李笑燕 陳宗柏 謝克城 陳建勛

摘要:本文以現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論為基礎(chǔ),結(jié)合溫州公安科技管理工作的實(shí)踐與經(jīng)驗(yàn),根據(jù)公安IT項(xiàng)目的特點(diǎn),探索如何開展現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論指導(dǎo)下的公安科技項(xiàng)目管理,以期對公安IT項(xiàng)目能保質(zhì)保量地順利建設(shè)與實(shí)施起到一定的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞:現(xiàn)代項(xiàng)目管理;公安IT項(xiàng)目管理;研究

中圖分類號:G642 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:B

隨著公安工作進(jìn)入信息化時代,全國上下興起了一股科技強(qiáng)警的浪潮?！敖鸲芄こ獭币黄诮ㄔO(shè)的順利完成,有力地支撐了公安中心工作,為全面實(shí)現(xiàn)公安工作信息化奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。2004年以來,公安部科技部相繼開展了第一、二批科技強(qiáng)警示范城市建設(shè),將公安科技工作水平推向了新的高度,向科技要警力、向科技要戰(zhàn)斗力已經(jīng)成為一種共識。

現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論和方法是各行各業(yè)提高管理水平的重要知識內(nèi)容,但相關(guān)內(nèi)容的應(yīng)用與研究在公安科技項(xiàng)目管理中尚屬起步階段。為適應(yīng)公安科技快速發(fā)展形勢的需要,開展現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論在公安科技項(xiàng)目管理中的應(yīng)用研究,并將項(xiàng)目生命周期理論運(yùn)用到公安IT項(xiàng)目管理中的工作已刻不容緩。

1簡述現(xiàn)代項(xiàng)目管理基礎(chǔ)理論

1.1項(xiàng)目管理的概念

項(xiàng)目管理是指在項(xiàng)目活動中運(yùn)用專門的知識、技能、工具和技術(shù),使項(xiàng)目能夠?qū)崿F(xiàn)或超過利益相關(guān)者的需要和期望。即把各種系統(tǒng)、資源和人員有效地結(jié)合在一起,采用規(guī)范化的管理流程,在規(guī)定的時間、成本和質(zhì)量的目標(biāo)范圍內(nèi)完成項(xiàng)目。項(xiàng)目管理可以歸納為“做正確的項(xiàng)目,把項(xiàng)目做正確”兩件大事。

1.2現(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識領(lǐng)域

美國項(xiàng)目管理學(xué)會 (Project Management Institution, PMI)把現(xiàn)代項(xiàng)目管理知識體系劃分為九大知識領(lǐng)域。這九大知識領(lǐng)域包括:項(xiàng)目綜合管理、項(xiàng)目時間管理、項(xiàng)目成本管理、項(xiàng)目范圍管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、項(xiàng)目人力資源管理、項(xiàng)目溝通管理、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理以及項(xiàng)目采購管理等。

1.3項(xiàng)目生命周期的各個階段

項(xiàng)目生命周期描述了項(xiàng)目從開始到結(jié)束所經(jīng)歷的各個階段,一般包括項(xiàng)目啟動、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目控制和項(xiàng)目收尾等,其中控制階段超越項(xiàng)目生命周期的其他階段(圖1)。項(xiàng)目生命周期中有兩個與時間相關(guān)的重要概念:檢查點(diǎn)、里程碑。其中檢查點(diǎn)是指在規(guī)定的時間間隔內(nèi)對項(xiàng)目進(jìn)行檢查,比較實(shí)際與計(jì)劃之間的差異,并根據(jù)差異進(jìn)行調(diào)整。里程碑是指完成階段性工作的標(biāo)志,每個階段結(jié)束時,都要進(jìn)行評價(jià),這些工作非常重要,決定項(xiàng)目是否繼續(xù)。

