饒海榮

筆者結(jié)合多年來對word2000的教學(xué)，談一談Word中替換命令的幾點妙用。

一、修改字符中的某些錯誤

眾所周知，Word是目前使用最廣的一款字處理軟件，人們在用它進行操作的過程中都會犯下某些錯誤，其中常見的錯誤是字符本身的輸入錯誤、字符格式或段落格式的錯誤等。出現(xiàn)上述錯誤該怎么辦嗎，對一篇長文章來說，這時如果對著屏幕一個個地查找并改正的話，將費時費力，有時甚至還可能改錯。針對此情況，并沒有必要一個一個地找，一個一個地改，因為Word已經(jīng)提供了功能強大的查找與替換功能，使用它不僅可修改錯誤，還可大大提高編輯工作的效率。下面以將文中的所有“西方”替換為“西歐”，且字符格式設(shè)為黑體、五號、加粗、傾斜、陰影為例，來談一談如何利用它來完成解決此種問題。

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，打開“查找和替換”對話框，在“查找內(nèi)容”框中，輸入“西方”，在“替換為”框中輸入“西歐”。如果擴展的替換選項看不見，可單擊“高級”按鈕，選中替換框中“西歐”，單擊“格式”按鈕，從下拉列表選擇“字體”命令，然后在彈出的“字符”對話框中，選擇字體為“黑體”，字號為“五號”，字形為“加粗、傾斜”，效果列表選中“陰影”。若要全部修改可直接單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成修改操作。若要逐個修改，可單擊“替換”按鈕，重復(fù)多次，也完成多個錯誤的修改，最后單擊“關(guān)閉”按鈕。

二、刪除文字間多余的字符和特殊符號間的更換

在實際生活中經(jīng)常遇到這樣的問題：如從Internet網(wǎng)下載一篇文章其保存為Word文檔后，會發(fā)現(xiàn)在文檔的字符間有很多個無用的字符或符號，特別是特殊符號，其中特殊符號最多的是空格符，有時多得甚至在每兩個字符間均含有一個多余字符或符號。或者會在文章中發(fā)現(xiàn)本來應(yīng)該分段的，卻分成了行，即句號后有一個軟回車符“↓”(即手動換行符)。這樣不僅影響了文檔的美觀，并可能浪費了磁盤空間。該如何將其刪除呢?通常人們就直接用刪除鍵(即DEL鍵)或退格鍵(即BackSpace鍵)將多余的字符或軟回車符“↓”一個一個地慢慢刪除，但對一篇長文章來說，這樣雖然可將字符或軟回車符“↓”全部刪除，不僅費時費力，有時甚至還可能刪錯。有沒有更快的方法呢?回答是肯定，可用Word中替換命令來完成。下面以刪除多余的空格符和軟回車符“↓”轉(zhuǎn)變成硬回車符“”為例，介紹一下該方面的具體操作。

1、刪除多余的空格符

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”一“替換”命令，在打開的對話框的“查找內(nèi)容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“空白區(qū)域”項或直接輸入“w”，在“替換為”框中不輸入任何內(nèi)容，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則完成多余字符的刪除。也可使用“替換”按鈕，逐個將其刪除，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，這樣就可將多余的空格刪除掉。

2、特殊符號間的更換(軟回車符“↓”轉(zhuǎn)變或硬回車符“”)

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，在打開的對話框的“查找內(nèi)容”框中，單擊“特殊字符”按鈕，在彈出的菜單中選擇“手動換行符”項或直接輸入“↓”，在“替換為”框中選擇“段落標記”或直接輸入“p”，再單擊“全部替換”按鈕，若單擊“確定”按鈕，則對特殊字符的更換。也可使用“替換”按鈕，逐個修改，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，完成此方面的操作。

三、在文字間添加特殊符號

在工作中也會遇到這樣的問題：在打印好幾十頁的材料后，領(lǐng)導(dǎo)要求把“第一章”、“第二章”等后面都加上一個頓號。大家可能會想，這還不簡單，查找所有的“章”字，把它替換成“章、”不就行了嗎?可是，所有的“第一章”、“第二章”都變成了“第一章、”、“第二章、”，但是全文中其他出現(xiàn)的“章”也變成了“章、”。這可怎么辦呢?以此為例，介紹一下Word中在文字間添加特殊符號的妙用。

