申　晴

通過案例中鐘劍自己的分析,從整體的項(xiàng)目進(jìn)程來看,一切都在進(jìn)行中,上線拖延的一個(gè)主要原因是系統(tǒng)沒有得到有效的測(cè)試運(yùn)行。這與筆者曾經(jīng)經(jīng)歷過的一個(gè)ERP實(shí)施項(xiàng)目很相似。

一般ERP項(xiàng)目實(shí)施到即將上線的時(shí)候,大家往往都會(huì)產(chǎn)生一種很忐忑的情緒,這樣的情緒在很大程度上影響了系統(tǒng)上線,正因?yàn)槿绱?模擬上線和測(cè)試就顯得尤為重要了。

不良情緒影響上線

項(xiàng)目上線前,很多時(shí)候會(huì)有一種不良情緒顯現(xiàn)出來,分別是:

第一,項(xiàng)目管理辦覺得心中沒底。作為項(xiàng)目的組織協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu),項(xiàng)目辦公室雖然對(duì)整體的局面有一個(gè)全面的把握,但是很多細(xì)節(jié)卻沒辦法全都深入去探究,各項(xiàng)工作雖然按計(jì)劃在開展,但是是否還存在問題無法知曉。此類大型ERP系統(tǒng)上線后一般都不會(huì)與原先的系統(tǒng)并行,業(yè)務(wù)的正常運(yùn)作將完全依賴于新系統(tǒng),正式上線后到底會(huì)出現(xiàn)什么問題,應(yīng)該如何應(yīng)對(duì),大家心里都沒有底。

第二,新系統(tǒng)能否完成業(yè)務(wù)需求?這是業(yè)務(wù)部門各層面人員最主要的擔(dān)心。業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于系統(tǒng)能否支撐實(shí)際的業(yè)務(wù)運(yùn)作存在憂慮,雖說項(xiàng)目組已經(jīng)開展了幾輪的測(cè)試,但是由于沒有真實(shí)運(yùn)營數(shù)據(jù)的支持,系統(tǒng)的正確性無從判斷。

第三,關(guān)鍵用戶關(guān)心未來如何應(yīng)對(duì)發(fā)生的問題。關(guān)鍵用戶是工作的主力,系統(tǒng)上線后有多少問題、如何響應(yīng)是他們關(guān)心的問題。

第四,最終用戶關(guān)心如何面對(duì)未來的新系統(tǒng):雖然經(jīng)過了相關(guān)的操作培訓(xùn),但是對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)用熟練程度有限,如果出現(xiàn)一些突發(fā)的情況更不知道如何應(yīng)對(duì)。

而作為實(shí)施方,對(duì)于系統(tǒng)上線是非常清楚的,讓他們頭痛的是如何讓業(yè)務(wù)部門的相關(guān)人員積極地參與到上線相關(guān)的準(zhǔn)備工作中去,保質(zhì)保量按時(shí)完成準(zhǔn)備工作,從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的按時(shí)成功上線。

對(duì)于業(yè)務(wù)人員,由于缺少直觀的認(rèn)識(shí),對(duì)于部分工作的重要性是很難與實(shí)施方顧問有相同的認(rèn)知的。

按照ERP的實(shí)施方法論,項(xiàng)目組已經(jīng)開展了必要的工作,應(yīng)該采取什么措施來進(jìn)一步提升項(xiàng)目組各方人員的信心,讓系統(tǒng)上線更加順利呢?

真實(shí)地模擬

針對(duì)目前這種狀態(tài),筆者認(rèn)為:究其原因主要是由于項(xiàng)目組成員對(duì)系統(tǒng)上線缺乏直觀的認(rèn)識(shí);其次,系統(tǒng)未經(jīng)過實(shí)際業(yè)務(wù)測(cè)試導(dǎo)致其適用性受到質(zhì)疑。因此,在系統(tǒng)正式上線之前,需要針對(duì)業(yè)務(wù)的真實(shí)數(shù)據(jù)和場(chǎng)景,進(jìn)行預(yù)盤、預(yù)導(dǎo)、預(yù)測(cè),應(yīng)用真實(shí)數(shù)據(jù)對(duì)配置好的系統(tǒng),進(jìn)行一次真實(shí)的模擬可以說是一個(gè)很好的提前防范風(fēng)險(xiǎn)、提升用戶信心的方法。

