摘要:本文通過(guò)對(duì)北京市各高校檔案館網(wǎng)站的持續(xù)觀察和數(shù)據(jù)提取，以?xún)?nèi)容指標(biāo)、形式指標(biāo)和功能指標(biāo)為主要評(píng)價(jià)指標(biāo)對(duì)其建設(shè)現(xiàn)狀進(jìn)行了績(jī)效評(píng)價(jià)，得出了相應(yīng)結(jié)論并提出了建議。

關(guān)鍵詞:高校檔案館 網(wǎng)站建設(shè) 績(jī)效評(píng)價(jià)

高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)是高校數(shù)字檔案館實(shí)施的前期工作和長(zhǎng)期的表現(xiàn)形式，也是衡量高校信息化建設(shè)的重要指標(biāo)。本課題組對(duì)北京市高校檔案館網(wǎng)站進(jìn)行了持續(xù)的觀察和數(shù)據(jù)提取，并進(jìn)而對(duì)其建設(shè)狀況進(jìn)行了績(jī)效評(píng)價(jià)，以期有利于提高高校檔案館網(wǎng)站的建設(shè)水平，提高高校檔案館檔案信息服務(wù)質(zhì)量，加快檔案信息資源的傳播。

1.北京高校檔案館網(wǎng)站

建設(shè)評(píng)估工作

2009年11月至2010年5月1日期間，本課題組依托“中國(guó)檔案在線”( http://www.archives.org.cn/)網(wǎng)站對(duì)高校檔案館網(wǎng)站的鏈接，對(duì)北京各個(gè)高校檔案網(wǎng)站進(jìn)行了調(diào)查分析。調(diào)查對(duì)象參考新浪網(wǎng)“教育頻道”(http://edu.sina.com.cn/)所提供的北京高校名單，對(duì)各個(gè)高校檔案館網(wǎng)站進(jìn)行了深入的調(diào)查分析。我們選取檔案網(wǎng)站的“功能指標(biāo)”為重點(diǎn)評(píng)價(jià)指標(biāo)，選取“內(nèi)容指標(biāo)”和“形式指標(biāo)”作為輔助評(píng)價(jià)指標(biāo)，以便對(duì)網(wǎng)站進(jìn)行全方位的綜合評(píng)價(jià)。

文章主要根據(jù)倍數(shù)加權(quán)法②來(lái)確定各個(gè)指標(biāo)的分值。倍數(shù)加權(quán)法雖然在參照要素的選擇上容易出現(xiàn)依靠主觀判斷的情況，但該方法卻可以有效地區(qū)分各考評(píng)要素之間的重要程度。我們將影響高校檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容指標(biāo)作為最次要的考核要素，以此為1;再將形式指標(biāo)的重要性與該指標(biāo)相比，得出重要性倍數(shù)為1.5;同理，得出最重要的功能指標(biāo)重要性程度為7.5;然后依據(jù)該比例分配分值，文中以100分為滿分。賦值標(biāo)準(zhǔn)及分值如表1所示。

2.評(píng)價(jià)結(jié)果及分析

調(diào)查顯示，新浪網(wǎng)“教育頻道”中所列的北京高校有90所，其中只有16所高校建立了數(shù)字檔案館，其他學(xué)校都沒(méi)有獨(dú)立的數(shù)字檔案館，部分學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)站內(nèi)搜索找到與檔案館相關(guān)的信息或新聞;另外，還有一部分學(xué)校，在學(xué)校的教輔機(jī)構(gòu)或管理機(jī)構(gòu)中設(shè)有檔案室(館);更有一部分學(xué)校根本沒(méi)有找到關(guān)于檔案館的任何信息。

2.1評(píng)價(jià)結(jié)果

我們重點(diǎn)選取了13所高校進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)，另外還有三所高校雖然也有本校檔案館網(wǎng)站，但是網(wǎng)站建設(shè)尚不夠完善，也沒(méi)有體現(xiàn)檔案網(wǎng)站的服務(wù)功能，與其他的高校檔案館網(wǎng)站相比差距較大，所以這里只列出這13所高校進(jìn)行比較分析，如表2所示:

