摘要：“辦文”“辦事”“辦會”這“三辦”是秘書必備的能力?！叭k”中?！稗k會”包含了“辦文”和“辦事”，屬于綜合性最強的工作。在文秘專業(yè)加強“辦會”教學(xué)具有十分重要的意義。然而，在高職文秘教學(xué)實踐中，“辦會”教學(xué)是“短板”。主要表現(xiàn)在專業(yè)課程設(shè)置與市場需求不適應(yīng)，“辦會”內(nèi)容的教學(xué)實踐性不足等方面。解決的對策在于提高市場意識，動態(tài)調(diào)整課程設(shè)置；創(chuàng)造條件，加強“辦會”教學(xué)實踐性；創(chuàng)新方法，提高教學(xué)的有效性。改變課堂管理方法，積極發(fā)揮學(xué)生自我管理作用。

關(guān)鍵詞：文秘教學(xué)；短板；辦會；應(yīng)對策略

會議是社會組織對內(nèi)管理、對外交流的主要方式之一，任何組織的運作離不開會議，調(diào)研征詢、發(fā)布信息、交流往來、布置工作、檢查督導(dǎo)等工作往往都以會議的形式進(jìn)行，一些大型會議活動還是組織展示自身形象的窗口?？梢院敛豢鋸埖卣f，如果沒有會議，任何單位都無法有效運作。

當(dāng)今，世界一體化格局已經(jīng)初步形成。在這個大背景下，國際、國內(nèi)各類社會組織間的政治、經(jīng)濟(jì)活動非?；钴S。作為人類特有的集中協(xié)商議事的活動形式——會議，舉辦的數(shù)量、頻率持續(xù)地增長。據(jù)媒體預(yù)測，中國將成為世界最大的會務(wù)市場?，F(xiàn)實中，各地人才市場對掌握會務(wù)工作技能的文秘專業(yè)的畢業(yè)生十分歡迎，用人單位也都希望文秘專業(yè)加強會議服務(wù)技能教學(xué)。

一、高等文秘專業(yè)“辦會”教學(xué)的現(xiàn)狀

目前，高等職業(yè)學(xué)校文秘專業(yè)教學(xué)，對學(xué)生“辦會”能力的培養(yǎng)不夠重視，專業(yè)教學(xué)上存在“短板”現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為：

第一，課程設(shè)置與市場需求不適應(yīng)。大多數(shù)學(xué)校文秘課程基本沿襲傳統(tǒng)的內(nèi)容，對“辦會”內(nèi)容，只在《秘書基礎(chǔ)》或《秘書實務(wù)》課程中用一個章節(jié)介紹，很少專門開設(shè)會務(wù)類課程。

第二，雖然有“辦會”內(nèi)容的教學(xué)，但實踐性不足，只講理論，學(xué)生難以有切身體會。即使搞一兩個模擬會議，也往往任由學(xué)生發(fā)揮，表面轟轟烈烈，實際上學(xué)生收獲有限。

產(chǎn)生上述現(xiàn)象的原因有兩個，一是對“辦會”教學(xué)內(nèi)容的重要性認(rèn)識不足。多數(shù)學(xué)校文秘專業(yè)學(xué)生技能培養(yǎng)的重點放在文書寫作、計算機操作、辦公設(shè)備使用等方面，還沒有認(rèn)識到用人單位對“辦會”技能的迫切需求，沒有認(rèn)識到加強“辦會”教學(xué)的緊迫性，也沒有認(rèn)識到“辦會”教學(xué)能夠整合文秘教學(xué)各個學(xué)科的知識和技能，及其對文秘教學(xué)的促進(jìn)作用；二是施教者主觀上畏難，認(rèn)為“辦會”是比較枯燥和難操作的教學(xué)內(nèi)容，講講理論和案例還行，要真正開展實踐教學(xué)，準(zhǔn)備起來難度大，組織教學(xué)過程長，也很繁瑣，教學(xué)期間的學(xué)生管理也不容易，再加上“辦會”教學(xué)綜合性強，對知識、技能要求都很高，一些教師因自身實踐機會少，操作技能也不夠支持“辦會”教學(xué)。

“辦會”是高職文秘教學(xué)這個“木桶”的“短板”，在“三辦”教學(xué)中地位最弱，其結(jié)果必然影響文秘專業(yè)教學(xué)的整體水平，需要引起足夠重視。

二、提高認(rèn)識，動態(tài)調(diào)整課程設(shè)置

學(xué)校制定教學(xué)計劃部門與專業(yè)教師要經(jīng)常深入企事業(yè)單位，充分了解秘書行業(yè)崗位設(shè)置和工作內(nèi)容，認(rèn)清“辦會”能力在實際工作中的重要性，重新審視文秘專業(yè)人才培養(yǎng)方案，動態(tài)調(diào)整課程設(shè)置，將“會議工作”內(nèi)容從《秘書基礎(chǔ)》和《秘書實務(wù)》中提取并加以整合，單獨增設(shè)《會議服務(wù)》課程，加強“辦會”教學(xué)。我校自2007年以來在高職文秘專業(yè)開設(shè)了《會議服務(wù)》課程，每周2課時，由筆者主講。筆者授課重視理論與實踐相結(jié)合，取得了良好的效果。因為學(xué)校在“辦會”方面有較多的實踐，我校文秘專業(yè)畢業(yè)生經(jīng)常參與會議服務(wù)工作，具備了一定的操作技能和經(jīng)驗，所以大都受到用人單位好評，在就業(yè)方面競爭力較強。

