韓淑華

《高等教育法》第十一條規(guī)定：“高等學校應當面向社會，依法自主辦學，實行民主管理”。實行民主管理的前提，就是要尊重廣大師生員工的知情權。高校實施信息公開，必須將涉及學校管理、教育改革等直接涉及師生員工切身利益的事項進行公開，讓廣大師生員工參與管理，參與監(jiān)督。高校信息公開，民主管理學校是高校管理的一項基本原則和要求，同時也是高校“依法治?！钡幕局贫?。高等學校的師生員工是學校的真正主人，是辦學的主體，沒有學生、教師、職工，也就稱不上學校，學校就失去了存在的意義。因此，各高校都十分重視本校的信息公開工作。并以此作為發(fā)揚民主、實行監(jiān)督管理、公眾依法獲取信息、促進高校發(fā)展的一個舉措。

一、高校檔案館在高校信息公開中的重要作用

高校檔案館在高校信息公開中的重要作用，由以下幾方面決定：

(一)高校檔案館的功能、作用決定

高校檔案館收藏著高校從事招生、教學、科研、對外交流、建設和管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀錄。檔案館是高校的科學文化事業(yè)機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心，是高校信息的主要集中地。所收集的檔案門類齊全，資源豐富。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為高校、社會實踐服務的一項業(yè)務系統(tǒng)，檔案管理部門既是高校政務信息的收集、保管地，又是為高校工作服務的部門。在2000年我國很多高校檔案部門就利用自身的優(yōu)勢和特點，通過開展高?，F(xiàn)行文件查閱服務等多種形式積極探索高校信息公開工作，因此，高校檔案在高校信息公開中發(fā)揮著不可替代的作用。高校檔案館探索信息公開的實踐是適應時代的需要，拓展服務領域，創(chuàng)新服務機制的一項重大舉措，是當前我國檔案工作的一個亮點。高校檔案館之所以成為高校信息公開的主要場所，還因為高校90％的紙質和電子檔案信息在檔案館，這也決定高校檔案館適合進行高校信息公開中現(xiàn)行文件的開放利用工作。

(二)檔案館管理人員知識、業(yè)務要求決定

檔案管理人員按檔案管理要求應該具有良好的專業(yè)知識和理論素養(yǎng)，以及在檔案利用服務實際中所需要的工作技能和服務意識，檔案管理人員按檔案管理要求對于公眾利用信息需求應該了解，例如：哪些是高頻利用信息，哪些少人問津，哪些人群需要何種信息服務等等。更重要的一點是現(xiàn)行文件經(jīng)過一段時間后勢必失去其現(xiàn)行價值，而要作為檔案歸檔保存，由檔案知識、業(yè)務全面的檔案館工作人員來從事現(xiàn)行文件開放服務，就一定會把好立卷歸檔工作這一關鍵環(huán)節(jié)。把握好了立卷歸檔工作這一關鍵環(huán)節(jié)，就為以后的高校信息公開工作打下了堅實的基礎。

(三)高校學生關注的信息決定

高校檔案館中藏有教職工關注的建設項目、大宗物資采購、預算外資金、科研經(jīng)費管理和使用、教師聘任、職稱評定、業(yè)務考核、評選先進、晉職晉級、出國、進修、職工福利基金的使用、院系一級重要事務管理、教職工獎懲、住房分配、學校領導班子廉潔自律情況(主要包括領導干部在住房、用車、通訊工具使用、公款出國、國內考察、招待費等方面的自查自糾情況及教職工普遍關注的其他事項)等熱門信息。教職工是學校的主人翁，高校的發(fā)展直接關系到教職工的利益，只有讓教職工了解影響高校發(fā)展并與切身利益有關的這些信息，才能使他們更好的參與和監(jiān)督高校的改革：才能調動他們的積極性和贏得他們的支持，以此保證高校的健康發(fā)展。在信息公開工作中，各高校檔案館還利用自己的主頁及時發(fā)布師生們的相關信息，通過師生登陸檔案館網(wǎng)頁查詢自己的一些相關信息。如，在教師聘任時，遵循的雙方平等自愿的原則等，將有關工作依法公開，對教師進行考核時，也將考核的各名額比例、要求、程序、結果的文件及時公布在檔案館網(wǎng)頁上，以供大家知曉，以接受大家的監(jiān)督。高校檔案館會把高校每個重要活動中產(chǎn)生的檔案信息整理歸檔，并以紙質檔案和電子檔案的形式隨時向廣大師生開放。高校檔案館占有高校信息公開工作中教職工所需的熱門信息，也正是高校檔案館成為高校信息公開主要場所原因之一。

