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        論高校信息公開背景下的檔案管理要求

        2009-11-13 03:53:22韓淑華
        檔案天地 2009年9期
        關鍵詞:保密教職工檔案館

        韓淑華

        《高等教育法》第十一條規(guī)定:“高等學校應當面向社會,依法自主辦學,實行民主管理”。實行民主管理的前提,就是要尊重廣大師生員工的知情權。高校實施信息公開,必須將涉及學校管理、教育改革等直接涉及師生員工切身利益的事項進行公開,讓廣大師生員工參與管理,參與監(jiān)督。高校信息公開,民主管理學校是高校管理的一項基本原則和要求,同時也是高校“依法治?!钡幕局贫?。高等學校的師生員工是學校的真正主人,是辦學的主體,沒有學生、教師、職工,也就稱不上學校,學校就失去了存在的意義。因此,各高校都十分重視本校的信息公開工作。并以此作為發(fā)揚民主、實行監(jiān)督管理、公眾依法獲取信息、促進高校發(fā)展的一個舉措。

        一、高校檔案館在高校信息公開中的重要作用

        高校檔案館在高校信息公開中的重要作用,由以下幾方面決定:

        (一)高校檔案館的功能、作用決定

        高校檔案館收藏著高校從事招生、教學、科研、對外交流、建設和管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀錄。檔案館是高校的科學文化事業(yè)機構,是永久保管檔案的基地,是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心,是高校信息的主要集中地。所收集的檔案門類齊全,資源豐富。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為高校、社會實踐服務的一項業(yè)務系統(tǒng),檔案管理部門既是高校政務信息的收集、保管地,又是為高校工作服務的部門。在2000年我國很多高校檔案部門就利用自身的優(yōu)勢和特點,通過開展高?,F(xiàn)行文件查閱服務等多種形式積極探索高校信息公開工作,因此,高校檔案在高校信息公開中發(fā)揮著不可替代的作用。高校檔案館探索信息公開的實踐是適應時代的需要,拓展服務領域,創(chuàng)新服務機制的一項重大舉措,是當前我國檔案工作的一個亮點。高校檔案館之所以成為高校信息公開的主要場所,還因為高校90%的紙質和電子檔案信息在檔案館,這也決定高校檔案館適合進行高校信息公開中現(xiàn)行文件的開放利用工作。

        (二)檔案館管理人員知識、業(yè)務要求決定

        檔案管理人員按檔案管理要求應該具有良好的專業(yè)知識和理論素養(yǎng),以及在檔案利用服務實際中所需要的工作技能和服務意識,檔案管理人員按檔案管理要求對于公眾利用信息需求應該了解,例如:哪些是高頻利用信息,哪些少人問津,哪些人群需要何種信息服務等等。更重要的一點是現(xiàn)行文件經(jīng)過一段時間后勢必失去其現(xiàn)行價值,而要作為檔案歸檔保存,由檔案知識、業(yè)務全面的檔案館工作人員來從事現(xiàn)行文件開放服務,就一定會把好立卷歸檔工作這一關鍵環(huán)節(jié)。把握好了立卷歸檔工作這一關鍵環(huán)節(jié),就為以后的高校信息公開工作打下了堅實的基礎。

        (三)高校學生關注的信息決定

        高校檔案館中藏有教職工關注的建設項目、大宗物資采購、預算外資金、科研經(jīng)費管理和使用、教師聘任、職稱評定、業(yè)務考核、評選先進、晉職晉級、出國、進修、職工福利基金的使用、院系一級重要事務管理、教職工獎懲、住房分配、學校領導班子廉潔自律情況(主要包括領導干部在住房、用車、通訊工具使用、公款出國、國內考察、招待費等方面的自查自糾情況及教職工普遍關注的其他事項)等熱門信息。教職工是學校的主人翁,高校的發(fā)展直接關系到教職工的利益,只有讓教職工了解影響高校發(fā)展并與切身利益有關的這些信息,才能使他們更好的參與和監(jiān)督高校的改革:才能調動他們的積極性和贏得他們的支持,以此保證高校的健康發(fā)展。在信息公開工作中,各高校檔案館還利用自己的主頁及時發(fā)布師生們的相關信息,通過師生登陸檔案館網(wǎng)頁查詢自己的一些相關信息。如,在教師聘任時,遵循的雙方平等自愿的原則等,將有關工作依法公開,對教師進行考核時,也將考核的各名額比例、要求、程序、結果的文件及時公布在檔案館網(wǎng)頁上,以供大家知曉,以接受大家的監(jiān)督。高校檔案館會把高校每個重要活動中產(chǎn)生的檔案信息整理歸檔,并以紙質檔案和電子檔案的形式隨時向廣大師生開放。高校檔案館占有高校信息公開工作中教職工所需的熱門信息,也正是高校檔案館成為高校信息公開主要場所原因之一。