模擬上線,可以理解為將企業(yè)在一定時(shí)間范圍內(nèi)的真實(shí)業(yè)務(wù),按照預(yù)先設(shè)計(jì)好的業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范,在已經(jīng)基本配置、開發(fā)的基礎(chǔ)上,將初期真實(shí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入的ERP系統(tǒng)中進(jìn)行重現(xiàn)的模擬運(yùn)作。

企業(yè)開展模擬上線首先要弄清楚希望達(dá)到的目的,由于不是正式的系統(tǒng)運(yùn)行,企業(yè)在模擬時(shí)應(yīng)該更多關(guān)注過程中各類問題的發(fā)現(xiàn)、記錄和解決,以及整個(gè)過程中工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。不要過多糾結(jié)于最后數(shù)據(jù)的完全準(zhǔn)確,而應(yīng)該將重點(diǎn)放在對(duì)差異的分析上。

通常模擬上線的目的有以下幾方面:

檢查系統(tǒng)準(zhǔn)備度 通過實(shí)際業(yè)務(wù)的模擬運(yùn)行,全面檢查整個(gè)ERP系統(tǒng)在功能、權(quán)限、數(shù)據(jù)、報(bào)表以及硬件網(wǎng)絡(luò)方面的準(zhǔn)備是否充分,是否具備支撐實(shí)際業(yè)務(wù)操作的能力。

提升用戶信心及操作水平 通過模擬運(yùn)行,對(duì)系統(tǒng)正式上線前后的所有工作任務(wù)進(jìn)行演練,消除項(xiàng)目組成員的未知心理,提升用戶信心;同時(shí),通過全面的業(yè)務(wù)操作進(jìn)一步鍛煉各級(jí)用戶的操作水平,增加操作熟練度。

發(fā)現(xiàn)問題、提前防范 通過模擬運(yùn)行,將正式上線將會(huì)暴露出來的問題,提早暴露出來,針對(duì)不同問題給出解決方案,提早做好準(zhǔn)備,降低上線風(fēng)險(xiǎn)。

增強(qiáng)緊迫感,全體一心保證上線 通過模擬運(yùn)行,業(yè)務(wù)人員切身感受到系統(tǒng)上線對(duì)自己工作的影響以及上線任務(wù)的緊迫,促進(jìn)全體人員目標(biāo)一致地積極投入到上線任務(wù)中。

由于涉及到企業(yè)經(jīng)營的方方面面,且在時(shí)間上不是實(shí)時(shí)的業(yè)務(wù)操作,模擬上線計(jì)劃的制定和嚴(yán)格執(zhí)行對(duì)于模擬上線非常重要,什么時(shí)候做什么業(yè)務(wù),誰先做誰后做,做幾筆業(yè)務(wù),做多少數(shù)據(jù)都要嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行,否則會(huì)大大降低模擬上線的效果,也失去了真實(shí)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)模擬的意義。

通常模擬運(yùn)行會(huì)涉及到一個(gè)期間內(nèi)完整的業(yè)務(wù)流程,首先需要理清整個(gè)業(yè)務(wù)流程的邏輯關(guān)系,明確各類業(yè)務(wù)的先后順序;

其次,對(duì)于每一個(gè)業(yè)務(wù)需要具體的操作步驟進(jìn)行指導(dǎo),要明確每一個(gè)業(yè)務(wù)的操作名稱、描述、操作人、事務(wù)代碼以及所屬的模塊等等:

通過詳細(xì)的計(jì)劃編制和嚴(yán)格的執(zhí)行來保證模擬運(yùn)行按照預(yù)先設(shè)計(jì)好的流程走下去,才能使得預(yù)先設(shè)計(jì)的結(jié)果與系統(tǒng)運(yùn)行的結(jié)果具有可比性,能夠分析出差異的原因。

