王海英　王占?！【舷蛎?/p>

[摘要] 圍繞人事檔案人性化管理,就人事檔案歸檔內(nèi)容透明化、檔案制作規(guī)范化、檔案管理規(guī)范化等問題進(jìn)行探討,旨在為人事檔案管理探索適應(yīng)科學(xué)發(fā)展要求的新路子,從而更好地提高人事檔案管理水平,使人事檔案在構(gòu)建和諧社會中發(fā)揮更大的作用。

[關(guān)鍵詞] 人事檔案;人性化;管理

[中圖分類號]G472.4 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] B[文章編號] 1673-7210(2009)08(b)-147-02

人事檔案向來具有神秘性,連人事檔案管理人也令人敬畏,這是由我國人事檔案管理制度形成的。一直以來,我國人事檔案實(shí)行保密制度,不僅對大多數(shù)社會主體保密,而且對當(dāng)事人更是諱莫如深。人事檔案的當(dāng)事人既無權(quán)查閱本人檔案,也無法了解檔案記載的內(nèi)容。這一制度的弊端是顯而易見的,它不僅在一定程度上造成人事檔案記載的內(nèi)容往往沒有經(jīng)過相應(yīng)的監(jiān)督和認(rèn)定,基本上處于無人監(jiān)督、無人制約的狀態(tài),同時也限制了公民的知情權(quán),剝奪了公民了解政府或單位是否合法處理檔案當(dāng)事人信息的權(quán)利,使公民在人事檔案的建立與管理中完全喪失了依法維護(hù)個人權(quán)益的機(jī)會。另外,人事部門自己產(chǎn)生材料,自行歸檔,許多材料不符合歸檔要求,存在不完整、不準(zhǔn)確、不真實(shí)的情況。甚至?xí)霈F(xiàn)個別人利用職權(quán)篡改檔案,如更改參加工作時間、工齡、任職年限、學(xué)歷等,裝進(jìn)一些虛假材料等現(xiàn)象。

改革開放以來,人事檔案管理制度逐步進(jìn)行一些改革,注重探索人事檔案管理人性化問題。如有的檔案材料出自人事檔案當(dāng)事人之手,有的檔案材料系本人填寫組織上蓋章認(rèn)可,有的人事檔案是組織填寫本人簽字同意的,有的人事檔案是組織上根據(jù)本人情況實(shí)事求是記錄的。大部分內(nèi)容本人已經(jīng)知道或變相知道,只有少數(shù)材料本人只知道結(jié)果,卻不知道全部過程和具體內(nèi)容。盡管如此,人事檔案還是沒有改變與公民終生見面的實(shí)際,所以,公民對人事檔案的神密感并沒有消除,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度的弊端并沒有克服。隨著和諧社會建設(shè)步伐的加快和個人信息保護(hù)法制的健全,探討人事檔案管理工作人性化勢在必行。現(xiàn)就個人觀點(diǎn)討論如下:

1 歸檔內(nèi)容透明化

人事檔案是個人基本信息、學(xué)習(xí)及工作經(jīng)歷、德、能、勤、績、主要獎懲等的綜合記錄,是歷史地、全面地記載公民綜合信息的載體,是各級組織考察、了解和正確選拔使用人才的重要信息和依據(jù),它在人才的選拔、培養(yǎng)、使用和考核等工作中發(fā)揮著巨大的作用。

這種綜合記錄、綜合信息一直以來是由組織、人事部門收集和管理的,與公民個人是不能見面的,其正確與否,公民個人不知道。這種以“背靠背”的方式形成的個人檔案,難免發(fā)生錯誤,這種對人事檔案當(dāng)事人保密的人事檔案管理制度也會給別有用心的人舞弊的機(jī)會。我黨的歷史上用捏造檔案整人的教訓(xùn)深刻,特別是“文化大革命”中,捏造一項(xiàng)罪名裝進(jìn)檔案就能把人整死。

因此,人事檔案管理要人性化,首要的問題是歸案內(nèi)容要透明。收集個人信息要公開,不要秘密進(jìn)行,收集的方式、方法、程度要讓當(dāng)事人知道。人事檔案的建立者和管理者應(yīng)以適當(dāng)?shù)姆绞较蛉耸聶n案的當(dāng)事人告知建檔的方式、方法、程序和個人檔案目錄,方便當(dāng)事人知悉有關(guān)個人檔案的建立、處理、保存和利用的情況。這樣做有利于消除公民對人事檔案的神秘感,更好地發(fā)揮人事檔案的作用。

2 檔案制作要規(guī)范化

能夠反映本人真實(shí)面貌的個人檔案是復(fù)雜的、面面俱到的,但是其基本內(nèi)容應(yīng)該是規(guī)范的。這種規(guī)范不是墨守成規(guī)、一成不變的,應(yīng)該是與時俱進(jìn)的。否則,利用檔案時就會產(chǎn)生琢磨不透的尷尬局面,影響檔案的作用。如:過去用“先進(jìn)”與“落后”來衡量一個人,“先進(jìn)”的表現(xiàn)是“擁護(hù)黨的路線、方針、政策,積極要求上進(jìn),團(tuán)結(jié)同志,遵守紀(jì)律”;“落后”則是“思想保守,私心重,愛貪小便宜,愛犯自由主義”?，F(xiàn)在用德、能、勤、績來衡量一個人,德、能、勤、績表現(xiàn)在哪些方面,應(yīng)該有點(diǎn)規(guī)范。目前,德、能、勤、績的具體內(nèi)容是:年終考評分、獎懲等,但這只是德、能、勤、績的表現(xiàn)之一,應(yīng)該制作更多可操作的規(guī)范。

