(biāo)右健選中B2并向下拉至所有含照片名的行，按Ctrl+C，將選定單元格中的內(nèi)容復(fù)制至剪貼板，刪除單元格中內(nèi)容，再將剪貼板中內(nèi)容用選擇性粘貼中的Unicode文本格式粘貼回B2單元格，這時(shí)照片出現(xiàn)。

按Ctrl+G，定位到對(duì)象選定所有圖片，再鼠標(biāo)右健菜單中設(shè)定圖片大小高度為4，這時(shí)每張圖片都導(dǎo)入到其對(duì)應(yīng)名稱(chēng)后面的單元格中，且剛好和單元格一樣大。

在Excel照片目錄表圖片后對(duì)應(yīng)單元格中填入每張照片的著錄信息，部分內(nèi)容相同的著錄項(xiàng)可用鼠標(biāo)右健選定首行內(nèi)容往下拉填充，這時(shí)著錄內(nèi)容及效果如圖1。

圖1 數(shù)碼照片著錄界面格式及效果圖

由于本方法照片著錄時(shí)圖文在同一界面上，提高著錄方便性、減少出錯(cuò)，著錄后的照片目錄表可用于打印整齊的圖文一體的相冊(cè)，也可方便地轉(zhuǎn)入合并到通用檔案管理系統(tǒng)中以便今后檢索。

3、word條件下巧用郵件合并實(shí)現(xiàn)圖文打印

基本思路：利用word郵件合并，使用郵件合并中的includepicture和mergefield域?qū)崿F(xiàn)照片嵌套，使照片與各著錄項(xiàng)在一個(gè)頁(yè)面上打印，不但能減少曬相和相冊(cè)費(fèi)用，而且打印出的圖文相冊(cè)美觀(guān)實(shí)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片的雙套制保存。打印模板可做成一頁(yè)打印6張、9張、12張圖文的格式，合并打印時(shí)按需使用。

實(shí)現(xiàn)步驟：本步驟分為模板制作和合并打印二部分。

模板制作：以每頁(yè)打印12張為例。

（1）建打印模板格式。進(jìn)入word，點(diǎn)視圖→工具欄，在郵件合并前打√，點(diǎn)工具欄圖標(biāo)中設(shè)置文檔類(lèi)型→標(biāo)簽→確定→新建標(biāo)簽，標(biāo)簽產(chǎn)品選自定義，參數(shù)上邊距填2，側(cè)邊距填2、標(biāo)簽高度8，標(biāo)簽寬度4.4，縱向跨度8，橫向跨度4.4，標(biāo)簽列數(shù)6，標(biāo)簽行數(shù)2，頁(yè)面大小選A4橫向（29.7×21厘米）。

（2）連接數(shù)據(jù)表，插入照片域和數(shù)據(jù)域。點(diǎn)打開(kāi)數(shù)據(jù)源標(biāo)簽，選本次要整理的照片夾下的zpml.xls文件中的Sheet表。將光標(biāo)置于要插入照片的B2單元格中，在菜單中點(diǎn)擊插入→域→選includepicture→確定，這時(shí)光標(biāo)處出現(xiàn)：錯(cuò)誤未指定文件名→按shift+F9顯示代碼→光標(biāo)置于includepicture后加小雙引號(hào)→光標(biāo)置于雙引號(hào)間→再次插入→域→選mergefield→確定→選擇照片名（照片名為數(shù)據(jù)表中一字段，其內(nèi)容為對(duì)應(yīng)照片的名字）→確定→光標(biāo)置于照片名間→按shift+F9顯示代碼，如果照片名本身含.jpg后綴則完成圖片設(shè)置，如果照片名本身不含.jpg，則光標(biāo)置于照片名域后雙引號(hào)前，在封閉雙引號(hào)前輸入.jpg，這時(shí)插入照片處出現(xiàn)的全部代碼為：｛INCLUDEPICTURE"｛MERGEFIELD" 照片名 "｝.jpg"*MERGEFORMAT}。插入其他數(shù)據(jù)域：光標(biāo)置于要插入域的位置，在工具欄中點(diǎn)擊插入域圖標(biāo)，插入照片檔案著錄項(xiàng)中的其他字段，其中題名可為可用時(shí)間、地點(diǎn)、人物和事項(xiàng)組合而成。

（3）打印模板保存。將以上全部代碼選定居中，保存主文檔（主文檔應(yīng)保存在與圖片庫(kù)同一目錄夾內(nèi)，文件名可為：2行6列12張數(shù)碼照片打印模板），按F9查看合并數(shù)據(jù)，第一個(gè)標(biāo)簽出現(xiàn)照片及說(shuō)明。雙擊圖片，設(shè)定圖片大?。焊叨?cm，選定鎖定縱橫比→確定，這時(shí)照片定好尺寸。選定標(biāo)簽內(nèi)容→擴(kuò)散標(biāo)簽→保存，打印模板制作完成，這時(shí)模板中照片全部顯示為第一張標(biāo)簽的圖像（由于照片是采用域嵌套，數(shù)據(jù)合并后還要按Ctrl+A全選，再按F9刷新才能更新為相應(yīng)人的圖像）。

套打使用：按工具欄中合并到新文件圖標(biāo)。這時(shí)新文件中各著錄項(xiàng)數(shù)據(jù)已合并但照片仍未改變。按Ctrl+A全選，再按F9刷新，這時(shí)符合要求的2行6列共12張照片的照片及其對(duì)應(yīng)說(shuō)明文字合并完成（見(jiàn)圖2），將其保存為題名為“20090601附屬小學(xué)學(xué)生溜冰活動(dòng)照片”并打印出來(lái)，同一單位多次活動(dòng)的照片打印件加上目錄可定期裝訂成冊(cè)，該冊(cè)可作為數(shù)碼照片的實(shí)體保存，也可打印多一份作為目錄使用，方便數(shù)碼照片利用人員的查閱。

圖2 數(shù)碼照片12張打印格式及效果圖

三、結(jié)束語(yǔ)

本方法采用規(guī)范的Excel著錄格式和word打印模板的方法整理數(shù)碼照片，簡(jiǎn)單、經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、易學(xué)，適合攝影者和辦公室人員批量整理數(shù)碼照片，方便檔案管理基層單位向各數(shù)碼照片拍攝部門(mén)的兼職檔案人員推廣使用；它用技術(shù)方法規(guī)范了數(shù)碼照片的建夾和命名、著錄和打印模式及整理的程序；按本方法整理出來(lái)的相冊(cè)格式規(guī)范，成本低廉，美觀(guān)大方，符合圖文并有的要求，省去曬相和相冊(cè)，節(jié)省數(shù)碼照片管理成本，是數(shù)碼照片整理的有效良好方法。

[1]法立明，照片人名一對(duì)一，另類(lèi)方法在Excel中批量插入圖片，電腦愛(ài)好者，2009年第22期，P54.

[2]林慕嬋，巧用Word郵件合并制作班級(jí)照片匯編，辦公室業(yè)務(wù)，2009.11，P44.