2通過案例分析公安IT項(xiàng)目管理問題

通過對現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論的學(xué)習(xí)和理解,結(jié)合近年公安部門在眾多IT項(xiàng)目建設(shè)中暴露出來的一些問題,我們以某市公安局牽頭建設(shè)的“派出所綜合信息管理系統(tǒng)”(以下簡稱“派出所系統(tǒng)”)這一IT項(xiàng)目作為典型案例,以項(xiàng)目生命周期的5個階段為主線,對該系統(tǒng)建設(shè)中的各個過程進(jìn)行分析,希望起到一定的借鑒作用。

2003年,為實(shí)現(xiàn)基層派出所管理的信息化和規(guī)范化,某市公安局啟動了派出所綜合信息系統(tǒng)的建設(shè)工作。基于當(dāng)時基層派出所信息警務(wù)的現(xiàn)狀,確定派出所系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)是:建立派出所綜合錄入應(yīng)用平臺,使派出所民警一次登錄即可辦理所涉及的全部業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)“一點(diǎn)錄入,多點(diǎn)應(yīng)用”的信息應(yīng)用模式,達(dá)到信息共享的目的。

2.1啟動階段

系統(tǒng)從啟動之初,專門組織相關(guān)業(yè)務(wù)處室人員赴外地某市公安局考察派出所系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用情況,并決定以該派出所系統(tǒng)為基礎(chǔ)啟動某局派出所系統(tǒng)的建設(shè)。而治安部門作為主管派出所業(yè)務(wù)管理和工作指導(dǎo)的部門,也是本項(xiàng)目直接的利益相關(guān)者,卻沒有直接派人參與此項(xiàng)工作,從而給以后系統(tǒng)需求調(diào)研的充分性和確定性帶來了缺陷。日后的事實(shí)證明,領(lǐng)導(dǎo)重視固然重要,但沒有直接業(yè)務(wù)管理人員的積極參與,沒有明晰的系統(tǒng)需求,想要項(xiàng)目取得成功,完成既定的目標(biāo)那是非常困難的。因?yàn)?技術(shù)只是系統(tǒng)的表現(xiàn)力,而業(yè)務(wù)才是系統(tǒng)的生命力。

2.2計(jì)劃階段

原項(xiàng)目計(jì)劃書中存在一些缺陷,考慮因素不全面,單純以為將原派出所系統(tǒng)進(jìn)行簡要的修改后直接在某局使用即可,沒有充分考慮到本地公安派出所工作與大城市派出所工作的實(shí)際差異,致使項(xiàng)目進(jìn)度安排不大合理;同時,由于業(yè)務(wù)需求的變化和不清晰,使得計(jì)劃書一改再改。

2.3實(shí)施階段

在實(shí)施階段,由于一些原先無法預(yù)見到的外部因素,如原采集的數(shù)據(jù)需要轉(zhuǎn)換到新系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫,需原開發(fā)方提供原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)信息,還需考慮與省級應(yīng)用系統(tǒng)的融合性。

2.4控制階段

為了解決與省廳打防控主干應(yīng)用系統(tǒng)的融合和適應(yīng)公安新業(yè)務(wù)的變化,系統(tǒng)在2005年3月恢復(fù)啟動,此次的主要工作內(nèi)容是改變系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu),從原來的客戶端/服務(wù)器(Client/Server,C/S)方式,改為瀏覽器/服務(wù)器方式(Browser/Server,B/S)來適應(yīng)省廳打防控主干應(yīng)用系統(tǒng)。對系統(tǒng)研發(fā)人員來說,改動工作量很大,代碼編寫工作幾乎是從頭再來。項(xiàng)目變動如此之大,造成原定的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃基本失效,無法進(jìn)行有效的控制。2005年初,經(jīng)過半年多的努力,總算實(shí)現(xiàn)了與省廳打防控系統(tǒng)的融合,達(dá)到了省廳無縫銜接的要求。雖然將系統(tǒng)從C/S模式改為B/S確實(shí)方便了系統(tǒng)推廣使用,但是由于時間緊迫,系統(tǒng)升級后沒有經(jīng)過全面測試,就倉促推廣試用,基層民警普遍反映升級后的系統(tǒng)不如原來的好用,并提出了一大堆的修改意見。

