長(zhǎng)期以來(lái)，故宮博物院的藏品利用工作一直采用人工管理。

從利用的申請(qǐng)開始到藏品出庫(kù)、送展(或照相、觀摩、外借、送修)再到藏品退庫(kù)，相關(guān)的工作人員需要填寫大量的紙質(zhì)單據(jù)，并拿著這些紙質(zhì)單據(jù)到各個(gè)職能部門完成繁瑣的簽批工作。由于人工管理方式的限制，導(dǎo)致工作效率較低，信息的傳遞滯后。同時(shí)，由于各類文物分屬不同的職能科組管理，而各科組之間缺乏有效溝通，因此無(wú)法實(shí)現(xiàn)各類文物信息的共享，經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)利用某件文物、文物使用檔期沖突等情況。另外，由于人工統(tǒng)計(jì)方式的局限性，無(wú)法獲取及時(shí)、準(zhǔn)確的文物提用動(dòng)態(tài)信息。

為了解決上述問題，有效提高藏品利用管理的業(yè)務(wù)水平，從2002年起，故宮博物院資料信息中心開始著手建設(shè)博物院藏品利用管理系統(tǒng)。在此之前，中心已完成文物管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，并在四年的時(shí)間里采集了數(shù)十萬(wàn)件文物的收藏方位和描述信息。這些為藏品利用管理系統(tǒng)的建設(shè)提供了良好的軟硬件環(huán)境和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

工作流與藏品利用流程

根據(jù)工作流管理聯(lián)盟(Workflow Management Coalition)的定義，工作流就是自動(dòng)運(yùn)作的部分或整體業(yè)務(wù)過程，表現(xiàn)為參與者對(duì)文件、信息或任務(wù)按照規(guī)程采取行動(dòng)，并令其在參與者之間傳遞。簡(jiǎn)單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動(dòng)進(jìn)行的業(yè)務(wù)活動(dòng)或任務(wù)?；诠ぷ髁鞯臉I(yè)務(wù)管理系統(tǒng)代表了當(dāng)前業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的一個(gè)研究和發(fā)展的方向，它通過對(duì)工作流的流程定義和運(yùn)行期控制來(lái)解決業(yè)務(wù)管理中兩方面的問題:業(yè)務(wù)流程的多樣化需求和業(yè)務(wù)管理流程的不確定性。采用工作流技術(shù)，可以把業(yè)務(wù)過程邏輯從具體的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)中分離出來(lái)，可以不修改具體功能實(shí)現(xiàn)而只修改過程模型來(lái)改變系統(tǒng)功能，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的部分或全部過程的集成管理。藏品利用的過程，從利用申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)簽批到出入庫(kù)是一個(gè)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)按照一定的業(yè)務(wù)規(guī)程運(yùn)行就形成了業(yè)務(wù)流程，也就是通常所說的工作流(WorkFlow)。

藏品利用的實(shí)踐表明，在傳統(tǒng)的手工業(yè)務(wù)處理過程中，經(jīng)過定義的工作流能否按照預(yù)定的業(yè)務(wù)規(guī)則良好的執(zhí)行取決于參與流程的人的自覺性。事實(shí)上由于人是最善變的因素，導(dǎo)致了在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中由于人為因素造成業(yè)務(wù)流程與預(yù)先規(guī)定的不一樣。再加上業(yè)務(wù)過程中的一些客觀因素(如參與流程的某一人員(負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo))外出)，造成業(yè)務(wù)流程在特定的環(huán)節(jié)嚴(yán)重脫節(jié)。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用為加強(qiáng)工作流程管理，提高業(yè)務(wù)流程效率提供了技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。我們通常把計(jì)算機(jī)技術(shù)在工作流程管理中的應(yīng)用稱為工作流管理技術(shù)。工作流管理(Workflow Management， WFM)是人與電腦共同工作的自動(dòng)化協(xié)調(diào)、控制和通訊，在計(jì)算機(jī)化的業(yè)務(wù)過程上，通過在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行軟件，使所有命令的執(zhí)行都處于受控狀態(tài)。在工作流管理下，工作量可以被監(jiān)督，分派工作到不同的用戶達(dá)成平衡。

由此可見，故宮博物院藏品利用管理系統(tǒng)的建設(shè)必須應(yīng)用工作流技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管理的自動(dòng)化和規(guī)范化。

工作流技術(shù)在藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

故宮博物院的藏品利用管理系統(tǒng)是一個(gè)典型的工作流管理系統(tǒng)。前面，我們已經(jīng)介紹過了工作流和工作流管理的基本概念，那么，什么是工作流管理系統(tǒng)呢?

