摘要:實行預算制度,實際上給費用執(zhí)行者作好了提前規(guī)劃,即每一項費用怎么使用,但是在實際執(zhí)行的過程中總會產(chǎn)生偏差,作為預算執(zhí)行的監(jiān)督部門——財務(wù)部門就不得不面對各種不符合預算的情況。文章就解決如何避免財務(wù)部面對的這些問題做了相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞:財務(wù)管理;預算制度;行為動機;預算編制;預算執(zhí)行偏差

中圖分類號:F740文獻標識碼:A文章編號:1009-2374(2009)18-0094-02

在日常的經(jīng)營活動中,財務(wù)部門經(jīng)常會碰到各種預算執(zhí)行偏差情況:有明確的預算制度及與經(jīng)營活動相關(guān)的預算支出額度,但具體的執(zhí)行者總有各種理由超越預算的范圍和預算的額度,或者先斬后奏等與預算制度不合拍的情況也時有發(fā)生。如果財務(wù)對這種違背預算制度的支出不予報銷,那就是財務(wù)對業(yè)務(wù)不理解、不支持,從而招致業(yè)務(wù)部門對財務(wù)的不滿;如果聽之任之,預算制度就形同虛設(shè)。并且部分單位將預算執(zhí)行的好壞作為財務(wù)工作能力指標一項考核。實際上財務(wù)部門的地位決定了財務(wù)并不能掌控預算的實際執(zhí)行,那么如何避免財務(wù)在預算執(zhí)行的過程中這種尷尬局面呢?

首先需要分析預算執(zhí)行者的行為動機。預算執(zhí)行者都是為了完成業(yè)務(wù)指標,但相關(guān)的執(zhí)行行為與預算相抵觸并不全是他們的主觀意愿。不執(zhí)行預算制度的原因不外乎有以下幾點:(1)部分原因是管理者的管理習性造成的。在日常經(jīng)營活動中,有些業(yè)務(wù)部門不注意對活動事前周到細致的安排,隨意拍腦袋決定某種行動的情況時有發(fā)生,這就不可避免的對費用的預算執(zhí)行造成一定的沖擊,不可避免的違背了預算制度,造成預算執(zhí)行的超范圍、超進度、超權(quán)限等的情況。(2)預算的制定偏離了實際情況,但預算又有一定的嚴肅性,規(guī)定了打醬油的錢只能用來打醬油,打醋的錢只能用來打醋,不能互相混淆。但實際執(zhí)行中醬油的需要少,而對醋的需要多,這就使得打醋的錢超了權(quán)限和范圍。(3)執(zhí)行者對預算目標的認同度低。預算執(zhí)行有節(jié)余,執(zhí)行者會在年終突擊花錢,他們認為給定的額度不花白不花,反正次年這些費用額度就沒有了,他們對預算節(jié)余帶來的收益提高感覺離自己很遙遠。

針對上述動機的糾正,我認為需要做到以下幾點:

一、建立嚴格的預算執(zhí)行獎懲制度

對預算額度超過較小的可予警告,對超范圍、額度嚴重超支或先斬后奏的情況不光要給以經(jīng)濟懲罰,必須對相關(guān)責任人的職級作出一定的處理,進行降級或者撤職,以嚴肅預算制度,這樣就可以減少預算執(zhí)行中的隨意行為。對預算指標有節(jié)余的可給與執(zhí)行者一定的物質(zhì)獎勵,或者將節(jié)余額度的一定比例做為獎勵增加次年該業(yè)務(wù)部門的費用預算額度,以減少執(zhí)行者不將給定的預算額度花完就覺得吃了很大虧的感覺。

二、建立領(lǐng)導定期對預算監(jiān)控,財務(wù)對預算的執(zhí)行定期匯報制度

每年年初,預算額度都會相應(yīng)的下達給財務(wù)部門和各業(yè)務(wù)系列,在日常的經(jīng)營中,涉及財務(wù)費用的都需要到財務(wù)主管部門那里報銷,財務(wù)部門根據(jù)預算制度和相應(yīng)的額度進行審核,符合預算則予通過,不符合預算則立即截獲。然后定期每十天或每月向上級部門報告預算執(zhí)行情況,并進行情況分析。上級領(lǐng)導隨時進行監(jiān)控,定期聽取財務(wù)部門的匯報,確認下級經(jīng)營活動確實符合預算要求,同時識別那些超出預算或未達到預算要求水平的經(jīng)營活動,以了解預算執(zhí)行中的偏差,并決定對預算偏差采取相應(yīng)的措施。上級領(lǐng)導對預算執(zhí)行結(jié)果重視了,財務(wù)部門在日常中的監(jiān)控就會順利很多。

三、讓預算制度深入業(yè)務(wù)部門的內(nèi)心

反復向業(yè)務(wù)部門的領(lǐng)導宣傳費用預算制度,使他們了解預算制度,理解預算的必要性和執(zhí)行的嚴肅性,同時將預算執(zhí)行的結(jié)果定期向他們公示,使他們在經(jīng)營活動的過程中就自覺地遵守預算制度。自覺地在作出每項活動之前先衡量一下費用預算是否允許,如果不允許,那么就應(yīng)該放棄或者通過向上溝通,通過某種方式來完成這項活動。

