倪永寧

“十一五”以來，北京市公安局檔案部門在市公安局黨委的領導下，在公安部檔案局、北京市檔案局的監(jiān)督指導下，創(chuàng)新工作，提出了“前移”、“反推”的工作思路。通過“前移”監(jiān)督指導環(huán)節(jié)，“反推”公安業(yè)務工作，打破“只有辦結材料才是檔案”等傳統(tǒng)理念，建立“公安大檔案”概念，即把能夠對一線實戰(zhàn)提供服務的各類業(yè)務材料都納入監(jiān)督指導范圍，使專業(yè)檔案的收集、整理、利用等各個環(huán)節(jié)全部圍繞業(yè)務工作展開，確保了檔案工作與業(yè)務工作同步發(fā)展和互相促進，并從搭建“全局公安專業(yè)檔案管理審核備案體制”人手，全面介入和指導業(yè)務部門相關業(yè)務工作中檔案材料的規(guī)范化管理工作，使檔案工作變成促進業(yè)務工作規(guī)范化的重要抓手。

以檔案工作的“前移”、“反推”

促業(yè)務工作規(guī)范化

通常情況下，檔案工作作為最后一個環(huán)節(jié)，是以業(yè)務部門移交什么，檔案部門就接收什么的工作模式開展檔案工作的，而對于公安工作非常重要的專業(yè)檔案來說，這種工作模式對業(yè)務部門在形成工作材料階段的質量，以及出現(xiàn)歸檔不全或遺失等問題都難以起到監(jiān)督的作用。面對這些問題，有效的解決辦法，就是要求檔案部門的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)要提前介入抓第一手檔案資料，融入業(yè)務工作當中，與業(yè)務工作同步發(fā)展，這也就是所謂的“前移”。

而且“前移”可以消除基層民警整理檔案的抵觸情緒，提高案卷整理質量。從傳統(tǒng)做法來看，檔案工作基本上是一個獨立的工作，平時民警辦案，經常加班加點，超負荷工作，如果按照傳統(tǒng)做法，案件辦完了，還要繼續(xù)加班完成檔案整理組卷工作，時間久了很容易產生抵觸情緒。因此，將檔案工作前移到業(yè)務工作當中，使它成為業(yè)務工作的一個環(huán)節(jié)，并作為其中的重要組成部分，而不再是一個單獨的環(huán)節(jié)。根據前移的方法，在業(yè)務工作開始布置的時候就參與進去，結合業(yè)務工作實際提出必須要形成的材料和對材料的要求，這樣民警在開展業(yè)務工作的同時，就可以規(guī)范地完成檔案工作，不再需要另外加班完成，甚至事后再整理檔案，少走了彎路，民警的抵觸情緒也就隨之減少。

目前，正是“公安專業(yè)檔案管理審核備案體制”確保了“前移”目標的實現(xiàn)。在規(guī)范公安專業(yè)檔案的基礎上，北京市公安局檔案部門擴大了專業(yè)檔案管理工作的內涵和外沿，不以檔案材料的完結作為檔案工作的開始，而是以業(yè)務部門主要業(yè)務的開展為起點，每開展一項新的工作，業(yè)務部門主動聯(lián)系檔案部門，說明這項工作開展的依據，這項工作包括哪些環(huán)節(jié)，每一環(huán)節(jié)要形成什么材料，具體到有什么表格，是什么樣式，如何規(guī)范填寫等等。這種業(yè)務工作到檔案部門備案的體制，就是“北京市公安專業(yè)檔案管理審核備案體制”。據檔案處負責人介紹，目前，北京市公安局的專業(yè)檔案在公安部要求的基礎上拓展了數(shù)倍屬類，而且還有很多單位在與檔案部門進行探討，通過這種做法，將原來業(yè)務中的不規(guī)范，通過檔案工作實現(xiàn)了規(guī)范化。

