中國(guó)改革開放的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快使檔案工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)。檔案種類和來(lái)源更加多樣化，檔案的管理和編研工作更加復(fù)雜，社會(huì)的快節(jié)奏也要求檔案的利用與開放更加簡(jiǎn)便快捷。這都對(duì)檔案工作者的勝任力提出了更高的要求。檔案工作者的勝任力將會(huì)對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，對(duì)檔案工作整體效能的發(fā)揮具有關(guān)鍵作用。

一、 勝任力和勝任力模型

(一) 勝任力的概念

哈佛大學(xué)心理學(xué)教授戴維·麥克利蘭教授經(jīng)過(guò)大量研究，于1973年發(fā)表了題為《測(cè)量勝任力而非智力》的文章，為勝任力理論的誕生奠定了基礎(chǔ)。勝任力的定義，是以績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)為參照，認(rèn)為勝任力是形成個(gè)人績(jī)效的深層原因，并且不排斥個(gè)人的潛在特性或行為，將勝任力作為特質(zhì)和行為的不同面的組合。但并不是所有的行為都是勝任力的表現(xiàn)，勝任力是其中穩(wěn)定、可描述、能預(yù)測(cè)高績(jī)效的那部分行為。所以，“勝任力”可以定義為:在實(shí)際情景中能預(yù)測(cè)并能成功解決問(wèn)題的因素和特質(zhì);即個(gè)體所具備的、能夠以之在某個(gè)或某些具體職位上取得最優(yōu)績(jī)效表現(xiàn)的內(nèi)在的穩(wěn)定特征或特點(diǎn)。

(二)勝任力模型

勝任力模型(Competency Model)是對(duì)組織或企業(yè)中的某一個(gè)職位，依據(jù)其職責(zé)要求所提出的，為完成本職責(zé)而需要的能力支持要素的集中表示，是擔(dān)任某一特定的任務(wù)角色需要具備的勝任特征的總和，是針對(duì)特定職位表現(xiàn)要求組合起來(lái)的一組勝任特征。成功的勝任力模型可以在多種人力資源領(lǐng)域應(yīng)用并發(fā)揮作用，可用作人員選拔、績(jī)效評(píng)估、職業(yè)發(fā)展及其他方面，也是驅(qū)動(dòng)組織變革的有效工具。目前提出的勝任力理論模型主要有冰山模型(Iceberg Competency Model)和洋蔥模型(Onion Competency Model )。

1、冰山模型

圖1 冰山模型

勝任力的冰山模型(圖1)主張有五種類型的勝任力:動(dòng)機(jī)(motives)、特質(zhì)(traits)、自我概念特征(self-concept characteristics)、知識(shí)(knowledge)和技能(skills)。按照冰山模型，知識(shí)和技能是水面上看得見的部分，容易培養(yǎng)和改變;而特質(zhì)和動(dòng)機(jī)潛藏在水面下，不易觸及和改變。

2、洋蔥模型

圖2 洋蔥模型

洋蔥模型(圖2)描述的勝任力特征是由表及里，層層深入的。最表層的勝任力是知識(shí)和技巧，比較容易發(fā)展;而核心的勝任力是特質(zhì)和動(dòng)機(jī)，則相對(duì)不易發(fā)展。

二、 構(gòu)建檔案工作者勝任力模型

(一)表面勝任特征:知識(shí)和技能

勝任力模型所指的勝任特征，是能將某一工作中成就卓越與成就一般的人區(qū)別開來(lái)的深層特征。知識(shí)和技能是勝任力模型中的表面勝任特征，也是完成具體工作任務(wù)必須具備的能力素質(zhì)。與性格特質(zhì)等核心勝任特征相比，知識(shí)和技能更容易通過(guò)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)獲得改善。檔案工作者完成工作任務(wù)需要具備的知識(shí)和技能包括:

1、 與機(jī)構(gòu)整體業(yè)務(wù)工作有關(guān)的知識(shí)

