簡(jiǎn)化文字是一個(gè)看似簡(jiǎn)單卻非常重要的步驟。試想，受眾花同樣時(shí)間看一個(gè)PPT，在保證看懂內(nèi)容的情況下，文字越少，那么花在每個(gè)文字上的時(shí)間就越多，記憶就越深刻。

我已經(jīng)連續(xù)寫(xiě)了數(shù)期關(guān)于PPT錯(cuò)誤案例的文章，關(guān)于目錄、圖片和圖表，也許有的讀者認(rèn)為，好的PPT就是圖片漂亮，制作精美?？墒?，從筆者多年企業(yè)咨詢經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，好的PPT最關(guān)鍵的部分是文字內(nèi)容。沒(méi)錯(cuò)!只有內(nèi)容有條理、邏輯清晰，才可以讓PPT更有可讀性，起到傳遞關(guān)鍵信息的作用。我們今天的主要任務(wù)就是學(xué)習(xí)了解PPT文字的技巧，排除一些常見(jiàn)文字處理錯(cuò)誤。

先來(lái)做一個(gè)小練習(xí)，大家可以想想左下圖這個(gè)案例有什么問(wèn)題，如何改動(dòng)才可以更一目了然。背景：這是一個(gè)財(cái)務(wù)部門(mén)給新員工關(guān)于財(cái)務(wù)規(guī)定的培訓(xùn)，但是放在PPT上顯得雜亂，不容易被記憶，我們要做的就是讓它變得更加有邏輯，容易記憶。

好了，發(fā)現(xiàn)這張Slide的問(wèn)題了嗎?

我們對(duì)Slide作了一些簡(jiǎn)單的修改。通過(guò)對(duì)比修改前后，我們將一起來(lái)發(fā)現(xiàn)文字處理的秘訣。

看了改動(dòng)的Slide，不知大家是否產(chǎn)生一些共鳴，找到了文字處理的秘訣呢?

我們來(lái)一一分析。

文字處理規(guī)律1并列的內(nèi)容要用回車(chē)隔開(kāi)并加入列表符號(hào)

對(duì)于有并列關(guān)系的句子。如“對(duì)象應(yīng)僅限于醫(yī)療機(jī)構(gòu)、基金會(huì)或其他慈善或教育機(jī)構(gòu)”，當(dāng)中包含了三個(gè)并列的短句，所以我們應(yīng)該把這句拆分成3個(gè)小點(diǎn)，這樣更容易幫助記憶。

文字處理規(guī)律2不必要的輔助性詞語(yǔ)不要出現(xiàn)在Slide上

Slide不是Word文章，文字越多，可讀性就越差，而且PowerPoint講究的就是Point而不是Power Sentence，因此“對(duì)象應(yīng)僅限于醫(yī)療機(jī)構(gòu)、基金會(huì)或其他慈善或教育機(jī)構(gòu)”這句話中的“應(yīng)僅限于”可以去掉，再如“嚴(yán)禁向任何個(gè)人提供捐贈(zèng)”可以改寫(xiě)成“嚴(yán)禁向個(gè)人捐贈(zèng)”，“任何”和“提供”都是可有可無(wú)的內(nèi)容，在這里完全可以刪除。

簡(jiǎn)化文字是一個(gè)看似簡(jiǎn)單卻非常重要的步驟。試想，受眾花同樣時(shí)間看一個(gè)PPT，在保證看懂內(nèi)容的情況下，文字越少，那么花在每個(gè)文字上的時(shí)間就越多，記憶就越深刻。

文字處理規(guī)律3為有規(guī)律的文字作歸類(lèi)處理

在這段文字中有兩個(gè)“嚴(yán)禁”，但是分別處于不同的段落，我在課堂上讓學(xué)員做這個(gè)練習(xí)時(shí)，很少有同學(xué)想到將“嚴(yán)禁向任何個(gè)人提供捐贈(zèng)”、“任何現(xiàn)金捐贈(zèng)被嚴(yán)格禁止”整合成“嚴(yán)禁捐贈(zèng)個(gè)人／現(xiàn)金”，但這樣的整合方法很簡(jiǎn)單，效果很明顯。

文字處理規(guī)律4用符號(hào)更容易幫助說(shuō)明問(wèn)題

大家都在馬路上看到交通標(biāo)志，基本都是由符號(hào)和數(shù)字構(gòu)成的，這樣做的目的是讓大家更加容易理解，因此在我們修改的PPT中大家可以清楚地看到，我們用了符號(hào)“x”來(lái)表示“嚴(yán)禁”完成的事情，在Microsoft PPT中，微軟提供了非常豐富的符號(hào)給我們選用，這些符號(hào)和普通文字一樣，可以放大、縮小、改顏色，非常好用。具體的位置是在菜單的“插入”-“符號(hào)”中選擇字體類(lèi)型“Wingdings”即可。

文字處理規(guī)律5要學(xué)會(huì)按照重點(diǎn)拆分頁(yè)面

如修正過(guò)的案例，一張Slide被拆分成了兩張，第一張放財(cái)務(wù)規(guī)范要?jiǎng)t。第二張放“嚴(yán)禁”和“必須做”的內(nèi)容，然后把文字大小調(diào)整到視覺(jué)比較舒服的程度，看起來(lái)是兩張Slide，可是實(shí)際演示的效果要好于一張密密麻麻的Slide，更容易讓人記憶。

總結(jié)

以筆者的PPT制作經(jīng)驗(yàn)，再?gòu)?fù)雜、再花哨的PPT都離不開(kāi)文字，而優(yōu)秀的文字處理可以大幅提高PPT的可讀性，下面是一些最佳實(shí)踐供大家參考，希望可以幫助大家提高PPT的技能。

花費(fèi)在文字處理上的時(shí)間應(yīng)該不少于花在圖片和圖形處理上的時(shí)間

每頁(yè)的文字應(yīng)該在15秒內(nèi)可以快讀完

每頁(yè)上的文字應(yīng)該可以體現(xiàn)一個(gè)重點(diǎn)

不要試圖把不同主題的內(nèi)容放在一張Slide上