2.5收尾階段

到了收尾階段,系統(tǒng)仍然會不可避免的涉及到需求方面的變更,業(yè)務(wù)流程是隨時間而變化的,這也從另一個側(cè)面證明了需求變更是各方面的,且不可避免的。影響需求變更的主導(dǎo)因素是時間,次要因素是人員的更迭,包括用戶方和開發(fā)方兩方面的人員變化。由于該系統(tǒng)無法取得終端用戶即治安部門和基層派出所最終用戶的完全認(rèn)可,該項(xiàng)目的最終驗(yàn)收也就無從談起了。

3改進(jìn)公安IT項(xiàng)目管理的幾點(diǎn)思考

公安IT項(xiàng)目管理作為公安科技管理不可分割的一部分,與傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理既存在某些共性,又體現(xiàn)出全新的理念,主要表現(xiàn)在:巨大投入對管理效益層面帶來的壓力,對管理效果的要求更高;對各級管理者和全體民警的素質(zhì)及能力提出了更高的要求;管理活動受到外部環(huán)境、內(nèi)部條件等因素的制約更為明顯,特別是其科學(xué)性必定經(jīng)受嚴(yán)峻考驗(yàn)。所以,掌握工作規(guī)律,提高應(yīng)用水平,開創(chuàng)公安IT項(xiàng)目管理的新局面,仍然是今后一個時期必須認(rèn)真研究、慎重對待的重大課題。下面,筆者結(jié)合溫州市公安局實(shí)際工作,借鑒上海、南京等公安部門在科技項(xiàng)目管理中的成功經(jīng)驗(yàn),就如何開展公安IT項(xiàng)目管理提出一些膚淺的認(rèn)識。

3.1實(shí)行立項(xiàng)審核和專家論證制度

啟動階段是項(xiàng)目生命周期的第一個階段,項(xiàng)目是否支持主要業(yè)務(wù)目標(biāo)是決定該項(xiàng)目獲得財(cái)政支持的關(guān)鍵因素,啟動IT項(xiàng)目時必須了解項(xiàng)目與組織目前和未來需求的關(guān)系,這一點(diǎn)至關(guān)重要。因此,針對本案例派出所系統(tǒng),應(yīng)該在啟動伊始,由業(yè)務(wù)歸口單位治安部門向科技處提出立項(xiàng)申請,提交包括項(xiàng)目背景、目的、利益相關(guān)者分析、初步需求文件和進(jìn)度計(jì)劃等的立項(xiàng)申請書和可行性研究報(bào)告,并最好提供與系統(tǒng)相配套的應(yīng)用機(jī)制。然后,由科技處負(fù)責(zé)先期進(jìn)行審核,審核要依據(jù)部省市公安科技強(qiáng)警發(fā)展規(guī)劃、金盾工程總體設(shè)計(jì)方案等要求,以“資源共享、統(tǒng)籌考慮、避免重復(fù)建設(shè)”為原則,用協(xié)同的理念考慮信息資源的開發(fā)。一般應(yīng)做到同一信息只錄入一次,這就要求在系統(tǒng)規(guī)劃上立意要高,不能站在部門、警種的角度,避免IT項(xiàng)目建設(shè)中的短視和短期行為,而是要站在整個公安工作的角度思考。項(xiàng)目審核通過后,組織專家進(jìn)行必要性、可行性論證,通過評估項(xiàng)目的規(guī)模、范圍和風(fēng)險(xiǎn)等,以決定這些項(xiàng)目是否支持明確的公安業(yè)務(wù)目標(biāo),為領(lǐng)導(dǎo)的最終決策提供一個科學(xué)依據(jù)。