檔案工作具有服務(wù)屬性，其最終目的是為中心工作服務(wù)。檔案管理活動(dòng)的客體是在本機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作中形成的檔案，服務(wù)對(duì)象是本機(jī)構(gòu)和社會(huì)各界需要利用檔案信息的利用者，這就要求檔案工作者應(yīng)該了解檔案形成者的機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作規(guī)律、工作流程、日常管理等背景知識(shí)，對(duì)本機(jī)構(gòu)的整體業(yè)務(wù)工作有全面的了解和認(rèn)識(shí)，成為復(fù)合型人才，才能真正勝任檔案工作。

2、 檔案管理的專業(yè)知識(shí)、技能

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性工作。檔案工作者要具備檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，例如文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等基本知識(shí)，熟練掌握檔案收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的各種業(yè)務(wù)規(guī)范和專業(yè)技能。同時(shí)，檔案工作者還要熟練掌握檔案專業(yè)法律法規(guī)，能夠把政策法規(guī)和檔案專業(yè)基本知識(shí)以及其他專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于檔案工作實(shí)際，這樣才能熟練完成檔案業(yè)務(wù)工作，取得較好的工作業(yè)績(jī)。

3、 電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、外語(yǔ)知識(shí)和應(yīng)用現(xiàn)代化手段的管理能力

21世紀(jì)，手工的、經(jīng)驗(yàn)型的、封閉式的傳統(tǒng)檔案工作方式逐漸被自動(dòng)化的、科學(xué)的、開放的現(xiàn)代檔案管理方式所取代，數(shù)字化設(shè)備、影像和信息的管理需要過(guò)硬的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)。這就要求檔案人員掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。我國(guó)加入WTO后，對(duì)外交流更加頻繁，檔案中出現(xiàn)了越來(lái)越多的外文材料，如外事檔案、進(jìn)口設(shè)備檔案等，外語(yǔ)技能顯得更加重要。

4、 其他與檔案工作相關(guān)的知識(shí)技能

檔案工作者除了掌握檔案學(xué)基本知識(shí)以外，還要掌握與自己所從事的專業(yè)工作相近的其他專業(yè)知識(shí)和技能，例如組織文字材料的寫作能力、歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)、檔案宣傳和展覽等知識(shí);檔案行政管理人員還應(yīng)該掌握一定的領(lǐng)導(dǎo)學(xué)、管理學(xué)、圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)等知識(shí);檔案編輯出版工作人員應(yīng)該掌握新聞學(xué)、編輯學(xué)、出版學(xué)等方面的知識(shí)。檔案工作者只有掌握了相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，才能在新形勢(shì)下更好地完成檔案工作任務(wù)，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

(二)核心勝任特征:特質(zhì)和動(dòng)機(jī)

根據(jù)冰山模型和洋蔥模型，特質(zhì)和動(dòng)機(jī)是構(gòu)成勝任力模型的最核心勝任特征，對(duì)勝任力起著至關(guān)重要的作用。檔案工作者應(yīng)該具備怎樣的特質(zhì)和動(dòng)機(jī)，才能較好的勝任檔案工作?

1、 穩(wěn)定的心理特質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)管理性、政治性工作，在整個(gè)工作體系中處于為各項(xiàng)中心工作提供憑證和參考依據(jù)的從屬地位，而不是主導(dǎo)地位;并且由于檔案工作的專業(yè)性特點(diǎn)，其工作意義和成就不容易被大多數(shù)人理解和認(rèn)可。因此檔案工作者在工作中容易產(chǎn)生消極壓抑的情緒，影響工作能力的正常發(fā)揮，阻礙工作發(fā)展。所以，檔案工作者要具備穩(wěn)定協(xié)調(diào)的心理特質(zhì)，性情恬靜、心態(tài)平和，能夠調(diào)節(jié)焦慮、壓抑等負(fù)面情緒，保持積極健康的心理，享受平凡工作帶來(lái)的滿足感和成就感。

