一、研究背景

國(guó)家科研項(xiàng)目由國(guó)家財(cái)政撥款，研究?jī)?nèi)容以國(guó)家重大戰(zhàn)略需求為導(dǎo)向，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展提供支撐，致力于解決事關(guān)國(guó)家長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和國(guó)家安全的戰(zhàn)略性、前沿性高技術(shù)問題，促進(jìn)全社會(huì)科技資源高效配置和綜合利用，提高科技創(chuàng)新能力，促進(jìn)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，關(guān)乎國(guó)家綜合國(guó)力的提高和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。在國(guó)家科研項(xiàng)目活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的國(guó)家科研項(xiàng)目文件，是國(guó)家信息資源中不可忽視的一筆財(cái)富[1，8]。

“國(guó)家科研項(xiàng)目文件”在本文中是指“在承擔(dān)國(guó)家科研項(xiàng)目活動(dòng)中形成或收到的文件，通常包括四類文件:(1)科研活動(dòng)過(guò)程記錄;(2)科研結(jié)果、產(chǎn)品和成果記錄;(3)科研項(xiàng)目及科研過(guò)程管理記錄;(4)原始科研數(shù)據(jù)及其分析數(shù)據(jù)”[2，5，7]。國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開是指在信息公開大環(huán)境下，公眾可以以正當(dāng)理由查用國(guó)家科研項(xiàng)目文件的活動(dòng)。本文采用集成視角，把參與國(guó)家科研項(xiàng)目的所有人員及其相關(guān)部門、管理流程看作是一個(gè)封閉系統(tǒng)，研究國(guó)家科研項(xiàng)目文件在系統(tǒng)內(nèi)部形成，并向外界公開的過(guò)程。

國(guó)內(nèi)外研究發(fā)現(xiàn)，國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開的研究現(xiàn)狀具有如下特點(diǎn):第一，調(diào)查發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)研究中涉及國(guó)家科研項(xiàng)目的科研成果討論最多的議題為科研文獻(xiàn)、數(shù)據(jù)信息的開放存取，沒有關(guān)于國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開的研究[3，4]。第二，政府信息公開和開放存取可以被認(rèn)為是與“國(guó)家科研項(xiàng)目文件”公開相關(guān)的研究。但是因?yàn)檎畔⒐_和開放存取所研究的公開內(nèi)容分別包含了“國(guó)家科研項(xiàng)目文件”的不同部分，并且都不完全覆蓋，因此并不能完整地詮釋“國(guó)家科研項(xiàng)目文件”的公開。第三，目前科研領(lǐng)域關(guān)于國(guó)家科研項(xiàng)目文件的認(rèn)識(shí)，還停留在將文件作為資料留存的階段，沒有將文件作為重要的資產(chǎn)加以管理，沒有發(fā)掘公眾對(duì)國(guó)家科研項(xiàng)目文件的利用需求，在現(xiàn)有的公開實(shí)踐中，人為地造成應(yīng)該公開的文件沒有公開，該公開什么和如何公開缺乏理論依據(jù)和實(shí)踐指導(dǎo)[6]。

二、國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開及其研究的意義

(一)國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開是國(guó)家科研決策公正、公平、公開的條件

國(guó)家科研項(xiàng)目的基金來(lái)源于國(guó)家財(cái)政撥款，歸根結(jié)底來(lái)源于稅收，科學(xué)的科研決策是政府對(duì)公民負(fù)責(zé)、對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)的重要體現(xiàn)。這就要求國(guó)家科研項(xiàng)目的立項(xiàng)決策、評(píng)審過(guò)程、評(píng)獎(jiǎng)決策以及科研管理必須具有科學(xué)性和合法性。國(guó)家科研項(xiàng)目文件作為決策依據(jù)及管理依據(jù)，合理利用國(guó)家科研項(xiàng)目文件，將有助于科研管理的實(shí)施——提高科研管理效率，減少管理過(guò)程中不必要的浪費(fèi)，降低管理風(fēng)險(xiǎn);有助于提供基于證據(jù)的決策支持——為科研基金的投放及項(xiàng)目管理提供正確的決策依據(jù)和技術(shù)支持;同時(shí)科研文件公開的研究還有助于建立合法的科研發(fā)布和共享機(jī)制，促進(jìn)科研成果、科研數(shù)據(jù)的重用與流動(dòng)，明確科研文件的社會(huì)公開價(jià)值，促進(jìn)不同領(lǐng)域、不同級(jí)別科研信息資源的合理配置[5，9]。

(二)國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開是科研信息資源開發(fā)利用的條件

科研管理公開、報(bào)告制度的制定以及科研項(xiàng)目信息資源的開發(fā)利用需要以科研項(xiàng)目文件的公開為前提和依據(jù)，因此要建立符合利用規(guī)律的公開制度，為科研活動(dòng)、科研人員提供必要的信息資源，最大化實(shí)現(xiàn)文件的價(jià)值，同時(shí)保障利用者的權(quán)益[5，9]。

(三)國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開是國(guó)家財(cái)政資助項(xiàng)目績(jī)效與問責(zé)審計(jì)的要求

