竇彥莉

被譽為“中國薩班斯法案”的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》開始執(zhí)行后,上市公司關(guān)于內(nèi)控方面的話題又開始變得火熱。在有了明確的內(nèi)控需求后,如何借助信息系統(tǒng)來實現(xiàn)?各家說法莫衷一是。華日家具的CIO趙仕平提出了一種創(chuàng)新方法:以協(xié)同應(yīng)用平臺為依托,做到12個層面的風(fēng)險控制,從而實現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化內(nèi)控。

從北京到廊坊的路只有36公里,而趙仕平卻走了將近四年。為了實現(xiàn)數(shù)字化內(nèi)控的理想,華日家具實業(yè)集團(以下簡稱“華日家具)CIO趙仕平,在公司籌劃上市的2005年,就開始和北京的一家軟件公司合作,試圖從OA入手,來滿足協(xié)同應(yīng)用、規(guī)范流程,基本實現(xiàn)公司內(nèi)部的數(shù)字化管理與控制?？墒沁@一設(shè)想最終在2006年以失敗告終了。

2007年公司成功上市后,身兼CIO與CFO于一身的趙仕平,又開始了自己數(shù)字化內(nèi)控的探尋。雖然他不是科班技術(shù)出身,但是他基于財務(wù)方面延展出來的對系統(tǒng)的思考,更有借鑒意義。

在放棄OA,提出“大OA”的口號后,趙仕平仔細(xì)描述了自己設(shè)想的數(shù)字化內(nèi)控的美好前景:以應(yīng)用開發(fā)平臺為基點,對12個業(yè)務(wù)層面進行關(guān)聯(lián)控制,從而實現(xiàn)華日家具的數(shù)字化內(nèi)控管理。

協(xié)同不是目的

華日家具成立于1992年,公司坐落于京津塘高速公路中段——廊坊經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)(距北京36公里)。作為國內(nèi)老牌的家具企業(yè),華日家具先后榮獲“中國馳名商標(biāo)”、“中國名牌產(chǎn)品”、“國際著名商標(biāo)”、“質(zhì)量萬里行信得過產(chǎn)品”等多項國際國內(nèi)大獎。

2003年趙仕平來到華日家具任職公司首席財務(wù)官,這時他的主要工作是為公司籌備上市。2004年9月20日證監(jiān)會批復(fù)華日家具,獲準(zhǔn)其到香港創(chuàng)業(yè)板上市。2007年2月華日家具在香港成功上市。

在籌備上市的同時,華日家具流程的規(guī)范化和管理的自動化需求也隨之跟進。展開企業(yè)信息化建設(shè)這項任務(wù)也落到了趙仕平身上。2005年,華日家具簽約一家軟件公司,針對公司的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)進行定向開發(fā),整個項目進行了兩年,雖然取得了一定的成績,但總體來說,并沒有取得預(yù)期的效果,對于這個“雞肋”項目,在簽訂合同兩年后,趙仕平選擇了終止合作。

華日家具上市之后,對于規(guī)范流程的需求聲日益迫切。趙仕平希望實現(xiàn)信息化管理后的華日家具,實現(xiàn)管理模式能隨著企業(yè)規(guī)模的擴大被快速復(fù)制,達(dá)到規(guī)范管理和人員配置最優(yōu)化,系統(tǒng)能為集團管理人員提供及時可靠的數(shù)據(jù)信息,能使管理變得更簡便、有效,從而節(jié)約管理人員的決策時間,使公司能在面對客戶的需求時更快捷地做出應(yīng)答。

在趙仕平眼中,現(xiàn)在的OA系統(tǒng)只是完成一個審批的功能,而他希望OA系統(tǒng)能夠解決業(yè)務(wù)邏輯,一個不再只是能夠?qū)徟膺€是不同意,而是同時能夠幫企業(yè)管理業(yè)務(wù)的產(chǎn)品。“可以把業(yè)務(wù)邏輯寫入到預(yù)算規(guī)則中”。

帶著這樣的觀念尋找軟件,在有了一次慘痛的經(jīng)歷后,趙仕平眼界放得更寬,他認(rèn)識到如果限于目前的OA產(chǎn)品,不僅不能實現(xiàn)數(shù)字化管控的目的,而且束縛了手腳。最后他選擇了應(yīng)用開發(fā)平臺軟件,在平臺上應(yīng)用配置化設(shè)計理念和構(gòu)件/組件技術(shù),提高軟件的開發(fā)效率,降低軟件開發(fā)難度,并且應(yīng)用可立即部署,這樣可以大大縮短應(yīng)用開發(fā)的調(diào)試期。

二次選擇更顯理性。經(jīng)過眾多的比較后,趙仕平最終選定了創(chuàng)恒信公司的F1應(yīng)用開發(fā)平臺軟件,作為其信息化建設(shè)的基礎(chǔ)平臺。“之所以選擇F1應(yīng)用開發(fā)平臺軟件,是因為它提供了一個開放的平臺,這個平臺軟件的架構(gòu)靈活,在將來部署業(yè)務(wù)的時候會比較簡捷,我們會在這個平臺的基礎(chǔ)上,再進行開發(fā)?！?/p>

