摘要:通過對高?；n案的特點、問題以及管理現(xiàn)狀的分析，明確了基建檔案信息化管理的必要性，并為此提出了相應(yīng)的運行方式。

關(guān)鍵詞:高校 基建檔案 信息化

高校基本建設(shè)項目檔案是在基本建設(shè)工程項目活動過程中直接形成的，有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等?；n案作為一個獨立的高校檔案管理門類，隨著高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)的蓬勃發(fā)展，也越來越為高校的管理部門所重視和利用。其檔案價值主要體現(xiàn)在學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施的新建、擴建;學(xué)?；ㄌ帉A(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和修理以及房屋的翻新改造;后勤服務(wù)公司對公房的出售，還有工程質(zhì)量事故處理和經(jīng)濟糾紛的調(diào)解等方面。隨著學(xué)校建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，產(chǎn)生了大量的基建檔案，這些基建檔案資料是學(xué)校檔案的重要組成部分，不僅記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，更是籌劃未來發(fā)展規(guī)劃的可靠依據(jù)。

一、抓住高校基建檔案的特點

是提高其檔案信息化管理工作的核心

檔案的利用日益頻繁，基建檔案的作用也越來越重要。這就同時要求基建檔案管理也應(yīng)跟上形勢，因為高校投資主體的多元化和管理的多重性增添了檔案管理工作的復(fù)雜化和社會化，對于高?；n案自身的質(zhì)量、項目的齊全性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、查找的方便性等都提出了更高的要求，所以基建檔案管理要進(jìn)行現(xiàn)代化方向的改進(jìn)?；n案管理現(xiàn)代化，是應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法管理檔案信息資源，是全方位、多形式地提供高質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)的一個綜合性的系統(tǒng)工程。抓住基建檔案特點，是基建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在①。構(gòu)成基建檔案的載體材料主要有文字、圖表、聲像等，基建檔案是隨著基本建設(shè)工程的進(jìn)展陸續(xù)產(chǎn)生的，其特點表現(xiàn)為:

1.基本建設(shè)項目檔案材料來源的廣泛性

基本建設(shè)項目從提出項目建議書到工程全面竣工驗收，基建檔案的材料來源涉及到政府部門審批、設(shè)計部門的論證設(shè)計、施工單位建設(shè)、監(jiān)理單位監(jiān)理、質(zhì)檢部門質(zhì)量評定過程，以及材料、設(shè)備供貨單位等，使基建檔案的材料來源具有廣泛性。

2.基本建設(shè)項目全過程的完整性

基建檔案在基建項目建設(shè)過程中，包含了從提出項目建議書、進(jìn)行可行性研究、編制初步設(shè)計、編制設(shè)計文件、進(jìn)行地質(zhì)勘察、設(shè)計招標(biāo)、簽訂有關(guān)合同、工程施工、竣工驗收等全過程形成的文件、資料，以把整個工程的來龍去脈清楚地顯現(xiàn)出來。

3.基本建設(shè)項目檔案數(shù)量的龐大性

基本建設(shè)項目由于投資規(guī)模大，參與單位多，涉及專業(yè)廣，以及項目歸檔文件套數(shù)多等因素，使得最終形成的基建檔案數(shù)量遠(yuǎn)比其他專業(yè)技術(shù)活動形成的檔案多。如我校新校園建設(shè)、體育館建設(shè)等工程所形成的基建檔案數(shù)量就有300余卷。

4.基本建設(shè)項目專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性

基建檔案涉及地質(zhì)、氣象、環(huán)保、建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、供變電、采暖、空調(diào)、電信、自動控制、消防等多種專業(yè)內(nèi)容，這些專業(yè)的有機融合形成了基建檔案專業(yè)內(nèi)容的復(fù)雜性。

5.基本建設(shè)項目檔案形成相對于工程進(jìn)度的滯后性

基建檔案是在基建活動中產(chǎn)生的，它真實地反映基建工程內(nèi)容、過程和特征，相對于所反映的基建項目有著一種必然的滯后關(guān)系。同時，作為基建檔案的特殊性，一般建設(shè)項目在竣工驗收時，多數(shù)只按竣工檢查整理好的資料用于驗收，當(dāng)驗收工作完成后，經(jīng)過整改，還需按高校檔案管理細(xì)則對基建項目的歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步的整理，因此，這也反映出檔案的全部形成與工程完成相對滯后。

6.基本建設(shè)項目檔案的長久性和不可替代性

一份完整的基本建設(shè)工程(項目)檔案，是建設(shè)工程(項目)使用、維護(hù)、管理、改建、擴建必不可少的依據(jù)，因此它可以在很長一段時間內(nèi)發(fā)揮作用。又由于基建檔案中存有大量的圖紙，可以更為直觀地反映建筑物的內(nèi)部構(gòu)造，所以在利用時是其他文件所無法替代的。

二、原始的基建檔案在管理利用中存在的問題

真實地體現(xiàn)出基建檔案信息化管理的必然性

長期以來，受檔案保管和利用環(huán)境的制約，許多高校的基建檔案管理基本上處于封閉、半封閉狀態(tài)。檢索手段落后，豐富的檔案信息寶藏“鎖在深宮無人識”，檔案館“門前冷落鞍馬稀”，館藏逐年遞增，但檔案利用率卻沒有同步增長，大量的基建檔案信息與檔案利用率之間存在著巨大落差，可以反復(fù)利用的檔案信息資源得不到有效的流通與共享，長期以來這種狀況不但嚴(yán)重影響基建檔案價值的發(fā)揮和對現(xiàn)實工作的支撐，而且嚴(yán)重影響檔案工作的作用和地位，不利于基建檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。 其問題簡單概括為以下兩個方面:

1.建檔質(zhì)量不高

有些檔案管理人員對基本建設(shè)工程信息的來龍去脈認(rèn)識不清，對收集到的資料不能及時進(jìn)行整理、分類，往往簡單裝訂、隨意放置，這樣不能保持其成套性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響了檔案的內(nèi)在質(zhì)量②。

2.紙質(zhì)檔案利用存在弊端

檔案的利用是檔案工作的最終目的，檔案的價值也在一次次的利用中體現(xiàn)出來。一般來說，提供檔案利用的方式有三種:第一，以檔案原件提供利用。第二，以檔案復(fù)制件提供利用。第三，根據(jù)檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用?；n案主要以前兩種利用方式居多。從基建檔案現(xiàn)存狀況看，由于長期原件提供利用，許多圖紙破損嚴(yán)重，且已無其他備份可供復(fù)制。再有些高校的檔案管理員在整理檔案的過程中，考慮到檔案的完整性及避免日后利用過程中的遺失問題，通常把一棟樓的同種圖紙用線裝訂在一起，這樣雖然其完整性保證了，但是利用起來很不方便，圖紙又大又多，給復(fù)印帶來極大的難度。

三、健全制度、依法治檔、合理利用、積極創(chuàng)新

是基建檔案信息化管理的運作方式

基建檔案信息化其實也是一項系統(tǒng)工程，其實施也將按照工程建設(shè)模式來進(jìn)行，作為一項工程其各項建設(shè)內(nèi)容有著內(nèi)在的邏輯關(guān)系。因此，其運作方式應(yīng)該分步進(jìn)行:

1.根據(jù)基建檔案信息化總體規(guī)劃擬訂具體的分期實施方案。分期實施方案要充分考慮國家信息化戰(zhàn)略實施進(jìn)程、檔案管理和發(fā)展需求、經(jīng)費投入保障、技術(shù)支持能力、人力資源狀況以及工作環(huán)境等因素。

2.建立基建檔案管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。即按照基建檔案信息化的要求制定電子文件和數(shù)字檔案的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，確定搭建系統(tǒng)平臺的功能要求和技術(shù)規(guī)范，制定網(wǎng)絡(luò)及信息安全管理制度，從依法治檔的高度為基建檔案信息化建設(shè)提供制度保障。例如制定電子案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，使分類組卷達(dá)到或接近最佳水平;制定數(shù)字接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，以確保電子歸檔質(zhì)量;制定計算機網(wǎng)絡(luò)整理、鑒定、著錄、標(biāo)引、檢索、利用等標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化。

3.基建檔案歸檔自動化、館藏數(shù)字化。即在自動化網(wǎng)絡(luò)辦公的條件下，其管理形式以電子文件的創(chuàng)建和流轉(zhuǎn)為特征，其檔案的形成必然以電子文件的形式出現(xiàn)，對電子文件的歸檔管理必須實現(xiàn)自動化。在這方面，我校是運用的OA辦公軟件系統(tǒng)和南大之星檔案軟件(B/S)，我們檔案管理員在OA辦公系統(tǒng)中對學(xué)校的收發(fā)文進(jìn)行歸檔處理，然后以word、excel、PDF、html和txt文件形式再將文件上傳到南大之星檔案軟件中，形成數(shù)字檔案，以邏輯歸檔形式通過網(wǎng)絡(luò)運行實現(xiàn)文檔一體化。

4.隊伍建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化對檔案管理人員來說是新事物，為了確保技術(shù)應(yīng)用和檔案信息的知識化、社會化開發(fā)，不僅要求檔案員有檔案管理方面的知識，又要有企業(yè)管理方面的專業(yè)知識，并能熟練操作和應(yīng)用計算機，所以專兼職檔案人員要多參加一些專業(yè)知識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、研究專家寫的優(yōu)秀檔案論文，盡快提高自身各方面的素質(zhì)，成為一名出色的檔案工作管理員、現(xiàn)代的檔案管理和信息開發(fā)者。

5.開放基建檔案共享信息和開發(fā)輔助決策支持系統(tǒng)?；n案信息化的根本目的一方面是深入、廣泛地開發(fā)利用基建檔案資源，最大限度地提高基建檔案利用價值;另一方面是有效提升基建檔案管理的基礎(chǔ)性作用和地位，充分發(fā)揮基建檔案信息在工程建設(shè)方面帶給決策者的輔助決策作用。因此，基建檔案信息化的核心工作便是檔案共享信息系統(tǒng)的建立和開發(fā)，輔助決策管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用，但共享的同時一定要高度重視保密鑒定和授權(quán)管理，實現(xiàn)基建檔案的真正利用價值。

總之，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校的基本建設(shè)將會加速發(fā)展，所產(chǎn)生的基建檔案是學(xué)校的寶貴財富，是學(xué)校基本建設(shè)的歷史記錄，也將反映學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的整體水平?；n案工作是一項管理性極強的工作，它的信息化管理水平高低，與學(xué)校現(xiàn)代化程度休戚相關(guān)，所以我們應(yīng)從檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢來對待學(xué)校基建檔案管理的現(xiàn)代化問題，進(jìn)一步做好學(xué)校基建檔案的信息化管理工作，適應(yīng)形勢發(fā)展，滿足學(xué)校整體需要。

注 釋:

①杜映池，陳堅.淺談高?；n案的現(xiàn)代化管理.山西高等學(xué)校社會科學(xué)學(xué)報，2004.5(增):111—112.

②羅丙軍，易志堅.論高校基建檔案的建設(shè)與管理.重慶交通學(xué)院學(xué)報，2006，12，(4):143.

參考文獻(xiàn):

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3.陳曉偉，吳欣，高?；n案管理存在的問題及對策.機電兵船檔案，2009，(5):45.

作者單位:湖南工程學(xué)院