教育部高職高專人才培養(yǎng)工作水平評(píng)估是對(duì)高職高專人才培養(yǎng)工作的重要檢測(cè)手段，是我國高職高專院校建設(shè)和改革的重要組成部分。評(píng)估檔案主要是高校為評(píng)估工作而準(zhǔn)備的佐證材料。評(píng)估專家組主要通過系統(tǒng)查閱學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的原始檔案資料來搜集學(xué)校教育的主要信息，了解各項(xiàng)工作的狀況，可以說檔案資料是評(píng)估專家組對(duì)高校辦學(xué)水平和教育質(zhì)量做出評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，如果沒有系統(tǒng)全面的檔案資料作為支撐和佐證，要對(duì)一所高校進(jìn)行客觀、公正、全面的評(píng)價(jià)幾乎是不可能的。但是，筆者認(rèn)為評(píng)估檔案中存在著如下問題。

1、檔案材料缺乏規(guī)范整理。

由于平時(shí)對(duì)應(yīng)歸檔文件材料重視不夠，忽略原始積累，在著手對(duì)照評(píng)估體系指標(biāo)時(shí)，發(fā)現(xiàn)部分工作沒有留下文字材料。因此，不得不投入一定的人力、財(cái)力進(jìn)行補(bǔ)充完善。而這些補(bǔ)充的檔案材料無法完全恢復(fù)當(dāng)時(shí)工作中的原貌，必然會(huì)產(chǎn)生一些失真問題。此外，由于職能部門具有較強(qiáng)的職責(zé)分工，工作職責(zé)本身詳細(xì)地描述了行政工作范圍和要求，從年度歸檔的檔案中都能系統(tǒng)地反映其工作面貌，因此職能部門的檔案材料相對(duì)規(guī)范。但是，對(duì)于各系而言，教學(xué)材料產(chǎn)生于不同專業(yè)、不同課程以及不同教師的工作環(huán)境中，分散在日常的點(diǎn)滴教學(xué)工作和教學(xué)管理過程，如果教師及教管人員檔案意識(shí)較強(qiáng)，對(duì)本職工作中產(chǎn)生的材料就會(huì)自覺積累保存;如果其檔案意識(shí)薄弱，做過的工作往往不留痕跡，或是有結(jié)果而沒有過程材料。這種忽視檔案材料的積累和歸檔的現(xiàn)象，導(dǎo)致評(píng)估臨時(shí)補(bǔ)救拼湊評(píng)估檔案的做法。

2、原有檔案管理基礎(chǔ)被打亂。

根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，高校文件材料的整理要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，歸檔文件分為“黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)”等類目，形成同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案應(yīng)作為一個(gè)整體歸入相同類別，才能便于高校檔案的保管和利用。在準(zhǔn)備評(píng)估材料時(shí)，為使評(píng)估檔案資料齊全完整，很多材料都是從別處找來進(jìn)行填補(bǔ);有的不惜從學(xué)校原始檔案中抽取出來，再按照評(píng)估要求的框架進(jìn)行整理，這樣就打破了傳統(tǒng)的檔案整理的規(guī)范。整理的方法是按照評(píng)估指標(biāo)體系的排列順序，這些分類模式都不符合高校現(xiàn)行的檔案分類管理體系要求。按照評(píng)估指標(biāo)體系整理的評(píng)估檔案，難以反映高校實(shí)際教學(xué)工作水平和教學(xué)管理的過程及狀況，與高校原有檔案管理體系難以實(shí)現(xiàn)有機(jī)銜接，為高校日常工作的需要提供利用服務(wù)也變得十分困難。

在評(píng)估工作中，作為佐證材料的檔案起了巨大作用，這充分證明檔案的價(jià)值。高校的教學(xué)檔案都是在專業(yè)的教學(xué)活動(dòng)中形成的，這些材料之間由于產(chǎn)生的時(shí)間、范圍、學(xué)生對(duì)象等特征而具有明顯系統(tǒng)性。若把這些文件材料籠統(tǒng)地按照評(píng)估指標(biāo)體系進(jìn)行分類整理，就會(huì)無意間破壞它們之間的有機(jī)聯(lián)系，其原始憑證的價(jià)值也將遭到破壞。因此，收集齊全完整、整理科學(xué)規(guī)范的高校檔案，是高校開展評(píng)估工作的重要基礎(chǔ)。

針對(duì)以上工作中存在的問題，如何更好地應(yīng)對(duì)高職高專院校評(píng)估檔案中的問題，有以下幾個(gè)對(duì)策:

1、遵循高校教學(xué)規(guī)律做好高校檔案工作。

我們要把高校全部檔案作為一個(gè)有機(jī)整體，采用按專業(yè)、學(xué)科、項(xiàng)目、產(chǎn)品種類、型號(hào)以及慣用的劃分方法設(shè)置類目，充分考慮高校檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)。就教學(xué)檔案而言，它是在專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)和教學(xué)實(shí)踐過程中形成的，它直接記錄了教學(xué)人員的教育思想、教學(xué)方法和教學(xué)成果，形成了自身的特點(diǎn):第一、組成的成套性。了解和掌握教學(xué)規(guī)律，是教學(xué)檔案能齊全完整收集保管的基礎(chǔ)。高校教學(xué)成套性材料包括兩方面:一是理論教學(xué)方面的材料。二是實(shí)踐教學(xué)方面的材料。以上材料都產(chǎn)生于教學(xué)活動(dòng)的各環(huán)節(jié)中，其中的每一份表格，每一頁文字都是該套專業(yè)教學(xué)檔案不可缺少的組成部分，形成完整成套的教學(xué)檔案。第二、形成的階段性。根據(jù)教學(xué)規(guī)律，一個(gè)學(xué)期、一個(gè)學(xué)年的教學(xué)任務(wù)是有階段性的，因此，根據(jù)教學(xué)文件材料形成階段性這一特點(diǎn)，將每一學(xué)期、學(xué)年產(chǎn)生的文件材料要及時(shí)收集，每階段結(jié)束后及時(shí)整理、分類歸檔，并及時(shí)檢查所產(chǎn)生的材料是否完整成套。第三、內(nèi)容的專業(yè)性。每一課程的教學(xué)過程都反映了專業(yè)教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的特點(diǎn)、要求和規(guī)律，培養(yǎng)學(xué)生的目標(biāo)也是按專業(yè)來展開的，其今后對(duì)教學(xué)檔案業(yè)務(wù)方面的利用也是有針對(duì)性地按專業(yè)來進(jìn)行。因此，教學(xué)檔案在收集、整理和編制檢索工具時(shí)，都要考慮到文件材料的專業(yè)性，不同專業(yè)形成的教學(xué)材料不能混淆在一起，在確定分類編號(hào)的結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮文件材料所屬專業(yè)與教學(xué)階段之間的隸屬關(guān)系。

2、對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行深化檢索，為各方面提供服務(wù)。

高校檔案規(guī)范化建設(shè)最大的目標(biāo)是文件材料的完整齊全和盡可能滿足利用的需要，檔案的齊全完整要靠平時(shí)的積累，對(duì)高校工作的評(píng)估過程，也就是對(duì)學(xué)校檔案工作的檢查和利用過程，學(xué)校原有檔案就成為了這個(gè)過程工作的基礎(chǔ)。檔案基礎(chǔ)扎實(shí)了，任何時(shí)候和形式的評(píng)估都經(jīng)得起檢查。具體針對(duì)某個(gè)專題的評(píng)估工作，也不需要臨時(shí)再組合評(píng)估檔案，只要對(duì)原有檔案進(jìn)行深度檢索，依靠豐富的多種途徑的檢索工具來完成評(píng)估需要的利用檔案工作。另外也可以按照評(píng)估指標(biāo)體系的內(nèi)容要求，編制一套專用的評(píng)估材料檢索工具，如專題目錄，主題目錄，也可以是項(xiàng)目索引、文號(hào)索引等;既有通過傳統(tǒng)的手工檢索，也應(yīng)有利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的自動(dòng)化檢索。只要能將評(píng)估所需的依據(jù)材料從檔案館藏中檢索到，無論是保存在學(xué)校檔案室還是保存在教學(xué)單位，提供的原件都能說明工作的原有基礎(chǔ)和真實(shí)面貌。檔案利用工作是檔案工作的最終目的，是對(duì)所存放的檔案價(jià)值和檔案工作水平的檢驗(yàn)。提供檔案利用的方式較多，比如接待借閱、舉辦檔案資料展覽、編纂出版檔案資料史料、建立檔案信息網(wǎng)站等，要盡量做到方便和滿足各方面對(duì)檔案的利用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)的深入運(yùn)用，如何用好用活學(xué)校檔案信息資源，是高校創(chuàng)新檔案服務(wù)的思路。高職高專院校作為先進(jìn)技術(shù)的傳播者和研發(fā)者，有條件有義務(wù)運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和多媒體技術(shù)進(jìn)行檔案管理和信息開發(fā)。以教學(xué)工作水平評(píng)估工作為契機(jī)，逐步建立并完善高校檔案資源信息化建設(shè)，建立各種專題檔案數(shù)據(jù)庫，如教授成果數(shù)據(jù)庫、科研數(shù)據(jù)庫、特色教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)數(shù)據(jù)庫、歷屆畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫等等，盡早實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)以更高的效率為院校的各項(xiàng)工作服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3.建立健全檔案工作規(guī)范，保障檔案工作有序化。

教學(xué)工作水平評(píng)估工作既是對(duì)高校教學(xué)質(zhì)量水平的檢查，也是對(duì)高校檔案管理水平的一次重要檢驗(yàn)，不僅能夠反映出高校檔案工作是否規(guī)范，材料是否齊全完整，還可檢驗(yàn)檔案檢索和信息資源開發(fā)利用是否能滿足各方面利用的需求等情況。高校檔案工作要以評(píng)估為契機(jī)，以評(píng)估促進(jìn)建設(shè)，完善檔案管理機(jī)制，提高管理效能。完善檔案隊(duì)伍網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，從組織上保證高校檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定和素質(zhì)的提高;同時(shí)要建立納入機(jī)制，將高校檔案工作納入到高校發(fā)展的全局工作中，納入到高校教學(xué)質(zhì)量提高的大事中，要引起領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，明確各部門的職責(zé)，從制度上確保檔案工作有效落實(shí);另外還要加強(qiáng)過程控制，從源頭上重視文件材料的收集，做到每項(xiàng)工作的開展與文件材料收集同步，項(xiàng)目質(zhì)量檢查與檔案檢查同步。要制定出檔案工作的激勵(lì)機(jī)制，定期開展各部門檔案工作的檢查評(píng)比和獎(jiǎng)罰工作，以此為檔案管理的日常運(yùn)作機(jī)制提供質(zhì)量上的監(jiān)控和保證，防止把問題積壓到評(píng)估來臨前倉促應(yīng)付解決。