王 紅

(湖南特種金屬材料廠,湖南 長沙 410013)

淺談企業(yè)采購成本管理與控制

王 紅

(湖南特種金屬材料廠,湖南 長沙 410013)

降低采購成本是企業(yè)參與市場競爭的需要,加強(qiáng)采購成本的控制與管理是降低采購成本的主要手段。企業(yè)應(yīng)建立全方位成本觀念,通過完善采購制度,采取公開招標(biāo)、電子采購等方式,增加采購?fù)该鞫?建立供應(yīng)商信息庫,確保采購主渠道的暢通,減少采購中間環(huán)節(jié),選擇最優(yōu)采購方案,降低采購成本。

采購成本;市場經(jīng)濟(jì);采購信息;性價(jià)比

1 我國采購成本控制現(xiàn)狀及弊端

1) 片面地注重采購價(jià)格控制

傳統(tǒng)的企業(yè)采購?fù)ǔ⒅攸c(diǎn)放在與供應(yīng)商之間的價(jià)格談判以及爭取更大的價(jià)格折讓等方面,既不重視合同中關(guān)于售后服務(wù)條款,也不重視與供應(yīng)商戰(zhàn)略性伙伴關(guān)系的建立、培養(yǎng)和發(fā)展,以及自身采購流程的優(yōu)化,對采購貨物的質(zhì)量、交貨期等問題通常采取事后把關(guān)的方式加以控制[1]。這種通常以價(jià)格作為供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的做法,無論從眼前還是從長遠(yuǎn)來看,都不能給采購企業(yè)帶來最大的收效。

2) 采購成本管理的觀念陳舊

產(chǎn)品生產(chǎn)耗用材料的多少,除生產(chǎn)過程能否節(jié)能減耗以外,更重要的是取決于產(chǎn)品的設(shè)計(jì)方案。面對企業(yè)之間的競爭日益加劇,管理者雖已意識到產(chǎn)品生產(chǎn)成本控制的重要性,但往往認(rèn)為成本管理就是控制產(chǎn)品的生產(chǎn)成本,將控制的責(zé)任歸結(jié)于生產(chǎn)環(huán)節(jié),而不是從產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、替代材料等方面加以考慮。殊不知單靠成本節(jié)省和控制生產(chǎn)成本是難以確立企業(yè)長期競爭優(yōu)勢的,因而要控制采購成本必須樹立創(chuàng)新型、全局性成本管理觀念。

3) 采購管理制度不健全

從宏觀上看,我國尚未建立一套行之有效的、規(guī)范化的企業(yè)采購管理制度和采購行為準(zhǔn)則。企業(yè)內(nèi)部方面考察也缺少健全的采購制度。采購本身是一門包容和涉及管理、貿(mào)易、法律、保險(xiǎn)、制造、材料、工程技術(shù)、計(jì)劃控制、貯運(yùn)、物流管理等多項(xiàng)復(fù)雜專業(yè)的管理科學(xué)。鑒于采購科學(xué)本身的復(fù)雜性,以及在企業(yè)經(jīng)營和管理中的重要地位,現(xiàn)代企業(yè)管理中,采購管理應(yīng)是由具備專業(yè)知識和技能的專業(yè)人員來承擔(dān)的專業(yè)工作。但在企業(yè)管理層認(rèn)為采購是油水最足、漏洞最大的環(huán)節(jié),因而采購重任總是把握在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)手中,憑個(gè)人主觀意識干預(yù)采購工作,或者將采購工作交給一些未受過采購專業(yè)知識和技能培訓(xùn)的不懂業(yè)務(wù)或經(jīng)驗(yàn)不足的親信進(jìn)行管理的狀況比比皆是。從而導(dǎo)致采購材料質(zhì)量不符合要求、材料性價(jià)比低下、成本居高不下的惡性循環(huán)[2]。

4) 采購信息不通暢

采購信息可以通過網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志、電視廣告、電話查詢、市場調(diào)研等途徑來獲得。而我國有很多企業(yè)對材料市場缺乏研究,未能把握市場動(dòng)態(tài),沒有建立企業(yè)自己的價(jià)格信息系統(tǒng),不能充分利用互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)獲取供應(yīng)商和市場信息,不了解國際市場對國內(nèi)市場和行業(yè)市場、國內(nèi)市場對區(qū)域市場和小市場的影響,以及這些市場對企業(yè)所需材料價(jià)格的影響。對市場的了解膚淺,造成企業(yè)的供應(yīng)商單一,制約了企業(yè)的材料供應(yīng),失去了很多直接采購機(jī)會,采購價(jià)格信息不及時(shí),也加大了采購成本。

2 采購成本管理與控制措施

1) 樹立全方位成本管理觀念

企業(yè)要降低采購成本,不能片面地注重采購價(jià)格的降低,應(yīng)樹立全方位成本觀念。在選擇供應(yīng)商時(shí),應(yīng)把所購貨物的性價(jià)比作為采購決策依據(jù),既要考慮采購價(jià)格,也要注重貨物的質(zhì)量、性能和供應(yīng)商的承諾,如售后服務(wù)、保質(zhì)期、送貨與安裝等。