根據(jù)WfMC的定義，工作流管理系統(tǒng)(Workflow Management System， WFMS)的主要功能是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調(diào)工作流執(zhí)行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互。它運(yùn)行在一個(gè)或多個(gè)工作流引擎上，這些引擎解釋對(duì)過程的定義，與工作流的參與者(包括人或軟件)相互作用，并根據(jù)需要調(diào)用其他的IT工具或應(yīng)用。

總體來(lái)說，實(shí)際運(yùn)作的工作流管理系統(tǒng)，是一個(gè)“人-機(jī)”結(jié)合的系統(tǒng)。它的基本功能體現(xiàn)在幾個(gè)方面:一是定義工作流，包括具體的活動(dòng)、規(guī)則等，這些定義是同時(shí)被人以及計(jì)算機(jī)所“理解”的;二是遵循定義創(chuàng)建和運(yùn)行實(shí)際的工作流;三是監(jiān)察、控制、管理運(yùn)行中的業(yè)務(wù)(工作流)，例如任務(wù)、工作量與進(jìn)度的檢查、平衡等。

工作流管理系統(tǒng)(WFMS)是一個(gè)真正的“人-機(jī)”系統(tǒng)，用戶是系統(tǒng)中的基本角色，是直接的任務(wù)分派對(duì)象，他或她可以直接看到電腦針對(duì)自己列出的“任務(wù)清單”，跟蹤每一項(xiàng)任務(wù)的狀態(tài)，或繼續(xù)一項(xiàng)任務(wù)，而不必從一個(gè)模塊退出，進(jìn)入另一個(gè)模塊，搜索相應(yīng)任務(wù)的線索。前者是面向功能或?qū)ο蟮?，而后者是直接面向用戶的。這樣，用戶的任務(wù)分派和任務(wù)的完成狀態(tài)，可以被最大程度地自動(dòng)化和受到控制。

工作流管理系統(tǒng)由如下幾部分組成:

(1)定義工具:用來(lái)定義工作流，它生成工作流定義。在定義時(shí)可能會(huì)參考組織或角色數(shù)據(jù)，還會(huì)引用外部應(yīng)用程序的編程接口。

(2)工作流執(zhí)行服務(wù):用來(lái)執(zhí)行工作流，可能包含多個(gè)相互獨(dú)立、并行運(yùn)轉(zhuǎn)的工作流引擎。它可能會(huì)參考組織或角色數(shù)據(jù)，還會(huì)調(diào)用外部應(yīng)用程序，維護(hù)工作流控制數(shù)據(jù)，使用工作流相關(guān)數(shù)據(jù)，生成工作列表。

(3)工作流引擎:用來(lái)執(zhí)行單獨(dú)的流程實(shí)例。

(4)用戶界面:用戶操縱工作流列表的界面，可能會(huì)調(diào)用外部的應(yīng)用程序。

工作流管理系統(tǒng)各部分之間的關(guān)系詳見圖1。

工作流技術(shù)在故宮博物院藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中的應(yīng)用

目前，工作流技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到故宮博物院的藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中。

業(yè)務(wù)流程定義

首先，根據(jù)藏品利用業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作規(guī)則，運(yùn)用工作流定義工具進(jìn)行流程定義。經(jīng)過定義的業(yè)務(wù)流程被保存在工作流服務(wù)器。所有業(yè)務(wù)流程中的業(yè)務(wù)都將在被處理以后送往工作流服務(wù)器，工作流服務(wù)器就像指揮交通的交警一樣，按照預(yù)先定義好的業(yè)務(wù)流程(規(guī)則)來(lái)確定各業(yè)務(wù)的下一步走向，各項(xiàng)業(yè)務(wù)任務(wù)會(huì)在準(zhǔn)確的時(shí)間發(fā)往準(zhǔn)確的執(zhí)行人的業(yè)務(wù)桌面。