三、創(chuàng)造條件，加強“辦會”教學(xué)實踐性

針對“辦會”教學(xué)實踐性不足的問題，學(xué)校要在加強理論學(xué)習(xí)、提高對“辦會”教學(xué)重要性認(rèn)識的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步為教師實踐創(chuàng)造條件，以提升教師的教學(xué)能力。可以通過提供培訓(xùn)機會，提高專業(yè)教師“辦會”的理論水平和綜合技能，以適應(yīng)專業(yè)知識技能整合性很強的“辦會”課程教學(xué)的需要；可以通過提供實踐平臺，讓專業(yè)教師有機會參與到本單位或?qū)嵙?xí)基地的各類“辦會”過程中，在實踐中獲得“辦會”教學(xué)所需的專業(yè)技能和經(jīng)驗。同時，要重視為學(xué)生提供實踐機會，加強校內(nèi)校外實訓(xùn)基地建設(shè)：校內(nèi)要投入一定經(jīng)費、場所和設(shè)備，建設(shè)好模擬會議室等實訓(xùn)基地，努力開設(shè)多種會型的“辦會”課程模擬實訓(xùn)；校外要延伸課堂教學(xué)，教師要利用見習(xí)、實習(xí)中“辦會”機會，在崗位實踐中加強對學(xué)生的教學(xué)指導(dǎo)，幫助學(xué)生獲得“辦會”工作經(jīng)驗和專業(yè)技能。師生的“辦會”實踐性教學(xué)加強了，“辦會”能力就可以提高，短板”就會變長。

四、創(chuàng)新方法，提高教學(xué)的有效性

如何提高教學(xué)的有效性是長期困擾教育工作者的問題。課堂教學(xué)改革強調(diào)發(fā)揮學(xué)生主體意識，改變傳統(tǒng)教學(xué)以講授為主的教學(xué)模式，這要求我們不斷更新理念創(chuàng)新方法。在高職文秘專業(yè)“辦會”教學(xué)實踐中，方法創(chuàng)新包含教法的創(chuàng)新、訓(xùn)練模式的創(chuàng)新、評價方式和課堂管理的創(chuàng)新。

(一)適當(dāng)運用新型教學(xué)方法

案例教學(xué)、情景教學(xué)、項目教學(xué)等新型教學(xué)方法注重培養(yǎng)學(xué)生主體意識和實際能力，體現(xiàn)了現(xiàn)代職業(yè)教育教學(xué)改革的方向，已逐漸成為課堂教學(xué)教法改革的主流。

適當(dāng)運用新型教學(xué)方法是指對新教法運用要恰當(dāng)，不為追求形式，重在實效。在會議技能訓(xùn)練中，需要注意教學(xué)內(nèi)容與教學(xué)方法是否相匹配，比如在“撰寫會議文件”單項訓(xùn)練時，宜采用案例法，借鑒實際工作中的文件樣式，幫助學(xué)生很快掌握文書內(nèi)容和格式要求；在“布置會場”單項訓(xùn)練時，宜采用情景教學(xué)方法，設(shè)置情景并在模擬會議室現(xiàn)場講解和訓(xùn)練；在做會務(wù)綜合訓(xùn)練時，宜采用項目教學(xué)法，讓學(xué)生把單項、專項訓(xùn)練中學(xué)到的技能綜合運用到辦會項目訓(xùn)練中。

筆者在教學(xué)中，曾經(jīng)安排學(xué)生做一個簽字儀式和新聞發(fā)布會的綜合項目，學(xué)生在此前的單項訓(xùn)練和專項訓(xùn)練中，對簽字儀式和新聞發(fā)布會的知識技能已有一定掌握，在綜合訓(xùn)練中，學(xué)生依據(jù)筆者提供的資料，充分發(fā)揮了積極性和創(chuàng)造性，分小組策劃實施，模擬了“校企結(jié)合協(xié)議簽字和新聞發(fā)布活動”、“歌星代言企業(yè)產(chǎn)品協(xié)議簽字和發(fā)布活動”、“企業(yè)贊助貧困地區(qū)希望小學(xué)協(xié)議簽字儀式和新聞發(fā)布活動”、“學(xué)生自己創(chuàng)業(yè)所辦公司的產(chǎn)品發(fā)布”等，訓(xùn)練過程中學(xué)生始終情緒高昂，“辦會”能力得到很大鍛煉，教學(xué)效果十分顯著。在創(chuàng)新教法過程中可多關(guān)注學(xué)生的興趣愛好，把學(xué)生關(guān)注的熱門話題、個人才藝等引入“辦會”教學(xué)，不斷保持會議素材的新鮮，這樣可以激發(fā)出學(xué)生參與“辦會”實踐的積極性。

