羅彩琴

網(wǎng)絡(luò)化科研經(jīng)費管理模式的應用與探討

羅彩琴

福建醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院科研科

網(wǎng)絡(luò)信息化服務是醫(yī)院科研工作的基礎(chǔ)，該文介紹我院網(wǎng)絡(luò)化科研管理系統(tǒng)的設(shè)計與功能，通過網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)費管理模塊的應用和管理，肯定了該系統(tǒng)能顯著提高科研管理的效率，促進醫(yī)院科研經(jīng)費管理的規(guī)范化與科學化。文章就如何充分利用信息平臺，有效地將人、財、物、信息等要素相互配合，拓寬與完善科研管理信息系統(tǒng)的功能，最大程度地激發(fā)現(xiàn)有的資源潛能，實行科研的一體化管理等問題展開討論。

信息管理系統(tǒng) 科研經(jīng)費 醫(yī)院科研

信息化建設(shè)是管理變革的需要，可極大促進管理水平的提高[1]。醫(yī)院信息化管理已廣泛應用在門診、住院、病案，醫(yī)技檢查、醫(yī)保等方面，使醫(yī)院管理的可信度和工作效率明顯提高。信息化、網(wǎng)絡(luò)化的醫(yī)院科研管理將是在知識經(jīng)濟時代生存的最基本條件[2]，要滿足飛速發(fā)展的科研工作，依托科研信息平臺，提升醫(yī)院科研管理水平已勢在必行。利用信息管理系統(tǒng)進行醫(yī)學課題網(wǎng)上申報、網(wǎng)上受理評審，實現(xiàn)申報、執(zhí)行到結(jié)題驗收及成果的登記、申報等全程縱向管理方面已基本達成共識。但由于隨著國家對科研投入的不斷增加，以及科研經(jīng)費來源的多樣化等帶來管理的復雜化，科技經(jīng)費管理和使用存在的問題越來越突出。因此，如何對醫(yī)院科研經(jīng)費進行科學、有效的管理，確保科研經(jīng)費合理、高效地使用，成為醫(yī)院科研管理人員一項重要課題。利用網(wǎng)絡(luò)化科研信息平臺進行科研經(jīng)費管理目前尚未得到廣泛應用，尚無統(tǒng)一的管理模式和標準，需進一步實踐和探索。自2008年以來，我院建立了科研信息管理系統(tǒng)，采用了計算機網(wǎng)絡(luò)化的科研經(jīng)費管理模式，有效規(guī)范了我院的科研經(jīng)費的管理，并帶動了科研管理水平的提高。

1 加強科研經(jīng)費監(jiān)管的重要性

醫(yī)院科研經(jīng)費是指醫(yī)院科研人員獲得的、由政府、企事業(yè)單位或其他組織提供、用以完成合同所規(guī)定的醫(yī)學科研項目的經(jīng)費。從我國科研經(jīng)費監(jiān)督管理的現(xiàn)狀出發(fā)，為了進一步提高科研經(jīng)費的使用效益，改變科研經(jīng)費管理不到位，預算執(zhí)行不嚴格，缺乏約束力，資金使用效率不高等現(xiàn)象[3]，使科研經(jīng)費管理制度化、規(guī)范化，為科研創(chuàng)造公平、規(guī)范、高效的創(chuàng)新環(huán)境，2005年教育部、財政部出臺了《關(guān)于進一步加強高?？蒲薪?jīng)費治理的若干意見》，2006年財政部、科技部又頒發(fā)了《關(guān)于改進和加強中央財政科技經(jīng)費管理若干意見》，以上文件明確規(guī)定了科研項目經(jīng)費支出要嚴格按照批準的預算執(zhí)行，尤其要規(guī)范人員費、會議費、差旅費、國際合作與交流費、協(xié)作研究費等支出的管理；要求健全科研項目經(jīng)費的內(nèi)部管理；加強科研項目結(jié)余經(jīng)費治理; 規(guī)范固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)治理。此外，加強科研經(jīng)費監(jiān)管是經(jīng)濟發(fā)展的客觀要求，管好、用好科技經(jīng)費，堵塞滋生問題的漏洞，充分發(fā)揮科技經(jīng)費的作用是科技經(jīng)費配置、管理及使用部門義不容辭的責任。

