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        汪中求選用秘書的標準

        2009-12-10 08:52:54汪中求
        人力資源 2009年12期
        關(guān)鍵詞:上司總經(jīng)理秘書

        汪中求

        我選擇秘書向來不太注重外在形象,當然人都是愛漂亮的,但是從工作的角度來說,我不主張選擇太漂亮的秘書。因為我個人認為(很可能是個人偏見),漂亮女性克制力比較差,勤奮度也差,尤其經(jīng)不起打擊。我用秘書真正概括應(yīng)該是兩個字,一個是“嚴”,一個是“細”,因為我自己曾給一位廳級領(lǐng)導(dǎo)當過秘書,深有體會。

        實際上,秘書的所有的事情都是瑣碎的,因此她(他)必須嚴謹,不然上司就非常尷尬、非常麻煩。我當總經(jīng)理時也曾禮節(jié)性地請我的秘書吃了一次飯,我說,我個人并不重要,下了班以后我們在一起,你就是捶我一拳也無所謂,但是我作為一個總經(jīng)理是很重要的,因為我是這個企業(yè)管理的核心,我是這個企業(yè)管理的靈魂,所以你為我服務(wù)必須比別的崗位要更嚴謹、更到位。我們可以算一下賬,企業(yè)每年為我付出的成本是你的34倍,企業(yè)花了更大的成本請我,因此同樣一件小事情你做秘書的用30分鐘做,我一分鐘可以搞定。但是細節(jié)上的事情,應(yīng)該更多的由你去做。

        聘用秘書的目的,說白了就是為了解決上司的時間效率的問題,秘書是為了提升上司的時間效率,使上司的一些重復(fù)的、簡單的事情盡可能讓秘書為他做好,他的效率才更高。比如說,我每天早上八點準時到辦公室,秘書要在我之前7點30分到達。我的文件有一個詳細的清單,分四類:必須馬上批復(fù)的文件、必須看但不一定要回復(fù)的文件、可看可不看的文件、沒必要看的文件。大量的文件需要幫我把它分為四類,詳細的清單放在桌頭上,我必須知道我要處理哪些文件,次序是什么;再一個,要為我的筆記本電腦打開網(wǎng)絡(luò),上我們的局域網(wǎng)、外網(wǎng),要把昨天晚上到我今天沒上班之前的那一段時間網(wǎng)上給我的全部信息有效地整理成一份文檔,而不能讓我自己去上面看,我是會用計算機,但是你作為秘書必須給我準備好。我跟我的部下談事情,在寫字板上不斷地寫,因為我不太愿意用簡單的語言,但是我非常討厭我的筆寫著寫著就因為沒有墨水而寫不出來了,秘書必須考慮這個問題,事先給我把筆充滿墨水。

        大家可能認為我太苛刻了,但是必須對秘書提出高效的要求,有一個高效的秘書才有一個高效的總經(jīng)理。你要知道,你在這個企業(yè)總經(jīng)理的崗位工作效率差,整個企業(yè)的效率就一定會差??偨?jīng)理是企業(yè)管理者,如果你不去注意秘書的工作效率,你要提高企業(yè)效率是癡人說夢。和經(jīng)理打交道最多,跟經(jīng)理工作最密切的人是秘書,同時秘書崗位又是一個什么信息都了解的崗位,因此我對秘書的要求是苛刻的。秘書早晨上班要比我早,早走那不可能,必須在我之后下班;我走,秘書才能走;我不走,你是不能走的。如果你要考慮你自己還有很多事情,你沒有那么多的時間在班上,那你就不適合做一個秘書,而秘書做得好,也是可以迅速成為一個管理人才的。如果你有這種志向,就要付出比大家更多的努力,所以必須嚴格地訓(xùn)練秘書。

        不論是秘書崗位還是其他崗位,企業(yè)對員工的要求有三方面:一是完成本崗位規(guī)定的事情:二是協(xié)助其他崗位出色地完成了工作任務(wù):三是工作之外還能努力學(xué)習(xí),不斷進取以求未來。作為企業(yè)一般員工,我認為只要在法律要求的工作時間內(nèi),能滿負荷地工作,能做好崗位內(nèi)的事情,就是合格的員工;如果能有效地協(xié)助其他崗位工作,拉動了團隊,應(yīng)該算優(yōu)秀員工。

        我做過幾年總經(jīng)理,對一般員工并不苛刻,完成崗位任務(wù)就合格。人的工作是為了生活,我并不主張所有人都玩命工作,更不贊成“女人當男人用,男人當牲口用”,而且明確反對“狼性管理”。我選用的直接下屬,在上崗前會先問一個問題:你愿意成為一個合格的員工,還是想成為一個優(yōu)秀的員工?有人會說,那肯定回答“成為優(yōu)秀員工”。別,你應(yīng)該在聽完我的分析后再鄭重回答我。想成為一個優(yōu)秀的員工需要有超過一般員工的付出,上班時間就很難控制在八小時內(nèi),有些復(fù)雜的場合可能需要出席,同樣的工作可能要求比別的員工嚴格;成為一個合格的員工則沒有以上那些要求,你可以按時下班回家接孩子、給老公做飯,社會活動只要你不樂意將不安排、不強求,但同時我也會告訴你,刻意培養(yǎng)你的機會也會少,各種學(xué)習(xí)的機會也不多,上升的機會也相對少一些。我會等你認真思考后給我答復(fù)了,再決定對你的使用,決定給你壓力的大小。

        對女秘書,我當然更需要先問清楚。相對高的壓力和要求,一定是你自己選擇的,對待男秘書也同樣如此。

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