根據(jù)故宮博物院藏品利用的業(yè)務(wù)實(shí)際，定義了如下兩個(gè)流程:一是文物利用流程。在本流程中，藏品利用的申請(qǐng)人依據(jù)自身的利用要求在線填寫“文物利用申請(qǐng)單”，系統(tǒng)將按照預(yù)先設(shè)定的簽批順序?qū)螕?jù)依次發(fā)送給執(zhí)行人，詳見圖2。

二是文物出入庫(kù)流程。由上述流程圖可以看出，在文物利用申請(qǐng)單完成簽批流程后，系統(tǒng)依據(jù)文物所在庫(kù)房的不同自動(dòng)生成多份文物提取憑單，每份提單獨(dú)立開始新的出入庫(kù)流程。(圖3)

與OA等系統(tǒng)集成，基于WEB瀏覽器方式的用戶界面

充分考慮到用戶操作的便捷性，將藏品利用管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化(OA)、影像利用等系統(tǒng)共同集成在一個(gè)信息化工作平臺(tái)上(圖4)，并通過統(tǒng)一用戶管理系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證。用戶界面采用B-S結(jié)構(gòu)通過瀏覽器方式進(jìn)行操作。

B-S結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢(shì)在于:

(1)對(duì)于普通用戶來(lái)說易于認(rèn)識(shí)和接受，大大減少用戶的適應(yīng)時(shí)間，加快系統(tǒng)的應(yīng)用進(jìn)程，也可以節(jié)省大量的培訓(xùn)時(shí)間和費(fèi)用。

(2)瀏覽器方式對(duì)于客戶端機(jī)器硬件要求不高，可以減少用戶軟硬件投資。

(3)用戶只需要在服務(wù)器上作配置及維護(hù)，從而降低系統(tǒng)維護(hù)、升級(jí)的難度和費(fèi)用。

運(yùn)用工作流，所有的工作任務(wù)將被自動(dòng)發(fā)往每個(gè)業(yè)務(wù)人員的辦公桌面，并提供了簡(jiǎn)單的查詢和分頁(yè)功能。由于任務(wù)由工作流服務(wù)器發(fā)送，因此不會(huì)發(fā)生送錯(cuò)任務(wù)的情況，業(yè)務(wù)人員只需按照辦公桌面的待辦業(yè)務(wù)清單執(zhí)行就可以。在每個(gè)用戶處理完任務(wù)后，可以保存、可以提交，如果只保存當(dāng)前任務(wù)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)工作流信息沒有變化;如果提交，系統(tǒng)根據(jù)后臺(tái)工作流引擎驅(qū)動(dòng)，檢索到后續(xù)路由關(guān)系，由用戶做出選擇提交到系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)用戶的選擇結(jié)果，結(jié)合后臺(tái)工作流引擎驅(qū)動(dòng)的結(jié)果，彈出下一節(jié)點(diǎn)以及節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行人要求用戶選擇，用戶選擇完成后提交、系統(tǒng)產(chǎn)生下一活動(dòng)的活動(dòng)實(shí)例。(圖5，圖6)

同時(shí)，待辦業(yè)務(wù)清單還可以提供任務(wù)的緊急程度等要求，這樣業(yè)務(wù)人員可以有選擇地優(yōu)先處理時(shí)間緊迫的任務(wù)，這樣可以避免傳統(tǒng)手工處理過程中由于大量業(yè)務(wù)堆積，一些重要或緊迫的任務(wù)因沒有及時(shí)發(fā)現(xiàn)而被耽誤的現(xiàn)象。

圖形化流程跟蹤和監(jiān)控

系統(tǒng)采用直觀的流程圖方式對(duì)業(yè)務(wù)走向進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，流程管理員以及流程參與者，以及具有相應(yīng)權(quán)限的管理者都能在圖形上跟蹤和監(jiān)控每個(gè)流程事件的狀態(tài)。例如，紅色標(biāo)識(shí)當(dāng)前活動(dòng)，黃色標(biāo)識(shí)過去活動(dòng)，灰色標(biāo)識(shí)未來(lái)活動(dòng)，陰影標(biāo)識(shí)子流程。通過操作日志(圖7)，還可顯示每一步驟處理人員的姓名、流程名稱、處理時(shí)間、工作步驟等信息，從而告別了傳統(tǒng)的手工調(diào)查方式，幫助流程參與者用最直觀的方式迅速了解所有流程的進(jìn)展情況，提高整體的工作效率。

