檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源。高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，就是適應(yīng)社會(huì)的需求，將檔案信息資源最大化地發(fā)掘出來(lái)，以起到擴(kuò)大社會(huì)化大生產(chǎn)的目的，從而創(chuàng)造社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益。

所謂高校檔案信息資源的有效開(kāi)發(fā)，主要是針對(duì)“有效”二字，“有效”不僅指“效益”，而且，還要講究“效率”，后者是前者的基礎(chǔ)，前者是后者的結(jié)果，“效益”與“效率”相互結(jié)合、相輔相成，才會(huì)使檔案信息資源達(dá)到其存在的最終目的。面對(duì)著信息價(jià)值的不斷攀升，檔案信息資源似乎并沒(méi)有隨之升溫。找出原因，并采取相應(yīng)的解決措施，以利于更好地發(fā)揮檔案本身的價(jià)值。

一、阻礙有效開(kāi)發(fā)的因素

(一)開(kāi)發(fā)客體的狀況阻礙了有效開(kāi)發(fā)

1 檔案保管的分散性影響了檔案的有效開(kāi)發(fā)。檔案保管的分散性包括保管地點(diǎn)的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點(diǎn)隨著檔案形成年限的不同而不同，由檔案室到檔案館，檔案館又分為綜合性與專(zhuān)業(yè)性檔案館，國(guó)家級(jí)與地方級(jí)檔案館等。不同的檔案保存在不同地點(diǎn)，勢(shì)必會(huì)對(duì)檔案開(kāi)發(fā)造成或多或少的影響。進(jìn)館檔案又有來(lái)源、事由等不同分類(lèi)法，使有內(nèi)容聯(lián)系的檔案在實(shí)體保管時(shí)變得分散了。

2 檔案?jìng)鞑サ臏笮杂绊懥藱n案的有效開(kāi)發(fā)。對(duì)于時(shí)間我們可以分為兩種，一種是物理時(shí)間，另一種是社會(huì)時(shí)間，物理時(shí)間就是走在手表里的時(shí)間，其進(jìn)程是勻速的，而社會(huì)時(shí)間是整個(gè)社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，我們可以相信，遠(yuǎn)古時(shí)代的十年與現(xiàn)代社會(huì)的十年人類(lèi)的物質(zhì)發(fā)展是不同的，所以說(shuō)社會(huì)時(shí)間的進(jìn)程是加速的。而檔案工作依舊遵循到了一定年限開(kāi)放這種做法阻礙了檔案的開(kāi)發(fā)工作，使檔案開(kāi)發(fā)的周期過(guò)長(zhǎng)，對(duì)于急切需要利用檔案的人們來(lái)說(shuō)等待的時(shí)間太長(zhǎng)了。

3 檔案利用范圍的內(nèi)向性影響了檔案的有效開(kāi)發(fā)。檔案室階段是檔案第一價(jià)值實(shí)現(xiàn)階段，檔案室是某一獨(dú)立的社會(huì)組織的內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)之一，沒(méi)有向社會(huì)提供利用服務(wù)的職責(zé)和義務(wù)，這個(gè)時(shí)期檔案主要服務(wù)對(duì)象是檔案形成機(jī)關(guān)，為本單位的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案在檔案館階段是檔案第二價(jià)值的實(shí)現(xiàn)階段，檔案館是專(zhuān)門(mén)保管具有國(guó)家歷史意義的歷史文化財(cái)富并向社會(huì)各界提供廣泛服務(wù)的基地。但由于檔案查閱手續(xù)煩瑣，一般人很難輕易的接觸到檔案，這些都給檔案開(kāi)發(fā)帶來(lái)了不便。

4 檔案狀態(tài)的原始性影響了檔案的有效開(kāi)發(fā)。檔案的狀態(tài)是指載體形式、自然條件和保管狀況。現(xiàn)在的檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主，其他載體的檔案占少數(shù)。對(duì)于紙張這種載體，它極易受到溫濕度、火災(zāi)、病蟲(chóng)害的影響，對(duì)其保管就應(yīng)極為仔細(xì)，盡量延長(zhǎng)紙張壽命，所以我們一直在尋找一個(gè)保存狀態(tài)簡(jiǎn)易、可以比紙張壽命更長(zhǎng)的存儲(chǔ)檔案的載體，以便使檔案信息永久的保存下去。

(二)開(kāi)發(fā)主體的素質(zhì)制約了有效開(kāi)發(fā)

1 開(kāi)發(fā)意識(shí)的被動(dòng)性制約了有效開(kāi)發(fā)。長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作人員就處在一個(gè)被動(dòng)的狀態(tài)，只有上級(jí)下達(dá)任務(wù)及在年度工作量的壓力下才完成工作，檔案工作者是檔案信息資源有效開(kāi)發(fā)的操縱者，檔案工作者的文化層次及對(duì)工作是否用心、細(xì)致，直接關(guān)系到檔案信息資源是否能夠有效的開(kāi)發(fā)。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的，不經(jīng)過(guò)對(duì)檔案信息的仔細(xì)研究是發(fā)現(xiàn)不了蘊(yùn)藏在檔案信息中更深層次的含義的，而如何從一定量的檔案信息中開(kāi)發(fā)出更多的有用的資源。這也要求我們的檔案工作者對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)工作積極參與，用心探索。