2、外傾的性格特質(zhì)

傳統(tǒng)意義上的檔案工作主要是檔案整理和管理等靜態(tài)工作，要求檔案工作者具備的性格特質(zhì)是甘于寂寞、默默奉獻(xiàn)等;但是隨著檔案工作的發(fā)展和社會(huì)檔案意識(shí)的提高，檔案工作的服務(wù)性、社會(huì)性功能逐漸強(qiáng)化，檔案工作者在日常的檔案收集整理工作中需要與本機(jī)關(guān)各個(gè)部門溝通，監(jiān)督指導(dǎo)檔案工作的開展;在檔案利用服務(wù)工作中，要與利用者形成良好溝通，了解利用需求，成為利用者與館室藏檔案之間的有效橋梁。所以檔案人員需要具備更強(qiáng)的溝通和協(xié)調(diào)等外傾性能力，才能充分利用完成工作所需要的資源，更好地勝任工作。

3、較高的道德水準(zhǔn)

檔案工作者個(gè)人的道德品質(zhì)修養(yǎng)是勝任檔案工作需要的重要特質(zhì)。檔案工作者所管理的檔案信息內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密和公民個(gè)人隱私，檔案工作者必須以較高的道德水準(zhǔn)擔(dān)負(fù)起國(guó)家和社會(huì)給予的特殊信任。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)際檔案理事會(huì)于1996年通過(guò)的《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》，檔案工作者應(yīng)該具備忠于職守、愛崗敬業(yè);遵紀(jì)守法，嚴(yán)守機(jī)密;博學(xué)求進(jìn)，公正服務(wù)的職業(yè)道德。檔案工作者必須將檔案職業(yè)道德內(nèi)化為內(nèi)心的情感和信念，并以此指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，才能較好的履行職業(yè)使命。

4、較強(qiáng)的成就動(dòng)機(jī)

成就動(dòng)機(jī)是個(gè)體追求自認(rèn)為重要的有價(jià)值的工作，并使之達(dá)到完美狀態(tài)的動(dòng)機(jī)，即一種高標(biāo)準(zhǔn)要求自己取得活動(dòng)成功的動(dòng)機(jī)。檔案工作者需要有較強(qiáng)的成就動(dòng)機(jī)，具備對(duì)社會(huì)和歷史負(fù)責(zé)的職業(yè)責(zé)任感和榮譽(yù)感，以維護(hù)人類社會(huì)歷史記憶的真實(shí)性、可靠性與連續(xù)性為最終目標(biāo)，才能自發(fā)地積極地投入工作，控制自己，盡量不受外界環(huán)境影響，克服工作中的種種困難和障礙，取得優(yōu)良的業(yè)績(jī)。

三、檔案工作者勝任力模型的應(yīng)用領(lǐng)域

在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的背景下，社會(huì)信息公開意識(shí)極大強(qiáng)化，人們對(duì)檔案信息的需求以及獲取方式都在發(fā)生重大變化，然而檔案部門相對(duì)封閉的管理方式和傳統(tǒng)的人力資源配置使這一職業(yè)缺乏內(nèi)在的應(yīng)對(duì)機(jī)制。檔案職業(yè)主體構(gòu)成素質(zhì)不容樂觀，檔案職業(yè)邊緣化日益加劇。在這樣的背景下，檔案工作者勝任力模型在實(shí)踐中的應(yīng)用對(duì)實(shí)施檔案職業(yè)準(zhǔn)入控制、優(yōu)化檔案人力資源配置、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展尤為重要。

(一) 核心勝任特征——人員選拔的條件依據(jù)

