我公司從事在線貿(mào)易，從最早用Alibaba免費(fèi)賬號(hào)開(kāi)始，到現(xiàn)在已經(jīng)有6年的時(shí)間，期間用過(guò)的收費(fèi)B2B網(wǎng)站有AUbaba、Made-In-China、Ec21、Tradekey、wholesalecentral等，第三方B2B平臺(tái)作為銷(xiāo)售渠道之一起到了重要的作用?；仡櫭總€(gè)B2B平臺(tái)的業(yè)務(wù)流程，我們發(fā)現(xiàn)有一個(gè)相同且重要的業(yè)務(wù)特征，那就是與外商的溝通大多通過(guò)E-mail進(jìn)行。甚至不少客戶從詢盤(pán)到下單，再到之后的多次下單，我們從未與該客戶通過(guò)電話。

可見(jiàn)，作為外貿(mào)工作中管理聯(lián)系人和事件的重要工具，E-mail在外貿(mào)溝通工作中起到非常重要的作用，但在實(shí)際工作中，把E-mail管理好卻也一直是一個(gè)難題。業(yè)務(wù)人員與客戶之間的郵件聯(lián)絡(luò)都是有多次往來(lái)，經(jīng)常遇到的情況是，遇到突發(fā)狀況要核實(shí)客戶以前發(fā)來(lái)的郵件內(nèi)容，經(jīng)常要把近一年來(lái)的郵件翻個(gè)底朝天。類(lèi)似的事情發(fā)生多了，就愈發(fā)顯出對(duì)郵件的系統(tǒng)管理是外貿(mào)企業(yè)需要重視的一個(gè)工作環(huán)節(jié)?，F(xiàn)在已有的CRM管理軟件很多，我們之前試用過(guò)salesforce、Sugarcrm、Relenta以及國(guó)內(nèi)的幾款知名CRM，綜合衡量?jī)r(jià)格和企業(yè)需求，最后選擇了Relenta。Relenta不是其中功能最強(qiáng)大的，但它的幾項(xiàng)簡(jiǎn)單易用的功能，特別是清晰易用的聯(lián)系人和事件管理，對(duì)于外貿(mào)企業(yè)客戶的往來(lái)郵件管理非常實(shí)用。總結(jié)起來(lái)，只要八步就能輕松管好郵件。

第一步 配置企業(yè)域名信箱

盡管Hotmail、Gmai助能很強(qiáng)大，但在國(guó)外企業(yè)看來(lái)，感覺(jué)上總是覺(jué)得有點(diǎn)不正規(guī)，這使得現(xiàn)在國(guó)內(nèi)的出口企業(yè)不得不重視企業(yè)郵箱建設(shè)。在Relenta里配置企業(yè)郵箱，可以設(shè)置企業(yè)域名郵箱，并且可以設(shè)置管理多個(gè)郵箱。

第二步 以聯(lián)系人為線索管理信箱

你一定遇到過(guò)類(lèi)似的情況：工作日里與客戶聯(lián)系的信箱是對(duì)方的企業(yè)域名信箱，而周末或假日里，客戶有急事與你聯(lián)系經(jīng)常就換成了私人信箱，久而久之，難免造成聯(lián)系人信息管理的混亂。在Relenta中，點(diǎn)擊郵件標(biāo)題時(shí)顯示“Assign this emailto an exising contact”和“Create new contact from this email”這兩個(gè)功能可以將多個(gè)信箱綁定一個(gè)聯(lián)系人。并能夠?yàn)榇擞脩艏訕?biāo)簽。特別是經(jīng)常聯(lián)系的客戶，用標(biāo)簽查找起來(lái)非常方便。(見(jiàn)圖1)

第三步 根據(jù)業(yè)務(wù)作郵件群組分類(lèi)

如果你的公司經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品種類(lèi)比較多，你可以利用Relenta定義出多個(gè)群組，把不同業(yè)務(wù)的客戶放在不同的群組里。如有出現(xiàn)跨群組的客戶，這個(gè)客戶的聯(lián)系人也可以出現(xiàn)在多個(gè)群組的聯(lián)系人名單中。

