城建檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的對國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)的技術(shù)成果和歷史依據(jù)。隨著各級政府對城建工作，尤其是對城建檔案建設(shè)工作高度重視。加大了資金投入，使得城建檔案工作取得了可喜的成績。

一、城建檔案管理工作遇到的問題與挑戰(zhàn)

在看到城建檔案管理工作取得成績的同時(shí)，必須清醒地看到，隨著時(shí)代的進(jìn)步，技術(shù)的發(fā)展，城建檔案工作還面臨著一些新的情況和新的問題。

(一)基層對城建檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不足。自上世紀(jì)80年代以來，國家相繼頒布了《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《檔案法》、《城市規(guī)劃法》及《建筑法》，使城建檔案事業(yè)的發(fā)展有了法律依據(jù)和法律保障。近幾年，建設(shè)部先后頒布了《城市建設(shè)分類大綱》、《城建檔案主題詞表》、《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》、《城市建設(shè)檔案館目標(biāo)管理考評辦法》、《城市管線工程檔案管理辦法》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等。這些法律法規(guī)、規(guī)章制度的出臺(tái)對推進(jìn)城建檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化起到了重要作用。中國住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部也提出，要積極組織開展城建檔案異地備份、應(yīng)急預(yù)案等工作。提高應(yīng)對、處置自然災(zāi)害和突發(fā)公共事件的能力。確保城建檔案的安全和應(yīng)急利用。這些都體現(xiàn)了中央對強(qiáng)化城建檔案管理工作的決心。但社會(huì)對城建檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，特別是有的基層部門對城建檔案工作不理解，不支持。部分建設(shè)單位從事基建工作管理、技術(shù)的人員，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)，重建設(shè)、輕檔案的思想比較嚴(yán)重，只注重工程的投資、工藝、質(zhì)量等方面的問題，對建設(shè)工程檔案在收集過程中是否齊全、完整、真實(shí)等重視不夠，有的甚至沒有把檔案管理提到正常的工作范圍，更沒有建立一套規(guī)范的管理機(jī)制，來保障建設(shè)檔案管理的完整和齊全，導(dǎo)致移交城建檔案不配套，不完整，一定程度上影響和制約了城建檔案工作的開展。

(二)社會(huì)檔案法律意識(shí)淡薄。由于城建檔案的社會(huì)價(jià)值和經(jīng)濟(jì)價(jià)值兌現(xiàn)時(shí)間比較長，需要十幾年甚至幾十年的時(shí)間，因此，人們對城建檔案的地位、作用了解甚少，城建檔案法律意識(shí)還比較薄弱，認(rèn)為城建檔案沒有什么大的作用，可有可無，以致違法行為頻繁發(fā)生。不建檔的違法行為十分普遍。許多建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位在工程建設(shè)過程中既沒有專門的資料員，也沒有開展工程檔案的編制工作，工程竣工后也沒有進(jìn)行檔案預(yù)驗(yàn)收和檔案竣工驗(yàn)收。不建檔違法行為一般出在那些嚴(yán)重缺乏檔案意識(shí)、片面追求工程效益的單位。這一行為恰好發(fā)生在檔案工作的源頭。對檔案工作的危害是全局性的，影響是長期深遠(yuǎn)的。城建檔案是城市歷史的真實(shí)記錄，是城市發(fā)展的軌跡，一旦留下空白，就難以彌補(bǔ)。應(yīng)付建檔現(xiàn)象比較突出。有的單位在工程檔案資料編制過程中。不按規(guī)定加蓋竣工圖章，不按規(guī)定標(biāo)注各種數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)變更。以復(fù)印件代替原件:有的甚至突擊編寫“檔案”:有的為了節(jié)省費(fèi)用，不按規(guī)定作各種器材試驗(yàn)。不報(bào)、虛報(bào)試驗(yàn)資料。導(dǎo)致工程檔案中有效的少。無效的多，殘缺不全，嚴(yán)重地破壞了工程檔案的完整性和真實(shí)性。