2 知識(shí)結(jié)構(gòu)的陳舊性制約了有效開(kāi)發(fā)。檔案中所蘊(yùn)含的信息是多方面的，可能會(huì)涉及歷史、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)等等方面，這就要求檔案工作者只掌握檔案相關(guān)工作知識(shí)是不夠的，也要相應(yīng)地掌握一些歷史、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)方面的知識(shí)。而如今中國(guó)已加入wTo，與世界接軌，較高的外語(yǔ)及計(jì)算機(jī)水平也應(yīng)為檔案工作者所掌握。才能更好更有效地開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

二、影響高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的因素

(一)手段落后：隨著科技的發(fā)展，記載檔案的方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的方式；以磁帶、磁盤(pán)或光盤(pán)為介質(zhì)的數(shù)字檔案成為檔案管理的主要對(duì)象，檔案信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電視屏幕、報(bào)刊廣告等形式為人們利用。現(xiàn)在的高校檔案館(室)雖都普遍配備了計(jì)算機(jī)，但大多數(shù)的高校檔案館(室)僅停留在使用微機(jī)進(jìn)行檔案目錄管理。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)沒(méi)有跟上時(shí)代的發(fā)展，從而影響了高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。

(二)檔案意識(shí)淡?。涸诟咝Ｖ杏行┎块T(mén)還存在著對(duì)檔案工作重視程度不夠，沒(méi)把檔案信息作為一種資源來(lái)認(rèn)識(shí)和利用。例如，有的高校雖然不惜重金購(gòu)買(mǎi)了大量的教學(xué)儀器設(shè)備，但卻忽視了儀器設(shè)備相關(guān)資料的收集和歸檔，以致造成圖紙、說(shuō)明書(shū)等重要資料的損壞或遺失，致使在需要對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和修理時(shí)，無(wú)檔可查。造成損失。

(三)兼職檔案員隊(duì)伍不穩(wěn)定：學(xué)校檔案是在教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，這些檔案的收集、整理、立卷完全依靠各部門(mén)的兼職檔案員，但有些部門(mén)兼職檔案員更換頻繁，工作交接不利，部門(mén)立卷制度落空，檔案人員對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)不適應(yīng)等因素，也造成了高校檔案開(kāi)發(fā)利用不暢。

三、強(qiáng)化高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)的對(duì)策

(一)依靠科學(xué)技術(shù)建設(shè)發(fā)展檔案事業(yè)是檔案資源開(kāi)發(fā)的根本出路。各高校檔案館(室)應(yīng)盡快將信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，使檔案信息資源合理配置有序，進(jìn)一步使信息有序化、濃縮化、精細(xì)化。以利于檔案信息的有效開(kāi)發(fā)和利用。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，真正顯示高校檔案信息服務(wù)的整體地位和水平。

(二)搞好檔案工作和利用效益宣傳。增強(qiáng)檔案意識(shí)，利用多種形式加大檔案工作的宣傳力度，認(rèn)真組織學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》及黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策，使師生員工加深對(duì)檔案信息資源的認(rèn)識(shí)。提高依法治檔的自覺(jué)性。

搞好檔案利用效益宣傳，真正使人們從檔案開(kāi)發(fā)所取得效益的實(shí)例中感悟到檔案資源的寶貴價(jià)值，從而增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)的全員意識(shí)。形成全校師生員工重檔建檔的良好態(tài)勢(shì)。

(三)穩(wěn)定高校兼職檔案員隊(duì)伍：學(xué)校檔案是在教學(xué)、科研、基建、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀(jì)錄，這些檔案的收集、整理、立卷要依靠各部門(mén)的兼職檔案員。如果離開(kāi)他們，高校檔案工作將失去有力的基礎(chǔ)。各職能部門(mén)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)形成的文件材料了如指掌，能夠及時(shí)、有效地收集整理立卷歸檔。因此。穩(wěn)定高校兼職檔案員隊(duì)伍，加強(qiáng)對(duì)兼職檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有利于搞好高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作。

(四)加強(qiáng)教育培訓(xùn)與隊(duì)伍建設(shè)：隨著社會(huì)信息化、自動(dòng)化程度的廣泛應(yīng)用，檔案工作不管是從內(nèi)容到形式，還是從管理方法到開(kāi)發(fā)利用，都融進(jìn)了新知識(shí)和高科技的成分。使傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化。

檔案以其所載信息的原始性真實(shí)性，在高校管理中發(fā)揮重大作用。檔案部門(mén)無(wú)論是在業(yè)務(wù)工作方面，還是在管理服務(wù)工作方面，都要努力做到不斷創(chuàng)新，做到人無(wú)我有，人有我優(yōu)，人優(yōu)我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機(jī)和活力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。