打開“查找和替換”對話框，選擇“替換”標簽，在“查找內(nèi)容”中輸入“第章”，然后把光標移到兩個字之間，單擊下方的[特殊字符]按鈕(如果沒有這個按鈕的話，單擊[高級]按鈕就會出現(xiàn))，選擇“任意字符”，這時查找的內(nèi)容就是“第?章”。接下來，把光標移到“替換為”框中，單擊(特殊字符)按鈕，選擇“查找內(nèi)容”，就會插入““，再加上一個頓號，這樣就把查找的內(nèi)容替換成原來的查找內(nèi)容加上一個頓號了，也就是“&”，按下[全部替換]按鈕即可，容易且方便。

四、利用替換進行分行或分段

例如，將下列詩《將進酒》按每行一句排列：

君不見黃河之水天上來，奔流到海不復(fù)回。君不見高堂明鏡悲白發(fā)，朝如青絲暮成雪。人生得意須盡歡，莫使金樽空對月。天生我才必有用，千金散盡還復(fù)來。烹羊宰牛且為樂，會須一飲三百杯。岑夫子，丹邱生，將進酒，杯莫停。與君歌一曲，請君為我傾耳聽。鐘鼓饌玉不足貴，但愿長醉不愿醒。古來圣賢皆寂寞，惟有飲者留其名。陳王昔時宴平樂，斗酒十千恣歡謔。主人何為言少錢，徑須沽取對君酌。五花馬，千金裘。呼兒將出換美酒，與爾同銷萬古愁。

碰到這種情況，可能有的人會采取以下方式：將插入點定位于每個句號后，再同時按下Shift+Enter鍵插入一個軟回車符來完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段，就直接在句號后按Enter鍵插入段落標記(即硬回車符)，這樣操作是徹底錯誤，他們把分行看作是分段，嚴重違背了題目的意思，是不可行的。做此題時首先要分辨清楚，什么是分行、什么是分段，兩者是怎么區(qū)分的。分行和分段的區(qū)分關(guān)鍵在于特殊符號是軟回車符還是段落標記，若是段落標記說明它是分段，否則就是分行。用直接插入軟回車符的方法給詩文分行雖可進行，但不是最佳方法。最佳方法是；

先選中要進行替換的文本，然后單擊菜單欄中的“編輯”→“替換”命令，在打開的對話框的“查找內(nèi)容”框中，直接輸入句號“?！?，在“替換為”框中直接輸入句號“?！焙吞厥夥枴笆謩訐Q行符”或直接輸入““↓”，再單擊“全部替換”按鈕，在彈出的提示框中，若單擊“確定”按鈕，則分行操作。也可使用“替換”按鈕，逐個修改來完成分行操作。最后單擊“關(guān)閉”按鈕，完成分行操作。

五、通配替換

如果要想將文檔中的書名(包含在書名號“《》”之間的部分)統(tǒng)一設(shè)置“黑體、紅色”，可以利用通配符替換來實現(xiàn)：打開“查找和替換”對話框，展開“高級”選項，選中其中的“使用通配符”選項，在“查找內(nèi)容”中輸入“《?！贰保缓髮⒐鈽硕ㄔ凇疤鎿Q為“右側(cè)的方框中，不輸入內(nèi)容，打開“替換字體”對話框，將“中文字體”和“字體顏色”分別設(shè)置為“黑體”和“紅色”，點擊“確定”返回，再按一下“全部替換”按鈕即可。

六、小結(jié)

通過上述介紹，可以使人們對字處理軟件Word中的替換命令的應(yīng)有個大致的了解，遇到什么問題時也知道什么時候用替換來解決它題。通過學(xué)習(xí)使人們可進一步了解到對于某些問題不要被表面現(xiàn)象所迷惑，應(yīng)深入了解其實質(zhì)，只有這樣才能更好地解決好問題。

(作者單位：海南省?？谑懈呒壖脊W(xué)校)