(三)城建檔案工作者的素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高。由于多方面的原因，城建檔案工作在我國起步較晚。近年來，雖然已經(jīng)基本形成以城建檔案館為主體，以城建檔案室、建設(shè)系統(tǒng)基層檔案室和建設(shè)單位基建部門為基礎(chǔ)的城建檔案工作網(wǎng)絡(luò)，但是，城建檔案學(xué)科理論和我國城市科學(xué)以及檔案學(xué)理論發(fā)展的整體水平相比，還有一段不小的距離，其中一個(gè)重要薄弱環(huán)節(jié)，一些從事城建檔案工作的人員，或者因?yàn)闆]有系統(tǒng)學(xué)習(xí)過城建檔案管理知識(shí)，或者半路出家，對城建檔案工作不熟悉，或者隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化管理設(shè)備進(jìn)入了城建檔案管理的領(lǐng)域，原來從事檔案工作多年的專業(yè)人才已不能適應(yīng)新的環(huán)境和要求了，這些情況嚴(yán)重影響了城建檔案事業(yè)的發(fā)展。

二、以數(shù)字化工作促城建檔案上水平

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)正廣泛應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域，這給城建檔案工作上水平、上層次提供了契機(jī)。

以城建檔案數(shù)字化建設(shè)為導(dǎo)向，以利用為目的。充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力。以便于更好地發(fā)揮城建檔案信息資源的作用。

(一)搞好城建檔案的接收歸檔工作。大力開展城建檔案的接收、收集和征集工作，進(jìn)一步豐富和優(yōu)化館藏，拓展館藏門類，改善館藏結(jié)構(gòu)。加大重點(diǎn)工程檔案、城市基礎(chǔ)設(shè)施檔案、城市地下管線工程檔案、建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案的收集力度，提高數(shù)字(電子)檔案、聲像檔案等的比重。加強(qiáng)館庫基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷爭取擴(kuò)大館庫面積。加大硬件投入，增添與城建檔案事業(yè)發(fā)展需要相適應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、空調(diào)、去濕機(jī)、防火、防盜報(bào)警等現(xiàn)代化設(shè)備。

(二)大力推進(jìn)數(shù)字城建檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理。通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)。以“有序的信息空間和開放的信息環(huán)境”為特征的完整意義上的數(shù)字檔案館，包含在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)之中，由分布式檔案信息資源構(gòu)成的具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)的信息系統(tǒng)。因此，數(shù)字檔案館的構(gòu)建，應(yīng)該納入當(dāng)?shù)卣畔⒒ㄔO(shè)總體規(guī)劃。要以面向館外的“統(tǒng)一門戶”和面向館內(nèi)的“管理統(tǒng)一平臺(tái)”為核心。加快數(shù)字城建檔案館建設(shè)?！肮芾斫y(tǒng)一平臺(tái)”方面完成數(shù)字化生產(chǎn)系統(tǒng)、檔案利用子系統(tǒng)的開發(fā)，優(yōu)化了聲像檔案系統(tǒng)，并試驗(yàn)GIS模式下各類檔案疊加串聯(lián)方式:“統(tǒng)一門戶”方面，檔案統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng)及檔案利用、報(bào)送、驗(yàn)收、培訓(xùn)、征集“一站式服務(wù)”各功能模塊，要強(qiáng)化檔案信息對外服務(wù)上的功能，實(shí)施檔案信息服務(wù)分權(quán)閱覽方案，

(三)進(jìn)一步提升各級城建檔案管理人員信息化檔案管理水平。城建檔案內(nèi)容的多樣性要求城建檔案工作者必須具有多方面的知識(shí)，既要有城市建設(shè)方面的知識(shí)，又要有檔案管理方面的知識(shí)，這就要求檔案工作人員必須不斷豐富自己的各種知識(shí)，加強(qiáng)全面學(xué)習(xí)。要加大以提升信息化素質(zhì)為主要內(nèi)容的城建檔案管理人員教育培訓(xùn)工作力度。開展多層次、多門類的檔案教育培訓(xùn)，根據(jù)實(shí)際情況，采取多種渠道，多種形式舉辦各種類型的培訓(xùn)班，建設(shè)一支開拓進(jìn)取、知識(shí)和專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，既懂業(yè)務(wù)又熟練掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的城建檔案干部隊(duì)伍。組織業(yè)務(wù)交流。專題學(xué)術(shù)研討。舉辦多種形式的專業(yè)網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)觀摩等活動(dòng)，介紹相關(guān)科技動(dòng)態(tài)和應(yīng)用情況，介紹先進(jìn)管理方法和手段，提高領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員的管理水平。同時(shí)，要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式。積極做好相關(guān)服務(wù)工作，擴(kuò)大查檔等各種途徑，更好地服務(wù)科學(xué)發(fā)展。