隨著企業(yè)計算機網(wǎng)絡(luò)的建成和生產(chǎn)過程中計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，尤其是工程設(shè)計企業(yè)，近年來使用CAD繪圖確實產(chǎn)生了大量與紙質(zhì)文件相對應(yīng)的電子文件。盡管檔案部門三令五申要求歸檔，但設(shè)計項目電子文件的歸檔還幾乎沒人去做，對今后的保管和利用十分不利。

眾所周知，工程檔案很重要，不僅起到歷史憑證和工作查考的作用，而且是歷年來質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全“三標(biāo)一體”管理體系檢查中不可缺少的依據(jù)，公司的生存和發(fā)展都離不開工程檔案，尤其是電子檔案，對于提高勘察設(shè)計工作效率起著極大的作用。因此，保證電子文件的完整、安全和有效利用勢在必行。

一、現(xiàn)狀分析

1、目前，部分電子文件未歸檔，流失嚴(yán)重。以我公司為例，除勘察、測量項目外，港口、路橋、土建所有設(shè)計項目的電子文件一直沒有歸檔，一方面設(shè)計人員嫌歸檔麻煩，另一方面怕自己的設(shè)計成果形成電子版后容易被別人竊用，因此造成大量電子文件保存于個人手里或已流失，對今后的使用造成很大的不便。

2、部分勘察、測量項目歸檔不及時、不齊全。

3、部分歸檔文件材料的標(biāo)識出現(xiàn)不同程度的錯漏:圖紙更改但目錄沒有更改、計算書封面新舊版本不分、圖紙版號錯誤、文字有效版本不詳、簽署不全、使用圓珠筆或鉛筆書寫等。

二、影響因素分析

根據(jù)以上主要問題，通過因果圖進行分析，可以找出以下影響因素所在，如圖1所示。

三、要因確認

從上述已展開的因果圖中可以看出，七個末端的原因是影響電子文件歸檔的因素，但是有些原因并不是檔案部門可以直接解決的。為解決電子文件歸檔中存在的問題，從檔案工作的實際出發(fā)，我們確定了以下五個要因，見表1。

四、對策制定

針對以上要因，檔案部門應(yīng)制定以下對策，具體實施方案如表2所示。

1、針對設(shè)計人員重生產(chǎn)輕歸檔的觀念，平時對歸檔或借閱的技術(shù)人員進行宣傳教育以提高技術(shù)人員的檔案意識;八月份配合人事處對新來的員工進行系統(tǒng)的檔案知識及歸檔借閱事項培訓(xùn)。

2、針對設(shè)計人員認為自己的設(shè)計成果形成電子版之后容易被竊用的心理，檔案人員耐心解釋，并采取措施加強管理。制定了《電子文件歸檔辦法》在OA網(wǎng)上公布，規(guī)范了電子文件名及歸檔格式、歸檔時間、網(wǎng)上歸檔路徑及借閱利用，并把電子文件納入“三率”統(tǒng)計范圍。

3、嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，每月統(tǒng)計完工項目的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，在OA網(wǎng)上公示一周后交生產(chǎn)管理部門在項目核發(fā)獎金時處理。

4、加強檢查力度嚴(yán)格把好歸檔關(guān)，堅持執(zhí)行質(zhì)量控制記錄表及計算書未經(jīng)部門內(nèi)審二次把關(guān)簽名認可不接收歸檔的做法，在接收的同時，認真進行清點核對，對不符合歸檔要求的文件材料，比如計算書封面和質(zhì)量控制記錄本使用作廢版本、設(shè)計修改但沒有修改圖紙目錄、簽署不全、圖號錯誤等問題，檔案科及時通知有關(guān)人員在一周內(nèi)進行修改，不按時修改的按準(zhǔn)確率不合格處理。

5、嚴(yán)格執(zhí)行獎懲制度，制訂《生產(chǎn)管理辦法》中“歸檔管理”的扣罰制度:項目歸檔每延后一個月，扣發(fā)該項目總獎金的5%，完整率、準(zhǔn)確率不合格也各扣發(fā)項目獎金的5%，而且在項目完整準(zhǔn)確歸檔之前不予核發(fā)獎金。

五、實施效果檢查

在解決方案實施以后，一定要進行效果檢查，以期發(fā)現(xiàn)新的問題。

1、通過歸檔嚴(yán)格把關(guān)，今年檔案科在接收的過程中共檢查出歸檔文件材料錯漏達100多處，都一一通知了有關(guān)人員進行改正，大大提高了工程檔案的質(zhì)量，在外審檢查中，證實已歸檔的項目尤其是港口設(shè)計錯漏明顯減少。

2、完工項目歸檔質(zhì)量控制記錄表和計算書自覺歸檔有了很大的改觀。設(shè)計項目歸檔144項(2007年65項)，比去年增長122%，文字共計798本(2007年269本)，比去年增長197%;勘察、測量項目是188項，共計1006本。歸檔率達99.9%，完整率達99.9%，準(zhǔn)確率達100%。

3、電子文件的歸檔取得了前所未有的效果。全年歸檔的設(shè)計項目電子文件共102項(以前是空白)，測量項目共53項。

并在此基礎(chǔ)上，繼續(xù)抓好工程電子文件的歸檔工作，保證歸檔率、完整率和準(zhǔn)確率都達到100%的要求。同時，提高工程檔案的現(xiàn)代化管理水平，開發(fā)圖檔管理系統(tǒng)軟件輔助管理工程檔案及電子檔案，通過權(quán)限設(shè)置，實現(xiàn)網(wǎng)上查閱，部分檔案經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后可以直接下載，在保證電子檔案安全保管的前提下提高其利用率，方便生產(chǎn)一線使用。

作者單位:中交第四航務(wù)工程勘察設(shè)計院有限公司