四、在預算制定的時候就要充分考慮全面,盡量避免脫離實際的預算編制,使預算編制出來切實可行

1.預算的制定要充分尊重下級業(yè)務(wù)部門的意見。預算在執(zhí)行的過程中要先下后上擬定,再自上而下決定下達,以便充分聽取業(yè)務(wù)部門的意見。通常每年的年終是每家企業(yè)盤點當年收入與支出的時候,同時也是開始計劃次年收益及預計相關(guān)支出的時候。上級部門首先根據(jù)去年的任務(wù)完成情況,找出去年執(zhí)行中的偏差,確定偏差中的客觀情況,然后定出當年的利潤目標,據(jù)以定出給下級部門的業(yè)務(wù)計劃,并根據(jù)業(yè)務(wù)計劃及以前年度費用執(zhí)行情況確定下級部門可執(zhí)行的費用總額度。下級業(yè)務(wù)部門則根據(jù)上級部門給定的費用額度確定完成任務(wù)所采取的行動和步驟,再根據(jù)這些行動分別測定相關(guān)的費用,也就是將費用根據(jù)相關(guān)的行動分開各自的小塊。這些小塊原則上是不允許超越的,因為費用額度是一定的,超越了這個余額,那么相關(guān)的其他計劃就不能被保證。所以一旦確定了各個項目的費用額度,就要有一定的嚴肅性。業(yè)務(wù)部門自己制定的,相應(yīng)的他們也會去遵守。

2.財務(wù)部要發(fā)揮預算編制中的指導作用。雖然相比業(yè)務(wù)部門,財務(wù)是業(yè)務(wù)外行,但是每年的相關(guān)活動花費多少費用,以及相關(guān)的產(chǎn)出財務(wù)給出的數(shù)據(jù)應(yīng)當是最有權(quán)威的,因為每年的預算執(zhí)行結(jié)果都在財務(wù)核算中全面體現(xiàn),會計核算過程實際上也是對預算執(zhí)行進度和結(jié)果進行計量或反映的過程。經(jīng)濟活動都是有一定的順延性的,以前年度的預算執(zhí)行情況是有很大的借鑒意義的。因此財務(wù)部可與業(yè)務(wù)部門充分溝通,了解他們的業(yè)務(wù)計劃及采取的相關(guān)行動和步驟,了解了這些行動和步驟的具體內(nèi)容,財務(wù)部就可以結(jié)合以前的數(shù)據(jù)經(jīng)驗,考慮相關(guān)的經(jīng)濟因素的變更,對相關(guān)的行動定出相關(guān)的費用額度供業(yè)務(wù)部門參考。這樣定出來的預算就可以接近實際一些,業(yè)務(wù)部門比較容易接受。

3.要有預算調(diào)整流程或制度,同時將預算制定的準確度作為考核業(yè)務(wù)部門的一個獎懲指標。預算制定了,就要嚴肅執(zhí)行,否則預算就只是一場數(shù)字游戲。但是預算管理的目的歸根到底是為生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù),保障生產(chǎn)經(jīng)營過程高效率的運行。為了保證預算的準確性,預算編制時預算編制者必須準確地預測客觀環(huán)境變化,同時預算執(zhí)行者要有編制準確預算的主觀努力。但是通常會有些因素會導致預算編制不準確,造成預算執(zhí)行中的偏差。(1)人們不可能對未來客觀環(huán)節(jié)的所有方面都事先認識清楚,認識與實際總是有偏差,同時也沒有必要對未來客觀環(huán)境的所有方面都認識清楚,況且這樣做的成本效益之比往往劃不來。(2)預算編制者的主管判斷不準確,或者說是預算編制的方法不科學。我們一般是依據(jù)以前年度的預算執(zhí)行結(jié)果作為基數(shù)來調(diào)整為本年的預算,但是經(jīng)濟環(huán)境及其他制約因素的影響通常造成年度之間的差異很大,譬如物價。(3)部分業(yè)務(wù)部門在編制預算的過程中故意編制過高的費用預算,以便在執(zhí)行的過程中有很大的松動可能。

針對前兩種不準確的情況,確實要調(diào)整預算,不能將下級部門的所有的活動余地都堵死,因此需要根據(jù)預算調(diào)整流程結(jié)合實際情況來調(diào)整預算,預算調(diào)整的越符合實際情況,業(yè)務(wù)部門的預算執(zhí)行就越好。針對第三種情況就需要將預算準確度來考核業(yè)務(wù)部門,進行一定的獎懲,促使他們努力去編制符合實際情況的預算,以減少預算執(zhí)行的偏差。

五、嘗試更為科學的預算編制方法

采取滾動預算編制或者采用某些日本企業(yè)的做法,每年只批準前六個月的預算,后六個月的預算根據(jù)前六個月的執(zhí)行情況進行編制,這樣預算編制的期間較短,避免了或者減少了預算偏離實際情況的可能性。這樣預算執(zhí)行者更為理解和接受。或者對預算額度總體執(zhí)行情況進行控制。將預算層層分解,把一些剛性預算先分離出來進行確定,然后將剩余的預算額度按將會發(fā)生的活動分項確定,在執(zhí)行的過程中這些分項確定的額度之間的界限不進行約束,避免出現(xiàn)因打醬油的錢不能打醋,而使執(zhí)行者不得不產(chǎn)生造假的行為。額度使用有了活動的余地,但總額度是有限的,執(zhí)行者會更加的謹慎。

作者簡介:趙方玲(1971-),女,山東新泰人,太平人壽保險有限公司泰安中心支公司財務(wù)部經(jīng)理,研究方向:財務(wù)管理。