2.2 指標(biāo)分析

2.2.1內(nèi)容指標(biāo)分析

網(wǎng)站內(nèi)容的廣度和深度直接影響用戶對(duì)信息的利用程度，也是評(píng)價(jià)檔案信息網(wǎng)站的基本指標(biāo)之一。調(diào)查顯示，內(nèi)容指標(biāo)的平均分為8.1538分，其中高于平均分的高校有6所，在這6所高校中，中國(guó)人民大學(xué)、清華大學(xué)、北京航空航天大學(xué)均得到滿分。這些學(xué)校比較注重本校數(shù)字檔案館網(wǎng)站的建設(shè)，涉檔信息相對(duì)全面，同時(shí)提供一定的特色檔案信息。那些低于內(nèi)容指標(biāo)平均分值的學(xué)校在某些方面存在一定欠缺，校務(wù)公開(kāi)情況沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，也沒(méi)有具有本校特色的檔案信息。

2.2.2 形式指標(biāo)分析

這些高校檔案館網(wǎng)站的形式指標(biāo)平均分為8.3076，高于該平均分的高校有5所，其余高校在這個(gè)方面都或多或少有所欠缺。信息時(shí)效性較差是這些高校普遍存在的問(wèn)題。有的高校信息更新到2004年，部分學(xué)校更新到2008年。這些高校中，網(wǎng)站支持外文頁(yè)面的只有中國(guó)人民大學(xué)、北京理工大學(xué)、首都師范大學(xué)3所。

2.2.3功能指標(biāo)分析

高校檔案館建館目的是分享檔案信息和提供便捷的檔案信息利用，其功能是否全面、是否強(qiáng)大是檔案網(wǎng)站建設(shè)的首要考慮因素。

各個(gè)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的功能指標(biāo)平均分最低，得分率也最低。功能指標(biāo)總分定為75分，而平均分為36.0769分，平均得分率僅為0.481。其中得分高于平均分的高校有7所。數(shù)據(jù)表明，高校檔案網(wǎng)站服務(wù)功能存在很大欠缺，需要進(jìn)一步重視和提高。尤其是在服務(wù)功能方面，各個(gè)高校需要進(jìn)一步完善。從這次調(diào)查來(lái)看，所有高校在檔案信息檢索方面都不夠完善，部分學(xué)校根本沒(méi)有這種功能。其中做得較好的為中國(guó)人民大學(xué)，該校所提供的“資源查詢(xún)”，提供了部分可公布的館藏檔案目錄，查詢(xún)可以輸入一項(xiàng)或多項(xiàng)，可以輸入部分名稱(chēng)或全稱(chēng)，另外對(duì)一些基建檔案和聲像檔案也指出了可查詢(xún)的范圍。其他學(xué)校的檢索功能，都差強(qiáng)人意，有很大的提升空間。服務(wù)咨詢(xún)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、利用指南等欄目可以為用戶利用檔案信息提供一定的指導(dǎo)幫助，各個(gè)高校應(yīng)該適當(dāng)給予重視。

得分率最高的是內(nèi)容指標(biāo)，其次是形式指標(biāo)，得分率最低的則是這些高校檔案網(wǎng)站的功能指標(biāo)。根據(jù)分值可見(jiàn)，網(wǎng)站內(nèi)容指標(biāo)的分?jǐn)?shù)在6—10分之間，形式指標(biāo)分?jǐn)?shù)在6—13分之間，功能分值差別較大，從26—50分不等。功能指標(biāo)得分中，差距產(chǎn)生主要表現(xiàn)在交流和服務(wù)功能方面。

這13所高校中，有11所高校有獨(dú)立的檔案網(wǎng)站，2所掛在本校網(wǎng)站的相關(guān)欄目中。各個(gè)高校應(yīng)該申請(qǐng)獨(dú)立的域名，并確保鏈接的有效性、穩(wěn)定性，避免出現(xiàn)無(wú)鏈接和死鏈接現(xiàn)象。

3.結(jié)論及建議

3.1 北京市高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀及結(jié)論

3.1.1目前北京高校建立本校數(shù)字檔案館網(wǎng)站的數(shù)量少之又少，令人吃驚

此次調(diào)查，90所高校中僅可以查到16所高校有本校檔案館網(wǎng)站，屬于國(guó)家211工程及985項(xiàng)目的北京高校基本上都有自己獨(dú)立的檔案館網(wǎng)站，其中有個(gè)別學(xué)校數(shù)字檔案館掛靠在本校主頁(yè)的某些欄目中。

