劉　芳

【摘要】 中國加入世界貿(mào)易組織，即加入了全球經(jīng)濟(jì)一體化的體系，這種新的經(jīng)濟(jì)環(huán)境要求我國企業(yè)管理達(dá)到國際化的標(biāo)準(zhǔn)，而作為輔助地位的秘書人才也應(yīng)相應(yīng)地實(shí)現(xiàn)人才培養(yǎng)的國際化。秘書人才培養(yǎng)的國際化要點(diǎn)是建立完善的秘書理論體系、健全秘書工作制度、加快秘書傳統(tǒng)職能性質(zhì)的轉(zhuǎn)變、提高秘書人才的服務(wù)水平和促進(jìn)秘書隊(duì)伍能力建設(shè)，從而促進(jìn)我國企業(yè)管理國際化的順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】 國際化；輔助地位；秘書培養(yǎng)

一、加入世貿(mào)組織，對(duì)我國秘書人才提出了國際化要求

中國加入世界貿(mào)易組織后，我們會(huì)不經(jīng)意地發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們?cè)俅螌徱曌晕业陌l(fā)展空間時(shí)往往會(huì)不由自主地加上“入世后，我們?cè)撊绾稳绾巍被蛘摺叭胧篮?，我們?yīng)如何與世界接軌”這樣的字眼。我國前經(jīng)貿(mào)部部長龍永圖曾說過：“中國加入WTO是中國向世界靠攏，而非世界向中國靠攏?！边@意味著中國要放棄許多舊的東西，在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的各個(gè)領(lǐng)域都要和世界接軌。而真正的接軌，就是一點(diǎn)偏差都不能有，要嚴(yán)密結(jié)合，齊頭并進(jìn)。

嚴(yán)密結(jié)合，講求的是要適應(yīng)世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的游戲規(guī)則，進(jìn)入新的全球經(jīng)濟(jì)一體化體系。

齊頭并進(jìn)，說的是要在進(jìn)入這個(gè)體系后，逐步用高標(biāo)準(zhǔn)的國際準(zhǔn)則來要求自己。

二、入世對(duì)我國秘書人才的挑戰(zhàn)

應(yīng)該說，中國秘書人才的培養(yǎng)是伴隨著改革開放的步伐進(jìn)行的，可是人才的現(xiàn)狀卻滿足不了市場的需求。曾經(jīng)有那么一段時(shí)間，提起在中國許多私營企業(yè)里的秘書一職，人們往往抱有種種偏見和誤解，如“小蜜” “花瓶” “應(yīng)聲蟲”等蔑稱。這些偏見的存在雖有其復(fù)雜的社會(huì)原因，但一定程度上也說明當(dāng)時(shí)的秘書社會(huì)地位低、工作技術(shù)含量不高等問題，而這些片面觀點(diǎn)也影響了我國秘書人才的健康發(fā)展，導(dǎo)致現(xiàn)有的秘書從業(yè)人員素質(zhì)良莠不齊的局面。

而在西方發(fā)達(dá)國家，秘書職業(yè)的發(fā)展卻呈現(xiàn)出欣欣向榮的景象。早在20世紀(jì)初，現(xiàn)代管理之父法約爾就在《工業(yè)管理與一般管理》一書中提出要在工商企業(yè)中注重秘書的職能特征，他認(rèn)為在總經(jīng)理、經(jīng)理、廠長身邊都應(yīng)設(shè)置負(fù)責(zé)通訊、會(huì)客、記錄、聯(lián)絡(luò)、計(jì)劃、檢查等工作的秘書人員，這些人員能向經(jīng)營者提供很大的幫助。自此以后，秘書很快成為一門屬于“白領(lǐng)階層”的熱門職業(yè)。據(jù)美國勞工部統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在全美有數(shù)百萬人在從事秘書職業(yè)，并且有上千所大學(xué)開設(shè)了秘書專業(yè)，授予各種學(xué)位。這樣的數(shù)字也許并不能從根本上說明我國秘書人才現(xiàn)有的問題，但在這龐大的從業(yè)陣營背后，更重要的是發(fā)達(dá)國家秘書職業(yè)的高標(biāo)準(zhǔn)要求與我們有著天壤之別。

