[摘要]高?？萍紮n案包含豐富的信息資源，高效開發(fā)高?？萍紮n案信息資源對于高校的教學和科研工作具有重要的意義。文章分析了高校科技檔案的內(nèi)容和特點，認為高校的科技檔案開發(fā)與利用工作必須轉變觀念、注重實效、完善制度、利用現(xiàn)代技術手段、加強人員培訓和創(chuàng)新檔案工作體制。

[關鍵詞]高?？萍紮n案信息資源教學科研

[作者簡介]程銣(1969- )，女，江西南昌人，江西科技師范學院科研處，講師，主要從事高?？蒲袡n案研究。(江西南昌330013)

[課題項目]本文系2005年江西省教改立項課題“高?？萍紮n案信息資源在高校教育管理中的運用研究”的研究成果之一。(項目批準號:贛教高字[2005]95號)

[中圖分類號]G647[文獻標識碼]A[文章編號]1004-3985(2009)32-0148-02

高?？萍紮n案是記述和反映高校的基本建設、生產(chǎn)技術和自然科學研究等活動的，具有保存價值，并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保存起來的技術文件材料。高校的基本任務就是教學和科研，科研工作是高校的重要內(nèi)容，在高校的科研工作中形成了大量具有非常高的研究和應用價值的檔案資源，這些科技檔案由于系統(tǒng)和完整地記錄了高?？蒲械娜^程，對于社會經(jīng)濟發(fā)展具有重要的價值。

一、高校科技檔案的內(nèi)容

高校科技檔案記載著高?？蒲泄ぷ鞯娜窟^程和完整成果，具有非常重要的價值。從內(nèi)容上看，高校科技檔案應該包括科研、教學、管理、設備、產(chǎn)品、出版和基本建設等類檔案資料。

1.高校的廣大教職工在科研和教學工業(yè)中所形成的科技資料。其中，既包含科研和教學工作完成后所形成的成果資料，也包含科研和教學工作過程中所形成的程序性的材料。從形式上看，包括科研成果、論文、著作、專題調(diào)研報告、科研計劃任務書、方案認證報告、技術圖表及有關成果性技術文書材料(技術鑒定、專題研究工作總結、獎勵證書等)。

2.高校的廣大教職工在科研和教學工作中所依據(jù)的設備、車輛、船舶、儀器、儀表的檔案材料?？蒲性O備是一種重要的生產(chǎn)手段，有些是單位根據(jù)本身生產(chǎn)工藝或科研、實驗的需要設計、研制的自制設備，有些是從國內(nèi)外市場上購買的設備。從形式上來講，設備檔案包括設備購置文件、設備圖冊、說明書、設備安裝規(guī)格、設備安裝記錄、總結報告、運行記錄、使用分析表、設備改造記錄等。

3.高校建設工作中所形成的科技文件材料。從形式上看，基建檔案包括工程檔案，含項目認證、審批、協(xié)議、合同、委托設計單位編制的工程設計文件、施工單位編制并移交的工程竣工文件、工程使用和管理等過程中形成的文件;包括工程設計檔案，含設計依據(jù)文件、設計原始資料、技術設計文件、施工圖設計文件;還包括工程施工文件，如施工準備工作文件、施工文件和施工驗收總結文件。

二、高校科技檔案的特點

教學和科研工作是高校的兩大中心任務。作為科研工作的過程和成果的重要記錄，高?？萍紮n案在整個高校的檔案工作中占有非常重要的地位，也體現(xiàn)出有別于其他檔案資料的鮮明特色，對于高校的教學和科研工作具有重要意義。

1.專業(yè)性。專業(yè)性是高?？萍紮n案的最突出的特點之一。首先是因為高校的教學工作和科研工作具有強烈而鮮明的專業(yè)性特點。廣大高校師生是以學科專業(yè)作為歸屬分別組織日常的工作和學習，教學和科研工作具有十分明確的學科專業(yè)分工，都是在一定的專業(yè)分工范圍內(nèi)開展的?？萍紮n案作為科技活動的記錄和伴生物，都毫無例外地形成于特定的專業(yè)技術領域，是相應專業(yè)技術活動的記錄和產(chǎn)物。其次，高?？萍紮n案的內(nèi)容具有鮮明的專業(yè)性特征。高?？萍紮n案的內(nèi)容是由它所反映的科技、生產(chǎn)活動的具體專業(yè)領域決定的，在某專業(yè)領域的科技、生產(chǎn)活動中形成的科技檔案，就必然集中地反映本專業(yè)的科技內(nèi)容及相關的科技方法和手段。