目前我國(guó)檔案職業(yè)發(fā)展存在諸多問(wèn)題，檔案職業(yè)缺少職業(yè)資格準(zhǔn)入制度是一個(gè)重要原因。根據(jù)冰山模型，知識(shí)和技能浮在水面上，容易培養(yǎng)和改變，而特質(zhì)和動(dòng)機(jī)等人格特質(zhì)潛藏在水面下，不易觸及和改變。人事部門在進(jìn)行檔案工作人員測(cè)試和選拔時(shí)，應(yīng)按照勝任力模型考查考生的性格和心理等潛在特質(zhì)，篩選具備檔案工作核心勝任特征的人員。這樣，既能保證工作者發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，出色完成工作任務(wù)，創(chuàng)造良好工作業(yè)績(jī)，又能使檔案部門獲得真正需要的人才，保障檔案事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

(二) 表面勝任特征——在職培訓(xùn)的針對(duì)性藍(lán)本

勝任力模型中的表面勝任特征——知識(shí)和技能是可以通過(guò)培訓(xùn)改善和提高的。檔案工作者勝任力模型是制訂科學(xué)、合理的檔案專業(yè)教育培訓(xùn)規(guī)劃的依據(jù)和信息源。檔案培訓(xùn)機(jī)構(gòu)可以根據(jù)勝任力模型中知識(shí)和技能的需求，合理規(guī)劃培訓(xùn)課程，積極探索教學(xué)模式，制訂培訓(xùn)與考核計(jì)劃，使從事檔案工作職位的人員具備工作所需要的職業(yè)核心技能，并且不斷接受檔案的新知識(shí)、新技術(shù)、新技能，了解檔案界的研究動(dòng)態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)代科技在檔案工作中的運(yùn)用，提高檔案工作者的職業(yè)勝任力。

(三) 自我能力開發(fā)的指示器

自我能力開發(fā)，是指人才個(gè)體從相關(guān)崗位對(duì)能力素質(zhì)的實(shí)際要求出發(fā)，對(duì)自身能力素質(zhì)進(jìn)行的一系列有目的、有計(jì)劃、有步驟的拓展、提升和整合。它主要是個(gè)人行為，包括個(gè)人的學(xué)習(xí)、研究、觀察、實(shí)踐等多種可以促進(jìn)能力素質(zhì)提高的活動(dòng)，終身學(xué)習(xí)的能力是自身綜合能力的一個(gè)重要方面。只有在精確完善的勝任力模型基礎(chǔ)上，檔案工作者才能通過(guò)制訂個(gè)人的學(xué)習(xí)和發(fā)展計(jì)劃，切實(shí)提高職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，使自己的知識(shí)和能力更適應(yīng)現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

(四) 職業(yè)生涯規(guī)劃的基礎(chǔ)

職業(yè)生涯規(guī)劃是指?jìng)€(gè)人和組織相結(jié)合，在對(duì)個(gè)人職業(yè)生涯的主客觀條件進(jìn)行測(cè)定、分析、總結(jié)研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)，根據(jù)自己的職業(yè)傾向，確定最佳的職業(yè)奮斗目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)做出行之有效的安排。檔案工作者勝任力模型能夠幫助檔案工作者深刻理解檔案工作需要的能力與特質(zhì)，在真正了解自己的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步詳細(xì)估量?jī)?nèi)、外環(huán)境的優(yōu)勢(shì)和限制，在“衡外情，量己力”的情形下設(shè)計(jì)出合理且可行的職業(yè)生涯發(fā)展方向。

檔案工作者勝任力模型能夠提供檔案工作者需要具備的能力和特質(zhì)的結(jié)構(gòu)模型，為檔案部門選人、用人、育人、留人、優(yōu)化人力資源配置提供科學(xué)系統(tǒng)的理論和操作依據(jù)，也為檔案工作者的自我能力開發(fā)和職業(yè)規(guī)劃提供參

考，實(shí)現(xiàn)檔案工作者個(gè)人職業(yè)生涯與國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展的雙贏。

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作者單位:北京市東城區(qū)檔案局