（一）西方發(fā)達(dá)國家與我國秘書人員的組成概況

在國外，許多歐洲的大公司里很難看到很年輕的女秘書，那些高級(jí)總裁或是高級(jí)部門的秘書，大多是一些40多歲、有教養(yǎng)、有經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)女性。她們除了一般的文字、外語、計(jì)算機(jī)技能之外，其溝通、協(xié)調(diào)、預(yù)見和判斷能力都很強(qiáng)。而在這個(gè)年齡階段還具備如此高標(biāo)準(zhǔn)職業(yè)條件的女性，在中國卻是鳳毛麟角。

長期以來，在中國許多企事業(yè)單位，秘書的工作過于簡單、程式化，缺乏創(chuàng)造性，沒有成就感，似乎可歸納為“收發(fā)打存”，更被人們普遍認(rèn)為是吃“青春飯”。一位女性在秘書職位上干上一兩年，即便在很好的公司，她也會(huì)千方百計(jì)地要求轉(zhuǎn)崗，要么做人事、行政，要么做市場、銷售，似乎大家都認(rèn)為秘書職業(yè)得不到長足的發(fā)展。

（二）入世后，我國秘書人才面臨的具體挑戰(zhàn)

入世后我國秘書從業(yè)人員將面臨怎樣的挑戰(zhàn)呢？

1．全球經(jīng)濟(jì)一體化、文化多元化的沖擊

入世后，更多跨國公司、外商獨(dú)資企業(yè)、合資企業(yè)涌入中國，這些外來企業(yè)的管理者們經(jīng)常會(huì)遇到類似國籍、文化背景、語言都不相同的員工如何共同完成工作，以及管理制度與工作價(jià)值觀迥然不同的組織如何溝通等問題。而秘書即是管理者的輔助人員，又處于企業(yè)各部門的紐帶，其溝通協(xié)作能力的要求也因此會(huì)更加細(xì)致和全面。

2．新的管理理念與管理方法的出現(xiàn)與應(yīng)用

全球經(jīng)濟(jì)一體化使市場競爭日益激烈，我國企業(yè)要適應(yīng)必然要不斷提高勞動(dòng)生產(chǎn)率，提高產(chǎn)品質(zhì)量，改善服務(wù)。于是，新的管理理念和方法不斷應(yīng)運(yùn)而生。而這些都必然會(huì)給組織管理帶來新的生機(jī)與活力。秘書從業(yè)人員在組織中位于重要的樞紐位置，更需要隨時(shí)地了解最新的市場信息與先進(jìn)的管理理念。

3．發(fā)達(dá)國家秘書工作的發(fā)展趨勢對(duì)我國的秘書工作提出了更高的要求

當(dāng)前西方發(fā)達(dá)國家的秘書工作呈現(xiàn)出社會(huì)化、專業(yè)化、智能化的發(fā)展趨勢。

社會(huì)化，是指秘書工作對(duì)社會(huì)各層次、各行業(yè)的滲透率。在企業(yè)的管理活動(dòng)中，秘書工作是一個(gè)重要的組成部分，其工作的效能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工作和管理水平有著不言而喻的影響。因此，國外的秘書工作廣泛存在于政府機(jī)關(guān)、工商企業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體，有的還滲透到了社會(huì)各個(gè)角落。

專業(yè)化，是對(duì)秘書的分工而言。秘書工作分工越細(xì)，要求的技術(shù)含量就越高。如美國的秘書職業(yè)大類就包括41個(gè)分工種類，僅工資等級(jí)就分14種，它從低層次秘書到專職秘書，到秘書的管理階層，形成了規(guī)范化的人才體系，故專業(yè)性非常強(qiáng)，也帶動(dòng)了這一職業(yè)的長足發(fā)展。