2.原始性。高?？萍紮n案是高校教師和學生在教學和科研工作中所形成的原始記錄，它的產(chǎn)生具有確定的時間，是高校教學和科研工作的真實反映，具有非常顯著的原創(chuàng)性特點。高?？萍紮n案最真實、準確、完整地反映了專業(yè)學科工作的過程、發(fā)展、成果，能夠非常真實地反映出一個學校的教學和科研水平，是學校日常工作的最客觀的原始記錄。

3.多樣性。高?？萍紮n案的種類最為繁多，類型最為復雜，形式最為多元。高?？萍紮n案的類型是由它所記載的社會實踐活動的內(nèi)容和方式?jīng)Q定的?？萍紮n案記錄了教學和科研活動，專業(yè)多樣，手段復雜。所以要求必須以文件材料類型的多樣性來適應科技內(nèi)宅和手段的多樣性，使科技檔案材料管理工作與之相適應。

4.可開發(fā)性。高?？萍紮n案反映高校教學和科研的全過程，是對于高校日常工作的最真實客觀的記錄。同時由于科研工作的性質(zhì)，高校的科技檔案具有十分重要的利用價值，能為科學研究工作提供豐富而專業(yè)的信息資源，使得高校科技檔案的價值能夠被挖掘。通過利用科技檔案，能夠?qū)V大師生的科研起著認證、參考、啟迪的作用。

三、高校科技檔案的利用

高?？萍紮n案是高?？萍嘉墨I工作的一項重要內(nèi)容，高?？萍紮n案所蘊涵的技術信息價值對于高校的教學和科研工作的開展具有重要的意義，必須努力采取各種手段，利用各種方式，注重高?？萍紮n案信息資源的開發(fā)，加強高校科技檔案的利用，服務于高校的教學和科研工作。

1.轉變觀念，注重檔案利用價值。大學是我國知識與成果創(chuàng)新的重要基地，高校的科技檔案是高?？萍佳芯康淖顬樵嫉?、最為完整的資料。長期以來，高校的檔案管理者只把檔案管理工作當做文獻流程的最后一項程序，當做科學研究的“掃尾工程”，只局限于檔案的保管工作。在檔案管理過程中，過于強調(diào)檔案的機密屬性，很少注重檔案材料中蘊涵的鮮活的知識信息資源，未能充分發(fā)揮檔案信息的重要作用。

在新的時代，高校檔案管理部門必須切實轉變觀念，去除“就檔案論檔案”“看門守攤，等人查檔”的片面思維，轉變檔案管理工作是“為保管而保管，重保管輕利用”的觀點，在正確處理好檔案的開放與控制、經(jīng)濟效益與社會效益的前提下，努力樹立主動服務的觀點，充分利用各種手段加強檔案的展示，充分發(fā)揮檔案信息的重要價值，并通過積極地改革，努力把檔案管理由“死”變“活”，由“靜”變“動”，由“被動查詢”變“主動服務”，努力發(fā)揮檔案的各種價值，提高檔案服務工作效率。

2.注重實效，樹立檔案服務意識。首先，應樹立主動積極服務意識。檔案管理部門必須認識到檔案管理工作是一項服務性工作，必須努力為學校的教學、科研服務。檔案管理部門必須努力開發(fā)檔案的信息資源，檔案工作人員應該使自己成為信息財富的擁有者和提供者。其次，必須努力樹立開放意識。檔案工作人員必須改變“坐等上門”的現(xiàn)狀，增強與學校相關部門的聯(lián)系，主動參與研究學校教學和科研工作的要求和規(guī)律，有效傳遞檔案信息。再次，必須努力樹立協(xié)作意識。檔案管理人員應增強參與意識，擴大接觸面，根據(jù)各個時期學校各方面工作的重點，確定檔案信息開發(fā)的重點，切實參與到學校的建設中去。

3.完善制度，保證檔案服務質(zhì)量。高校檔案管理工作必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》和《普通高校學校檔案管理辦法》的有關規(guī)定，結合高校工作的自身要求，努力健全科技檔案管理的各種規(guī)章制度，對科技檔案的收集、保管等業(yè)務工作都做到有法可依，實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范、標準和高效。