2 我院科研管理信息系統(tǒng)建立

福建醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院是集醫(yī)療、教學、科研為一體的綜合性醫(yī)院，現(xiàn)有在研課題近300項，近年平均年獲科研立項經(jīng)費約300萬元左右，醫(yī)院每年投入重點學科、研究所室經(jīng)費150萬元，隨著科研經(jīng)費總量增加，經(jīng)費管理的問題漸漸顯凸出來。因此，科研部門根據(jù)醫(yī)院的特點，在院領(lǐng)導和信息科的支持下研發(fā)出科研信息管理軟件，2008年首先啟用科研經(jīng)費管理、科研論文管理模塊及系統(tǒng)設(shè)置維護模塊，其他模塊在建設(shè)和完善中。

2.1 科研經(jīng)費管理模塊的架構(gòu)與功能

2.1.1架構(gòu)

科研項目經(jīng)費管理模塊，如下圖所示，包括科研立項、經(jīng)費管理、費用支出、費用審核四個子項目，經(jīng)費管理相關(guān)信息能與信息科、財務科、倉庫、藥房、中心實驗室共享，但權(quán)限不同，各司其職。

2.1.2功能

2.1.2.1費用控制和按合同預算分類管理功能

科研經(jīng)費下達后，先建立帳戶，系統(tǒng)按照任務書/合同書的經(jīng)費預算，對該項目的總金額和分類金額進行限定，經(jīng)科研科和財務科雙重審核后開通使用。在經(jīng)費報銷時，科研部門錄入系統(tǒng)，開具支票，再由財務審核扣費，這樣，經(jīng)費只能在限定的總金額和分類金額內(nèi)支出，超出預算定額支出時，管理系統(tǒng)自動警示并拒絕執(zhí)行。同時該系統(tǒng)還具有按國家基金管理規(guī)定的允許范圍，對分類金額限定進行微調(diào)，保證經(jīng)費使用的原則性和一定的靈活性統(tǒng)一。

2.1.2.2信息資源共享功能

每項科研經(jīng)費的相關(guān)信息可在科研科、財務科、信息科、設(shè)備倉庫、行政倉庫、中心實驗室及藥房部門共享，但權(quán)限不同，各司其職；領(lǐng)用的設(shè)備、材料、藥品等可實時扣費。

2.1.2.3便于科研經(jīng)費審計與監(jiān)管功能

經(jīng)費管理信息系統(tǒng)的最重要的功能之一是利于經(jīng)費的審計和監(jiān)管，使科研經(jīng)費的管理符合國家管理規(guī)范。該系統(tǒng)具有多重審核和經(jīng)費決算功能，可打印每個項目決算表，實時核查科研經(jīng)費使用情況。

2.1.2.4其他功能

費用查詢功能：研究者可隨時到科研科查詢和打印費用使用情況，根據(jù)課題經(jīng)費預算，把握好費用的支出。

規(guī)范科研固定資產(chǎn)管理功能：系統(tǒng)對課題計劃的科研儀器設(shè)備、材料的購買，須經(jīng)設(shè)備科或總務科負責核準，與醫(yī)院管理系統(tǒng)帳目對接，列入醫(yī)院總固定與非固定資產(chǎn)管理，使購買的程序和管理符合規(guī)定要求。

3 應用體會與探討

3.1 體會

3.1.1 理順部門間關(guān)系是系統(tǒng)運行的前提條件

科研管理信息系統(tǒng)是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的的一部分，科研管理系統(tǒng)的建立與相關(guān)部門有著千絲萬縷的聯(lián)系，系統(tǒng)功能的發(fā)揮賴于各相關(guān)部門的協(xié)作，因此，在系統(tǒng)軟件的開發(fā)前，應先召開科研科、財務科、信息科、藥房、倉庫、研究等部門及研究人員的協(xié)調(diào)會，明確系統(tǒng)建立的目的、流程，對軟件系統(tǒng)功能的科學性、規(guī)范性和可操作性進行論證，使信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用有計劃的進行，同時以得到各部門的支持和配合。