智能化，是指秘書工作對(duì)新技術(shù)革命的適應(yīng)。隨著辦公自動(dòng)化水平提高，事務(wù)性工作由計(jì)算機(jī)操作，這樣，秘書就可以擺脫繁重的工作，集中精力和時(shí)間從事高層次輔助、參謀工作，幫助老板輔助決策、綜合管理。

三、入世后，我國秘書行業(yè)面臨的機(jī)遇和發(fā)展

（一）秘書的職業(yè)要求更加豐富全面

我國在開始設(shè)立秘書學(xué)科教育之時(shí)，主要培養(yǎng)的是面向國家事業(yè)單位等組織的秘書人員，這樣的秘書職責(zé)比較單一，做著大量的文書工作。

而當(dāng)多種經(jīng)營模式的企業(yè)誕生后，進(jìn)入各企業(yè)工作的秘書人員，實(shí)際上是更像“綜合秘書”，他們身兼多職，對(duì)他們職業(yè)能力的要求更加全面，經(jīng)濟(jì)、法律方面的知識(shí)和能力要求明顯提高。

（二）秘書職業(yè)的發(fā)展前景更加光明

最近在網(wǎng)絡(luò)上，中國青年報(bào)社會(huì)調(diào)查中心、智聯(lián)招聘和新浪招聘聯(lián)合進(jìn)行了一項(xiàng)職業(yè)吸引力調(diào)查。在將近三千人參加的調(diào)查中，“文秘是可以積累經(jīng)驗(yàn)的職業(yè)，是走向管理崗位的階梯”這一觀點(diǎn)得到了48％的公眾支持。

同樣在此次調(diào)查中，有22％的公眾贊成“經(jīng)濟(jì)越發(fā)展，好的文秘越缺乏”的觀點(diǎn)。據(jù)調(diào)查，加入世界貿(mào)易組織后，“高級(jí)文秘”是目前人才市場上追捧的職位，身價(jià)不菲。他們比傳統(tǒng)的“文員”更多了一層管理的重任，因此要求也更高，職業(yè)前景也更美好。

四、積極采取對(duì)策，抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)

加入世貿(mào)組織，對(duì)我國秘書人才的隊(duì)伍建設(shè)既帶來了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，又提供了很好的學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會(huì)，展現(xiàn)了更廣闊的人才發(fā)展空間?？偟膩碚f，利大于弊。

只要我們正視我國秘書人才與世界標(biāo)準(zhǔn)的差距，找到縮小這個(gè)差距的辦法，進(jìn)行大膽的變革與創(chuàng)新，就可以逐步實(shí)現(xiàn)我國秘書人才的國際化。

（一）深化秘書制度的改革、創(chuàng)建良好的市場競爭環(huán)境

人才的合理培養(yǎng)需要的是合適的行業(yè)環(huán)境與相應(yīng)的管理制度。要培養(yǎng)符合國際化標(biāo)準(zhǔn)的秘書隊(duì)伍首先要在創(chuàng)造環(huán)境上下功夫，要通過建立健全的人才市場管理制度，建立和維護(hù)人才市場秩序，加強(qiáng)政策研究，根據(jù)實(shí)際需要，制定促進(jìn)人才流動(dòng)和人才市場建設(shè)的有關(guān)政策，創(chuàng)造公平競爭的市場環(huán)境。

（二）構(gòu)建完善的秘書理論體系、設(shè)置適應(yīng)市場需求的秘書學(xué)科課程

在秘書學(xué)理論研究上，引進(jìn)管理學(xué)、行政學(xué)、人才學(xué)等學(xué)科的最新研究成果，明確秘書的職業(yè)化發(fā)展方向，從秘書學(xué)原理、秘書實(shí)務(wù)、秘書學(xué)相關(guān)理論（包括管理學(xué)、檔案學(xué)、公關(guān)學(xué)等）多個(gè)層面上構(gòu)建起秘書學(xué)基礎(chǔ)理論的框架，以適應(yīng)秘書工作走向全球化的需要。

