周芝成

摘要：隨著網(wǎng)上商務(wù)日趨發(fā)達(dá)，這些電子原始憑證的數(shù)量與日俱增，在網(wǎng)上川流不息?；诖耍娮由虅?wù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對中小企業(yè)現(xiàn)行的會計提出了更高的要求。本文從電子原始憑證的特征談起，論述了中小企業(yè)的電子原始憑證的審核，和電子原始憑證的會計處理

關(guān)鍵詞：電子商務(wù)電子原始憑證會計處理會計信息系統(tǒng)

0 引言

電子商務(wù)的興起，從真正意義上促進(jìn)了經(jīng)濟(jì)全球化的加速。企業(yè)能否充分利用電子商務(wù)形成競爭優(yōu)勢，已成為其生存和發(fā)展的關(guān)鍵。網(wǎng)絡(luò)化的電子商務(wù)環(huán)境創(chuàng)造了快捷、費(fèi)用低的交易方式，網(wǎng)上訂貨、銷售、購物、網(wǎng)上結(jié)算與電子貨幣等新的商業(yè)運(yùn)作方式與手段的出現(xiàn)，使得記載商業(yè)交易與經(jīng)濟(jì)事項的原始憑證普遍的呈現(xiàn)電子化的形態(tài)。電子商務(wù)產(chǎn)生大量的電子原始憑證，網(wǎng)上交易的電子文件，如電子訂單、電子提單、電子結(jié)算單據(jù)等,都是記載網(wǎng)上經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的新式原始憑證，是電子商務(wù)的基本保障和證明。隨著網(wǎng)上商務(wù)日趨發(fā)達(dá)，這些電子原始憑證的數(shù)量與日俱增，在網(wǎng)上川流不息?；诖耍娮由虅?wù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對中小企業(yè)現(xiàn)行的會計提出了更高的要求。

1 電子原始憑證的特征

電子原始憑證本質(zhì)上跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)原始憑證沒有兩樣，都是在社會經(jīng)濟(jì)活動中為證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生及其相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任而直接形成和使用的，具有規(guī)范形式和法定效用的信息記錄。有以下特征：

1.1 高技術(shù)性 計算機(jī)儲存技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成電子原始憑證的生成、確認(rèn)、傳遞、存儲，以及保證其可靠性、安全性、完整性和可驗證性。

1.2 無形性 電子原始憑證實質(zhì)上是計算機(jī)存儲介質(zhì)中的一組電子信息，是計算機(jī)內(nèi)不可見的無形編碼表達(dá)了電子憑證的所有相關(guān)信息。

1.3 多樣化 電子原始憑證不僅有文本、圖像、圖形，甚至有通過人工智能識別的音頻和視頻等多媒體信息。它可以存放在磁介質(zhì)的磁盤上，也可以存放在光介質(zhì)的光盤上，還可以存放在電子介質(zhì)的USB電子硬盤上。同時，它可以通過網(wǎng)絡(luò)在不同計算機(jī)之間傳遞，也可以在不同介質(zhì)載體之間相互復(fù)制，而信息內(nèi)容不發(fā)生任何變化。

1.4 標(biāo)準(zhǔn)化 電子交易憑證的格式標(biāo)準(zhǔn)化有利于網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的識別、審核與加工，標(biāo)準(zhǔn)化的編碼區(qū)分不同的業(yè)務(wù)，并與系統(tǒng)的自動化處理銜接起來。

1.5 脆弱性 電子原始憑證是以磁介質(zhì)或光介質(zhì)作為信息載體的，使得技術(shù)舞弊和誤操作都有可能破壞憑證的真實性、完整性與可靠性。

2 電子原始憑證的審核

電子商務(wù)過程中所產(chǎn)生的原始憑證必然是電子形式的原始憑證。電子原始憑證是會計處理的數(shù)據(jù)源，其確認(rèn)就顯得十分重要。會計要審核一份企業(yè)交易的電子原始數(shù)據(jù)，就不是簡單地像傳統(tǒng)會計的審閱紙張式原始憑證那樣，因為在紙質(zhì)的憑證上的簽名證實書面材料，會計人員很容易辨識，而對于電子原始憑證，則要考慮到電子原始數(shù)據(jù)生成的確認(rèn)，數(shù)據(jù)存儲的管理控制以及傳遞過程和方法的可靠性。對電子商務(wù)中發(fā)生交易業(yè)務(wù)的電子數(shù)據(jù)審核，除了對一筆業(yè)務(wù)的不同數(shù)據(jù)記錄之間核對外，還要特別關(guān)注業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、簽約人等人員的電子簽字以保證有關(guān)責(zé)任人對業(yè)務(wù)和相應(yīng)記錄的完整性負(fù)責(zé)。既然電子簽名是未來電子數(shù)據(jù)的確認(rèn)標(biāo)記，當(dāng)然就包括了電子的原始憑證，因而電子簽名對會計原始憑證的作用應(yīng)當(dāng)給予承認(rèn)。會計怎樣認(rèn)證電子簽字的有效性也是一個不可忽視的問題。電子簽字若是現(xiàn)在大多數(shù)會計核算軟件中用那種普通的漢字或字母代碼填寫，就容易產(chǎn)生偽造和舞弊，會計人員就無法辨認(rèn)這些數(shù)據(jù)的真?zhèn)涡?。解決簽名有效性的做法是采用電子加密碼簽名。