3.1.2全面整理與結(jié)算現(xiàn)行科研經(jīng)費是系統(tǒng)管理的基本要求

在啟動經(jīng)費管理系統(tǒng)時，財務科先要對全院現(xiàn)行的科研經(jīng)費戶頭進行梳理、核算，歸口專項管理，專人負責。然后由信息科建立和維護項目帳戶，科研部門在經(jīng)費管理系統(tǒng)錄入每個項目經(jīng)費金額和課題負責人基本信息，財務部門再次進行審核，最后課題負責人確認帳戶金額和信息。對歷史課題的沉積科研經(jīng)費根據(jù)管理規(guī)定作相應處理，對在研課題經(jīng)費按項目合同預算進行分類管理。

3.1.3規(guī)范科研經(jīng)費管理是系統(tǒng)建立的主要目的

科研管理中，往往存在重立項，輕監(jiān)管，科研部門和相關(guān)部門存在管理脫節(jié)現(xiàn)象；課題負責人往往注重考慮技術(shù)問題，對經(jīng)費使用的合理性和使用效益考慮得相對少，加上缺乏有效的監(jiān)督和反饋機制，項目科研經(jīng)費預算不規(guī)范，使部分課題的經(jīng)費預算與實際支出不相符，有些課題經(jīng)費過多地用于勞務費、加班費、津貼、差旅費等，給科研經(jīng)費的審計工作帶來很大麻煩；此外，科研項目結(jié)題不結(jié)帳的現(xiàn)象普遍存在，財務部門與科研管理部門之間信息不對稱，都影響經(jīng)費的審計和結(jié)題的經(jīng)費決算，導致經(jīng)費管理困難。經(jīng)費管理系統(tǒng)的建立，理順了科研、財務、信息設(shè)備部門的關(guān)系；可根據(jù)管理要求實行經(jīng)費分類管理，有利于來自于政府科技管理部門和各行業(yè)主管部門下?lián)艿目v向科研經(jīng)費按合同管理，使來自于社會其他部門橫向科研經(jīng)費也納入規(guī)范管理，同時利于對經(jīng)費的監(jiān)督控制和及時的評價，有效控制了人員費、會議費、差旅費、國際合作與交流費、協(xié)作研究費過多支出，提高科研經(jīng)費使用效率，避免課題經(jīng)費使用超支現(xiàn)象和預算與執(zhí)行脫節(jié)的情況。

3.1.4依托信息平臺，提高管理效率

該系統(tǒng)經(jīng)過一年多的使用，運行穩(wěn)定、可靠、方便、實用，減輕了繁瑣的日常手工統(tǒng)計，避免了手工操作的誤差，避免了以往財務扣費滯后的問題而造成的超支現(xiàn)象，大大方便了課題經(jīng)費的管理，促進了科研經(jīng)費管理的規(guī)范化、科學化。同時能為及時動態(tài)了解和分析科研工作狀態(tài)，提供客觀、真實、準確的數(shù)據(jù)和科學的分析結(jié)果，有效地提高了科研管理的效率。

3.1.5便于了解課題進展情況，跟蹤課題過程管理

利用該信息系統(tǒng)可及時掌握科研經(jīng)費使用情況，通過跟蹤科研項目的執(zhí)行階段與科研經(jīng)費使用進度是否大體一致，間接了解在研課題研究進展情況，對科研項目進行中期檢查，發(fā)現(xiàn)存在問題，以便管理部門提出反饋意見和建議，有助于課題的過程管理。

3.2 系統(tǒng)建設(shè)中需進一步完善的問題

醫(yī)院科研管理工作的網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)建設(shè)不僅是建設(shè)一套適合的、滿足日常工作需要的方便快捷的系統(tǒng)，更是一個不斷摸索、協(xié)調(diào)、改進的過程。從科研管理的角度，我院現(xiàn)有科研管理系統(tǒng)功能覆蓋面有限，需要進一步拓展，經(jīng)費管理模塊也待完善，因系統(tǒng)具有可擴充性和易維護性，有望系統(tǒng)從以下幾方面升級。

3.2.1 實現(xiàn)課題負責人刷卡信息查詢

收集醫(yī)院科研人員基本信息、科技項目、科研成果、論文、論著、獎勵、專利等數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進行分類和篩選后，存入服務器數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)課題組負責人刷卡或院內(nèi)網(wǎng)上查詢即能查詢課題相關(guān)信息和經(jīng)費使用情況，使經(jīng)費的使用心中有數(shù)，為合理使用經(jīng)費提供前提保證，最終實現(xiàn)資源數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化，用戶終端智能化，結(jié)算自動化的目標。