過去,填履歷表上的籍貫是填寫祖輩居住的地方,現(xiàn)在很多單位仍在沿用。一個12歲的中學(xué)生,其祖父出生在山東,1958年闖關(guān)東后,在黑龍江生下了父親,改革開放后,祖父、父親又一起被調(diào)往北京,他出生在北京,在填籍貫時仍叫填山東,他連山東老家是什么樣的也不知道,這樣的檔案能起什么作用?因此,現(xiàn)在的履歷表上應(yīng)該改為“本人出生地”、“父母出生地”。

過去在履歷表上填寫文化程度是填小學(xué)、初中、高中、?？?、本科?，F(xiàn)在仍這樣填就產(chǎn)生一些尷尬。改革開放以來,為提高全民族的文化程度,興辦了各種成人學(xué)校,有脫產(chǎn)的,有不脫產(chǎn)的,由于管理不到位,出現(xiàn)了用錢買文憑的現(xiàn)象,一天也沒學(xué)就由初中生變成了本科畢業(yè)生。因此,現(xiàn)在的履歷表是否應(yīng)該用第一學(xué)歷、現(xiàn)在學(xué)歷。第一學(xué)歷告假很難,現(xiàn)在學(xué)歷是否真實(shí)、是否符合水平應(yīng)通過工作來表現(xiàn),不能作為評職稱的條件?，F(xiàn)在翻開公務(wù)員的人事檔案,一片“大本”,而實(shí)際情況多是中學(xué)畢業(yè)生。

現(xiàn)在假文憑如此泛濫,職稱評聘如此混亂,與人事檔案制作不規(guī)范不無關(guān)系。只有規(guī)范檔案制作,才能使人事檔案記載當(dāng)事人的真正面目,才能正確發(fā)揮人事檔案的作用。

3 檔案管理法制化

檔案管理法制化,就是以法律為準(zhǔn)繩來處理檔案管理中的問題。

目前,加強(qiáng)檔案管理法制化的內(nèi)容很多,現(xiàn)僅談兩點(diǎn):一是收集具有法律效益的文件,保存“鐵證”。由社會管理或服務(wù)部門出具的具有法律效益的文件是人事檔案的“鐵證”,收集和保管這些文件是人事檔案管理法制化的重要內(nèi)容之一,如醫(yī)院出具的出生證明、疾病信息,學(xué)校出具的畢業(yè)文憑,法院出具的刑事判決書,司法部門出具的民事調(diào)解書,民政部門出具的結(jié)(離)婚證書,銀行提供的擔(dān)保、貸款信息等。過去,對每個公民出生年月、學(xué)歷等的了解往往靠派人前往調(diào)查或發(fā)外調(diào)信查詢,然后與本人自述、自填的履歷表對照。需知,這種方法了解事物本來面目的真實(shí)性比社會管理或服務(wù)部出具的具有法律效益的文件差得多,誰能保證外調(diào)信回復(fù)的內(nèi)容不是與被調(diào)查者串通好了的呢?這里并不是完全排除外調(diào),而是強(qiáng)調(diào)具有法律效益的文件的重要性。二是檔案管理部門要保障公民維護(hù)個人信息正確的權(quán)益不受侵犯。人事檔案管理部門的工作是管理人事檔案,人事檔案當(dāng)事人了解自己檔案里的內(nèi)容是否符合實(shí)際是法律賦予的權(quán)利。目前,加強(qiáng)檔案管理法制建設(shè)的重要內(nèi)容之一是尊重公民保護(hù)個人信息準(zhǔn)確的權(quán)利。首先,在不違背國家利益和公共利益的前提下,公民可以了解哪些個人信息材料被收集、處理與運(yùn)用到人事檔案中,以及檔案建立方式、檔案材料提供者的身份、檔案保管情況等。公民可以向人事檔案的建立者與管理者詢問檔案建立與管理的有關(guān)情況,要求提供本人檔案的目錄清單。其次,在人事檔案的建立和管理過程中,公民本人有權(quán)請求人事檔案的建立者和管理者對不全面、不正確、不時新的個人信息進(jìn)行補(bǔ)充、刪除與更正,以使人事檔案的內(nèi)容保持完整、正確與時新。人事檔案的建立者與管理者有義務(wù)配合提供必要的條件,便于公民行使這些權(quán)利,從而保障人事檔案當(dāng)事人依法對其個人信息進(jìn)行保護(hù)的權(quán)益。

總之,人事檔案管理人性化,就是要克服人事檔案管理的神秘感,使人事檔案管理公正、公開、公平,以利于調(diào)動人的積極參與性,使人事檔案在構(gòu)建和諧社會中發(fā)揮更大的作用。

[參考文獻(xiàn)]

[1]邱迎春.人事檔案與個人信息保護(hù)[J].中國檔案,2007,(?？?:122-123.

(收稿日期:2009-03-20)