模擬運(yùn)行過程中,需要設(shè)置專門的監(jiān)控人員對(duì)整個(gè)過程的重要環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)控,以保證關(guān)鍵環(huán)節(jié)的正確性。監(jiān)控人員要具有高度的責(zé)任心,及時(shí)監(jiān)控各關(guān)鍵監(jiān)控點(diǎn),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向相關(guān)組織匯報(bào),及時(shí)更新問題清單,并且負(fù)責(zé)跟蹤后續(xù)問題的處理。

模擬運(yùn)行的監(jiān)控點(diǎn)通常可以從數(shù)據(jù)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)方案、接口以及報(bào)表等幾個(gè)方面著手。數(shù)據(jù)監(jiān)控可以包含初期數(shù)據(jù)的整理、庫存金額確認(rèn)以及數(shù)據(jù)量等;關(guān)鍵業(yè)務(wù)方案則可根據(jù)企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作,確定重要的業(yè)務(wù)流程或操作進(jìn)行監(jiān)控;接口監(jiān)控則可以根據(jù)ERP系統(tǒng)相關(guān)的集成系統(tǒng),檢查指令或者數(shù)據(jù)傳輸?shù)募皶r(shí)性、準(zhǔn)確性;報(bào)表監(jiān)控則是看一些主要的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表是否能夠出來,且相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,重點(diǎn)在于找出差異原因。

模擬中的常見問題

正式上線時(shí)會(huì)碰到的問題,模擬運(yùn)行時(shí)都有可能碰到,模擬運(yùn)行中出現(xiàn)問題對(duì)于項(xiàng)目組來說是一件幸運(yùn)的事情,可把問題在正式上線爆發(fā)前予以發(fā)現(xiàn)并解決。各類問題表現(xiàn)形式多種多樣,歸納起來主要有四大類。

1.權(quán)限類問題 權(quán)限的缺失、錯(cuò)誤通常是剛開始集中爆發(fā)的問題,其主要原因是業(yè)務(wù)部門對(duì)最終用戶將來操作系統(tǒng)時(shí)所需要的權(quán)限不清楚或提報(bào)最終用戶時(shí)存在遺漏引起的。

2.系統(tǒng)操作類問題 通常的表現(xiàn)形式為最終用戶不能獨(dú)立的完成試上線需要進(jìn)行的系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作,對(duì)某些業(yè)務(wù)流程不知道該如何選擇對(duì)應(yīng)的操作等。

3.業(yè)務(wù)流程類問題 包括系統(tǒng)流程與現(xiàn)有流程不吻合的部分,造成沒有人能進(jìn)行對(duì)應(yīng)系統(tǒng)操作,某些系統(tǒng)流程在實(shí)施層面存在崗位不清晰、不能落實(shí)到人的情況,造成應(yīng)該操作的用戶卻沒有相應(yīng)的權(quán)限等。

4.數(shù)據(jù)類問題 數(shù)據(jù)通常是系統(tǒng)運(yùn)行中碰到問題最多、影響最大的問題,包括靜態(tài)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤、缺失,編碼不對(duì)應(yīng)以及動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)中期初數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、異常業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、賬目不平等。

對(duì)于上述問題不僅要解決,還要分析原因,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。有些問題模擬運(yùn)行時(shí)出現(xiàn)了,很有可能正式上線還會(huì)出現(xiàn),比如權(quán)限問題,因此要及時(shí)建立問題的應(yīng)急處理機(jī)制,將模擬運(yùn)行中總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用于正式上線時(shí)的問題處理,提升運(yùn)作效率。有的問題是企業(yè)本身的崗位設(shè)置不明確,那么就需要在組織層面將職責(zé)劃分清楚。因此,通過模擬運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)問題后,不僅要解決系統(tǒng)過程的操作問題,還應(yīng)當(dāng)關(guān)注其對(duì)正式上線時(shí)項(xiàng)目組工作的借鑒意義,總結(jié)歸納并充分利用。

針對(duì)上述案例,建議進(jìn)行一次模擬上線,應(yīng)增加業(yè)務(wù)人員的信心,呈現(xiàn)目前還存在的問題,為最終的系統(tǒng)上線打下基礎(chǔ)。