摘要:本文以北京市檔案館為例介紹了檔案開放與接待利用的開發(fā)情況，并在文后總結(jié)了檔案開放利用工作還有待加強的地方，希望以此來促進檔案的開放利用工作。

關(guān)鍵詞:檔案館 檔案開放 檔案利用

20世紀90年代，隨著改革開放的不斷深入，社會各界對檔案利用的需求也不斷增長，為落實《中華人民共和國檔案法》有關(guān)檔案開放的規(guī)定，順應社會發(fā)展的需求，1996年，北京市檔案館借新館開館之機，首次向社會開放檔案。檔案開放是檔案館自身發(fā)展的一項重大措施，它使檔案館由封閉走向開放，檔案館的各項工作，尤其是接待利用工作發(fā)生了巨大的變化。

一、檔案開放情況簡述

(一)檔案開放的數(shù)量不斷增長

1996年，北京市檔案館首次向社會開放35萬卷檔案，隨后又分別在1997年、2001年和2009年3次開放檔案，截至2009年底，開放檔案資料總量達74萬卷，占館藏總量的37%左右。檔案開放數(shù)量的增長，使越來越多的檔案信息可以被社會各界利用，檔案價值發(fā)揮的空間不斷擴大。

同時，為了更好地服務民生，發(fā)揮館藏大量民生檔案的作用，公眾只要持個人有效證件，就可以查閱本人的婚姻、學籍、招工等尚未開放的檔案，簡化了查檔手續(xù)。

(二)檔案開放的范圍不斷擴大

1996年至2001年開放的檔案，起于1533年，止于1965年，包括了明清時期、民國時期和新中國成立初期的檔案。為落實《檔案法》關(guān)于開放自形成之日起滿30年檔案的規(guī)定，滿足社會各界從歷史檔案逐漸向近現(xiàn)代檔案轉(zhuǎn)移的檔案利用需求，2009年的第4次開放檔案加大了建國后檔案的開放力度，1966年至1978年間涉及經(jīng)濟、市政、教育、科技、文化、環(huán)保等領(lǐng)域的檔案對社會開放。

4次開放使檔案開放范圍逐步從歷史檔案擴大到近現(xiàn)代檔案，內(nèi)容從政治領(lǐng)域不斷深入到經(jīng)濟、科技、文化以及社會公共事業(yè)領(lǐng)域，涉及人民群眾利益的勞模、工商等民生檔案也相繼開放。檔案開放范圍的不斷擴大，意味著可利用檔案的范圍更寬廣、信息更豐富，有助于更好地滿足廣大人民群眾的檔案信息需求。

(三)獲取開放檔案信息的形式更加多樣

北京市檔案館開辟了千余平米的檔案查閱空間，檔案館指南、開放檔案目錄等檢索工具成為利用者獲取開放檔案信息的助手?！侗本n案史料》等刊物和各類展覽成為檔案館主動公布開放檔案信息的平臺。

伴隨著檔案信息化的腳步逐步加快，檔案網(wǎng)站正逐步成為公布開放檔案信息的一種重要形式。2000年北京市檔案館首次在互聯(lián)網(wǎng)上推出開放檔案目錄網(wǎng)上檢索服務。至今，已在互聯(lián)網(wǎng)上共推出6個數(shù)據(jù)庫80萬條開放檔案資料目錄及180萬頁開放檔案原文供公眾查閱，同時通過網(wǎng)上展覽、專題檔案介紹的方式介紹開放檔案。

與此同時，檔案館積極與媒體合作，通過影視節(jié)目傳播開放檔案信息。

從檔案目錄到全文信息，從閱覽原件到提供開放檔案的二次、三次文獻，從館內(nèi)查閱到網(wǎng)絡(luò)查閱，從利用平面媒體到利用多媒體公布開放檔案，檔案館向社會傳遞開放檔案信息的方式不斷豐富，形成多層次多形式的格局。

二、檔案開放對接待利用工作的影響

(一)利用者類型呈現(xiàn)多元化

檔案開放以前，北京市檔案館利用工作主要服務于黨政機關(guān)工作人員，為其工作查考和編史修志工作提供服務。檔案開放以后，其他社會組織、學術(shù)研究者、公民個人等利用者也紛紛加入到檔案利用的隊伍中來，利用者群體不斷壯大。

1.因公查檔利用者的數(shù)量變化

因公查檔利用者包括工作查考型和編史修志型兩種，其利用人數(shù)和利用卷數(shù)的變化規(guī)律與具體工作任務直接相關(guān)，受檔案開放影響較小。2003年前，受編史修志工作和大量單位查閱批地文件影響，因公查檔利用者占年度總利用人數(shù)的比例高達95%以上，2004年后這一比例基本保持在30%左右。

2.學術(shù)型利用者的數(shù)量變化

檔案開放對學術(shù)性利用者的影響遠遠大于其他類型的利用者。北京市檔案館開放檔案，為廣大學者，尤其是各大學的在校學生開展課題研究、撰寫畢業(yè)論文提供了豐富的史料，大量學者從到圖書館利用二次、三次文獻，轉(zhuǎn)為走進檔案館，把這里作為獲取第一手研究素材的知識寶庫。正如一位大學生所言:“在我們班，到檔案館來查檔案已經(jīng)成為一種時尚?！苯陙恚瑢W術(shù)型利用者占年總利用人數(shù)的比例保持在38%左右，該類利用者利用檔案的數(shù)量最多、范圍最廣，對數(shù)字化檔案系統(tǒng)和網(wǎng)上查檔服務等現(xiàn)代化技術(shù)的利用頻度都居各類利用者之首。

