要使醫(yī)院檔案管理跟上時(shí)代的步伐，滿足醫(yī)院發(fā)展對它的要求，必須花大力氣加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作，這就要求進(jìn)一步建立健全和加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度和檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建立醫(yī)院檔案管理與其他信息管理融合的一體化信息管理模式，充分利用各種信息管理新技術(shù)和外智內(nèi)用，使醫(yī)院檔案管理上一個(gè)新臺階。

一、進(jìn)一步建立健全醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)

有資料顯示，由于醫(yī)院檔案工作具有內(nèi)容繁多復(fù)雜，部門眾多而又分散，專業(yè)性技術(shù)性強(qiáng)，檔案保管要求及機(jī)密程度高低差異懸殊等特點(diǎn)，因此，應(yīng)建立符合醫(yī)院實(shí)際情況的檔案管理制度和工作網(wǎng)絡(luò)，并在工作中不斷加以完善。從醫(yī)院整體角度看，醫(yī)院臨床醫(yī)技各科室，醫(yī)院行政管理及后勤等各部門，醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)，各科室干部和醫(yī)護(hù)技術(shù)人員，都或多或少地形成文件材料檔案，材料形成的這種分散性往往會影響檔案的收集工作。這就需要建立健全有效的檔案收集制度，提高醫(yī)院全員檔案意識，積極配合檔案部門工作。在主動歸檔的同時(shí)，建立和完善檔案材料的傳遞、登記制度，實(shí)現(xiàn)動態(tài)管理，一旦發(fā)現(xiàn)遺漏丟失，及時(shí)查找補(bǔ)救，確保檔案材料的完整性。建立全醫(yī)院檔案三級管理網(wǎng)絡(luò)是符合醫(yī)院特點(diǎn)的檔案管理組織機(jī)構(gòu)及人員的體系保證。這種管理模式有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作，統(tǒng)一保管;有利于組織監(jiān)督各職能部門檔案管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題;有利于檔案保管的完整、安全。

二、建立醫(yī)院檔案與其他信息管理融合的一體化管理模式

社會信息是一個(gè)集合概念，它包括多種記錄形式，諸如圖書、情報(bào)資料、文獻(xiàn)、檔案和其他一些形式。雖然他們名稱各異，形式多樣，但都有著一個(gè)共同的本質(zhì)——信息。醫(yī)院運(yùn)作和管理的過程是一個(gè)“獲得信息——處理信息——利用信息”的過程。醫(yī)院作為一個(gè)綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個(gè)信息資源子系統(tǒng)。將這個(gè)信息資源子系統(tǒng)融入醫(yī)院整體信息化工作中，不但可以節(jié)約人力、物力和財(cái)力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫存。由于醫(yī)院信息量大，且內(nèi)容繁雜，而信息科、檔案部門仍然各立門戶，不可能做到準(zhǔn)確、有效、迅速地為醫(yī)院管理服務(wù)。醫(yī)院實(shí)行信息、檔案管理一體化，建立一個(gè)結(jié)構(gòu)合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生部門改革和發(fā)展的需要。

1.進(jìn)一步更新觀念，實(shí)現(xiàn)管理理念現(xiàn)代化

正確的現(xiàn)代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫(yī)院信息化全局均具有重要的指導(dǎo)意義。檔案事業(yè)面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰(zhàn)，都亟待檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新。以新的觀念去迎接新的挑戰(zhàn)，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，從過去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢、公共文化等檔案管理新理念。

2.加強(qiáng)硬件建設(shè)，促進(jìn)管理技術(shù)現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案手工管理很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，應(yīng)投入必需的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子化、自動化管理，發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢，提高工作質(zhì)量和效率。根據(jù)檔案館室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置工作必備的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝具、檔案密集架;解決保護(hù)檔案必需的空調(diào)、除塵器、消防器材、安全監(jiān)控器等設(shè)備裝置，為目標(biāo)管理工作創(chuàng)造物質(zhì)條件。同時(shí)，選擇適合醫(yī)院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，以掌握檔案計(jì)算機(jī)管理運(yùn)用技術(shù)，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。

3.創(chuàng)新管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

醫(yī)院檔案科學(xué)化管理，不是各門類檔案簡單集中保管，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現(xiàn)代化形勢，迫使檔案工作人員要采用系統(tǒng)工程、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)目標(biāo)管理等科學(xué)的管理方法。計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代管理手段必不可少的工具。用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院檔案方便利用者及時(shí)查找、利用和閱讀，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，提高工作效率，又可減少檔案的有效占用空間，保存信息方便簡單，也提高了保密工作水平。計(jì)算機(jī)的儲存量大而且可以編排文件分類、主題等目錄，檢索系統(tǒng)方便快捷。