同時(shí)，還可以根據(jù)客戶類(lèi)型劃分群組，例如將往來(lái)批發(fā)業(yè)務(wù)的客戶單獨(dú)放一個(gè)群組，這方便日后在Relenta中為批發(fā)群組中群發(fā)每月的報(bào)價(jià)單。

第四步 與公司網(wǎng)站集成，用于郵件訂閱

Relenta網(wǎng)站上列出了集成的代碼說(shuō)明和API，只要按網(wǎng)站上的標(biāo)準(zhǔn)去修改即可在公司網(wǎng)站上集成Relenta的功能。由此，客戶在公司網(wǎng)站上的在線留言或批發(fā)詢問(wèn)將能夠直接在Relenta中進(jìn)行查詢和回復(fù)。

第五步 建立個(gè)性化企業(yè)郵件模板

不少企業(yè)盡管網(wǎng)站上做了FAQ頁(yè)面，卻還是還是不斷收到客戶的詢問(wèn)郵件。因此，不少業(yè)務(wù)員的日常業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)中，一定會(huì)有很多內(nèi)容簡(jiǎn)單又重復(fù)的郵件內(nèi)容，比如回復(fù)一些客戶的詢問(wèn)，大多數(shù)情況下答案幾乎是固定的。對(duì)于這樣的郵件，Relenta可以幫你做成預(yù)先設(shè)置好的回答模板，這個(gè)模版可以個(gè)性化的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，這不但可以及時(shí)自動(dòng)回復(fù)客戶提出的常見(jiàn)問(wèn)題，更能在這個(gè)過(guò)程中強(qiáng)化客戶體驗(yàn)，讓客戶覺(jué)得企業(yè)的服務(wù)周到及時(shí)。(見(jiàn)圖2)

第六步 自動(dòng)跟進(jìn)詢盤(pán)

在Relenta中，你還可以定制自動(dòng)詢盤(pán)跟進(jìn)。當(dāng)回復(fù)完客戶的詢盤(pán)后，業(yè)務(wù)員通過(guò)定制，可以在第二天自動(dòng)發(fā)出一封跟進(jìn)郵件，告訴客戶如果需要任何幫助，自己都會(huì)傾盡所能?？蛻羰盏竭@樣的郵件會(huì)以為這個(gè)企業(yè)真的有人花時(shí)間在跟進(jìn)詢盤(pán)，這會(huì)起到不錯(cuò)的客戶維系效果。

在Relenta中設(shè)置了發(fā)送時(shí)間，寫(xiě)好跟進(jìn)郵件正文然后保存，跟進(jìn)郵件就會(huì)在指定的時(shí)間自動(dòng)發(fā)出。(見(jiàn)圖3)

第七步 利用過(guò)濾功能自動(dòng)分類(lèi)郵件

在實(shí)際中，老板為防止客戶隨業(yè)務(wù)員的離職而丟失，一些外貿(mào)公司對(duì)外的業(yè)務(wù)郵件只有一個(gè)，公司的幾個(gè)業(yè)務(wù)員要登錄同一個(gè)信箱處理不同客戶的郵件。這種管理方式很容易漏掉那些初次往來(lái)、沒(méi)有具體意向的重要郵件。在Relenta中，這個(gè)問(wèn)題能夠得到很好的解決，放置將指定符合條件的郵件進(jìn)入指定的文件夾即可。(見(jiàn)圖4)

第八步 建立商機(jī)培育流程

通常有客戶詢盤(pán)，企業(yè)會(huì)每天一封郵件，連續(xù)跟進(jìn)幾次。以前這個(gè)工作是利用Aweber來(lái)做，需要在系統(tǒng)間切換跳轉(zhuǎn)，雖然功能還是不錯(cuò)，但比較麻煩，而Relenta則集成了自動(dòng)回復(fù)功能。

有了以上八個(gè)步驟的設(shè)置，企業(yè)能夠基本滿足從接到客戶詢盤(pán)信息，到跟進(jìn)郵件信息以及管理這些聯(lián)系人信息的需求。