        二、高校信息公開對高校檔案管理提出了更高要求

        檔案管理部門既是高校信息的收集保管地,又是為高校工作服務的部門,檔案管理工作是服務于高校和社會公眾的。由此,高校信息公開工作離不開檔案管理工作,高校信息公開工作又對檔案管理工作提出了更高要求,具體來說主要表現(xiàn)在以下幾方面:

        1、檔案材料要求做到齊全、完整、規(guī)范

        高校信息公開工作有效實施的基本前提是高校信息齊全完整,如果信息缺失,信息公開工作就是無米之炊。一方面,各部門或個人在其活動中將形成大量文件,這些文件在運行周期結束后,如果長期積壓在其本部門或個人手中,不及時加以收集、整理或者收集不齊全、整理不規(guī)范,就可能導致重要材料的缺失。造成日后信息公開中查詢不到這部分重要信息。因此,檔案管理部門應當負起責任,依據(jù)檔案管理的有關規(guī)定和規(guī)范,對政府文件形成部門及個人進行業(yè)務指導,以保證已公開高校文件及個人重要信息收集齊全、完整,并及時規(guī)范整理。只有這樣,高校信息公開工作才能有齊全、完整的檔案信息做物資保證。否則,高校信息公開工作就無從開展。

        2、加大資金投入,加快信息化建設步伐

        2008年經(jīng)過對秦皇島市6所高校信息公開情況調查、走訪得知,目前,大多高校都存在影響高校檔案工作的資金短缺、經(jīng)費不足、設備落后、信息化程度較低問題,特別是由于資金短缺,普遍都存在檔案信息化建設步子緩慢,設備陳舊狀況。所調查的秦皇島市的6所高校中有1所高校達到了檔案管理要求的信息化管理水平,其他5所高校從房屋設施建設,到每年的資金投入,以及檔案信息化管理水平都存在一定差距。因此可以看出,檔案管理信息化建設,雖在全國各高校展開。但成效卻不明顯?,F(xiàn)在,一些信息化建設搞得較好的高校,其檔案信息網(wǎng)站依然由檔案目錄等二次信息支撐臺面,可公眾所關心和查詢的是檔案所包含的信息,而非檔案實體本身。大量的館藏資源與檔案數(shù)字化的低速度形成鮮明對比。較低的信息化程度直接影響了人們對信息的需求,經(jīng)費缺乏,導致網(wǎng)絡硬件基礎設施落后,在相當程度上制約了網(wǎng)絡檔案信息服務的發(fā)展,給網(wǎng)絡檔案信息服務造成障礙。因此,高校信息公開促使各高校加大檔案管理經(jīng)費投入,增加設備,把實現(xiàn)信息化納入電子政務總體規(guī)劃之中。

        3、處理好開放與保密的關系

        目前,一些高校的檔案工作人員受以往“重保輕用”保守管理觀念影響,文件一旦進入檔案館保管后,其開放利用卻成為問題。他們不能很好地處理保密與開放的關系,各機關檔案(室)館通常把這部分檔案信息資源僅供本單位利用,一般不向社會提供利用查詢。這種狀況,嚴重阻礙著高校信息公開工作地開展。因此,在目前情況下,各高校檔案主管機關,要堅持保存、保密與利用開發(fā)相結合的原則,緊緊圍繞黨和國家的中心工作,圍繞有益于高校的教學、科研等各項工作及時修訂檔案管理辦法,調整檔案開放的相關規(guī)定,以公開的內容不涉及黨和國家機密或受法律保護的商業(yè)秘密、個人隱私以及其他不宜公開的事項為原則,處理好檔案信息公開與保密的關系,做到樹立新的保密思想,對可保密可不保密的檔案信息,一定公開:對可設低密級的檔案就不設高密級:對可提前開放的檔案,絕不延遲公開:對在文件階段已公開的檔案,原則上歸檔后也一定公開等措施來緩解政令、法律之間的不統(tǒng)一問題,并在工作實踐中不斷總結經(jīng)驗,開拓創(chuàng)新,盡量協(xié)調好相關法律、法規(guī)之間的關系,努力做好高校檔案在信息公開背景下的保密與開放利工作。使高校檔案館在不斷提高檔案保存、保密、管理的現(xiàn)代化水平的同時,努力做到不斷提高服務質量,提高利用率,提高檔案信息公開水平。

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