3.1.2 已經(jīng)建立的高校檔案館網(wǎng)站，基本能涵蓋檔案網(wǎng)站所要求的基本內(nèi)容和基本功能

各個(gè)高校檔案館都包含檔案館概況、機(jī)構(gòu)職能、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)等基本內(nèi)容，同時(shí)也都包括業(yè)務(wù)指南、利用指南等項(xiàng)目，個(gè)別高校檔案服務(wù)功能比較健全，例如清華大學(xué)，檔案檢索功比較全面，設(shè)有站內(nèi)信息檢索、網(wǎng)站地圖、相關(guān)鏈接等欄目，同時(shí)提供相關(guān)的檔案信息下載。部分高校，例如中國(guó)人民大學(xué)，在檔案信息交流方面做得比較完善，注重和用戶的信息溝通，信息反饋相對(duì)比較及時(shí)。

3.1.3 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)仍有很多問(wèn)題有待解決和完善

高校檔案館網(wǎng)站信息內(nèi)容更新周期長(zhǎng)，時(shí)效性差。檔案檢索功能有待進(jìn)一步提高和完善，檢索工具應(yīng)該多樣化。另外，隨著高校信息公開(kāi)化，隨之而來(lái)的檔案信息安全問(wèn)題也應(yīng)該給予高度重視。

3.2 對(duì)北京市高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.2.1 要注重高校檔案信息資源開(kāi)發(fā)的廣度和深度

在進(jìn)行檔案信息資源整合時(shí)，要增加信息的覆蓋面，擴(kuò)大學(xué)校歸檔信息范圍，加強(qiáng)本校特色檔案建設(shè)。校務(wù)公開(kāi)要及時(shí)透明，信息更新周期要短，內(nèi)容要有創(chuàng)新性。同時(shí)，應(yīng)該確保檔案信息的深度，不能華而不實(shí)，對(duì)檔案信息質(zhì)量的控制要嚴(yán)格，確保信息可靠性和安全性，同時(shí)注意保護(hù)檔案隱私內(nèi)容。

3.2.2 要重視網(wǎng)站的互動(dòng)功能

增強(qiáng)學(xué)校檔案網(wǎng)站的信息交流功能，不僅有利于用戶對(duì)本校檔案信息資源的利用，而且有利于提高本校在檔案信息網(wǎng)站建設(shè)方面的知名度，對(duì)于今后檔案工作的開(kāi)展有推動(dòng)作用。

3.2.3 要注重提高高校檔案信息資源的檢索功能

檢索功能強(qiáng)大與否直接影響檔案信息利用的工作效率。這個(gè)功能的提高有助于數(shù)字檔案館整體工作水平和績(jī)效評(píng)價(jià)的提高，是檔案工作的核心工作。

3.2.4 要重視高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的安全性

檔案信息有一定的保密性，做好學(xué)校信息安全保障工作也是一項(xiàng)難度較大的工作。要防止黑客、病毒等惡意侵入。另外要把握好檔案信息開(kāi)放和保密的關(guān)系，確保重要信息的機(jī)密性，采用必要的技術(shù)手段，控制信息輸入和輸出，同時(shí)做好檔案信息的保管存儲(chǔ)工作。

3.2.5 高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)要為高校數(shù)字檔案館建設(shè)創(chuàng)造條件

高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的形式指標(biāo)，間接反映檔案網(wǎng)站建設(shè)的質(zhì)量。網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)是否美觀，結(jié)構(gòu)比例是否合理，也能體現(xiàn)出學(xué)校對(duì)檔案館數(shù)字化建設(shè)的重視程度。各個(gè)高校應(yīng)在加強(qiáng)本校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的同時(shí)為該校數(shù)字檔案館的建設(shè)開(kāi)辟新思路，創(chuàng)造新條件。

注 釋:

①本文系2009年北京市高校檔案研究會(huì)項(xiàng)目(編號(hào)DA200910)“北京市高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)的績(jī)效評(píng)價(jià)”的研究成果 和 2007年國(guó)家檔案局項(xiàng)目(編號(hào)2007-X-18)“檔案信息網(wǎng)站績(jī)效評(píng)估體系的可持續(xù)研究”的階段性成果之一。

② 倍數(shù)加權(quán)法是首先選擇出最次要的考核要素，以此為1。然后將其他考核要素的重要性與該考核要素相比較，得出重要性的倍數(shù)，然后再進(jìn)行歸一處理。其優(yōu)點(diǎn)在于它可以有效地區(qū)分考核要素之間的重要程度，另外，也可以不選用最次要的考核要素，而選用更具代表性的考核要素為基本倍數(shù)。

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作者單位: 謝海洋、田明霞、王建華，華北電力大學(xué);賈東月，河北大學(xué)