“反推”，就是用檔案工作來反推業(yè)務工作，包括業(yè)務工作中的規(guī)范、程序要求等方面，同時還可以通過基層檔案工作中出現(xiàn)的問題反推出主管機關相關工作規(guī)范的制定和監(jiān)督指導職能的發(fā)揮等情況，從而進一步完善、規(guī)范業(yè)務工作，提高工作效率。在北京市公安系統(tǒng)，要評價一個單位業(yè)務工作的規(guī)范程度如何，檔案是一個很重要的方面。進一個單位首先要看檔案，通過調閱檔案案卷，可以從中發(fā)現(xiàn)問題，進而引起領導干部和基層民警的重視，由此檔案部門就可以為其提供規(guī)范化建議，進而提高執(zhí)法行為的程序化和規(guī)范化。

一般來說，我們在每項工作結束之后要進行總結，檔案工作的“反推”就是一個總結的過程。通過這一總結，反推業(yè)務工作中存在的問題，梳理出產生問題的根源，然后尋求解決方案，改善業(yè)務工作。這樣，通過“前移”和“反推”，不僅找到了檔案工作與業(yè)務工作的結合點，為檔案工作的科學、可持續(xù)發(fā)展增添了生機，同時，檔案工作的規(guī)范化要求也在逐步提高業(yè)務工作的規(guī)范化水平，從而促進了公安事業(yè)的良性發(fā)展。

以一線需求為依據確定檔案接收范圍

圍繞“前移”和“反推”這一做法，北京市公安局檔案部門打破了傳統(tǒng)檔案接收進館的理念，建立了“公安大檔案”的概念。北京市公安局檔案館認為，凡是一線需要的，凡是業(yè)務工作需要的，不屬于歸檔范圍的，也要接收進館。他們現(xiàn)在接收進館1956年至2000年的戶籍卡片，在公安部關于公安檔案類別設定中并不包含，但是這些卡片一線離不開它。比如某人需要證實親屬關系或核實常住戶口遷入遷出情況，那么他就必須要查詢這些戶籍卡片。為滿足基層工作的需要，北京市公安局檔案館將全市數(shù)千萬張手工填寫的人口卡片全部接收進館?，F(xiàn)在這部分卡片集中保存到檔案館后，群眾通過派出所在公安檔案館網站的“戶籍資料預約查詢”窗口提出查詢要求后，一般在當天，檔案館就會給予回復。

檔案信息化建設成果顯著

無論是“前移”還是“反推”都是為了檔案工作能更好地為業(yè)務工作服務?！笆晃濉逼陂g，依托首都“公安信息化建設總體框架”，北京市公安局檔案部門全面啟動“公安檔案信息綜合管理系統(tǒng)”的建設，以檔案信息資源為領導決策、中心工作和公安業(yè)務提供優(yōu)質服務為出發(fā)點，利用數(shù)字、網絡和縮微等技術，全面實現(xiàn)了公安專業(yè)檔案的信息化管理和快速、準確、高效的遠程查詢。其中“公安檔案數(shù)字化加工中心”和“公安專業(yè)檔案遠程查詢系統(tǒng)”的建設取得突出成績。

“公安檔案數(shù)字化加工中心”作為“公安檔案信息綜合管理系統(tǒng)”的重要子系統(tǒng)，其為整個系統(tǒng)提供了源源不斷的檔案數(shù)據，最大化地保障了基層一線實戰(zhàn)單位查詢利用專業(yè)檔案信息的需求?！笆晃濉逼陂g，市公安局檔案數(shù)字化加工工作形成了公安檔案館和所屬各分縣局(處)兩級數(shù)字化加工運轉模式，檔案館加工對象為館藏專業(yè)檔案，所屬單位加工對象為移交進館前的專業(yè)檔案。截至2009年底，通過原文掃描、圖像轉換、數(shù)據上傳、原文發(fā)布及數(shù)字存檔、縮微拷貝等工作，系統(tǒng)已掛接檔案檢索條目和原文圖像數(shù)百萬余條(幅)。目前，為滿足公安工作對檔案信息資源的需求。檔案館數(shù)字化加工中二期工程已通過市有關部門的可行性審批。