促進(jìn)信息公開與信息共享是世界各國(guó)當(dāng)前信息資源管理政策關(guān)注的焦點(diǎn)領(lǐng)域[8]?？蒲许?xiàng)目信息公開，一方面是國(guó)家財(cái)政資助項(xiàng)目支出透明性的要求，是項(xiàng)目管理及其績(jī)效審計(jì)的手段;另一方面是維護(hù)公眾對(duì)于國(guó)家經(jīng)費(fèi)支出決策知情權(quán)的重要保障，是增強(qiáng)公民參與意識(shí)的重要手段，更是加強(qiáng)國(guó)家財(cái)政支出與管理問責(zé)的前提條件[5]。

三、集成視角下國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開的構(gòu)想

國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開可以看成是由各要素構(gòu)成的一個(gè)復(fù)雜系統(tǒng)(見圖1)，包括管理模塊、公開模塊和監(jiān)督救濟(jì)模塊。

圖1 國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開系統(tǒng)示意圖[9]

國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開系統(tǒng)的構(gòu)成要素包括公開主體、公開客體、公開規(guī)則和公開手段。公開主體是指參與公開的人，包括國(guó)家科研項(xiàng)目文件形成者、利用者、管理者和監(jiān)管者。公開客體是指被公開的對(duì)象，即國(guó)家科研項(xiàng)目文件。公開規(guī)則是指明確國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開活動(dòng)主體和客體權(quán)責(zé)義務(wù)，規(guī)定國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開過(guò)程，保證國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開處于合法監(jiān)督之下，能夠通過(guò)行政和司法救濟(jì)保護(hù)國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開的主體、客體，提供合法、合規(guī)公開手段的規(guī)范，主要包括相關(guān)法律依據(jù)、管理辦法等。公開手段是指在公開規(guī)則指導(dǎo)下，合法開發(fā)的國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開全過(guò)程的具體操作和實(shí)施辦法，包括管理手段、服務(wù)手段和監(jiān)督手段。

公開主體是國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開的實(shí)施者。文件形成者為國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開提供資源;利用者是公開需求的來(lái)源;管理者是公開過(guò)程的執(zhí)行者和公開服務(wù)的提供者;監(jiān)管者是公開管理者的監(jiān)督人員，也是保障用戶權(quán)利實(shí)現(xiàn)的保護(hù)者。公開規(guī)則和手段的制定，既要考慮到如何維護(hù)國(guó)家科研項(xiàng)目文件的真實(shí)性、可靠性和完整性，同時(shí)也要處理好國(guó)家科研項(xiàng)目文件的保護(hù)問題，在公開過(guò)程中要避免國(guó)家科研項(xiàng)目文件的丟失、損壞，保證其長(zhǎng)期可用。公開規(guī)則一方面要協(xié)調(diào)好公開過(guò)程中公開主體之間、公開客體之間以及公開主、客體之間的相互關(guān)系，另一方面要協(xié)調(diào)好公開和控制之間的矛盾。國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開應(yīng)該實(shí)現(xiàn)法制化，讓公開有法可依，然后在合法的基礎(chǔ)上建立國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開工作的管理辦法、監(jiān)督辦法、實(shí)施辦法、控制辦法。健全公開的法制保障是國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。公開手段是將規(guī)則予以實(shí)現(xiàn)，將公開主體和客體從對(duì)立變?yōu)榻y(tǒng)一的紐帶，是以技術(shù)手段為實(shí)現(xiàn)工具、按照用戶需求為導(dǎo)向、以一定的公開原則設(shè)計(jì)出來(lái)的公開方法，是讓國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開得以實(shí)施的最后階段。

以上這四個(gè)要素相互依存，缺一不可。其中公開主體和客體是基礎(chǔ)，因?yàn)闆]有主客體需求，就不會(huì)有國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開;公開規(guī)則是國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開實(shí)施的保障，沒有規(guī)則，公開將寸步難行;公開手段則是公開實(shí)踐真正得以實(shí)施的必要條件。

四、采用集成視角研究和開展公開工作的必要性

本文借鑒優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的集成理念和整體優(yōu)化的集成原則，把國(guó)家科研項(xiàng)目文件交流溝通的全過(guò)程看成一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，將國(guó)家科研項(xiàng)目生命期和國(guó)家科研項(xiàng)目文件生命期看作一個(gè)連續(xù)的整體來(lái)研究國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開[5]。目的在于實(shí)現(xiàn)全方位、全范圍和全階段管理對(duì)象、資源要素、功能和優(yōu)勢(shì)之間的文件公開管理集成以及文件公開需求、公開方式及手段、公開服務(wù)機(jī)構(gòu)和體制、人員等各要素的服務(wù)集成。

