王海燕

檔案利用是指檔案館對其所保存的檔案,除了按照國家有關(guān)保密的規(guī)定和其他有關(guān)規(guī)定需要保密或者需要控制利用的外,均須根據(jù)不同情況,分期分批地向社會開放。這就使檔案利用與檔案保密成為檔案工作中相輔相成的一對矛盾的統(tǒng)一體,人們在利用檔案時不可忘記保密,而做好檔案保密又正是為了維護檔案的完整安全,以便更好地利用檔案發(fā)揮其功效。為此,我們在工作中要正確認識妥當處理,不能出現(xiàn)“重保輕用,利用不足”的現(xiàn)象,更不能無限制地利用而忘記保密,因為檔案中包含著涉及國家或個人的秘密資料、科技成果、經(jīng)濟數(shù)據(jù)等,所以在檔案的管理工作中,保密工作是至關(guān)重要的,是檔案管理工作人員的神圣職責,也是平時工作中十分重要的內(nèi)容。

一、要充分認識檔案保密工作的重要性

保密工作歷來是黨和國家的一項重要工作。在革命戰(zhàn)爭年代,保密就是保生存、保勝利;和平建設(shè)時期,保密就是保安全、保發(fā)展。隨著我國的改革開放,保密工作也直接關(guān)系到國家安全、經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定,關(guān)系到建設(shè)有中國特色社會主義事業(yè)的順利進行。而且,當前保密與竊密的較量越來越帶有高科技的特點,更增加了保密工作的難度。因此,越是改革開放,越是發(fā)展社會主義市場經(jīng)濟,越是發(fā)展現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),就越要做好檔案信息的保密工作。

二、目前在保密工作中容易出現(xiàn)的問題

1.思想認識上的麻痹。

2.涉密人員的無序流動給保密工作帶來難度。

3.通信和辦公自動化程度不斷提高,對保密工作提出挑戰(zhàn)。

4.保密制度不健全,措施不落實。

5.定密上的隨意性。

三、怎樣做好檔案的利用與保密工作

(一)做好檔案的審查工作

1.初審,即檔案工作人員根據(jù)標準,對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審查,初步判定開放與控制使用范圍;

2.中審,即由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志,重點審查初審中沒有判定開放與控制使用的部分檔案,以確定其取舍;

3.終審,即由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),根據(jù)初審和中審的情況,權(quán)衡利弊,進行綜合分析、審查,最終決定與批準檔案的開放與否。通過審查篩選出來可以開放和利用的檔案,以此來保證機密檔案的不泄露和可開放檔案充分利用。

(二)進行合理的檔案鑒別工作

1.保管期限。確定保管期限的原則“正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本機關(guān)工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限?！备鳈C關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定和《文書檔案保管期限表》,以及有關(guān)的專門檔案保管期限表,結(jié)合本機關(guān)的實際情況,編制本機關(guān)或本系統(tǒng)的檔案保管期限表,經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準后執(zhí)行,并報同級檔案行政管理部門備案。

2.保密期限。保密期限原則“該國家秘密事項在其確定的期限內(nèi),受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護,具有產(chǎn)生法律效力的時限。國家秘密事項在一定時間內(nèi),如被泄露,將會對國家安全和利益造成危害?！?/p>

(三)做好檔案的調(diào)密工作

根據(jù)1991年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍暫時規(guī)定》,1991年1月1日前形成的涉密檔案,由國家各級檔案館負責解密;對館藏將滿30年的涉密檔案,原檔案形成者認為仍屬國家機密的,應(yīng)當自該檔案屆滿30年之日前6個月,以文件形式通知有關(guān)的檔案行政機關(guān)或檔案館;過期未通知的,由檔案館進行處置;各級國家檔案館保存的1991年1月1日后形成的涉密檔案,未接到保密期限變更通知的,自保密期限屆滿之日起,即可自行解密國家檔案館保存的經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化類的涉密檔案,有必要提前向社會開放的,應(yīng)向檔案形成機關(guān)發(fā)出要求提前解密的通知,有關(guān)機關(guān)在接到通知的半年內(nèi)應(yīng)予以答復(fù),否則,檔案館可根據(jù)有關(guān)規(guī)定辦理;原檔案形成機關(guān)、單位已被撤并的,對其所形成的涉密檔案文件的處置工作,由承提其原職能的單位負責;如無相關(guān)的承提機關(guān)或單位,則由檔案館負責處理。

(四)做好檔案利用中的監(jiān)督工作

1.建立良好的制度。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結(jié),不斷充實和完善。

2.隊伍建設(shè)。擔負利用服務(wù)工作的檔案管理人員,是利用制度的直接貫徹者,對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì),要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務(wù)的精神,熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素質(zhì),要具備專業(yè)知識,熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì),要有較高的文化知識,能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與間題,從中掌握利用工作規(guī)律。此外,還要有敏銳的工作能力和觀察能力,善于做利用者的工作,能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

3.建立安全的監(jiān)督措施。在開放檔案和利用檔案的過程中,要進行分類及重點監(jiān)護,并且可以安裝一些硬件措施。如在檔案館內(nèi)安裝攝像監(jiān)視器,防止在檔案室內(nèi)做一違規(guī)事件。例如:涂改,影印,偷撕。身為檔案開放的管理人員,要有敏銳的觀察力和較高的洞察力,利用者能夠在其掌握之中。手腦要快,對檔案有極深的了解。能夠在利用者還回檔案時及時審察,并發(fā)現(xiàn)是否有問題。檔案的利用也不是無聲的,管理人員要多了解利用者借閱的目的、動機、時間、去向和閱覽者的情況。一旦有缺損一定要及時上報,以免更大的不必要的損失和意外的發(fā)生,做到早發(fā)現(xiàn),早上報,早處理。

(五)做好檔案利用的宣傳工作

近幾年檔案部門在社會上開展了多層次的宣傳活動。但這些宣傳活動一般是針對檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開的對檔案館的宣傳卻未能做到同步進行。另外,我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”,檔案館工作人員更是如此,只滿足干踏踏實實地做好本職工作,頭腦中缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳、保護的意識,從而影響到社會對檔案館的認知程度。應(yīng)大為宣傳《檔案法》中的相關(guān)內(nèi)容,使得利用人員依法借閱,依法利用。

如此達到檔案利用和保密互為保障的辯證統(tǒng)一,則既能使檔案信息資源得到充分利用,體現(xiàn)其價值的最大化、社會化,又維護了國家、集體、個人的合法權(quán)益不受侵害,并使檔案在利用中延續(xù)生命,煥發(fā)活力,促進檔案工作更快更好地開展?！?/p>

(編輯/穆楊)