工作流服務(wù)器同時(shí)具備流程監(jiān)控功能，例如根據(jù)預(yù)先定義的業(yè)務(wù)流程，某個(gè)展覽的文物應(yīng)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)回庫(kù)，如果工作流服務(wù)器的監(jiān)控系統(tǒng)發(fā)現(xiàn)超過預(yù)定時(shí)間文物尚未退庫(kù)，監(jiān)控系統(tǒng)可以向有關(guān)的業(yè)務(wù)處理人員發(fā)出催辦通知。甚至可以通知該部門的主管，要求部門主管予以督促。

工作流服務(wù)器還將根據(jù)需要，如實(shí)地對(duì)藏品利用業(yè)務(wù)的處理過程進(jìn)行記錄，以備事后查詢、統(tǒng)計(jì)或作為業(yè)務(wù)考核的依據(jù)。

豐富的統(tǒng)計(jì)、查詢、報(bào)表功能

系統(tǒng)提供豐富的報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，包括詳盡的總報(bào)表和分類報(bào)表。例如系統(tǒng)總量統(tǒng)計(jì)、文物利用情況統(tǒng)計(jì)、用戶/客戶機(jī)登錄統(tǒng)計(jì)、操作員工作量統(tǒng)計(jì)等，同時(shí)可以生成一段時(shí)間內(nèi)的庫(kù)存文物動(dòng)態(tài)表(圖8)。借此分析藏品利用流程的瓶頸，并為進(jìn)一步改進(jìn)和提高藏品管理工作效率提供了量化的依據(jù)。

靈活的超時(shí)、工作代理策略

通常在工作流管理系統(tǒng)中通過Timeout(超時(shí))來(lái)處理人員外出的情況，由于Timeout都要經(jīng)過一定的時(shí)間，因此并不能很好地反映實(shí)際處理情況。故宮博物院藏品利用管理系統(tǒng)外出管理策略由Timeout與代理設(shè)置兩部分構(gòu)成，當(dāng)用戶設(shè)置自己為外出時(shí)，依據(jù)流程中外出時(shí)允許轉(zhuǎn)發(fā)的屬性，發(fā)給該用戶的任務(wù)會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)給指定的代理者。同時(shí)，還可以通過代理設(shè)置，將自己的部分工作代理給某人協(xié)同完成。(圖9)

角色與權(quán)限管理

藏品利用系統(tǒng)管理員通過角色權(quán)限管理對(duì)系統(tǒng)用戶權(quán)限信息進(jìn)行管理，以作為整個(gè)系統(tǒng)安全運(yùn)行的基礎(chǔ)。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)為用戶分配所屬角色，以決定用戶登錄系統(tǒng)后所擁有的權(quán)限范圍。系統(tǒng)管理員可以根據(jù)實(shí)際工作需要，為用戶分配多個(gè)角色或?qū)ν挥脩暨M(jìn)行角色合并以定制工作流程。(圖10)

工作流技術(shù)在藏品利用管理系統(tǒng)建設(shè)中的實(shí)施，縮短了藏品利用業(yè)務(wù)的處理周期、規(guī)范了藏品利用管理的流程、優(yōu)化并合理利用了藏品資源、減少了人為差錯(cuò)和延誤，有效提高了工作效率。

毋庸置疑，信息系統(tǒng)的建設(shè)，只有真正應(yīng)用于業(yè)務(wù)工作的實(shí)際并發(fā)揮效用才能算是成功的。在系統(tǒng)實(shí)施的過程中，由于人們固有的工作習(xí)慣和思維習(xí)慣，管理變革力度較大，預(yù)計(jì)還會(huì)遇到很多困難。例如用戶不愿意承擔(dān)審批簽發(fā)的責(zé)任，審核人員不習(xí)慣或嫌計(jì)算機(jī)屏幕太小、不便于網(wǎng)上瀏覽等。針對(duì)這些問題，應(yīng)耐心地對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和一線業(yè)務(wù)人員進(jìn)行管理思想、管理方法、使用方法等方面的培訓(xùn)，并充分考慮用戶的意見優(yōu)化系統(tǒng)功能，從而使用戶能夠自覺地使用系統(tǒng)進(jìn)行日常工作。

(作者單位:故宮博物院資料信息中心)