3.個人取證類利用者的數(shù)量變化

個人取證類利用者的檔案利用需求受政策法規(guī)影響很大。1996年，北京市頒發(fā)了對勞模予以獎勵的文件，為方便公眾查閱，1997年北京市檔案館利用開放第二批檔案的機會，開放了1100余卷勞模檔案，吸引了大量公眾查閱取證，為維護老勞模的權(quán)益發(fā)揮了重大作用。隨后幾年，又分別開放了民國訴訟檔案、民國戶籍檔案、工商登記檔案、同業(yè)公會檔案，這些檔案的開放，簡化了公民查閱檔案的手續(xù)，為廣大社會公眾維護自身權(quán)利、開展家史研究發(fā)揮了重要作用。該類利用者占年度利用總?cè)藬?shù)的比例，由上世紀末期的不足5%發(fā)展到最近幾年的30%左右。利用檔案的目的，從單純的解決待遇、維護權(quán)益發(fā)展到尋根探祖、研究家史。館藏檔案服務民生的作用越來越顯著。

(二)接待利用工作的變化

檔案開放后，為適應檔案館工作重心向利用工作轉(zhuǎn)移的變化，為滿足社會各界的檔案利用需求，北京市檔案館接待利用工作的服務觀念和服務方式也發(fā)生了變化。

1.接待服務由被動轉(zhuǎn)向主動

利用部門改變坐等利用者上門的傳統(tǒng)觀念，采取送檔上門、主動宣傳、捕捉熱點等方式擴大檔案信息的傳遞范圍，提高信息服務的針對性。

1997年至1998年，利用部門發(fā)現(xiàn)很多單位為辦理房地產(chǎn)手續(xù)查閱相關(guān)檔案后，立即收集館藏相關(guān)檔案信息，制作專題卡片，為市內(nèi)數(shù)十家單位送檔上門。這項工作為大量單位辦理土地權(quán)屬證明，避免經(jīng)濟損失提供了有力的幫助;2001年至2002年，利用部門采取主動宣傳的方式，到全市高校發(fā)放宣傳材料，開發(fā)利用市場，隨后幾年學術(shù)研究利用者的數(shù)量逐年提高;北京市出臺獎勵勞模等政策后，利用部門及時向相關(guān)處室提供信息，制作勞模檔案等專題數(shù)據(jù)庫，提高了檔案信息服務的效率。

2.查閱手段由傳統(tǒng)轉(zhuǎn)向現(xiàn)代

檢索方式由紙質(zhì)目錄、卡片檢索轉(zhuǎn)向以計算機檢索為主;閱覽方式由單一的原件檔案閱覽轉(zhuǎn)向原件檔案、數(shù)字化檔案、縮微檔案同時提供;來館查檔的方式轉(zhuǎn)向來館查閱與館外互聯(lián)網(wǎng)在線查檔共存的方式。

3.服務方式由單一走向全方位

多年來，北京市檔案館始終在滿足利用者多領(lǐng)域、多層次、多樣化的檔案信息需求上進行著積極探索。通過改造接待場所分區(qū)服務;提供各類便民服務項目和服務設(shè)備;延長接待查閱時間，開展節(jié)假日預約服務;針對不同類型利用者的需要購置各類文史資料和政策匯編;發(fā)揮橋梁作用，加強館內(nèi)外合作，共同開發(fā)檔案信息等方式，全方位、多層面地開展服務。

三、檔案開放利用工作中的問題

(一)館藏檔案開放力度可以進一步加大

雖然檔案館已開放大量檔案，但是開放數(shù)量與利用者需求之間的矛盾依然突出。在接待利用過程中，很多利用者，尤其是研究范圍越來越廣泛的學術(shù)型利用者，經(jīng)常提出進一步擴大開放檔案范圍的要求。

(二)開放鑒定工作應該加強

面對利用者類型多樣化，外籍利用者越來越多的局面，為了保證檔案信息的安全，應該從檔案開放源頭上把好開放鑒定關(guān)，建立合理的檔案鑒定管理制度，加強鑒定人員專業(yè)技能、政治覺悟、文史知識的培訓工作;加強檔案進館前，檔案移交單位編寫解密劃控說明的工作。

(三)關(guān)于開放檔案的公布問題

根據(jù)有關(guān)法規(guī)，檔案利用局限于閱覽、復制和摘錄，檔案公布權(quán)由檔案館掌握，而且已開放檔案的公布也劃入控制范圍。對于已經(jīng)開放的檔案信息，還要設(shè)置公布審查的門檻，增加了社會公眾使用檔案信息的手續(xù)，損害了他們自由、平等地使用已開放檔案信息的權(quán)利，不利于充分發(fā)揮檔案信息的價值。

15年來，通過開放檔案等一系列卓有成效的工作，北京市檔案館已經(jīng)走出封閉的大門，回歸社會。在信息開放的新形勢下，檔案館應該以更加開放的胸襟，奉獻給社會更加豐富的信息資源，更好地融入社會。

作者單位:北京市檔案局