馬玉平

摘要:文章分析了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的迅速發(fā)展給會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了全新的變革,強(qiáng)化和突出電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度建設(shè),不斷探索適合電算化環(huán)境的內(nèi)部控制措施應(yīng)當(dāng)是當(dāng)前會(huì)計(jì)理論界和實(shí)務(wù)界面臨的首要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì);管理;制度;電算化

內(nèi)部控制制度作為企業(yè)受托者實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo),完成受托責(zé)任的一種手段,在企業(yè)內(nèi)部管理監(jiān)控系統(tǒng)中起著舉足輕重的作用。建立和完善我國(guó)內(nèi)部控制制度對(duì)提高企業(yè)管理水平、防止錯(cuò)誤和舞弊、保護(hù)投資者的合法權(quán)益并保證資本市場(chǎng)有效運(yùn)行具有重要的意義。

1 實(shí)行電算化內(nèi)部控制的必要性

1.1 電算化環(huán)境下存在電腦操作無(wú)形化和存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)紙化的缺陷

在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,會(huì)計(jì)人員之間的聯(lián)系是直接的,因而很自然地形成了相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系。同時(shí)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)用可見(jiàn)的文字、符號(hào)直接記錄在紙上,直觀性較強(qiáng),不同的筆跡可作為控制的手段;而電算化信息系統(tǒng)中,這種人員之間的聯(lián)系部分地轉(zhuǎn)變?yōu)槿伺c計(jì)算機(jī)的聯(lián)系,操作員身份的識(shí)別及授權(quán)控制等都有別于手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計(jì)線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無(wú)處可尋。

1.2 電算化環(huán)境下內(nèi)部稽核機(jī)制削弱

手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過(guò)多重手續(xù),嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作,如業(yè)務(wù)經(jīng)辦與授權(quán)批準(zhǔn)、收付款項(xiàng)與會(huì)計(jì)記錄的分離等,必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制,形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度,在相互牽制、相互核對(duì)、檢查監(jiān)督等重要措施的實(shí)施過(guò)程中,包含大量的信息提取、傳輸和校驗(yàn)等工作?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境復(fù)雜、經(jīng)營(yíng)內(nèi)容廣泛、地理分布廣闊、信息處理工作量大。如果采用傳統(tǒng)手段,不僅速度慢且花費(fèi)大。實(shí)行電算化后,許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化,大部分處理由計(jì)算機(jī)完成,一些內(nèi)部牽制措施無(wú)法執(zhí)行,會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與和控制,控制效率低,其審查、稽核機(jī)制被削弱。

1.3 電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)工作質(zhì)量有賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會(huì)計(jì)人員本身的操作水平

手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的連續(xù)性,而在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰,就可能使會(huì)計(jì)工作陷入癱瘓;手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下,會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德及對(duì)會(huì)計(jì)有關(guān)法規(guī)的理解和執(zhí)行效果,傳統(tǒng)會(huì)計(jì)在大量實(shí)踐的基礎(chǔ)上,積累了豐富經(jīng)驗(yàn)并形成了一整套完整的管理制度,而電算化系統(tǒng)中,操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)的管理控制方式失去了發(fā)揮功能的土壤。為了減少誤操作,提高輸出會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須具備嚴(yán)密的內(nèi)部控制功能和手段。

1.4 管理型會(huì)計(jì)軟件的發(fā)展對(duì)內(nèi)控制度提出了新的要求

管理體制和管理水平的逐漸完善對(duì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)提出了更高要求。單一的核算型會(huì)計(jì)軟件已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。管理型會(huì)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用是會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的必經(jīng)之路,其核心是實(shí)現(xiàn)管理會(huì)計(jì)電算化。管理型會(huì)計(jì)軟件較之傳統(tǒng)核算型會(huì)計(jì)軟件具有靈活性及自由度較大、個(gè)性突出的特點(diǎn),而限于電算化及內(nèi)部控制制度在我國(guó)的發(fā)展,在電算化內(nèi)部控制制度的制定和管理上存在著許多真空地帶。隨著經(jīng)營(yíng)環(huán)境的復(fù)雜化和經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的多樣化,企業(yè)在內(nèi)部控制的考慮和制定上,總會(huì)存在沒(méi)有涉及的地方。這使得內(nèi)部控制存在沒(méi)有觸及的真空,減弱了企業(yè)整體內(nèi)部控制的效果。

2 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)部控制的方法與措施

2.1 嚴(yán)格的內(nèi)控制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證

無(wú)論手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)還是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng),其內(nèi)部控制的目標(biāo)都是一致的,即健全機(jī)構(gòu)、明確分工、落實(shí)責(zé)任、具有嚴(yán)格的操作規(guī)程,充分發(fā)揮內(nèi)部控制的作用。只是在電算化環(huán)境下,控制的重點(diǎn)由傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)部門(mén)轉(zhuǎn)移到電子數(shù)據(jù)處理部門(mén),控制的要求更加嚴(yán)格,控制的內(nèi)容更加廣泛。以下將從不同的角度認(rèn)識(shí)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容。