企業(yè)降低采購成本的另一舉措就是要注重產(chǎn)品設(shè)計(jì)的創(chuàng)新,在保證和提高產(chǎn)品質(zhì)量、性能的前提下,通過改變材料狀態(tài)減少原材料消耗,科學(xué)嘗試材料替代降低材料成本。

2) 建立和完善企業(yè)采購制度

嚴(yán)格的采購制度和操作程序不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)、提高效率,還能明確責(zé)任人的工作權(quán)限,理順物料采購的流程、相關(guān)部門的責(zé)任和關(guān)系。采購制度應(yīng)包括:采購計(jì)劃、申請、預(yù)算制度;招標(biāo)、投票和定標(biāo)制度;采購驗(yàn)收和審核制度等,如采購方在采購項(xiàng)目使用前應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)試、驗(yàn)收,必要時(shí)可聘請專家共同組織驗(yàn)收或聘請國家認(rèn)可的質(zhì)量檢測機(jī)構(gòu)參加驗(yàn)收,確保在正式使用前各項(xiàng)性能指標(biāo)等完全滿足各項(xiàng)采購要求,驗(yàn)收成員應(yīng)當(dāng)在驗(yàn)收書上簽字,對驗(yàn)收質(zhì)量承擔(dān)責(zé)任等。此外還應(yīng)建立采購人員業(yè)績考核與培訓(xùn)制度。

3) 選擇合理的采購方式和渠道

企業(yè)除了可以通過與供應(yīng)商面對面談判采購以外,還可采用公開招標(biāo)采購、電子采購等方式。公開招標(biāo)采購方式是競爭最充分的一種采購方式,企業(yè)大宗采購,首先應(yīng)該考慮公開招標(biāo)采購方式,它能實(shí)現(xiàn)廠家直供、爭取價(jià)格優(yōu)惠、節(jié)約采購費(fèi)用、降低采購成本、提高采購質(zhì)量的目的。電子采購也是現(xiàn)代企業(yè)采購的一種有效方式,它能優(yōu)化采購過程,縮短采購周期,提高采購效率,降低采購成本。

為了能獲得最優(yōu)的采購渠道,企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)查,建立供應(yīng)商信息庫。對企業(yè)采購有關(guān)的供應(yīng)商要建立詳細(xì)的信息檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新,并有專人管理。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核,如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考察。在確定企業(yè)的合適供應(yīng)商后,企業(yè)應(yīng)采取穩(wěn)定主渠道、及時(shí)付款的供應(yīng)策略,建立起與主渠道供應(yīng)商協(xié)同發(fā)展的長久合作的良好關(guān)系,謀求共同發(fā)展,這樣既可以降低材料采購成本,確保采購主渠道的暢通,又可強(qiáng)化與供應(yīng)商的密切合作關(guān)系,共同抵御市場風(fēng)險(xiǎn)[3]。

4) 考慮綜合成本選擇最優(yōu)采購方案

影響材料價(jià)格的因素較多,價(jià)格波動(dòng)較大,為了保證充足的貨源和實(shí)現(xiàn)最優(yōu)采購成本目標(biāo),采購人員必須及時(shí)了解和掌握供求變動(dòng)的規(guī)律,避免高價(jià)位采購。企業(yè)也可在確定的多家供應(yīng)商中,通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式,實(shí)施比價(jià)采購。企業(yè)還可在綜合考慮成本的前提下,進(jìn)行成本分析,通過調(diào)整采購批量,選擇合適的進(jìn)貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等,選擇最優(yōu)采購方案,降低采購成本。

[1] 焦洋.企業(yè)采購成本控制之我見[J].現(xiàn)代商業(yè),2007,(3):41 -43.

[2] 彭軼達(dá).完善政府采購制度降低政府采購成本[J].中國錳業(yè),2007,25(3):49-51.

[3] 蔣索英.強(qiáng)化材料采購成本控制淺談[J].內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟(jì), 2008,(5):27-30.

A Study of Management and Controlof Purchasing Cost in Enterprises

WANG Hong
(Hunan Special Metal Materials Factory,Changsha,Hunan 410013,China)

It is greatly necessary for an enterprise to reduce procurement costs participating in market competition,also the principal means to strengthen the management of procurement cost to reduce the purchase cost. Enterprises should establish comprehensive cost concept,inimprovement of the procurement system,byadopting the open tendering an de-procurement,etc.to increase the transparency of procurement.In setting up vendor information database,it will ensure that procurement master programme and reduce the middle link in procurement,by selecting optimal procurement scheme to reduce procurement costs.

Purchasecost;The market economy;Price information;Cost performance

F234.2

C

1002-4336(2010)01-0057-02

2009-10-08

王紅(1966-),女,河北宣化人,會計(jì)師,主要從事會計(jì)管理工作,手機(jī):13574119868.