3.2.2拓寬系統(tǒng)功能，完善科研管理

在原有科研經(jīng)費管理模塊和科研論文管理模塊的基礎(chǔ)上增加藥物臨床試驗費、院內(nèi)項目評審（初審或遴選）、成果、課題數(shù)據(jù)庫管理、重點學科申報與管理等管理模塊，提升科研管理水平。

3.2.3 加強內(nèi)部核算，實行科研全成本核算

科研經(jīng)費管理的最終目標在于保障科研經(jīng)費出效率、出成果[4]。醫(yī)院往往對科研工作取得多少經(jīng)濟效益并不十分重視，甚至寧可貼錢，也要支持科研工作者搞科學研究，以致將從事科研所用的固定資產(chǎn)使用費、水電費、動物室飼養(yǎng)費、科研工作人員工資、獎金等都不計人科研成本，使科研經(jīng)費使用缺乏效益分析。由于間接費用的確定不準確、不合理，不能真實反映出科研活動的真正經(jīng)濟效益，通過信息管理系統(tǒng)將材料、試劑、動物等可以計量的部分和現(xiàn)有儀器及其他資源部門支出分開核算，利于實行科研全成本核算；幫助管理部門掌控經(jīng)費的使用情況，指引各課題組充分利用現(xiàn)有儀器設(shè)備等工作條件開展科研工作，提高現(xiàn)有儀器設(shè)備的利用率，避免設(shè)備重復購置和利用率低下的浪費現(xiàn)象；此外，還可以通過系統(tǒng)內(nèi)部結(jié)算，為制定更新或購置科研儀器、設(shè)備的計劃提供依據(jù)。

3.2.4加強網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理

加強網(wǎng)絡(luò)與信息安全管理，為信息系統(tǒng)提供安全保障是對現(xiàn)有信息系統(tǒng)的強有力的補充。雖然系統(tǒng)設(shè)有用戶權(quán)限管理機制，系統(tǒng)可對不同部門的用戶進行審核認證，行使相應的功能，但用戶的安全意識和安全操作不可忽視，授權(quán)用戶應加強信息的保密，定期更換操作密碼，系統(tǒng)管理和維護人員應密切監(jiān)控系統(tǒng)使用的情況，同時不斷完善系統(tǒng)保護功能，確保系統(tǒng)的安全；數(shù)據(jù)的備份和數(shù)據(jù)的恢復管理尤為重要；安裝反病毒卡和反病毒軟件,定期檢測并消除計算機病毒不可少，確保數(shù)據(jù)的不丟失。

3.2.5提供科研考核與學科建設(shè)績效評估

將科研項目、成果、論文、經(jīng)費、學科建設(shè)、人才培養(yǎng)和平臺管理等建立緊密的邏輯關(guān)聯(lián)，與醫(yī)務科、人事科、教學辦信息資源實現(xiàn)共享，以人才管理為核心，利用與人才相關(guān)的信息，為掌握人才培養(yǎng)情況提供充分信息；建立課題、產(chǎn)出等一體化的人才管理數(shù)據(jù)庫，并可實時提供匯總表和相關(guān)數(shù)據(jù)[5]，為醫(yī)師考核、學科建設(shè)績效評估和醫(yī)院的決策提供定期、不定期的報表和科研管理分析報告；實行科研人才的一體化管理。

[1] 孫艷敏.醫(yī)院計算機網(wǎng)絡(luò)化的管理與實踐[J].中國醫(yī)療前沿,2008,3（2）:50-51.

[2] 沈昭在.知識經(jīng)濟時代與醫(yī)學科研管理[J].中華醫(yī)學科研管理雜志,2000,13（2）:67-68,92.

[3] 佘三元.我國高?？蒲薪?jīng)費管理存在的弊端及其對策[J].?？诮?jīng)濟學院學報,2008,7（4）:25-29.

[4] 錢毅.醫(yī)院科研經(jīng)費管理的存在問題和解決對策[J].科技管理研究,2007,(8):84-86.

[5] 李志光,楊濤,梁寧霞,等.基于WEB的醫(yī)院科研管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建[J].中華醫(yī)學管理雜志,2009,22（20）:111-112.