高校檔案管理部門必須努力建立并完善科技檔案的收集制度，確保分散在各單位的檔案文件能完整地移交到檔案部門;建立并完善科技檔案的保管制度，確保高質(zhì)量的檔案的庫房管理，檔案流動過程的各環(huán)節(jié)的安全防護和檔案的專門技術處理工作等標準高效;建立并完善檔案的整理工作制度，確保檔案的分類、組合、排列和編目工作的標準化，為檔案的高效利用建立基礎;建立并完善檔案的編目與檢索、編輯與研究等規(guī)章制度，提高檔案服務的技能，提高檔案服務的質(zhì)量。

4.利用技術，提高檔案服務效率。隨著網(wǎng)絡技術、通信技術、高密存貯技術和計算機技術等為代表的信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用，檔案管理工作實現(xiàn)了質(zhì)的突破，使用效率獲得極大的提高。同時空調(diào)和自動溫濕控制系統(tǒng)等設備的廣泛利用，也使檔案保管水平得到改善和提高。

我國大部分高校已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化的網(wǎng)絡化信息化管理，并已經(jīng)建立了相對完善的校園網(wǎng)管理系統(tǒng)。在新技術主導下，高?？萍紮n案工作也將逐步實現(xiàn)信息化管理。高?？萍紮n案管理工作開始出現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng)，建立了各種規(guī)模的數(shù)據(jù)庫。在新的管理系統(tǒng)中，傳統(tǒng)檔案能夠逐步實現(xiàn)電子化，成為電子檔案，傳統(tǒng)的文件歸檔、整理、編目、檢索工作也日益實現(xiàn)了計算機自動化操作。在新的技術的支持下，現(xiàn)檔案利用服務大幅度提升。利用計算機系統(tǒng)，管理者能實現(xiàn)檔案信息發(fā)布網(wǎng)絡化、檔案借閱自動化，實現(xiàn)檔案庫房管理的智能化，實現(xiàn)異地查詢、信息共享、借閱服務和編研工作，實現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用。

5.加強培訓，提高檔案人員素質(zhì)。高校科技檔案的管理，離不開檔案工作員的努力，人員的素質(zhì)高低決定檔案管理工作的質(zhì)量優(yōu)劣。高?？萍紮n案管理人員不僅要有深厚的檔案專業(yè)及相關專業(yè)的理論與實踐知識，而且需要具備熟練操作現(xiàn)代化設備的技能。在信息技術快速發(fā)展的今天，高效的檔案工作又對檔案管理人員的學習能力、知識結構、創(chuàng)新意識提出了新的要求，必須大力提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高?？萍紮n案管理部門，應該一方面通過人才的引進，來改變高校檔案管理部門的人才素質(zhì)結構，特別要引進檔案信息資源開發(fā)和信息技術人員。另一方面可通過繼續(xù)教育的形式提高檔案管理人員的素質(zhì)，擴充檔案管理人員的新知識、新技術，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識、協(xié)作精神、溝通能力，使檔案管理人員具備良好的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。

6.創(chuàng)新機制，提升服務水平。高?？萍紮n案是一種重要的科技資源，是高?？蒲泻徒虒W工作最原始的最完整的反映。高?？萍紮n案的管理者應努力采取各種手段，創(chuàng)新工作內(nèi)容、工作方式、服務手段，努力挖掘、整理、加工檔案中蘊涵的科技信息，主動提供給學校和社會，加速科技成果轉化，為社會創(chuàng)造更多的社會效益和經(jīng)濟效益。

高校檔案管理部門應努力完善傳統(tǒng)服務工作，開拓特色服務;改變服務方式，實行網(wǎng)上服務和主動服務，變檔案信息的滯后為超前服務;加強檔案信息的宣傳報告，通過內(nèi)部或公開出版物、新聞報道等形式，發(fā)揮檔案信息資源的作用;開展代查代檢、代復制、文獻傳遞等服務方式，高效服務學校師生;做好成果的深層次信息加工，發(fā)掘信息成果;充分利用現(xiàn)代信息技術，提供高效服務;適當采取有償服務，為檔案管理積累資金;適當進入市場，積極參與科研成果的轉讓。

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