二、高校信息公開對高校檔案管理提出了更高要求

檔案管理部門既是高校信息的收集保管地，又是為高校工作服務的部門，檔案管理工作是服務于高校和社會公眾的。由此，高校信息公開工作離不開檔案管理工作，高校信息公開工作又對檔案管理工作提出了更高要求，具體來說主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1、檔案材料要求做到齊全、完整、規(guī)范

高校信息公開工作有效實施的基本前提是高校信息齊全完整，如果信息缺失，信息公開工作就是無米之炊。一方面，各部門或個人在其活動中將形成大量文件，這些文件在運行周期結束后，如果長期積壓在其本部門或個人手中，不及時加以收集、整理或者收集不齊全、整理不規(guī)范，就可能導致重要材料的缺失。造成日后信息公開中查詢不到這部分重要信息。因此，檔案管理部門應當負起責任，依據(jù)檔案管理的有關規(guī)定和規(guī)范，對政府文件形成部門及個人進行業(yè)務指導，以保證已公開高校文件及個人重要信息收集齊全、完整，并及時規(guī)范整理。只有這樣，高校信息公開工作才能有齊全、完整的檔案信息做物資保證。否則，高校信息公開工作就無從開展。

2、加大資金投入，加快信息化建設步伐

2008年經(jīng)過對秦皇島市6所高校信息公開情況調查、走訪得知，目前，大多高校都存在影響高校檔案工作的資金短缺、經(jīng)費不足、設備落后、信息化程度較低問題，特別是由于資金短缺，普遍都存在檔案信息化建設步子緩慢，設備陳舊狀況。所調查的秦皇島市的6所高校中有1所高校達到了檔案管理要求的信息化管理水平，其他5所高校從房屋設施建設，到每年的資金投入，以及檔案信息化管理水平都存在一定差距。因此可以看出，檔案管理信息化建設，雖在全國各高校展開。但成效卻不明顯?，F(xiàn)在，一些信息化建設搞得較好的高校，其檔案信息網(wǎng)站依然由檔案目錄等二次信息支撐臺面，可公眾所關心和查詢的是檔案所包含的信息，而非檔案實體本身。大量的館藏資源與檔案數(shù)字化的低速度形成鮮明對比。較低的信息化程度直接影響了人們對信息的需求，經(jīng)費缺乏，導致網(wǎng)絡硬件基礎設施落后，在相當程度上制約了網(wǎng)絡檔案信息服務的發(fā)展，給網(wǎng)絡檔案信息服務造成障礙。因此，高校信息公開促使各高校加大檔案管理經(jīng)費投入，增加設備，把實現(xiàn)信息化納入電子政務總體規(guī)劃之中。

3、處理好開放與保密的關系

目前，一些高校的檔案工作人員受以往“重保輕用”保守管理觀念影響，文件一旦進入檔案館保管后，其開放利用卻成為問題。他們不能很好地處理保密與開放的關系，各機關檔案(室)館通常把這部分檔案信息資源僅供本單位利用，一般不向社會提供利用查詢。這種狀況，嚴重阻礙著高校信息公開工作地開展。因此，在目前情況下，各高校檔案主管機關，要堅持保存、保密與利用開發(fā)相結合的原則，緊緊圍繞黨和國家的中心工作，圍繞有益于高校的教學、科研等各項工作及時修訂檔案管理辦法，調整檔案開放的相關規(guī)定，以公開的內容不涉及黨和國家機密或受法律保護的商業(yè)秘密、個人隱私以及其他不宜公開的事項為原則，處理好檔案信息公開與保密的關系，做到樹立新的保密思想，對可保密可不保密的檔案信息，一定公開：對可設低密級的檔案就不設高密級：對可提前開放的檔案，絕不延遲公開：對在文件階段已公開的檔案，原則上歸檔后也一定公開等措施來緩解政令、法律之間的不統(tǒng)一問題，并在工作實踐中不斷總結經(jīng)驗，開拓創(chuàng)新，盡量協(xié)調好相關法律、法規(guī)之間的關系，努力做好高校檔案在信息公開背景下的保密與開放利工作。使高校檔案館在不斷提高檔案保存、保密、管理的現(xiàn)代化水平的同時，努力做到不斷提高服務質量，提高利用率，提高檔案信息公開水平。