四、立檔單位的變化與全宗的劃分

社會的發(fā)展和事業(yè)的進(jìn)步，常常引起一些機關(guān)的更換、增設(shè)、撤銷或合并等。這些發(fā)展變化直接影響到全宗的劃分。有些變化是根本性的，應(yīng)成立新立檔單位，構(gòu)成新的全宗;有些變化是非根本性的，不成立新的立檔單位，不構(gòu)成新的全宗。

立檔單位根本性的變化表現(xiàn)在以下兩個方面:

(一)立檔單位政治性質(zhì)的變化

舊政權(quán)機關(guān)與革命后新建立的人民政權(quán)，政治性質(zhì)根本不同，其檔案應(yīng)各自構(gòu)成單獨全宗;解放前各歷史時期的不同政權(quán)(明清王朝、北洋軍閥政權(quán)、汪偽政權(quán)等)，政權(quán)性質(zhì)雖無根本變化，但反映了不同階段內(nèi)容或不同歷史時期，也應(yīng)分別構(gòu)成全宗;解放前成立而解放后被人民政府接管并繼續(xù)存在的事業(yè)單位，情況較復(fù)雜，應(yīng)酌情確定。立檔單位政治性質(zhì)明顯變化，一般應(yīng)重新劃分全宗。學(xué)校一類事業(yè)單位，解放前后形成的檔案可作為統(tǒng)一的全宗分歷史階段進(jìn)行整理，以保持一個單位檔案整體的完整性和歷史聯(lián)系;政黨、群眾團(tuán)體和宗教組織形成的檔案，因其主旨和組織成分無根本性變化，其無論何時何地形成的檔案，都應(yīng)構(gòu)成一個全宗。

(二)基本職能的根本性變化

新成立的、具有一定獨立性的機關(guān)，是新立檔單位，其檔案應(yīng)構(gòu)成新的全宗;新的機關(guān)是接替了其他機關(guān)原來的全部或一部分職能，或者是由若干撤銷機關(guān)合并而成，其形成的檔案與原來機關(guān)的檔案應(yīng)該分別構(gòu)成全宗;機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)從原單位獨立出來，成立新的機關(guān)，其檔案應(yīng)構(gòu)成新的獨立全宗。

屬于下列情況的，不是根本性的變化，不應(yīng)該構(gòu)成新的全宗:立檔單位名稱的變更;內(nèi)部組織機構(gòu)的個別調(diào)整;機關(guān)工作范圍的擴大或縮小以及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的變化;工作地點的變遷等。

五、全宗的補充形式

全宗的補充形式主要包括:聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集等。

1.聯(lián)合全宗

聯(lián)合全宗就是兩個或幾個關(guān)系密切的立檔單位形成，難以區(qū)分而統(tǒng)一整理的檔案整體。它是全宗的一種特殊形式。在檔案整理過程中，有時遇到兩個或幾個獨立機關(guān)形成的檔案，理應(yīng)各自成立全宗，但是由于幾個機關(guān)的檔案已經(jīng)混在一起，難以區(qū)分檔案所屬的立檔單位。通常表現(xiàn)為如下兩種情形:一種是前后有密切繼承關(guān)系的機關(guān)，特別是存在時間較短而又互相更替的有關(guān)機關(guān)，它們的文件彼此混雜，不易分清其經(jīng)辦和所屬機關(guān);另一種是在職能任務(wù)方面互有密切聯(lián)系的若干機關(guān)，甚至在一起合署辦公，即所謂“一套機構(gòu)(兩)幾塊牌子”，其文件也彼此相混難以區(qū)分。在上述既成事實的情況下，相關(guān)機關(guān)形成的檔案，可以采用“聯(lián)合全宗”的形式。在檔案館里，聯(lián)合全宗編一個全宗號，作為一個全宗單位進(jìn)行管理。

2.全宗匯集

全宗匯集是按照一定的特征組成的、檔案數(shù)量很少的若干全宗的集合體。它也是全宗的一種特殊形式。在檔案館，有時會遇到一些檔案數(shù)量極少的全宗。他們通常表現(xiàn)為兩種形式:一種是從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗;另一種是，由于立檔單位的檔案嚴(yán)重地散失，以致殘缺不全的一些全宗。其中的檔案，仍按不同的形成單位分別整理、排列和編目?！叭趨R集”只編一個全宗號，作為一個全宗單位進(jìn)行管理。

3.檔案匯集

檔案匯集，是將難以確定所屬全宗的零散殘缺文件按其內(nèi)容、時間、形式等特點集中的檔案混合體。它作為一個全宗進(jìn)行管理，統(tǒng)一編全宗號。這種形式只有在確實找不出更好的處理方法時才采用。

六、判定檔案所屬全宗

判定檔案所屬全宗，主要在于確定檔案的形成者，即立檔單位。一個全宗檔案的構(gòu)成，不外乎內(nèi)部文件、發(fā)文(原稿、存本)和收文3種類型。所以，判定檔案所屬全宗應(yīng)主要從這3個方面入手，分別查明它們的形成者。內(nèi)部文件和發(fā)文，文件的作者就是檔案的形成者。收文，文件的實際收受者就是它所屬的全宗。判定沒有明確表明作者或收受者的文件所屬全宗，情況比較復(fù)雜，應(yīng)從以下幾個方面分析考證:一是從文件的內(nèi)部特征分析，即文件內(nèi)容涉及的人物、時間、地點、問題等;二是從文件的外部特征分析，即文件的簽名、記注、戳記、文件日期等標(biāo)記;三是從文件的有關(guān)關(guān)聯(lián)中分析，如收發(fā)文簿、移交清冊、目錄等，文件的外形標(biāo)記，文件的載體、書寫材料和方式與已知的文件比較等。