從電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的方式看,內(nèi)控制度具體包括:組織控制,即在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中劃分不同的職能部門(mén);授權(quán)控制,就是規(guī)定電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)有關(guān)人員業(yè)務(wù)處理的權(quán)限;職責(zé)分工控制,是規(guī)定同一人不能處理“職責(zé)不相容”的業(yè)務(wù);業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化控制,就是規(guī)定有關(guān)業(yè)務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)程及制度;軟件的安全保密控制,就是規(guī)定軟件維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度;數(shù)據(jù)文件的安全保密控制,即規(guī)定數(shù)據(jù)維護(hù)、保管、使用的規(guī)程及制度;運(yùn)行控制,即應(yīng)用控制,包括輸入、處理和輸出控制3個(gè)方面;會(huì)計(jì)檔案管理制度,主要是建立和執(zhí)行會(huì)計(jì)檔案立卷、歸檔、保管、調(diào)閱、銷(xiāo)毀等管理制度。

按電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)組成結(jié)構(gòu)可以分為一般控制系統(tǒng)和應(yīng)用控制系統(tǒng)兩個(gè)部分:(1)一般控制系統(tǒng)為應(yīng)用程序的正常運(yùn)行提供外圍保障,分為組織控制和系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制兩部分,包括組織和操作控制、硬件和系統(tǒng)軟件控制、安全控制、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和系統(tǒng)文書(shū)控制等內(nèi)容;(2)應(yīng)用控制系統(tǒng)是針對(duì)具體的應(yīng)用系統(tǒng)的程序而設(shè)置的各種控制措施,包括輸入控制、處理控制和輸出控制3個(gè)方面。

2.2 電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)施內(nèi)部控制的方法與措施

以上是從控制方式和系統(tǒng)構(gòu)成對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制內(nèi)容的認(rèn)識(shí),下面將從電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)成探討實(shí)施內(nèi)部控制的方法與措施。

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的一般控制(普通控制)由于會(huì)計(jì)電算化知識(shí)與功能相對(duì)集中,必須制定相應(yīng)的組織和管理制度,部門(mén)之間實(shí)施組織控制,部門(mén)內(nèi)部實(shí)施崗位分工控制,明確部門(mén)內(nèi)部各崗位相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限和維護(hù)人員的職權(quán)是不相容的,必須分工明確,不得兼任,同時(shí),各崗位人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。

專(zhuān)職系統(tǒng)操作員只能使用經(jīng)編譯并加密的程序,不能再接觸系統(tǒng)設(shè)計(jì)文件、程序流程圖及源程序清單,不能兼任會(huì)計(jì)及審核工作;系統(tǒng)軟硬件維護(hù)人員不能擔(dān)任系統(tǒng)操作和會(huì)計(jì)工作,但可以兼任系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作;會(huì)計(jì)軟件維護(hù)必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)并在監(jiān)督下執(zhí)行。

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行控制是為了使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能適應(yīng)會(huì)計(jì)處理的特殊要求而建立的各種能防止、檢測(cè)及更正錯(cuò)誤和處置舞弊行為的控制制度和措施。運(yùn)行控制不同于一般控制,它是為保證整個(gè)系統(tǒng)的安全、可靠地運(yùn)行而建立的控制制度和措施;運(yùn)行控制是針對(duì)某個(gè)具體應(yīng)用子系統(tǒng)的控制,依子系統(tǒng)或應(yīng)用項(xiàng)目和具體數(shù)據(jù)處理方式的不同而不同。在批量數(shù)據(jù)輸入時(shí),其主要控制方法包括審核輸入前后的數(shù)據(jù)、編號(hào)順序檢驗(yàn)、邏輯關(guān)系檢查、數(shù)據(jù)界限檢查、關(guān)鍵字核對(duì)以及錯(cuò)誤更正等。

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程控制系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制是為了防止系統(tǒng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)錯(cuò)誤和偏差以保證系統(tǒng)的內(nèi)部控制和審查線索,使系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理、正確。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制分為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)階段的控制和系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段的控制。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制是針對(duì)進(jìn)行會(huì)計(jì)軟件開(kāi)發(fā)的單位實(shí)施的控制,在系統(tǒng)準(zhǔn)備、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施以及系統(tǒng)正式投入運(yùn)行后,對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行有效維護(hù)等所應(yīng)制定的控制制度和措施。

系統(tǒng)的安全控制電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制是指如何采取有力的控制制度和措施來(lái)保證系統(tǒng)安全、可靠地運(yùn)行。系統(tǒng)的安全控制主要包括系統(tǒng)的接觸控制、后備控制和環(huán)境安全控制等內(nèi)容。

綜上所述,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的產(chǎn)生和發(fā)展,極大地提高了會(huì)計(jì)的工作效率,但是任何計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都不是無(wú)懈可擊的,制度也不可能天衣無(wú)縫,應(yīng)順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展潮流,建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的高效性及準(zhǔn)確性,確保企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。

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