(二)采用單項、專項和綜合訓(xùn)練相結(jié)合的模式

為了使每一個學(xué)生真正得到鍛煉，避免小組合作中訓(xùn)練機會不均等的問題，可以把會務(wù)工作中帶普遍性、規(guī)律性的內(nèi)容(包括會議籌備、會中服務(wù)和會后工作三塊)作為“辦會”技能訓(xùn)練的基本項目，采用單項、專項和綜合訓(xùn)練相結(jié)合的方式，循序漸進(jìn)地開展“辦會”訓(xùn)練。

會議籌備工作包括制定會議方案、準(zhǔn)備設(shè)備用品、布置會場、準(zhǔn)備文件資料、預(yù)算經(jīng)費等；會中服務(wù)包括接待與會者、安排食宿交通、組織會間活動、主持小型會議，操作會議設(shè)備、傳遞會場內(nèi)外信息、記錄會議內(nèi)容、撰寫會議決議等；會后工作包括清理會場、會議工作總結(jié)、寫會議紀(jì)要，安排與會人員返程，建立會議檔案資料、督促會議精神落實等內(nèi)容。這些基本技能可以設(shè)置為會務(wù)單項技能訓(xùn)練項目逐個開展第一輪訓(xùn)練。接著分析不同會型特點，針對各類會議需要的特殊技能，如代表會的選舉工作、會見會談的禮儀、簽字儀式的程序、慶典活動的剪彩揭幕、新聞發(fā)布會的應(yīng)對記者等，安排開展第二輪專項技能訓(xùn)練。最后，在單項和專項訓(xùn)練的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行第三輪綜合會務(wù)技能項目教學(xué)，以小組合作模擬會議的方式進(jìn)行技能綜合訓(xùn)練。單項、專項訓(xùn)練能夠保證每個學(xué)生都得到訓(xùn)練機會，綜合技能項目教學(xué)則發(fā)揮整合專業(yè)知識技能作用，培養(yǎng)學(xué)生團(tuán)結(jié)協(xié)作精神。通過三輪循序漸進(jìn)的訓(xùn)練，學(xué)生能夠得到實實在在的鍛煉，教學(xué)效果提高十分明顯。

(三)建立科學(xué)評價標(biāo)準(zhǔn)和多種評價方式

“辦會”教學(xué)應(yīng)該建立科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)，并圍繞標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評估。建立標(biāo)準(zhǔn)可以參照秘書國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中“會議管理”相關(guān)內(nèi)容，同時需要結(jié)合學(xué)生實際和學(xué)校的實訓(xùn)條件。具體列出會務(wù)訓(xùn)練內(nèi)容的相關(guān)知識、能力、態(tài)度目標(biāo)和操作程序、方法等，盡可能細(xì)化、量化，為規(guī)范操作和科學(xué)評價奠定基礎(chǔ)。

在評價方式上改變教師一人說了算的做法，采用多方參與形式，將學(xué)生自評、互評、教師評、行業(yè)專家評等多種方法結(jié)合，并用填寫評價手冊、活頁等形式顯現(xiàn)結(jié)果。

(四)改變課堂管理方法，積極發(fā)揮學(xué)生自我管理作用

傳統(tǒng)的課堂集中于教室，是老師講，學(xué)生聽，記筆記，做練習(xí)，管理學(xué)生通過點名、課堂提問等方式進(jìn)行，控制比較容易。而“辦會”教學(xué)實踐性強，必須突破傳統(tǒng)的課堂教學(xué)模式，授課地點要涉及教室、計算機房、會議室、文印室、檔案室、禮堂、賓館、餐廳、旅行社、用人單位會議場所等，教學(xué)中的學(xué)生管理工作難度大，不容易掌控。在“辦會”教學(xué)實踐中，筆者采用了教師抓學(xué)生骨干，學(xué)生骨干抓普通同學(xué)的分級管理模式，由教師先對骨干學(xué)生進(jìn)行課前單獨培訓(xùn)，告知每課時教學(xué)目標(biāo)、訓(xùn)練內(nèi)容、技能要求、評價標(biāo)準(zhǔn)和方法，在授課時再以點帶面，通過骨干學(xué)生帶動普通同學(xué)分組開展技能訓(xùn)練和小組評價。這樣的訓(xùn)練發(fā)揮了學(xué)生自我管理的作用，提高了課堂效率，受到學(xué)生的歡迎。

需要注意的是，教師對課堂訓(xùn)練任務(wù)的分配必須合理，每個人的任務(wù)應(yīng)飽滿，各個單項、專項訓(xùn)練任務(wù)的分配要規(guī)定好完成時間和具體要求，教師要在訓(xùn)練場所加強巡視督導(dǎo)，及時處理課堂問題，適時調(diào)整好課堂進(jìn)度，保證課堂教學(xué)質(zhì)量。

綜上所述，針對高職文秘專業(yè)教學(xué)存在的“辦會”短板，我們要加強市場意識，了解強化“辦會”教學(xué)的意義，采取切實有效的對策從提高認(rèn)識、提供條件、創(chuàng)新方法、創(chuàng)新課堂管理等方面改變“辦會”教學(xué)現(xiàn)狀。