3.2引入項(xiàng)目跟蹤與監(jiān)理機(jī)制

就IT項(xiàng)目而言,建議對于投資規(guī)模較大、技術(shù)較復(fù)雜的項(xiàng)目,可實(shí)行項(xiàng)目監(jiān)理制,聘請專業(yè)的IT項(xiàng)目監(jiān)理公司對項(xiàng)目的進(jìn)展情況進(jìn)行全過程跟蹤與監(jiān)督,以確保預(yù)定的業(yè)務(wù)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。監(jiān)理不僅是項(xiàng)目完成時驗(yàn)收的保障,也是控制階段的保障。除此之外,還要落實(shí)項(xiàng)目跟蹤機(jī)制,要求項(xiàng)目建設(shè)單位每月向科技部門遞交項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)度報(bào)告,科技處要指定人員定期對項(xiàng)目進(jìn)行檢查,聽取項(xiàng)目建設(shè)單位的匯報(bào),及時發(fā)現(xiàn)、糾正和協(xié)調(diào)解決項(xiàng)目開發(fā)中存在的問題,督促其按時完成開發(fā)任務(wù),因?yàn)槿魏我豁?xiàng)信息系統(tǒng)不可能在規(guī)劃和實(shí)施階段就十全十美,又一成不變。這就要求定期地進(jìn)行跟蹤與監(jiān)理,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決,以適應(yīng)新的環(huán)境變化和業(yè)務(wù)需求。通過項(xiàng)目跟蹤與監(jiān)理,保證信息化過程的每個環(huán)節(jié)都處于可控之中,以規(guī)避信息化建設(shè)所帶來的風(fēng)險(xiǎn)。在本案例派出所項(xiàng)目監(jiān)理公司的聘請上,筆者建議可通過招投標(biāo)方式確定一家具有信息系統(tǒng)監(jiān)理資格的有公安IT項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的第三方IT監(jiān)理公司,對派出所系統(tǒng)建設(shè)周期的全過程進(jìn)行跟蹤與監(jiān)理。

3.3加強(qiáng)項(xiàng)目溝通管理

信息化建設(shè)需要花費(fèi)大量的錢,但不是花錢就可以辦成信息化的。原因很多,最重要的一點(diǎn)是軟件開發(fā)涉及到大量復(fù)雜的利益協(xié)調(diào)工作,這是一項(xiàng)最為困難的工作。與IT項(xiàng)目成功有關(guān)的三個主要因素是:用戶參與、主管層的支持和需求的清晰表述,所有這些因素都依賴于擁有良好的溝通技能。但在系統(tǒng)研發(fā)中一些主管人員卻沒有真正意識到協(xié)調(diào)與溝通的重要性,沒有充分估計(jì)到它的難度,所以很多公安信息化建設(shè)項(xiàng)目其實(shí)只是交給技術(shù)部門在推動。這反映了認(rèn)識上的一些誤區(qū):信息化建設(shè)主要是一個技術(shù)問題、設(shè)備問題,只要資金落實(shí),交給技術(shù)人員辦就可以了。其實(shí)在項(xiàng)目管理中,經(jīng)常用到的一種能力是溝通技能,失敗的溝通是導(dǎo)致項(xiàng)目失敗的主要原因。本案例在建設(shè)中之所以出現(xiàn)這些問題,主要原因也是在于溝通的失敗。作為系統(tǒng)開發(fā)牽頭單位與派出所業(yè)務(wù)歸口單位之間的溝通,用戶與開發(fā)商之間的溝通,需求調(diào)研人員與具體編程人員之間的溝通都有問題。當(dāng)然讓溝通技能發(fā)揮作用,必須建立完善的溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制,加強(qiáng)項(xiàng)目溝通管理。比如,在啟動時建立派出所系統(tǒng)建設(shè)團(tuán)隊(duì),由分管治安業(yè)務(wù)的局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長,成員可由治安、信通和開發(fā)商組成,明確工作職責(zé),定期召開例會,同共研討、解決系統(tǒng)在研發(fā)過程中存在的一系列問題。 3.4制定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃

對IT項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估,應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行考慮。(1)項(xiàng)目技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),如采用的技術(shù)與現(xiàn)有軟硬件的適應(yīng)關(guān)系等;(2)項(xiàng)目啟動階段的需求過程風(fēng)險(xiǎn),如充分的調(diào)研以及準(zhǔn)確的需求等;(3)項(xiàng)目實(shí)施開發(fā)階段的風(fēng)險(xiǎn),如開發(fā)過程是否會因?yàn)槟承撛诘囊蛩囟磸?fù)、是否符合標(biāo)準(zhǔn)等;(4)收尾維護(hù)階段的風(fēng)險(xiǎn),如開發(fā)公司的人員流動頻繁等。派出所系統(tǒng)由于涉及多警種、多部門,重新研發(fā)必須考慮可能的風(fēng)險(xiǎn),并制定項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃,列舉通常的系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)因素以使風(fēng)險(xiǎn)識別更加明晰。

我們認(rèn)為可從三個方面來評估項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn):(1)考慮新舊系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換問題。舊版系統(tǒng)采集了約180萬條基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),這些業(yè)務(wù)信息不能因?yàn)橄到y(tǒng)升級而丟棄,在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時必須考慮如何將這些數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新系統(tǒng)中。(2)與省廳統(tǒng)一推廣應(yīng)用的打防控系統(tǒng)、常住人口、暫住人口等已建系統(tǒng)的融合問題。派出所系統(tǒng)必須考慮與這些已建系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的銜接問題,達(dá)到系統(tǒng)之間靈活調(diào)用數(shù)據(jù)的目標(biāo)。(3)必須考慮其他公安局已建的派出所系統(tǒng)對系統(tǒng)建設(shè)可能的沖擊。作為地市級公安機(jī)關(guān)應(yīng)用的很多系統(tǒng)都是公安部、省廳組織研發(fā)并統(tǒng)一推廣使用的,對派出所系統(tǒng)來說這個風(fēng)險(xiǎn)也確確實(shí)實(shí)存在,上級部門一旦推廣,對系統(tǒng)的打擊將是致命的。

3.5強(qiáng)化項(xiàng)目驗(yàn)收與效益評估

近年來,公安科技投入逐年增加,但仍不同程度地存在著資源配置不盡合理、資金損失和浪費(fèi)的現(xiàn)象。按現(xiàn)行科技項(xiàng)目管理方法,科技項(xiàng)目只要通過專家的立項(xiàng)評審,都能得到財(cái)政資助,不論完成的科技成果質(zhì)量高低,基本上都能通過驗(yàn)收。所以,為確保項(xiàng)目質(zhì)量,(1)要嚴(yán)把驗(yàn)收關(guān),落實(shí)驗(yàn)收工作的各項(xiàng)規(guī)定。在組織專家驗(yàn)收前,首先要做好系統(tǒng)功能與性能的驗(yàn)收測試,測試必須由具有相應(yīng)知識的測試人員根據(jù)需求說明書,依據(jù)實(shí)際運(yùn)行環(huán)境,來設(shè)計(jì)測試方案和測試用例。測試通過后的項(xiàng)目,由科技處負(fù)責(zé)邀請專家成立驗(yàn)收專家組,采取召開驗(yàn)收會的形式對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收,對建設(shè)項(xiàng)目的資料、設(shè)備、功能及各類指標(biāo)進(jìn)行核驗(yàn)。未通過驗(yàn)收的項(xiàng)目,要限期整改,整改完畢后組織復(fù)驗(yàn)。(2)要強(qiáng)化項(xiàng)目中、后期建設(shè)管理,開展項(xiàng)目效益評估工作,出臺相應(yīng)的項(xiàng)目評估指標(biāo),對項(xiàng)目的應(yīng)用情況進(jìn)行跟蹤檢查,對項(xiàng)目的投資效益、社會經(jīng)濟(jì)效益等進(jìn)行分析評估,為后續(xù)項(xiàng)目建設(shè)和其它相關(guān)項(xiàng)目建設(shè)奠定基礎(chǔ)。目前,社會上對科技建設(shè)的績效評估已經(jīng)形成了一套比較成熟的系統(tǒng),只是公安系統(tǒng)對此還比較陌生,但“他山之石,可以攻玉”,公安系統(tǒng)完全可以借鑒和引進(jìn)。

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