首先，采用集成視角的動(dòng)因來(lái)源于國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開系統(tǒng)的復(fù)雜性。從圖1中可以看到，國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開主要有三個(gè)模塊。整個(gè)公開系統(tǒng)由于涉及的公開主體多，公開類型多，公開目的多，直接要求公開的手段也必須要多，但卻沒有統(tǒng)一的管理與實(shí)施部門。在這樣一個(gè)復(fù)雜的公開系統(tǒng)中，國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開實(shí)施存在很多障礙:公開目標(biāo)、原則不統(tǒng)一，公開執(zhí)行者之間缺乏溝通，公開職責(zé)不明確。這些將導(dǎo)致公開的遲滯及無(wú)效，直接影響到國(guó)家科研項(xiàng)目文件資源的開發(fā)利用和資源共享。采用集成視角，有利于提高國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開的整合度，統(tǒng)一公開目標(biāo)和原則，有機(jī)鏈接公開環(huán)節(jié)，聯(lián)合公開主體，有助于公開各環(huán)節(jié)內(nèi)主體的優(yōu)勢(shì)結(jié)合，統(tǒng)一國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開過(guò)程中的文件保護(hù)與利用準(zhǔn)則，降低不必要的公開風(fēng)險(xiǎn)，提高國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開管理的可行性和可能性。

其次，國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開用戶需求繁多也是采用集成視角的驅(qū)動(dòng)力。國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開的需求很多，比如政府信息公開需求、政府決策需求、信息資源開發(fā)需求、科研需求等等都會(huì)引起國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開，當(dāng)然還有一些是潛在需求等待開發(fā)。為了滿足用戶廣泛、及時(shí)和多樣的公開需求，為其提供滿意的國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開服務(wù)，在充分公開的前提下，又要避免重復(fù)公開、過(guò)度公開、錯(cuò)誤公開等對(duì)國(guó)家科研項(xiàng)目文件造成的傷害、對(duì)國(guó)家機(jī)密造成的泄露，國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開需要更加有針對(duì)性，對(duì)國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開需要有更強(qiáng)的控制力。集成理念下的國(guó)家科研項(xiàng)目公開以用戶為中心，以用戶滿意為原則，結(jié)合整合優(yōu)勢(shì)加強(qiáng)國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開的控制力，能更好地解決公開和控制之間的矛盾。

最后，國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開手段的多樣化也需要采用集成視角研究國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開。國(guó)家科研項(xiàng)目文件在跨部門、跨系統(tǒng)之間流動(dòng)，其公開控制要求很高，那么就需要從公開手段上予以很好地實(shí)現(xiàn)。業(yè)務(wù)系統(tǒng)和公開服務(wù)系統(tǒng)的集成、人和系統(tǒng)的集成、系統(tǒng)和系統(tǒng)之間的集成都是必要的。

總之，國(guó)家科研項(xiàng)目文件的公開既是一個(gè)管理的過(guò)程又是一個(gè)服務(wù)的過(guò)程，也就是說(shuō)，國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開自上而下需要有人負(fù)責(zé)管理;自下而上，國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開需要滿足利用者的需求;國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開是一個(gè)多部門協(xié)作、多利用需求、多系統(tǒng)銜接的復(fù)雜系統(tǒng);國(guó)家科研項(xiàng)目生命周期和文件運(yùn)動(dòng)生命周期是一個(gè)連續(xù)的整體，在公開時(shí)不應(yīng)人為割裂。因此有必要采用集成視角研究以及開展具體的公開實(shí)踐。

注釋:

[1]《“十一五”科技計(jì)劃簡(jiǎn)介》， http://www.most.gov.cn/kjjh/，檢索時(shí)間2008年6月5日。

[2]《JISC/InfoNet HEI Records Management: Guidance on Managing Research Records》， 2007，http://www.jiscinfonet.ac.uk/partnerships/records-retention-he/managing-research-records，檢索時(shí)間2008年12月28日。

[3]安小米:《國(guó)外科研文件和檔案管理研究》，《北京檔案》，2007年第5期:40-41。

[4]安小米:《我國(guó)科技計(jì)劃項(xiàng)目檔案管理研究》，《山西檔案》，2007年第4期:14-17。

[5]安小米等:《面向知識(shí)管理的國(guó)家科研項(xiàng)目集成化文件管理體系構(gòu)建研究:背景、框架及模型》，《山西檔案》，2008年第3期:15-18。

[6]陳振英、何小軍、陳益君:《開放存取在中國(guó)的困境及對(duì)策分析》，《大學(xué)圖書館學(xué)報(bào)》， 2008(2):35-40。

[7]陳省平、李子和、劉濤:《科技項(xiàng)目管理》，廣州:中山大學(xué)出版社，2007。

[8]肖英:《國(guó)家信息資源管理政策研究》，《中國(guó)科技論壇》，2008(2):12-16。

[9]鐘毓:《國(guó)家科研項(xiàng)目文件公開研究》，北京:中國(guó)人民大學(xué)碩士學(xué)位論文，2009。

*本文受教育部科學(xué)技術(shù)研究重點(diǎn)項(xiàng)目《面向知識(shí)管理的國(guó)家科研項(xiàng)目文件管理體系構(gòu)建研究》(項(xiàng)目代號(hào):109005)和2008新世紀(jì)優(yōu)秀人才支持計(jì)劃資助。

作者單位:數(shù)據(jù)工程與知識(shí)工程教育部重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院