在教學(xué)內(nèi)容上，去掉空洞的說教，使教學(xué)內(nèi)容與現(xiàn)代管理理念接軌，與社會(huì)實(shí)踐相適應(yīng)；在教學(xué)方法上，也應(yīng)從傳統(tǒng)的講授方式向案例教學(xué)、情景教學(xué)、多媒體演示、實(shí)地教學(xué)等方式過渡，使我們培養(yǎng)出來的秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與專業(yè)素質(zhì)能不斷適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化辦公環(huán)境的新要求。

（三）全面提高秘書人員的素質(zhì)

相比較而言，我國現(xiàn)有秘書人員的素質(zhì)普遍不高，尤其缺乏具備國際眼光、熟悉國際游戲規(guī)則、適應(yīng)國際競爭需要的高級(jí)秘書人才。

1．要轉(zhuǎn)變職能，完成由事務(wù)型秘書向參謀型、復(fù)合型秘書轉(zhuǎn)化

長期以來，人們總是把秘書的職能定位在事務(wù)上，責(zé)任多是在辦文、辦事及辦會(huì)上，它牽扯了秘書太多的精力和時(shí)間，而現(xiàn)代辦公手段的采用，為秘書轉(zhuǎn)變職能提供了物質(zhì)上的保證，秘書將因其職能的擴(kuò)大，而在工作中扮演復(fù)合型管理人員的角色，因而需要不斷更新觀念，擺脫舊的思維定勢的影響，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新能力，并積極輔助領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)企業(yè)的管理。

2．建立動(dòng)態(tài)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

信息社會(huì)知識(shí)更新速度加快，老化周期日趨縮短，知識(shí)的陳舊、老化必然導(dǎo)致思維的滯后和僵化，因此秘書若不想被社會(huì)所淘汰，只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)。由此可見，終身學(xué)習(xí)將是新時(shí)代秘書生存的資本。

3．規(guī)范秘書工作內(nèi)容

入世前，我國許多企業(yè)的秘書人員工作內(nèi)容單一，工作中帶有極大的經(jīng)驗(yàn)性和隨意性，很多秘書人員是以不變應(yīng)萬變，以一法應(yīng)萬法，沒有起到應(yīng)有的輔助管理作用。入世后，我國各行各業(yè)逐漸融入全球經(jīng)濟(jì)圈，其商務(wù)活動(dòng)必然越來越頻繁，也使得各自的秘書人員商務(wù)交往增多，因此，我國秘書的工作內(nèi)容應(yīng)該更加規(guī)范合理，用更符合國際標(biāo)準(zhǔn)的工作方法與之相匹配，以輔助領(lǐng)導(dǎo)者更好的完成經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。

4．實(shí)現(xiàn)秘書工作手段的智能化轉(zhuǎn)變

秘書工作中產(chǎn)生的大量文件具有規(guī)范化、模式化的特點(diǎn)，很容易被計(jì)算機(jī)所接受。秘書工作中的大量文字、數(shù)據(jù)、圖形、聲音和影像均可在互聯(lián)網(wǎng)上傳輸，“無紙辦公”的物質(zhì)條件已經(jīng)具備。秘書工作現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)管理工作現(xiàn)代化的重要保證條件之一，因此，秘書工作應(yīng)盡快實(shí)現(xiàn)智能化，以促進(jìn)秘書工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（四）強(qiáng)化和完善秘書職業(yè)資格考核制度

我國應(yīng)不斷加強(qiáng)和完善秘書人員的資格管理，形成一套較全面系統(tǒng)的秘書職業(yè)資格的認(rèn)證和培訓(xùn)體系。這不僅包括建立全國統(tǒng)一的資格標(biāo)準(zhǔn)、建立專門的資格審查機(jī)構(gòu)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)和考核機(jī)構(gòu)，還應(yīng)從制度上明確秘書工作的職責(zé)，規(guī)范秘書的工作行為，更應(yīng)在用人制度上真正實(shí)行持證上崗，并區(qū)分資格等級(jí)、資格范圍。經(jīng)過持續(xù)地努力，最終實(shí)現(xiàn)我國秘書人員的專業(yè)化、規(guī)范化、國際化。