根據(jù)趙仕平的規(guī)劃,企業(yè)內(nèi)部上下協(xié)同并不是他的終極目標(biāo),他希望通過這個開放的平臺,把相應(yīng)的一些應(yīng)用系統(tǒng)都無縫鏈接起來,最終實現(xiàn)他的數(shù)字化內(nèi)控的夢想。

統(tǒng)領(lǐng)12層控制

近年來的華日家具得到了迅猛發(fā)展。目前已發(fā)展成為擁有占地面積400多畝,建筑面積18萬平方米,銷售網(wǎng)點600多家 ,集生產(chǎn)銷售、科研開發(fā)于一體的大型企業(yè)集團。

在這樣一個大規(guī)模的企業(yè)中,趙仕平提出數(shù)字化內(nèi)控絕不只是一個夢想,因為只有信息技術(shù),才能實現(xiàn)這種多業(yè)態(tài)、大規(guī)模的企業(yè)管理。趙仕平認(rèn)為,企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)促進信息的集成與共享,充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用。應(yīng)對信息系統(tǒng)的有效性進行評價,評價內(nèi)容包括信息系統(tǒng)一般控制和信息系統(tǒng)應(yīng)用控制。

在他看來,一般控制包括:著重考慮與信息系統(tǒng)開發(fā)、程序變更、系統(tǒng)維護、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全有關(guān)的信息技術(shù)控制目標(biāo)是否符合企業(yè)內(nèi)部控制的要求,是否有利于企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的實現(xiàn),并以此評價信息系統(tǒng)的安全性、可靠性和合理性。應(yīng)用控制包括:著重考慮信息系統(tǒng)中與業(yè)務(wù)流程相關(guān)的控制點,并以此評價相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)操作數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。

趙仕平說,華日家具隨時要面對普遍風(fēng)險,比如:采購訂單信息不明確、不完整或不統(tǒng)一,采購訂單未能及時正確的執(zhí)行從而影響公司的運營與管理;采購訂單未進行適當(dāng)?shù)膶徟?執(zhí)行了不合理的采購訂單;采購訂單未與供應(yīng)商進行必要溝通和確認(rèn),采購訂單未能及時正確的執(zhí)行;未能及時跟進采購訂單/合同的執(zhí)行情況。

那么該如何采取控制措施呢?這就需要做到以下幾點:確立采購訂單的標(biāo)準(zhǔn)格式、樣式及標(biāo)準(zhǔn)條款和條件,并明確規(guī)定采購訂單中必須列示的基本和其他采購附加信息。如標(biāo)準(zhǔn)的訂單條款和條件不適用,可就采購事項擬定單獨的協(xié)議。采購訂單的創(chuàng)建和修改,根據(jù)訂單性質(zhì)和涉及金額,必須經(jīng)過分級審批。供應(yīng)商收到公司發(fā)送的采購訂單后,應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容,由其業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字/簽章確認(rèn)采購訂單生效后,作為雙方權(quán)責(zé)劃分的重要依據(jù)之一。訂單生效后,采購人員定期跟進采購訂單的執(zhí)行情況,定期審閱系統(tǒng)的訂單狀態(tài),對未履行訂單和逾期尚未處理的訂單,應(yīng)及時查明原因。合同簽訂后,發(fā)現(xiàn)內(nèi)容約定錯誤或者不明確以及發(fā)生合同爭議的,由原合同簽訂部門和人員與供應(yīng)商就增補、變更有關(guān)事項協(xié)商,并按要求重新履行合同審批程序。

實現(xiàn)這些控制措施,就構(gòu)成了數(shù)字化內(nèi)控的一個模型?；谮w仕平的數(shù)字化內(nèi)控理念,華日家具成立了一個17個人組成的團隊,與F1軟件項目組一起進行軟件的二次開發(fā),以F1軟件平臺為基礎(chǔ),把目前公司使用的幾十套應(yīng)用系統(tǒng)串聯(lián)起來,在實現(xiàn)信息共享的同時,實現(xiàn)可視化、易管理的數(shù)字化內(nèi)控目標(biāo)。

按照趙仕平的規(guī)劃,華日家具在F1平臺上做文章,致力于實現(xiàn)12層控制:業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度、權(quán)限審批、準(zhǔn)入、會計系統(tǒng)、財產(chǎn)保護、績效考核、預(yù)算結(jié)算、商務(wù)智能、會議管理、不相容職務(wù)分離、以及應(yīng)急預(yù)案。

如此大膽而創(chuàng)新的設(shè)想,在CFO出身的CIO趙仕平這里,得到了淋漓盡致的體現(xiàn)。就像他一直強調(diào)的那樣,CIO也許不用特別關(guān)注具體的技術(shù)細(xì)節(jié),但一定要選對方向。