3 電子原始憑證的會計處理

3.1 手工條件下的會計處理 目前有相當(dāng)一部分中小企業(yè)，由于企業(yè)業(yè)務(wù)內(nèi)容較少，會計處理方法簡單；或是企業(yè)財會人員的素質(zhì)低，會計基礎(chǔ)工作薄弱等原因,依然采用傳統(tǒng)的手工記賬。即把電子原始憑證只是作為紙質(zhì)原始憑證的替代品，會計人員將收到的電子原始憑證打印下來，再像處理紙質(zhì)原始憑證那樣簽字、蓋章保存，利用紙筆記賬，手工填制記賬憑證，并記入日記賬、明細(xì)賬和總賬，手工匯總填制財務(wù)報表。這種方式簡便易行，但工作量大，效率低，已經(jīng)不能滿足中小企業(yè)高效精確的管理要求。

3.2 記賬憑證電子化的會計處理 有許多中小企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化，即利用計算機(jī)財務(wù)會計軟件，建立賬套，錄入記賬憑證，計算機(jī)軟件自動記入日記賬、明細(xì)賬、總賬，并可以自動生成財務(wù)報表，記賬憑證的處理實現(xiàn)了計算機(jī)系統(tǒng)中的電子化。但是，在會計憑證的處理上，網(wǎng)絡(luò)電子憑證的傳輸僅僅停留在記賬憑證的傳輸上。原始憑證則完全游離于整個計算機(jī)會計信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之外，原始憑證基本沒有脫離紙質(zhì)的范圍，電子原始憑證的會計處理與手工會計處理沒有多大區(qū)別，會計人員依然將收到的電子原始憑證打印下來，再像處理紙質(zhì)原始憑證那樣簽字、蓋章保存，再編制記賬憑證，最后錄入會計信息系統(tǒng)。這種方式已經(jīng)大大降低了會計人員的工作量，提高了效率，并有效減少了手工記錄和計算錯誤的發(fā)生。但是這種軟件僅適用于企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)會計部門，無法通過計算機(jī)與其他部門互通信息。這種做法使電子原始憑證的優(yōu)勢基本沒有發(fā)揮出來，也不利于工作效率的提高。

3.3 原始憑證電子化的會計處理 電子商務(wù)的發(fā)展促進(jìn)了電子數(shù)據(jù)的廣泛使用，大量產(chǎn)生的電子原始憑證，使人們不得不采取行之有效的處理對策。沿用“記賬憑證電子化”階段的手工式輸入，顯然是缺乏效率的。面對大量的網(wǎng)上交易產(chǎn)生的外來的電子原始憑證與網(wǎng)上傳輸?shù)淖灾频碾娮釉紤{證，重組會計業(yè)務(wù)流程，重新設(shè)計系統(tǒng)，是適時之需。

在中小企業(yè)管理中，人們希望通過電子合同來保證網(wǎng)絡(luò)交易的安全和快捷，以提高生產(chǎn)效率。同樣對于企業(yè)財務(wù)來說，人們希望能夠充分合理地利用電子原始憑證的易傳遞、易復(fù)制性為會計信息系統(tǒng)帶來高效率。即利用管理型財務(wù)軟件，除了財務(wù)部門內(nèi)部的憑證、賬簿、報表電子化生成之外，其他部門如：采購、銷售、庫存保管、生產(chǎn)等部門的各種采購單、入庫單、生產(chǎn)領(lǐng)料單、發(fā)票（需附有稅務(wù)章的正規(guī)發(fā)票）等企業(yè)內(nèi)部自制原始憑證單據(jù)都可以通過計算機(jī)軟件生成，并傳遞給財務(wù)部門，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部財務(wù)會計的一體化管理。

從收到電子原始憑證到電子原始憑證變成會計信息進(jìn)入會計信息系統(tǒng)，要經(jīng)過“審核—編制分錄—錄入”的過程。其業(yè)務(wù)流程是：①企業(yè)會計部門的會計信息系統(tǒng)通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)從其他部門或通過外部網(wǎng)絡(luò)從其他企業(yè)獲得電子商務(wù)產(chǎn)生的各種標(biāo)準(zhǔn)化的且經(jīng)過有關(guān)機(jī)構(gòu)認(rèn)證的電子單證等電子原始憑證。②企業(yè)會計人員對這些電子原始憑證進(jìn)行審核，經(jīng)過審核的電子原始憑證, 由會計信息系統(tǒng)自動接收電子原始憑證中的內(nèi)容，借助憑證上的標(biāo)準(zhǔn)化信息生成標(biāo)準(zhǔn)化的電子原始憑證庫。③在這個標(biāo)準(zhǔn)化電子原始憑證庫的基礎(chǔ)上，會計信息系統(tǒng)自動按工作的需要適時生成各種電子記賬憑證、電子賬簿、各種報表及其相關(guān)分析。④最后，會計信息系統(tǒng)將一個會計期間的電子原始憑證歸檔，形成可供查詢的歷史資料庫。

由此可知，中小企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)開展電子商務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)處理本企業(yè)電子商務(wù)業(yè)務(wù)中的和企業(yè)內(nèi)部其他部門的電子原始憑證，形成網(wǎng)絡(luò)化財務(wù)會計信息系統(tǒng)的運(yùn)作模式。在新的環(huán)境下，這種有益的重組，其外在的變化是會計核算的高效、快捷，實現(xiàn)徹底的會計電算化；而內(nèi)在的方面則是轉(zhuǎn)變會計的工作重心，會計人員從核算中解放出來，就把工作重心轉(zhuǎn)向利用會計信息的優(yōu)勢參與管理、決策和監(jiān)督，也使得會計的核算和監(jiān)督的職能得以充分的發(fā)揮。

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